1. Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese AGB regeln die Geschäftsbeziehung zwischen der amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“), und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“) hinsichtlich der Nutzung des KI-basierten Wissensmanagement- Tools „amaiko.ai“. Amaiko.ai ist ein digitales Software-as-a-Service-Produkt, das als persönlicher KI-Assistent direkt in Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Teams) integriert wird, um Unternehmenswissen zu speichern, zu vernetzen und Mitarbeitern proaktiv zur Verfügung zu stellen. Diese AGB gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmen im Sinne des § 14 BGB (d.h. natürlichen oder juristischen Personen, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln). Die Nutzung von amaiko.ai durch Verbraucher ist ausgeschlossen.
2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung
2.1 Leistungsumfang
Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte Softwareplattform amaiko.ai zur Verfügung. Amaiko.ai dient als KI-gestützter Wissensmanagement-Assistent innerhalb des Unternehmens des Kunden. Jeder berechtigte Mitarbeiter erhält einen eigenen „KI-Buddy“ – einen persönlichen digitalen Assistenten in Microsoft Teams – der Informationen des Unternehmens sammelt, verarbeitet und den Nutzern auf Anfrage oder proaktiv zur Verfügung stellt. Die wesentlichen Funktionen von amaiko.ai umfassen u.a.:
- Wissensspeicher und -sicherung: Automatisches und dauerhaftes Speichern von unternehmensinternem Wissen (explizites und implizites Wissen) in einer persistenten KI-Memory. Unternehmensdokumente, Chats und andere Wissensquellen werden erfasst, sodass das Wissen auch beim Ausscheiden von Mitarbeitern im Unternehmen erhalten bleibt. Wissen kann hierbei durch geplante, gezielte Abfragen (z.B: „Buddy-Interviews“, Lessons-Learned-Abfragen) erfasst werden.
- Personalisierte Assistenz: Jeder KI-Buddy passt sich an die Arbeitsweise des jeweiligen Nutzers an, lernt dessen Präferenzen und unterstützt gezielt im Arbeitsalltag. Der KI-Buddy beantwortet Fragen der Mitarbeiter, kennt Prozesse sowie häufig gestellte Fragen und erinnert oder fragt proaktiv nach, wenn Wissenslücken erkannt werden.
- Teamübergreifende Vernetzung: Die KI-Buddys tauschen untereinander Informationen aus (Buddy-to-Buddy-Austausch), um unternehmensweites Wissen team- und abteilungsübergreifend verfügbar zu machen. Silobildung wird reduziert, da Wissen zwischen Teams synchronisiert wird – allerdings immer unter Beachtung der bestehenden Microsoft 365-Berechtigungen (siehe Ziffer 5).
- Integration externer KI-Services: Amaiko.ai kann abhängig von gebuchten Paketen und Konfigurationen externe KI-Dienste (z.B. Azure OpenAI, ggf. Modelle wie ChatGPT oder Claude) einbinden, um bestimmte Anfragen zu bearbeiten (etwa für generative KI-Funktionen oder Web-Recherchen). Alle externen KI-Integrationen sind DSGVO-konform und in der EU gehostet. Anfragen an externe KI-Dienste werden vom Anbieter technisch so verarbeitet (z.B. anonymisiert), dass keine Rückschlüsse auf das Unternehmen, einzelne Nutzer oder vertrauliche Inhalte möglich sind.
- Nahtlose Microsoft 365 Integration: Amaiko.ai wird direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integriert (derzeit insbesondere Microsoft Teams und optional Outlook). Es ist keine zusätzliche Plattform erforderlich; die Nutzung erfolgt innerhalb der vom Kunden bereitgestellten Microsoft 365-Umgebung des Unternehmens. Amaiko.ai verwendet das Microsoft 365-Berechtigungskonzept, d.h. der KI-Buddy jedes Nutzers hat nur Zugriff auf diejenigen Daten, auf die der jeweilige Nutzer selbst Zugriff hat. Eine Erweiterung von Zugriffsrechten durch die KI findet nicht statt. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur den dazu berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.
2.2 Verfügbarkeit und Support
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der amaiko.ai-Plattform (grundsätzlich 24/7). Temporäre Einschränkungen können durch planmäßige Wartungsarbeiten, Updates oder Ursachen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z.B. Störungen bei Microsoft oder Internet-Ausfälle) entstehen. Der Anbieter wird planmäßige Wartungsarbeiten nach Möglichkeit frühzeitig ankündigen und in nutzungsarmen Zeiten durchführen. Je nach gewähltem Nutzungsmodell/Tarif (siehe Ziffer 3) stellt der Anbieter verschiedene Support-Leistungen bereit (z.B. Unterstützung per Ticketsystem, Bereitstellung eines Customer Success Managers, regelmäßige Beratungsgespräche etc.).
2.3 Weiterentwicklung
Amaiko.ai wird laufend weiterentwickelt und verbessert. Der Anbieter ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit Updates, neue Funktionen oder Änderungen an der Software vorzunehmen, soweit diese für den Kunden zumutbar sind und den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang im Wesentlichen erfüllen. Sollte eine wesentliche Funktion eingestellt oder geändert werden, die zu einer nicht nur unerheblichen Beeinträchtigung für den Kunden führt, wird der Anbieter den Kunden hierüber rechtzeitig informieren. Gegebenenfalls räumt der Anbieter dem Kunden in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung ein.
3. Vertragsabschluss, Testphase
3.1 Angebot und Bestellung
Die Präsentation von amaiko.ai, insbesondere auf der Website des Anbieters (https://amaiko.ai), stellt noch kein verbindliches Vertragsangebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe einer Bestellung. Der Vertragsschluss erfolgt, indem der Kunde ein Angebot des Anbieters zum Bezug der Leistung annimmt. Dies kann z.B. durch Unterzeichnung eines individuellen Vertragsangebots, durch Ausfüllen und Absenden eines Online-Bestellformulars auf der Website oder durch schriftliche Bestellung (inkl. E-Mail) geschehen. Der Vertrag kommt – vorbehaltlich individueller Vereinbarungen – mit Zugang der Auftragsbestätigung durch den Anbieter oder der Freischaltung des Zugangs zur Software durch den Anbieter zustande.
3.2 Kostenpflichtige Nutzungsmodelle
Amaiko.ai wird in unterschiedlichen Tarifmodellen angeboten, die sich im Funktionsumfang und Servicelevel unterscheiden (z.B. “Core”, “Plus” und “Ultra”). Die aktuellen Inhalte der Pakete und Preise sind auf der Website des Anbieters oder im individuellen Vertragsangebot beschrieben. So umfasst etwa das Core-Paket die grundlegenden Funktionen (Persistente KI-Memory, Microsoft Teams-Integration, Standard-Support via Ticket) und wird pro Benutzer und Jahr abgerechnet, während das Plus-Paket zusätzliche Funktionen (wie Websuche, Admin-Dashboard, persönlichen Customer Success Manager, erweiterte Integration z.B. in Outlook) beinhaltet. Das Ultra-Paket bietet eine individuelle Enterprise-Lösung mit maximaler Flexibilität (z.B. Integration in weitere Systeme wie SAP, Salesforce, HubSpot etc., erweiterte Sicherheitsoptionen, individuell trainierte KI-Modelle und Prioritätssupport) und wird nach gesonderter Absprache angeboten. Der genaue Leistungsumfang sowie etwaige Einrichtungsleistungen (z.B. initiale Analyse von Wissensquellen, kundenspezifische Konfiguration und Integration in bestehende Systeme) werden im jeweiligen Vertragsdokument oder Angebot festgelegt.
3.3 Kostenloser Test
Der Anbieter kann dem Kunden ermöglichen, amaiko.ai zeitlich befristet kostenlos zu testen (z.B. im Rahmen eines Pilotprojekts oder einer Teststellung). Die Dauer und der Umfang einer solchen Testphase werden individuell vereinbart oder vom Anbieter festgelegt (z.B. 30 Tage mit eingeschränkter Nutzeranzahl). Während der Testphase gelten ebenfalls diese AGB. Bestimmte Funktionen oder Leistungen (z.B. Supportumfang) können in der Testphase eingeschränkt sein. Beide Parteien können den Testzeitraum jederzeit vorzeitig beenden. Mit Ablauf der Testphase endet der Zugriff des Kunden auf die Software automatisch, sofern der Kunde nicht in ein kostenpflichtiges Nutzungsmodell wechselt. Der Anbieter übernimmt in der kostenlosen Testphase nur eine eingeschränkte Haftung (siehe Ziffer 11.4).
4. Nutzungsrechte an der Software
4.1 Einräumung von Nutzungsrechten
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht-ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software amaiko.ai in der vereinbarten Weise zum Zweck des eigenen Geschäftsbetriebs zu nutzen. Die Nutzung ist auf die in der Bestellung bzw. im Vertrag angegebenen Anzahl an autorisierten Nutzerkonten (Benutzerlizenzen) und den vorgesehenen Zweck beschränkt. Ein Nutzerkonto ist personalisiert und darf jeweils nur von dem vorgesehenen Mitarbeiter des Kunden genutzt werden. Die Verwendung eines Nutzerkontos durch mehrere Personen ist nicht zulässig, außer es wurde ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart.
4.2 Beschränkungen
Weder der Kunde noch die einzelnen Nutzer dürfen die Software oder Teile davon außerhalb des vertraglich vorgesehenen Zweckes verwenden. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, amaiko.ai Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensorganisation zur Nutzung zu überlassen, die Software zu vervielfältigen, zu vermieten, zu verkaufen oder sonst wie zugänglich zu machen. Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Versuche, dem Quellcode, den zugrundeliegenden KI-Modellen oder Geschäftsgeheimnissen des Anbieters auf unerlaubte Weise habhaft zu werden, sind untersagt, soweit nicht gesetzlich zwingend nach § 69e UrhG erlaubt. Ebenso ist es untersagt, Sicherheitsmechanismen oder Zugriffsbeschränkungen der Software zu umgehen.
4.3 Rechte an der Software
Alle Rechte an der Software, der Technologie und den Inhalten von amaiko.ai, insbesondere Urheberrechte, Datenbankrechte, Marken und Geschäftsgeheimnisse, liegen ausschließlich beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern. Dem Kunden werden keine Eigentumsrechte an der Software übertragen. Der Kunde erhält lediglich die in diesem Vertrag ausdrücklich genannten Nutzungsbefugnisse. Soweit der Anbieter dem Kunden im Rahmen des Supports oder der Integration Codeschnipsel, Skripte oder ähnliche Tools zur Verfügung stellt, verbleiben auch hieran sämtliche Rechte beim Anbieter; der Kunde erhält daran ein Nutzungsrecht ausschließlich zur Einbindung bzw. Nutzung im Zusammenhang mit amaiko.ai.
4.4 Open-Source- und Drittsoftware
Soweit der Anbieter Open-Source-Software oder Drittsoftware innerhalb von amaiko.ai einsetzt, wird er die einschlägigen Lizenzbedingungen einhalten. Für den Kunden ergeben sich hieraus keine zusätzlichen Pflichten, außer diese sind in den Lizenzbedingungen der Open-Source- Komponenten vorgesehen. Der Anbieter stellt auf Anfrage eine Liste der verwendeten Open-Source-Komponenten und deren Lizenzbedingungen zur Verfügung, soweit dies für die vertragsgemäße Nutzung relevant ist.
5. Pflichten und Mitwirkung des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, die Nutzung von amaiko.ai im eigenen Verantwortungsbereich so zu gestalten, dass eine vertragsgemäße und sichere Durchführung des Dienstes möglich ist. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde zu Folgendem:
- Voraussetzungen schaffen: Der Kunde muss über eine geeignete IT-Infrastruktur verfügen. Insbesondere ist ein aktiver Microsoft 365-Tenant mit Microsoft Teams erforderlich, damit amaiko.ai integriert werden kann. Der Kunde wird dem Anbieter oder der Software die erforderlichen Schnittstellen und Zugriffsrechte innerhalb der Microsoft 365-Umgebung bereitstellen (z.B. Installation der Teams-App und Gewährung der notwendigen Berechtigungen im Rahmen des Microsoft 365-Berechtigungskonzepts). Der Kunde stellt sicher, dass für die Integration keine Rechte Dritter verletzt werden und er über die notwendigen Lizenzen bei Microsoft verfügt. Änderungen der Microsoft- Umgebung (etwa durch Updates von Microsoft) können Einfluss auf die Funktionsfähigkeit von amaiko.ai haben; der Kunde wird in zumutbarem Rahmen an Anpassungen mitwirken (z.B. erneute Erteilung von Berechtigungen, falls durch Microsoft-Änderungen erforderlich).
- Benutzerverwaltung: Der Kunde benennt im Rahmen der Einrichtung von amaiko.ai einen oder mehrere Administratoren, die im Namen des Kunden Berechtigungen verwalten und als Ansprechpartner fungieren. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Nutzerkonten aktuell zu halten (z.B. Ausscheiden von Mitarbeitern dem Anbieter mitzuteilen bzw. Accounts zu deaktivieren). Nutzerzugänge und Zugangsdaten sind vom Kunden und den Nutzern geheim zu halten und gegen unbefugten Zugriff zu sichern. Stellt der Kunde fest oder besteht der Verdacht, dass Unbefugte von Zugangsdaten Kenntnis erlangt haben oder den Dienst unbefugt nutzen, ist der Anbieter unverzüglich zu informieren. Der Kunde haftet für Missbrauch, den er zu vertreten hat (z.B. fahrlässige Weitergabe von Zugangsdaten).
- Rechtskonforme Nutzung & Inhalte: Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzer in amaiko.ai eingegeben, hochgeladen oder verarbeitet werden, rechtmäßig genutzt werden dürfen. Insbesondere darf der Kunde keine Inhalte bereitstellen oder durch die KI verarbeiten lassen, die gegen geltendes Recht verstoßen, Rechte Dritter verletzen (z.B. Urheberrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse anderer, Persönlichkeitsrechte) oder strafrechtlich relevante, diskriminierende, beleidigende, sittenwidrige oder vertraulichkeitsverletzende Inhalte enthalten. Der Kunde bestätigt, über notwendige Einwilligungen oder Berechtigungen zu verfügen, falls z.B. personenbezogene Daten Dritter eingebracht werden. Sollte der Kunde Kenntnis von einer rechtswidrigen Nutzung von amaiko.ai (gleich ob durch eigene Nutzer oder Dritte) erlangen, wird er den Anbieter unverzüglich informieren.
- Mitwirkung bei Implementierung: Der Kunde wirkt bei erforderlichen Einrichtungs- und Integrationshandlungen in zumutbarem Umfang mit. Dies umfasst beispielsweise die Bereitstellung relevanter Informationen über bestehende Wissensquellen, Prozesse und Systeme, soweit diese für die Einrichtung von amaiko.ai notwendig sind. Bei erweiterten Integrationen (z.B. Anbindung von CRM-/ERP-Systemen im Ultra-Paket) stellt der Kunde Schnittstellen, Testzugänge oder Entwicklerressourcen gemäß individueller Absprache bereit. Erkennt der Kunde, dass eine vom Anbieter angeforderte Mitwirkungshandlung für den Erfolg des Projekts notwendig ist, wird er dieser nachkommen, sofern ihm dies zumutbar möglich ist.
- Updates und Systemanforderungen: Der Kunde wird etwaige Hinweise des Anbieters zu notwendigen Systemvoraussetzungen und Updates beachten. Insbesondere kann es erforderlich sein, dass der Kunde bestimmte Versionen von Microsoft Teams oder anderen Microsoft 365-Komponenten verwendet, damit die Kompatibilität mit amaiko.ai gewährleistet ist.
- Störungsmeldungen: Der Kunde wird eventuelle Störungen oder Fehler der Software dem Anbieter unverzüglich mit aussagekräftigen Informationen melden, um eine schnellstmögliche Fehleranalyse und -behebung zu ermöglichen. Soweit zumutbar, unterstützt der Kunde den Anbieter bei der Fehlerbehebung (z.B. durch Bereitstellen von Logfiles oder Fehlermeldungen).
- Nutzungsentgelt zahlen: Der Kunde verpflichtet sich, die vereinbarten Entgelte für die Nutzung von amaiko.ai rechtzeitig zu zahlen (siehe Ziffer 6). Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Regelungen; zudem ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend zu sperren, bis der Rückstand ausgeglichen ist. Verstößt der Kunde gegen die vorstehenden Pflichten und entsteht dem Anbieter dadurch ein Schaden oder Aufwand, so hat der Kunde dem Anbieter diesen zu ersetzen (z.B. Kosten durch erforderliche Rechtsverteidigung wegen vom Kunden zu vertretender Rechtsverletzungen). Der Anbieter ist im Falle schwerwiegender oder andauernder Verstöße nach vorheriger Abmahnung berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen (siehe Ziffer 8.3). Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.
6. Preise und Zahlungsbedingungen
6.1 Preise
Die Nutzung von amaiko.ai ist kostenpflichtig, sofern nicht ausdrücklich eine kostenlose Testphase oder Sondervereinbarung getroffen wurde. Die aktuellen Preismodelle (insbesondere Jahrespreise pro Benutzerlizenz im Core- und Plus-Paket sowie projektindividuelle Preise für das Ultra-Paket) sind auf der Website des Anbieters veröffentlicht oder ergeben sich aus dem individuellen Vertragsangebot. Alle Preisangaben verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Anbieter ist berechtigt, die Preise anzupassen, wenn sich der Umfang der vom Kunden gebuchten Leistungen ändert (z.B. Hinzubuchung weiterer Nutzerlizenzen) oder wenn verlängerte Vertragszeiträume zu geänderten Konditionen angeboten werden. Preisänderungen für Verlängerungszeiträume wird der Anbieter dem Kunden rechtzeitig vor dem Verlängerungszeitpunkt mitteilen (siehe Ziffer 12 zur Änderung der AGB).
6.2 Abrechnungszeitraum
Sofern nichts Abweichendes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung jährlich im Voraus pro gebuchter Benutzerlizenz und weiterer vereinbarter Leistungen. Die erste Abrechnungsperiode beginnt mit Bereitstellung/Freischaltung des Zugangs für den Kunden. Werden während einer laufenden Vertragsperiode zusätzliche Benutzerlizenzen hinzugebucht, so werden diese anteilig bis zum Ende der laufenden Periode berechnet. Soweit das Ultra-Paket oder andere Zusatzleistungen individuelle Preise oder Einmalkosten (etwa für eine Implementierungs- oder Einrichtungsleistung) vorsehen, werden diese gemäß Vereinbarung (etwa nach Aufwand oder Pauschale) berechnet.
6.3 Zahlungsbedingungen
Rechnungen sind, sofern nicht anders angegeben, innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Zahlungen erfolgen per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto des Anbieters, sofern keine anderen Zahlungswege vereinbart wurden. Gerät der Kunde in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) zu verlangen. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten. Bei Zahlungsverzug des Kunden kann der Anbieter nach Mahnung und angemessener Fristleistung den Zugriff des Kunden auf die Software sperren, bis der fällige Betrag beglichen ist.
6.4 Aufrechnung und Zurückbehaltung
Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen Forderungen des Anbieters aufrechnen.
Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur wegen Gegenansprüchen aus dem gleichen Vertragsverhältnis zu.
6.5 Sonderkonditionen
Gewährt der Anbieter dem Kunden Rabatte oder Sonderkonditionen (z.B. für Non-Profit-Organisationen, Bildungseinrichtungen oder im Rahmen von Aktionen), gelten diese nur für den ausdrücklich benannten Zeitraum bzw. Vertragsumfang. Nach dessen Ablauf oder Änderung gelten automatisch wieder die regulären Preise, sofern nicht ausdrücklich eine Verlängerung der Sonderkonditionen vereinbart wird.
7. Vertragslaufzeit und Kündigung
7.1 Vertragsdauer
Soweit nicht anders im Vertrag vereinbart, beträgt die Mindestvertragslaufzeit für kostenpflichtige Nutzungsmodelle zwölf (12) Monate ab Vertragsschluss. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von drei (3) Monaten zum jeweiligen Laufzeitende von einer der Parteien schriftlich (mindestens in Textform, z.B. E-Mail) gekündigt wird. Individuelle abweichende Laufzeitvereinbarungen (etwa bei Projekten im Ultra-Paket) gehen dieser Regelung vor.
7.2 Testphase
Ein unentgeltlicher Testzugang (siehe Ziffer 3.3) endet automatisch nach Ablauf der vereinbarten Testdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Anbieter ist zudem berechtigt, einen unentgeltlichen Testzugang jederzeit aus wichtigem Grund zu widerrufen oder zu sperren. Ein Wechsel vom Testzugang in ein kostenpflichtiges Abonnement kann einvernehmlich vereinbart werden; in diesem Falle beginnt die Vertragslaufzeit des kostenpflichtigen Modells mit der Bereitstellung des vollen Leistungsumfangs nach Ende der Testphase.
7.3 Kündigung aus wichtigem Grund
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und Fristsetzung fällige Zahlungen nicht leistet, erheblich oder wiederholt gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt (insbesondere gegen Nutzungs- und Mitwirkungspflichten nach Ziffer 4 und 5) oder wenn ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden gestellt wurde. Für den Kunden liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn der Anbieter trotz schriftlicher Abmahnung und angemessener Fristsetzung dauerhaft gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt und dadurch der erwartete Gebrauch der Leistung erheblich beeinträchtigt wird. In Fällen einer außerordentlichen Kündigung durch den Kunden kann ein Anspruch auf anteilige Erstattung vorausbezahlter Entgelte bestehen, sofern der Grund der Kündigung vom Anbieter zu vertreten ist.
Jede Kündigung hat, soweit in diesen AGB oder gesetzlich nichts Abweichendes bestimmt ist, schriftlich zu erfolgen. Die Textform (§ 126b BGB, z.B. Kündigung per E-Mail) ist ausreichend, sofern im Einzelfall keine strengere Form vereinbart wurde. Der Anbieter kann zur Authentifizierung bei Kündigung per E-Mail einen geeigneten Nachweis verlangen (z.B. Übermittlung durch einen bekannten Administrator oder Vertretungsberechtigten des Kunden).
7.5 Folgen der Vertragsbeendigung
Nach Beendigung des Vertrags wird der Anbieter den Zugang des Kunden zu amaiko.ai sperren. Kundendaten (einschließlich im KI-Wissensspeicher gespeicherter Inhalte) werden vom Anbieter innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht oder unzugänglich gemacht, sofern der Kunde nicht vorher schriftlich die Herausgabe bestimmter Daten in einem gängigen Format verlangt und dies technisch zumutbar ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder -rechte des Anbieters (etwa für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt; in diesem Fall tritt an Stelle der Löschung eine vorläufige Sperrung der betreffenden Daten. Der Kunde sollte bereits vor Vertragsende sicherstellen, dass er die in amaiko.ai verarbeiteten Informationen, die er weiterhin benötigt, anderweitig gespeichert hat (insbesondere bleiben die Originaldokumente im Regelfall in den Quellsystemen, z.B. SharePoint/Teams, erhalten – der Anbieter schuldet keine Datensicherung für Originaldaten außerhalb des eigenen KI-Speichers).
8. Rechte an Kundendaten und Geheimhaltung
8.1 Rechte an Kundendaten
Sämtliche Daten, Inhalte und Dokumente, die der Kunde oder seine Nutzer in amaiko.ai eingeben, hochladen oder generieren (nachfolgend „Kundendaten“), verbleiben im alleinigen Eigentum und in der Verfügungsgewalt des Kunden. Der Anbieter erwirbt keinerlei Eigentums- oder Verwertungsrechte an den Kundendaten, abgesehen von dem nachfolgend eingeräumten Nutzungsrecht zur Durchführung des Vertrags. Der Kunde räumt dem Anbieter und seinen Unterauftragsverarbeitern das Recht ein, die Kundendaten ausschließlich zum Zwecke der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen zu verarbeiten, einschließlich der Speicherung, Anzeige, Analyse (durch die KI), Sicherung und – wo vom Funktionsumfang vorgesehen – Weiterleitung innerhalb der Unternehmens-KI-Memory oder an angebundene KI-Modelle. Eine Verarbeitung der Kundendaten zu anderen Zwecken (insbesondere zu eigenen Zwecken des Anbieters, zur Profilbildung, zu Werbezwecken oder zur Verbesserung von KI-Modellen außerhalb der Sphäre des Kunden) erfolgt nicht, es sei denn, der Kunde hat hierzu ausdrücklich eingewilligt. Insbesondere werden Kundendaten nicht an Dritte weitergegeben, außer dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich (siehe dazu Ziffer 9 zur Datenverarbeitung) oder gesetzlich angeordnet.
8.2 Vertraulichkeit durch den Anbieter
Der Anbieter verpflichtet sich, alle Betriebsund Geschäftsgeheimnisse des Kunden sowie alle sonstigen vertraulichen Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Bereitstellung von amaiko.ai bekannt werden, geheim zu halten. Kundendaten gelten stets als vertraulich. Der Anbieter wird vertrauliche Informationen des Kunden ausschließlich zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten verwenden und sie nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Diese Geheimhaltungspflicht gilt auch über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Der Anbieter stellt sicher, dass auch seine Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und ggf. eingebundene Unterauftragnehmer den Vertraulichkeitsverpflichtungen in gleichem Umfang unterliegen. Keine Verletzung der Vertraulichkeit stellt es dar, wenn der Anbieter Daten oder Informationen des Kunden an externe KI-Dienstleister oder Hosting-Partner übermittelt, soweit dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und in anonymisierter oder aggregierter Form geschieht, die keinen Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen zulässt (vgl. Ziffer 2.1 zur anonymisierten Schnittstellennutzung).
8.3 Vertraulichkeit durch den Kunden
Auch der Kunde wird alle ihm im Rahmen des Vertrags über den Anbieter und dessen Produkte bekannt werdenden vertraulichen Informationen geheim halten. Dazu zählen insbesondere nicht öffentlich bekannte technische, kommerzielle und finanzielle Informationen über amaiko.ai oder den Anbieter. Der Kunde verpflichtet auch seine Mitarbeiter und eingesetzten Dritten entsprechend.
8.4 Ausnahmen
Die Verpflichtungen zur Geheimhaltung gelten nicht für solche Informationen, die ohne Verletzung dieser AGB öffentlich bekannt sind oder werden, die dem empfangenden Vertragspartner bereits vor Offenlegung durch die andere Partei nachweislich bekannt waren, die unabhängig und ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen des anderen entwickelt wurden oder die aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Anordnung offen gelegt werden müssen. Im letztgenannten Fall wird der zur Offenlegung verpflichtete Vertragspartner die andere Partei – soweit zulässig – unverzüglich über die Anforderung informieren und die Offenlegung auf das notwendige Minimum beschränken.
9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
9.1 Rollen der Parteien
Bei der Nutzung von amaiko.ai können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa Daten von Mitarbeitern des Kunden (Nutzerprofile, Kommunikationsinhalte) oder ggf. Daten Dritter, die in den Unternehmensdokumenten enthalten sind. Im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt der Kunde für alle personenbezogenen Kundendaten der Verantwortliche (im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden zum Zwecke der Leistungserbringung.
9.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Der Anbieter wird sämtliche Pflichten eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 28 DSGVO erfüllen. Insbesondere stellt der Anbieter sicher, dass personenbezogene Daten nur gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden (diese AGB und der zugrundeliegende Vertrag stellen insoweit die Weisung dar) verarbeitet werden, und dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umgesetzt sind. Der Anbieter bietet dem Kunden den Abschluss eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags an, der die Einzelheiten der datenschutzkonformen Verarbeitung regelt. Dieser AVV umfasst u.a. die Gegenstände und Dauer der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen, die Pflichten und Rechte des Kunden sowie die vom Anbieter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen. Sofern der AVV nicht zur Vertragsunterzeichnung beigefügt wurde, stellt der Anbieter dem Kunden auf Anforderung ein Exemplar zur Verfügung (oder bietet einen Muster-AVV über die Website an). Der Abschluss eines solchen AVV ist Voraussetzung für die Aufnahme der produktiven Nutzung, soweit der Kunde personenbezogene Daten durch amaiko.ai verarbeiten lässt.
9.3 Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde ermächtigt den Anbieter, Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmer) einzusetzen, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter wird dabei sicherstellen, dass mit jedem Unterauftragsverarbeiter ein den Vorgaben des Art. 28 DSGVO entsprechender Vertrag geschlossen wird. Als wesentliche Unterauftragsverarbeiter kommen insbesondere in Betracht: der Hosting-Dienstleister für die Plattform (z.B. Microsoft Azure oder gleichwertige Rechenzentrumsbetreiber innerhalb der EU) sowie Anbieter der integrierten KI-Modelle (z.B. Azure OpenAI-Service). Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird der Anbieter dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung stellen. Der Anbieter wird den Kunden in angemessener Weise vorab informieren, falls neue Unterauftragsverarbeiter eingebunden werden sollen oder ein Wechsel erfolgt. Der Kunde hat das Recht, aus berechtigten datenschutzbezogenen Gründen gegen die Hinzuziehung oder den Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters Einspruch zu erheben. In einem solchen Fall wird der Anbieter versuchen, eine zumutbare Alternative anzubieten. Ist dies nicht möglich, und wäre dem Kunden deshalb die Fortsetzung des Vertrags nicht zumutbar, kann der Kunde den Vertrag mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende kündigen.
9.4 Ort der Datenverarbeitung
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Kundendaten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums), es sei denn, es wurde mit dem Kunden ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Insbesondere werden sämtliche Server, auf denen Kundendaten gespeichert werden, in EU-Rechenzentren betrieben. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne angemessene Garantie im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt. Soweit externe KI-Dienste einbezogen werden (vgl. Ziffer 2.1), achtet der Anbieter darauf, dass diese Dienste entweder innerhalb der EU betrieben werden oder anderweitig DSGVO-konform genutzt werden (z.B. durch Anonymisierung von Anfragen oder Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln – SCC – sofern ausnahmsweise ein außerhalb der EU ansässiger Dienst eingebunden wird).
9.5 Rechte der Betroffenen und Unterstützung
Der Kunde bleibt verantwortlich, Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) gegenüber den eigenen Mitarbeitern oder Dritten, deren Daten im Rahmen von amaiko.ai verarbeitet werden, zu erfüllen. Der Anbieter wird den Kunden im Rahmen seiner Möglichkeiten dabei unterstützen, indem er z.B. erforderliche Auskünfte über die Verarbeitung gibt oder bestimmte Daten auf Weisung des Kunden berichtigt, sperrt oder löscht. Entsprechende Pflichten werden detailliert im AVV geregelt sein. Anfragen von betroffenen Personen, die beim Anbieter eingehen und eindeutig den Kundendaten zuzuordnen sind, wird der Anbieter unverzüglich an den Kunden weiterleiten.
9.6 Datensicherheit
Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Kundendaten zu gewährleisten. Hierzu gehören unter anderem Maßnahmen zur Zugangskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und Trennungsgebot. Alle Kundendaten werden verschlüsselt übertragen; gespeicherte Daten werden nach Möglichkeit verschlüsselt oder pseudonymisiert abgelegt. Der Anbieter orientiert sich an gängigen Sicherheitsstandards und Best Practices (z.B. an Normen wie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit und – sofern einschlägig – ISO/IEC 42001 für KI-Managementprozesse). Der Anbieter wird Sicherheitsvorfälle (Datenschutzverletzungen) dem Kunden unverzüglich anzeigen, sobald sie ihm bekannt werden, und notwendige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergreifen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz kann der Kunde der Datenschutzerklärung des Anbieters auf dessen Website entnehmen (betreffend z.B. die Verarbeitung von Kontaktdaten des Kunden für Vertragsverwaltung, Support etc.). Diese Datenschutzerklärung ist jedoch nicht Bestandteil dieses Vertrags und regelt überwiegend Fälle, in denen der Anbieter Verantwortlicher ist (z.B. Websitenutzung, Marketing). Für die Auftragsverarbeitung der Kundendaten gelten primär die vorliegenden AGB und der abgeschlossene AVV.
10. Gewährleistung und Sachmängelhaftung
10.1 Beschaffenheit der Leistung
Amaiko.ai wird dem Kunden im Rahmen des Software-as-a-Service als cloudbasierter Dienst zur Nutzung über das Internet bereitgestellt. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in dem Zustand, der in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 2) und ggf. im Vertrag angegeben ist. Dem Kunden ist bewusst, dass es sich bei amaiko.ai um ein komplexes KI-System handelt. Eine jederzeit vollkommen fehlerfreie und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Software kann der Anbieter nicht garantieren. Ein Mangel liegt insbesondere nicht vor, wenn eine Beeinträchtigung der Nutzung auf Umständen beruht, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen (z.B. Probleme der Hardware oder Software beim Kunden, Ausfall der Internetverbindung, Störungen im Microsoft 365-Dienst). Geringfügige Unterbrechungen oder Einschränkungen, die der Art des Dienstes nach üblich sind (z.B. kurze Reboots, Wartungsfenster), stellen ebenfalls keinen Mangel dar, solange sie im angemessenen Rahmen bleiben.
10.2 Mängelansprüche
Der Kunde hat dem Anbieter etwaige Mängel der Software unverzüglich nach Entdeckung mitzuteilen und dabei eine nachvollziehbare Beschreibung der Symptome zu liefern. Der Anbieter wird berechtigten Mängelrügen nachgehen. Bei tatsächlich vorliegenden Mängeln der Software, die ihre Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich beeinträchtigen, hat der Kunde zunächst Anspruch auf Nacherfüllung. Der Anbieter kann nach seiner Wahl den Mangel beseitigen (Fehlerbehebung) oder – falls sinnvoll – einen Ersatz in Form eines Updates oder einer Ersatzleistung bereitstellen. Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Fehleranalyse im zumutbaren Rahmen (siehe auch Ziffer 5: Störungsmeldungen). Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl oder ist sie dem Anbieter unzumutbar, kann der Kunde die Vergütung angemessen mindern. Nur wenn der Mangel erheblich ist und auch innerhalb einer vom Kunden gesetzten angemessenen Nachfrist nicht behoben wird, steht dem Kunden – als letztes Mittel – das Recht zu, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
10.3 Gewährleistungsausschluss bei bestimmten Leistungen
Für kostenlose Leistungen, die der Anbieter dem Kunden freiwillig zusätzlich anbietet (z.B. Testzugang, Beta-Funktionen, Demo-Features), übernimmt der Anbieter keine Gewährleistung. Diese Leistungen werden „wie besehen“ bereitgestellt, ohne dass der Kunde einen Anspruch auf fehlerfreie Funktion oder Verfügbarkeit hat. Der Anbieter wird jedoch auftretende Probleme nach Möglichkeit berücksichtigen, insbesondere wenn sie Rückwirkungen auf zahlungspflichtige Leistungen haben könnten.
10.4 Ausschluss sonstiger Gewährleistungen
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften mit folgender Maßgabe: Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1 BGB wird ausgeschlossen, soweit es sich nicht um einen Mangel handelt, den der Anbieter arglistig verschwiegen hat oder eine Garantie für die Beschaffenheit der Sache übernommen wurde. Garantien im Rechtssinne werden vom Anbieter nur abgegeben, wenn sie ausdrücklich und schriftlich als „Garantie“ bezeichnet sind. Produkt- oder Leistungsbeschreibungen in Werbematerialien oder auf der Website des Anbieters sind grundsätzlich keine Garantiezusagen, sondern Beschreibungen des möglichen Einsatzbereichs.
11. Haftung
11.1 Unbeschränkte Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt – gleich aus welchem Rechtsgrund – für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Ebenso haftet der Anbieter unbeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig durch den Anbieter oder seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht wurden. Im Falle der Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos haftet der Anbieter unbeschränkt im Rahmen dieser Garantie/Übernahme. Unberührt bleibt auch die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, soweit einschlägig.
11.2 Beschränkte Haftung für einfache Fahrlässigkeit
Bei leicht fahrlässig verursachten Sach- oder Vermögensschäden haftet der Anbieter – vorbehaltlich Ziffer 11.1 – nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Ein mittelbarer Schaden oder Folgeschaden, der nicht vorhersehbar war, wird nicht ersetzt. Vertragsbedingt vorhersehbar ist in der Regel ein Schaden bis zur Höhe des jährlich vom Kunden gezahlten Entgelts pro Schadensfall; diese Angabe dient als Orientierung, schließt jedoch eine abweichende Beurteilung im Einzelfall nicht aus.
11.3 Haftungsausschluss
Soweit weder Ziffer 11.1 noch 11.2 greifen, ist die Haftung des Anbieters bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Insbesondere übernimmt der Anbieter (vorbehaltlich Ziffer 11.1) keine Haftung für Datenverluste des Kunden, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde es unterlassen hat, übliche Datensicherungen zu erstellen und dadurch sicherzustellen, dass verlorene Daten mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können. Ebenso wenig haftet der Anbieter für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, indirekte Schäden oder Folgeschäden, sofern diese nicht als vertragstypisch vorhersehbar anzusehen waren.
11.4 Besondere Haftungsregelung für unentgeltliche Leistungen
Nutzt der Kunde amaiko.ai unentgeltlich (z.B. im Rahmen einer Testphase gemäß Ziffer 3.3 oder bei Nutzung kostenfreier Beta-Funktionen), so haftet der Anbieter für hierdurch entstandene Schäden nur nach Maßgabe der Ziffer 11.1 (unbeschränkte Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden etc.). Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist in diesem unentgeltlichen Rahmen – außer im Fall von Arglist – ausgeschlossen.
11.5 Haftung für Inhalte und Ergebnisse der KI
Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass amaiko.ai als KI-Assistenzsystem keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der gelieferten Antworten oder Ergebnisse bieten kann. Die vom KI-Buddy bereitgestellten Informationen, Vorschläge oder Analysen basieren auf den vorhandenen Daten und den Algorithmen der KI, können aber im Einzelfall fehlerhaft oder missverständlich sein. Der Kunde bleibt verantwortlich dafür, die Ausgaben der KI auf Plausibilität zu prüfen und vor wichtigen Entscheidungen oder der Weiterverwendung eigenverantwortlich zu bewerten. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde oder dessen Nutzer ungeprüft auf KI-Auskünfte vertrauen oder Handlungen ausschließlich aufgrund von KI-Ergebnissen vornehmen. Das KI-System dient der Unterstützung und Entlastung, ersetzt jedoch keine menschliche Urteilsfähigkeit – insbesondere in kritischen Geschäftsprozessen sollte stets eine qualifizierte Person die finalen Entscheidungen treffen. Sofern der Anbieter dem Kunden Inhalte Dritter oder externe Informationen über die KI bereitstellt (z.B. Web-Recherche-Ergebnisse), übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit oder Qualität solcher Drittinhalte.
11.6 Höhere Gewalt
Der Anbieter haftet nicht für Unmöglichkeit der Leistungserbringung oder für Verzögerungen, soweit diese durch höhere Gewalt oder sonstige bei Vertragsschluss nicht vorhersehbare Ereignisse (z.B. Naturkatastrophen, Pandemien, Arbeitskämpfe, behördliche Maßnahmen, Ausfall der Stromversorgung, externe Hackerangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Serverausfälle bei Unterauftragnehmern) verursacht worden sind, die der Anbieter nicht zu vertreten hat. In solchen Fällen wird der Anbieter den Kunden unverzüglich informieren. Ist das Ereignis von vorübergehender Dauer, verlängern sich die Leistungsfristen entsprechend. Sollte eine solche Störung länger als acht (8) Wochen andauern, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Bereits vom Kunden gezahlte Entgelte für den Zeitraum nach Eintritt der Störung wird der Anbieter im Kündigungsfall zeitanteilig erstatten.
12. Änderung der Vertragsbedingungen
12.1 Änderungsvorbehalt
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB sowie den Leistungsumfang von amaiko.ai mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen, sofern hierfür ein berechtigtes Interesse besteht. Ein solches berechtigtes Interesse liegt insbesondere vor bei Anpassungen an gesetzliche oder regulatorische Änderungen, zur Erweiterung um zusätzliche Dienstleistungen oder Funktionen, die einer Anpassung der Vertragsbedingungen bedürfen, zur Schließung von Regelungslücken oder zur Anpassung an geänderte Umstände (z.B. Weiterentwicklung der Software, Veränderung der Marktgegebenheiten) und sofern die Änderungen für den Kunden zumutbar sind. Unzumutbar sind Änderungen insbesondere dann, wenn das vertragliche Gleichgewicht zwischen den Parteien erheblich verschoben würde.
12.2 Änderungsverfahren
Änderungen der AGB oder des Leistungsumfangs wird der Anbieter dem Kunden spätestens 6 Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) ankündigen. Dem Kunden steht das Recht zu, den angekündigten Änderungen bis spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Wirksamkeitsdatum zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht fristgerecht schriftlich (Textform genügt) den Änderungen, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf diese Folge wird der Anbieter den Kunden in der Änderungsmitteilung besonders hinweisen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, behalten sich beide Parteien das Recht vor, das Vertragsverhältnis zum Inkrafttreten der Änderung zu kündigen. In der Änderungsmitteilung wird der Anbieter ggf. darüber informieren, ob im Falle eines Widerspruchs ein Sonderkündigungsrecht ausgeübt wird oder alternativ der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt wird.
Änderungen der Kontaktinformationen des Anbieters (z.B. neue Anschrift, neue Telefonnummer) oder offensichtliche Schreib- und Druckfehler in den AGB darf der Anbieter jederzeit ohne spezielles Änderungsverfahren korrigieren, ohne dass Rechte des Kunden hierdurch beeinträchtigt werden. Solche unwesentlichen Änderungen bedürfen keiner Zustimmung des Kunden und werden wirksam, sobald sie auf geeignete Weise publiziert sind (z.B. Aktualisierung der Informationen im Impressum oder auf der Website des Anbieters).
13. Schlussbestimmungen
13.1 Abtretungsverbot
Der Kunde darf Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen oder abtreten. § 354a HGB bleibt für Geldforderungen unberührt. Der Anbieter ist seinerseits berechtigt, mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger oder verbundenes Unternehmen zu übertragen, sofern hierdurch berechtigte Interessen des Kunden nicht beeinträchtigt werden und der Rechtsnachfolger die bestehenden vertraglichen Pflichten übernimmt. Im Fall einer solchen Vertragsübernahme hat der Kunde das Recht, den Vertrag zum Übertragungszeitpunkt zu kündigen, sofern ihm die Fortsetzung mit dem neuen Vertragspartner nicht zumutbar ist.
13.2 Keine Nebenabreden
Dieser Vertrag einschließlich seiner Anlagen (z.B. Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung) stellt die vollständige Vereinbarung der Parteien dar. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags (einschließlich dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Für die Wahrung der Schriftform genügt die Übermittlung per Telefax; für die Textform genügt die Übermittlung per E-Mail. Individuelle Vertragsabreden (einschließlich nachträglicher Ergänzungen oder Änderungen) gehen diesen AGB im Zweifel vor; über deren Inhalt ist im Streitfall ein schriftlicher Vertrag oder zumindest eine schriftliche Bestätigung maßgeblich.
13.3 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags einschließlich dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen/undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige rechtlich wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen möglichst nahekommt. Gleiches gilt im Falle einer Vertragslücke.
13.4 Rechtswahl
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und des internationalen Privatrechts. Bei Verbrauchern (die hier jedoch nicht Vertragspartei sein sollen, siehe Ziffer 1) blieben zwingende verbraucherschützende Vorschriften des Wohnsitzstaates unberührt.
13.5 Gerichtsstand
Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des HGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (zuständiges Gericht: Amtsgericht Viechtach bzw. das für Viechtach örtlich und sachlich zuständige Gericht). Der Anbieter bleibt jedoch berechtigt, Ansprüche auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen.
13.6 Verbraucherstreitbeilegung
Der Anbieter nimmt nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucher-Schlichtungsstelle teil. Die EU-Kommission stellt unter https://ec.europa.eu/consumers/odr eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit.
Stand: Januar 2026
1. Ámbito de aplicación y partes contratantes
Las presentes Condiciones Generales de Contratación (CGC) regulan la relación comercial entre amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Alemania (en adelante, el «Proveedor»), y sus clientes (en adelante, el «Cliente») en relación con el uso de la herramienta de gestión del conocimiento basada en inteligencia artificial «amaiko.ai». amaiko.ai es un producto digital de tipo Software-as-a-Service que se integra como asistente personal de IA directamente en Microsoft 365 (en particular, Microsoft Teams) para almacenar e interconectar el conocimiento empresarial y ponerlo proactivamente a disposición de los empleados. Las presentes CGC se aplican de forma exclusiva. Las condiciones generales del Cliente que sean contrarias o divergentes no serán de aplicación salvo que el Proveedor haya dado su consentimiento expreso por escrito. Las presentes CGC se aplican únicamente a empresas en el sentido del § 14 BGB (es decir, personas físicas o jurídicas que actúan en el ejercicio de su actividad comercial o profesional independiente al celebrar el contrato). Queda excluido el uso de amaiko.ai por parte de consumidores.
2. Objeto y descripción de los servicios
2.1 Alcance de los servicios
El Proveedor pone a disposición del Cliente la plataforma de software en la nube amaiko.ai. amaiko.ai funciona como un asistente de gestión del conocimiento basado en IA dentro de la organización del Cliente. Cada empleado autorizado recibe su propio «AI Buddy» — un asistente digital personal en Microsoft Teams — que recopila y procesa la información de la empresa y la pone a disposición de los usuarios a petición o de forma proactiva. Las funcionalidades clave de amaiko.ai incluyen, entre otras:
- Almacenamiento y conservación del conocimiento: Almacenamiento automático y persistente del conocimiento interno de la empresa (conocimiento explícito y tácito) en una memoria de IA persistente. Se capturan documentos empresariales, conversaciones y otras fuentes de conocimiento para que el saber se conserve dentro de la organización incluso cuando los empleados abandonan la empresa. El conocimiento puede recogerse mediante consultas planificadas y dirigidas (por ejemplo, «Buddy Interviews», consultas de lecciones aprendidas).
- Asistencia personalizada: Cada AI Buddy se adapta al estilo de trabajo del usuario correspondiente, aprende sus preferencias y le proporciona apoyo específico en su trabajo diario. El AI Buddy responde a las preguntas de los empleados, conoce los procesos y las preguntas frecuentes, y recuerda o consulta proactivamente cuando se detectan lagunas de conocimiento.
- Conexión entre equipos: Los AI Buddies intercambian información entre sí (intercambio Buddy-to-Buddy) para poner el conocimiento de toda la empresa a disposición de diferentes equipos y departamentos. Se reduce el aislamiento al sincronizar el conocimiento entre equipos — siempre respetando los permisos existentes de Microsoft 365 (véase la Sección 5).
- Integración de servicios de IA externos: Dependiendo de los paquetes contratados y las configuraciones, amaiko.ai puede integrar servicios de IA externos (por ejemplo, Azure OpenAI o modelos como ChatGPT o Claude) para procesar determinadas solicitudes (como funciones de IA generativa o investigación web). Todas las integraciones de IA externas cumplen con el RGPD y están alojadas en la UE. Las solicitudes a servicios de IA externos son procesadas técnicamente por el Proveedor (por ejemplo, anonimizadas) de modo que no se pueda extraer ninguna conclusión sobre la empresa, los usuarios individuales o el contenido confidencial.
- Integración fluida con Microsoft 365: amaiko.ai se integra directamente en el entorno de trabajo existente (actualmente, principalmente Microsoft Teams y opcionalmente Outlook). No se requiere ninguna plataforma adicional; el uso se realiza dentro del entorno Microsoft 365 del Cliente. amaiko.ai utiliza el modelo de permisos de Microsoft 365, lo que significa que el AI Buddy de cada usuario solo tiene acceso a los datos a los que el propio usuario puede acceder. La IA no amplía los derechos de acceso. Esto garantiza que la información confidencial solo sea accesible para las personas autorizadas.
2.2 Disponibilidad y soporte
El Proveedor se esfuerza por mantener una alta disponibilidad de la plataforma amaiko.ai (generalmente 24/7). Pueden producirse restricciones temporales debido a mantenimientos programados, actualizaciones o causas ajenas al control del Proveedor (por ejemplo, interrupciones en Microsoft o caídas de internet). El Proveedor anunciará los mantenimientos programados con antelación cuando sea posible y los realizará durante períodos de baja utilización. Según el modelo de uso o nivel de servicio seleccionado (véase la Sección 3), el Proveedor ofrece diversos servicios de soporte (por ejemplo, soporte mediante un sistema de tickets, asignación de un Customer Success Manager, consultas periódicas, etc.).
2.3 Desarrollo continuo
amaiko.ai se desarrolla y mejora de forma continua. El Proveedor tiene derecho a realizar actualizaciones, añadir nuevas funcionalidades o modificar el software durante la vigencia del contrato, siempre que dichas modificaciones sean razonables para el Cliente y cumplan esencialmente con el alcance de los servicios acordados contractualmente. Si una funcionalidad esencial se elimina o se modifica de forma que cause un perjuicio más que insignificante para el Cliente, el Proveedor informará al Cliente con la debida antelación. Cuando proceda, el Proveedor concederá al Cliente un derecho de resolución extraordinaria con efectos a partir de la fecha de entrada en vigor de la modificación.
3. Celebración del contrato, fase de prueba
3.1 Oferta y pedido
La presentación de amaiko.ai, en particular en el sitio web del Proveedor (https://amaiko.ai), no constituye una oferta contractual vinculante, sino una invitación a realizar un pedido. El contrato se celebra cuando el Cliente acepta una oferta del Proveedor para la prestación de servicios. Esto puede ocurrir, por ejemplo, mediante la firma de una oferta contractual individual, mediante la cumplimentación y el envío de un formulario de pedido en línea en el sitio web, o mediante pedido por escrito (incluido el correo electrónico). El contrato entra en vigor — sin perjuicio de acuerdos individuales — a la recepción de la confirmación del pedido por parte del Proveedor o a la activación del acceso al software por parte del Proveedor.
3.2 Modelos de uso de pago
amaiko.ai se ofrece en diferentes modelos de precios que difieren en el alcance de las funcionalidades y el nivel de servicio (por ejemplo, «Core», «Plus» y «Ultra»). El contenido actual de los paquetes y los precios se describen en el sitio web del Proveedor o en la oferta contractual individual. Por ejemplo, el paquete Core incluye funcionalidades básicas (Persistent AI Memory, integración con Microsoft Teams, soporte estándar por tickets) y se factura por usuario y año, mientras que el paquete Plus incluye funcionalidades adicionales (como búsqueda web, panel de administración, un Customer Success Manager personal, integración ampliada, por ejemplo en Outlook). El paquete Ultra ofrece una solución empresarial individualizada con máxima flexibilidad (por ejemplo, integración en sistemas adicionales como SAP, Salesforce, HubSpot, etc., opciones de seguridad ampliadas, modelos de IA entrenados individualmente y soporte prioritario) y se ofrece mediante acuerdo separado. El alcance exacto de los servicios, así como los posibles servicios de configuración (por ejemplo, análisis inicial de las fuentes de conocimiento, configuración específica del cliente e integración en los sistemas existentes) se definen en el documento contractual u oferta correspondiente.
3.3 Prueba gratuita
El Proveedor puede permitir al Cliente probar amaiko.ai de forma gratuita durante un período limitado (por ejemplo, en el marco de un proyecto piloto o un despliegue de prueba). La duración y el alcance de dicha fase de prueba se acuerdan individualmente o los determina el Proveedor (por ejemplo, 30 días con un número limitado de usuarios). Las presentes CGC también se aplican durante la fase de prueba. Determinadas funcionalidades o servicios (por ejemplo, el alcance del soporte) pueden estar limitados durante la fase de prueba. Cualquiera de las partes puede dar por terminado el período de prueba anticipadamente en cualquier momento. Al finalizar la fase de prueba, el acceso del Cliente al software expira automáticamente, a menos que el Cliente pase a un modelo de uso de pago. El Proveedor asume únicamente una responsabilidad limitada durante la fase de prueba gratuita (véase la Sección 11.4).
4. Derechos de uso del software
4.1 Concesión de derechos de uso
El Proveedor concede al Cliente, durante la vigencia del contrato, el derecho no exclusivo, intransferible y no sublicenciable de utilizar el software amaiko.ai de la forma acordada para los fines de sus propias operaciones empresariales. El uso se limita al número de cuentas de usuario autorizadas (licencias de usuario) especificado en el pedido o contrato y al uso previsto. Una cuenta de usuario es personalizada y solo puede ser utilizada por el empleado designado del Cliente. El uso de una cuenta de usuario por varias personas no está permitido salvo acuerdo expreso en contrario.
4.2 Restricciones
Ni el Cliente ni los usuarios individuales podrán utilizar el software o partes del mismo fuera del uso contractualmente previsto. En particular, queda prohibido al Cliente poner amaiko.ai a disposición de terceros ajenos a su propia organización, copiar, alquilar, vender o hacer accesible el software de cualquier otra forma. Quedan prohibidos la ingeniería inversa, la descompilación u otros intentos de obtener ilícitamente el código fuente, los modelos de IA subyacentes o los secretos comerciales del Proveedor, excepto en la medida en que la ley lo permita imperativamente en virtud del § 69e de la Ley alemana de Derechos de Autor (UrhG). También queda prohibido eludir los mecanismos de seguridad o las restricciones de acceso del software.
4.3 Derechos sobre el software
Todos los derechos sobre el software, la tecnología y el contenido de amaiko.ai, en particular los derechos de autor, los derechos sobre bases de datos, las marcas y los secretos comerciales, pertenecen exclusivamente al Proveedor o a sus licenciantes. No se transfiere al Cliente ningún derecho de propiedad sobre el software. El Cliente recibe únicamente los derechos de uso expresamente establecidos en el presente contrato. En la medida en que el Proveedor ponga a disposición del Cliente fragmentos de código, scripts u otras herramientas similares en el curso del soporte o la integración, todos los derechos sobre los mismos permanecen en el Proveedor; el Cliente recibe un derecho de uso únicamente para su incorporación o utilización en relación con amaiko.ai.
4.4 Software de código abierto y software de terceros
En la medida en que el Proveedor utilice software de código abierto o software de terceros dentro de amaiko.ai, el Proveedor cumplirá con los términos de licencia aplicables. Esto no genera obligaciones adicionales para el Cliente, salvo que dichas obligaciones estén previstas en los términos de licencia de los componentes de código abierto. El Proveedor pondrá a disposición, previa solicitud, una lista de los componentes de código abierto utilizados y sus términos de licencia, en la medida en que sea relevante para el uso contractual.
5. Obligaciones y cooperación del Cliente
El Cliente está obligado a organizar el uso de amaiko.ai dentro de su propio ámbito de responsabilidad de modo que sea posible un funcionamiento contractual y seguro del servicio. En particular, el Cliente se compromete a lo siguiente:
- Creación de los requisitos previos: El Cliente debe contar con una infraestructura informática adecuada. En particular, se requiere un inquilino de Microsoft 365 activo con Microsoft Teams para la integración de amaiko.ai. El Cliente proporcionará al Proveedor o al software las interfaces necesarias y los derechos de acceso dentro del entorno de Microsoft 365 (por ejemplo, instalación de la aplicación de Teams y concesión de los permisos necesarios dentro del modelo de permisos de Microsoft 365). El Cliente garantiza que la integración no infringe derechos de terceros y que cuenta con las licencias necesarias de Microsoft. Los cambios en el entorno de Microsoft (por ejemplo, actualizaciones de Microsoft) pueden afectar a la funcionalidad de amaiko.ai; el Cliente cooperará en una medida razonable en la realización de los ajustes necesarios (por ejemplo, renovación de permisos si es requerido por cambios de Microsoft).
- Gestión de usuarios: El Cliente designa uno o más administradores durante la configuración de amaiko.ai que gestionan los permisos en nombre del Cliente y sirven como puntos de contacto. El Cliente es responsable de mantener actualizadas las cuentas de usuario (por ejemplo, notificando al Proveedor sobre la baja de empleados o desactivando cuentas). Las credenciales de los usuarios deben ser mantenidas en confidencialidad por el Cliente y los usuarios y protegidas contra el acceso no autorizado. Si el Cliente descubre o sospecha que personas no autorizadas han obtenido conocimiento de las credenciales o están utilizando el servicio sin autorización, se debe notificar al Proveedor inmediatamente. El Cliente es responsable del uso indebido del que sea responsable (por ejemplo, compartir negligentemente las credenciales).
- Uso lícito y contenido: El Cliente es responsable de asegurar que todo el contenido introducido, cargado o procesado por sus usuarios en amaiko.ai pueda ser utilizado legalmente. En particular, el Cliente no puede proporcionar ni hacer procesar por la IA contenido que infrinja la legislación aplicable, vulnere derechos de terceros (por ejemplo, derechos de autor, secretos comerciales, derechos de la personalidad) o contenga material delictivo, discriminatorio, difamatorio, inmoral o que viole la confidencialidad. El Cliente confirma que cuenta con los consentimientos o permisos necesarios si, por ejemplo, se introducen datos personales de terceros. Si el Cliente tiene conocimiento de un uso ilícito de amaiko.ai (ya sea por sus propios usuarios o por terceros), informará inmediatamente al Proveedor.
- Cooperación en la implementación: El Cliente coopera en una medida razonable en las actividades de configuración e integración requeridas. Esto incluye, por ejemplo, la provisión de información relevante sobre las fuentes de conocimiento existentes, los procesos y los sistemas en la medida necesaria para la configuración de amaiko.ai. Para integraciones avanzadas (por ejemplo, conexión de sistemas CRM/ERP en el paquete Ultra), el Cliente proporciona interfaces, acceso de prueba o recursos de desarrollo según lo acordado individualmente. Si el Cliente reconoce que una acción de cooperación solicitada por el Proveedor es necesaria para el éxito del proyecto, el Cliente la cumplirá en la medida razonablemente posible.
- Actualizaciones y requisitos del sistema: El Cliente seguirá las indicaciones del Proveedor respecto a los requisitos del sistema necesarios y las actualizaciones. En particular, el Cliente puede necesitar utilizar versiones específicas de Microsoft Teams u otros componentes de Microsoft 365 para garantizar la compatibilidad con amaiko.ai.
- Notificación de incidencias: El Cliente comunicará al Proveedor sin demora cualquier interrupción o error en el software con información significativa para permitir el análisis y la resolución de errores lo más rápido posible. En una medida razonable, el Cliente apoyará al Proveedor en la resolución de problemas (por ejemplo, proporcionando archivos de registro o mensajes de error).
- Pago de las tarifas: El Cliente se compromete a pagar puntualmente las tarifas acordadas por el uso de amaiko.ai (véase la Sección 6). En caso de mora del Cliente, se aplican las disposiciones legales; adicionalmente, el Proveedor tiene derecho, previo aviso y un plazo de gracia razonable, a suspender temporalmente el acceso del Cliente al software hasta que se liquiden los atrasos. Si el Cliente incumple las obligaciones anteriores y el Proveedor incurre en daños o gastos como resultado, el Cliente indemnizará al Proveedor (por ejemplo, costes de defensa jurídica necesaria debido a infracciones legales atribuibles al Cliente). En caso de incumplimientos graves o persistentes, el Proveedor tiene derecho, previo aviso, a resolver el contrato por justa causa sin preaviso (véase la Sección 7.3). Los demás derechos del Proveedor no se ven afectados.
6. Precios y condiciones de pago
6.1 Precios
El uso de amaiko.ai está sujeto al pago de una tarifa, salvo que se haya acordado expresamente una fase de prueba gratuita o un acuerdo especial. Los modelos de precios actuales (en particular, precios anuales por licencia de usuario para los paquetes Core y Plus y precios específicos del proyecto para el paquete Ultra) se publican en el sitio web del Proveedor o se establecen en la oferta contractual individual. Todos los precios se entienden sin incluir el impuesto sobre el valor añadido legal, salvo que se indique lo contrario. El Proveedor tiene derecho a ajustar los precios si el alcance de los servicios contratados por el Cliente cambia (por ejemplo, adición de licencias de usuario adicionales) o si se ofrecen períodos contractuales ampliados en condiciones diferentes. El Proveedor notificará al Cliente las modificaciones de precios para los períodos de renovación con la debida antelación antes de la fecha de renovación (véase la Sección 12 sobre modificaciones de las CGC).
6.2 Período de facturación
Salvo acuerdo en contrario, la facturación es anual por anticipado por licencia de usuario contratada y otros servicios acordados. El primer período de facturación comienza con la puesta a disposición/activación del acceso para el Cliente. Si se añaden licencias de usuario adicionales durante un período contractual en curso, se facturarán proporcionalmente hasta el final del período en curso. En la medida en que el paquete Ultra u otros servicios adicionales prevean precios individuales o costes únicos (por ejemplo, para servicios de implementación o configuración), estos se facturarán según lo acordado (por ejemplo, por tiempo y materiales o a precio cerrado).
6.3 Condiciones de pago
Las facturas son pagaderas en un plazo de 14 días a partir de la fecha de la factura sin deducción, salvo que se indique lo contrario. Los pagos se realizan mediante transferencia bancaria a la cuenta del Proveedor indicada en la factura, salvo que se hayan acordado otros métodos de pago. En caso de mora del Cliente, el Proveedor tiene derecho a cobrar intereses de demora al tipo legal (§ 288 BGB). Se reservan otros derechos a indemnización por daños y perjuicios. En caso de impago, el Proveedor puede, tras un requerimiento y un plazo de gracia razonable, suspender el acceso del Cliente al software hasta que se abone el importe pendiente.
6.4 Compensación y retención
El Cliente solo podrá compensar las reclamaciones del Proveedor con contracréditos no disputados o legalmente establecidos.
El Cliente solo podrá ejercer un derecho de retención basado en contracréditos derivados de la misma relación contractual.
6.5 Condiciones especiales
Si el Proveedor concede al Cliente descuentos o condiciones especiales (por ejemplo, para organizaciones sin ánimo de lucro, instituciones educativas o en el marco de promociones), estos se aplicarán únicamente durante el período o alcance del contrato expresamente indicado. Tras su vencimiento o modificación, los precios regulares se aplican de nuevo automáticamente, salvo que se haya acordado expresamente una prórroga de las condiciones especiales.
7. Duración del contrato y resolución
7.1 Duración del contrato
Salvo acuerdo en contrario en el contrato, la duración mínima del contrato para los modelos de uso de pago es de doce (12) meses a partir de la celebración del contrato. El contrato se renueva automáticamente por un período adicional de 12 meses, salvo que alguna de las partes lo resuelva por escrito (al menos en forma textual, por ejemplo, por correo electrónico) con un preaviso de tres (3) meses antes del final del período correspondiente. Los acuerdos de duración individuales divergentes (por ejemplo, para proyectos del paquete Ultra) prevalecen sobre esta disposición.
7.2 Fase de prueba
Un acceso de prueba gratuito (véase la Sección 3.3) finaliza automáticamente al expirar el período de prueba acordado sin necesidad de resolución. El Proveedor también tiene derecho a revocar o suspender un acceso de prueba gratuito en cualquier momento por justa causa. La transición de un acceso de prueba a una suscripción de pago puede acordarse de mutuo acuerdo; en tal caso, la duración del contrato del modelo de pago comienza con la prestación del alcance completo de los servicios tras el final de la fase de prueba.
7.3 Resolución por justa causa
El derecho a la resolución extraordinaria por justa causa no se ve afectado para ambas partes. Constituye justa causa para el Proveedor, en particular, que el Cliente no realice los pagos debidos pese a un requerimiento y un plazo de gracia, que incumpla de forma significativa o reiterada disposiciones materiales de las presentes CGC (en particular las obligaciones de uso y cooperación de las Secciones 4 y 5), o que se hayan iniciado procedimientos de insolvencia contra el patrimonio del Cliente. Constituye justa causa para el Cliente, en particular, que el Proveedor, pese a un aviso por escrito y un plazo de gracia razonable, incumpla de forma persistente obligaciones contractuales materiales y que el uso esperado del servicio se vea materialmente afectado. En caso de resolución extraordinaria por el Cliente, puede existir un derecho al reembolso proporcional de las tarifas pagadas por adelantado si los motivos de la resolución son imputables al Proveedor.
Toda resolución deberá, salvo que las presentes CGC o la ley dispongan lo contrario, formularse por escrito. La forma textual (§ 126b BGB, por ejemplo, resolución por correo electrónico) es suficiente salvo que se haya acordado una forma más estricta en casos individuales. El Proveedor puede solicitar una verificación adecuada para la resolución por correo electrónico (por ejemplo, presentación por un administrador conocido o representante autorizado del Cliente).
7.5 Consecuencias de la resolución del contrato
Tras la resolución del contrato, el Proveedor suspenderá el acceso del Cliente a amaiko.ai. Los datos del Cliente (incluido el contenido almacenado en la base de conocimientos de IA) serán eliminados o serán inaccesibles por el Proveedor en un plazo de 30 días tras la finalización del contrato, salvo que el Cliente haya solicitado previamente por escrito la devolución de datos específicos en un formato común y esto sea técnicamente viable. Las obligaciones legales de conservación o los derechos del Proveedor (por ejemplo, para datos de facturación) no se ven afectados; en tales casos, los datos relevantes serán bloqueados en lugar de eliminados. El Cliente debe asegurarse antes de la finalización del contrato de que la información procesada en amaiko.ai que aún se necesite esté almacenada en otro lugar (en particular, los documentos originales suelen permanecer en los sistemas de origen, por ejemplo, SharePoint/Teams — el Proveedor no es responsable de la copia de seguridad de los datos originales fuera de su propia memoria de IA).
8. Derechos sobre los datos del Cliente y confidencialidad
8.1 Derechos sobre los datos del Cliente
Todos los datos, contenidos y documentos que el Cliente o sus usuarios introduzcan, carguen o generen en amaiko.ai (en adelante, los «Datos del Cliente») permanecen como propiedad exclusiva y bajo el control exclusivo del Cliente. El Proveedor no adquiere ningún derecho de propiedad o explotación sobre los Datos del Cliente, aparte del derecho de uso concedido a continuación para la ejecución del contrato. El Cliente concede al Proveedor y a sus subencargados el derecho a procesar los Datos del Cliente exclusivamente con el fin de prestar los servicios contractualmente debidos, incluidos el almacenamiento, la visualización, el análisis (por la IA), la copia de seguridad y — cuando la funcionalidad lo prevea — la transmisión dentro de la memoria de IA de la empresa o a los modelos de IA conectados. No se lleva a cabo el procesamiento de los Datos del Cliente para otros fines (en particular para fines propios del Proveedor, elaboración de perfiles, publicidad o mejora de modelos de IA fuera del ámbito del Cliente) salvo que el Cliente haya dado su consentimiento expreso al respecto. En particular, los Datos del Cliente no se divulgan a terceros salvo que ello sea necesario para la ejecución del contrato (véase la Sección 9 sobre el tratamiento de datos) o lo exija la ley.
8.2 Confidencialidad del Proveedor
El Proveedor se compromete a mantener en confidencialidad todos los secretos comerciales y empresariales del Cliente, así como toda otra información confidencial que llegue a su conocimiento en relación con la prestación de amaiko.ai. Los Datos del Cliente se tratan siempre como confidenciales. El Proveedor utilizará la información confidencial del Cliente exclusivamente para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales y no la divulgará a terceros no autorizados. Esta obligación de confidencialidad se aplica también más allá de la finalización de la relación contractual. El Proveedor garantiza que sus empleados, agentes y cualquier subcontratista involucrado estén sujetos a obligaciones de confidencialidad equivalentes. No constituye una violación de la confidencialidad si el Proveedor transmite datos o información del Cliente a proveedores externos de servicios de IA o socios de alojamiento en la medida necesaria para la ejecución del contrato y en forma anonimizada o agregada que no permita extraer conclusiones sobre el Cliente o personas individuales (cf. Sección 2.1 sobre el uso anonimizado de la interfaz).
8.3 Confidencialidad del Cliente
El Cliente también mantendrá en confidencialidad toda la información confidencial sobre el Proveedor y sus productos que llegue a su conocimiento en el curso del contrato. Esto incluye, en particular, información técnica, comercial y financiera no conocida públicamente sobre amaiko.ai o el Proveedor. El Cliente también vinculará a sus empleados y terceros contratados en consecuencia.
8.4 Excepciones
Las obligaciones de confidencialidad no se aplican a la información que sea o llegue a ser de dominio público sin infracción de las presentes CGC, que fuera demostrablemente ya conocida por la parte receptora antes de su divulgación por la otra parte, que haya sido desarrollada de forma independiente sin recurrir a la información confidencial de la otra parte, o que deba divulgarse debido a obligaciones legales u órdenes gubernamentales. En este último caso, la parte obligada a divulgar informará — en la medida en que sea posible — inmediatamente a la otra parte del requerimiento y limitará la divulgación al mínimo necesario.
9. Protección de datos y tratamiento de datos
9.1 Funciones de las partes
Al utilizar amaiko.ai, también pueden tratarse datos personales, tales como datos de los empleados del Cliente (perfiles de usuario, contenido de las comunicaciones) o, en su caso, datos de terceros contenidos en los documentos empresariales. En términos de derecho de protección de datos, el Cliente sigue siendo el responsable del tratamiento (en el sentido del art. 4(7) RGPD) para todos los Datos del Cliente personales. El Proveedor trata estos datos como encargado del tratamiento (art. 4(8) RGPD) exclusivamente por cuenta y según las instrucciones del Cliente con el fin de prestar el servicio.
9.2 Contrato de encargo de tratamiento (DPA)
El Proveedor cumplirá todas las obligaciones de un encargado del tratamiento en virtud del art. 28 RGPD. En particular, el Proveedor garantiza que los datos personales se tratan únicamente de conformidad con las instrucciones documentadas del Cliente (las presentes CGC y el contrato subyacente constituyen las instrucciones a estos efectos) y que se han implementado las medidas técnicas y organizativas adecuadas para la protección de los datos. El Proveedor ofrece al Cliente la celebración de un contrato de encargo de tratamiento por escrito que regule los detalles del tratamiento conforme al RGPD. Este DPA incluye, entre otros, el objeto y la duración del tratamiento, los tipos de datos personales, las categorías de interesados, las obligaciones y derechos del Cliente y las medidas de seguridad adoptadas por el Proveedor. Si el DPA no se adjuntó en el momento de la firma del contrato, el Proveedor pondrá una copia a disposición del Cliente previa solicitud (u ofrecerá un modelo de DPA en el sitio web). La celebración de dicho DPA es un requisito previo para el inicio del uso productivo en la medida en que el Cliente haga tratar datos personales por amaiko.ai.
9.3 Subencargados
El Cliente autoriza al Proveedor a recurrir a subencargados (subcontratistas) en la medida necesaria para la ejecución de los servicios contractuales. El Proveedor garantizará que se celebre con cada subencargado un contrato conforme al art. 28 RGPD. Los principales subencargados incluyen, en particular: el proveedor de servicios de alojamiento de la plataforma (por ejemplo, Microsoft Azure u operadores de centros de datos equivalentes dentro de la UE) y los proveedores de los modelos de IA integrados (por ejemplo, Azure OpenAI Service). El Proveedor pondrá a disposición del Cliente una lista actualizada de los subencargados previa solicitud. El Proveedor informará al Cliente de manera adecuada y con antelación si se van a contratar nuevos subencargados o si se va a realizar un cambio. El Cliente tiene derecho a oponerse a la contratación o sustitución de un subencargado por motivos legítimos de protección de datos. En tal caso, el Proveedor intentará ofrecer una alternativa razonable. Si esto no es posible y la continuación del contrato resulta por ello irrazonable para el Cliente, el Cliente puede resolver el contrato con un preaviso de 2 semanas al final del mes.
9.4 Lugar del tratamiento de datos
El Proveedor trata los Datos del Cliente personales exclusivamente dentro de la Unión Europea (o del Espacio Económico Europeo) salvo acuerdo expreso en contrario con el Cliente. En particular, todos los servidores en los que se almacenan los Datos del Cliente se operan en centros de datos de la UE. No se realiza ninguna transferencia de datos personales a terceros países sin las garantías adecuadas en el sentido del art. 44 y siguientes del RGPD. En la medida en que se involucren servicios de IA externos (cf. Sección 2.1), el Proveedor garantiza que dichos servicios se operen dentro de la UE o se utilicen de forma conforme al RGPD (por ejemplo, mediante la anonimización de las solicitudes o la celebración de Cláusulas Contractuales Tipo de la UE — CCT — si, excepcionalmente, se utiliza un servicio basado fuera de la UE).
9.5 Derechos de los interesados y asistencia
El Cliente sigue siendo responsable del cumplimiento de los derechos de los interesados (por ejemplo, acceso, rectificación, supresión) frente a sus propios empleados o terceros cuyos datos se traten en el contexto de amaiko.ai. El Proveedor asistirá al Cliente dentro de sus capacidades, por ejemplo proporcionando la información necesaria sobre el tratamiento o rectificando, bloqueando o suprimiendo datos específicos según las instrucciones del Cliente. Las obligaciones correspondientes se detallarán en el DPA. Las solicitudes de interesados que sean recibidas por el Proveedor y claramente atribuibles a los Datos del Cliente serán reenviadas al Cliente sin demora.
9.6 Seguridad de los datos
El Proveedor implementa las medidas técnicas y organizativas adecuadas (MTO) en virtud del art. 32 RGPD para garantizar la seguridad y confidencialidad de los Datos del Cliente. Estas incluyen, entre otras, medidas de control de acceso, control de entrada, control de acceso a los datos, control de transferencia, control de entrada de datos, control de pedidos, control de disponibilidad y separación de datos. Todos los Datos del Cliente se transmiten de forma cifrada; los datos almacenados se cifran o pseudonimizan en la medida de lo posible. El Proveedor se guía por estándares de seguridad establecidos y mejores prácticas (por ejemplo, estándares como ISO/IEC 27001 para seguridad de la información y — en su caso — ISO/IEC 42001 para procesos de gestión de IA). El Proveedor comunicará al Cliente sin demora los incidentes de seguridad (brechas de datos) tan pronto como tenga conocimiento de ellos y adoptará las medidas necesarias para limitar los daños.
Puede encontrarse información adicional sobre el tratamiento de datos y la protección de datos en la política de privacidad del Proveedor en su sitio web (referente, por ejemplo, al tratamiento de los datos de contacto del Cliente para la administración del contrato, el soporte, etc.). No obstante, dicha política de privacidad no forma parte del presente contrato y cubre principalmente los casos en los que el Proveedor actúa como responsable del tratamiento (por ejemplo, uso del sitio web, marketing). Para el tratamiento de los Datos del Cliente, se aplican principalmente las presentes CGC y el DPA celebrado.
10. Garantía y responsabilidad por vicios
10.1 Calidad de los servicios
amaiko.ai se pone a disposición del Cliente como un servicio en la nube a través de internet bajo el modelo Software-as-a-Service. El Proveedor debe proporcionar el software en el estado descrito en la descripción de los servicios (Sección 2) y, en su caso, en el contrato. El Cliente reconoce que amaiko.ai es un sistema de IA complejo. El Proveedor no puede garantizar una disponibilidad del software completamente libre de errores e ininterrumpida en todo momento. No existe un vicio en particular cuando una limitación de uso se basa en circunstancias ajenas al ámbito de responsabilidad del Proveedor (por ejemplo, problemas con el hardware o software del Cliente, fallo de la conexión a internet, interrupciones en el servicio de Microsoft 365). Interrupciones o restricciones menores habituales en este tipo de servicio (por ejemplo, reinicios breves, ventanas de mantenimiento) tampoco constituyen un vicio siempre que permanezcan dentro de límites razonables.
10.2 Reclamaciones por vicios
El Cliente debe notificar al Proveedor cualquier vicio del software inmediatamente tras su descubrimiento, proporcionando una descripción comprensible de los síntomas. El Proveedor investigará las notificaciones de vicios justificadas. En caso de vicios reales del software que afecten a su aptitud para el uso contractual de forma más que insignificante, el Cliente tiene primero derecho a una prestación complementaria. El Proveedor puede, a su elección, subsanar el vicio (corrección de errores) o — si procede — proporcionar un reemplazo en forma de actualización o servicio sustitutivo. El Cliente apoya al Proveedor en el análisis de errores en una medida razonable (véase también la Sección 5: Notificación de incidencias). Si la prestación complementaria fracasa dos veces o es irrazonable para el Proveedor, el Cliente puede reducir la remuneración en consecuencia. Solo si el vicio es material y no se subsana dentro de un plazo adicional razonable fijado por el Cliente, el Cliente podrá — como último recurso — resolver el contrato por justa causa.
10.3 Exclusión de garantía para determinados servicios
Para los servicios gratuitos que el Proveedor ofrece voluntariamente al Cliente de forma adicional (por ejemplo, acceso de prueba, funcionalidades beta, funcionalidades de demostración), el Proveedor no asume ninguna garantía. Estos servicios se proporcionan «tal cual» sin que el Cliente tenga derecho a un funcionamiento sin errores o a la disponibilidad. El Proveedor tendrá en cuenta, no obstante, los problemas que surjan en la medida de lo posible, especialmente si pudieran tener repercusiones en los servicios de pago.
10.4 Exclusión de otras garantías
Por lo demás, se aplican las disposiciones legales de garantía con la siguiente salvedad: la responsabilidad objetiva del Proveedor por daños derivados de vicios existentes en el momento de la celebración del contrato en virtud del § 536a(1) BGB queda excluida, salvo que el vicio haya sido ocultado fraudulentamente por el Proveedor o se haya asumido una garantía de calidad. Las garantías en sentido jurídico solo las otorga el Proveedor cuando se designan expresamente y por escrito como una «garantía». Las descripciones de productos o servicios en materiales publicitarios o en el sitio web del Proveedor generalmente no constituyen compromisos de garantía, sino descripciones del alcance posible de uso.
11. Responsabilidad
11.1 Responsabilidad ilimitada
El Proveedor responde sin limitación — independientemente de la base jurídica — por los daños derivados de lesiones a la vida, al cuerpo o a la salud causados por un incumplimiento del Proveedor o de sus representantes legales o auxiliares. El Proveedor también responde sin limitación por los daños causados de forma intencionada o por negligencia grave por el Proveedor o sus representantes legales o auxiliares. En caso de asunción de una garantía o riesgo de suministro, el Proveedor responde sin limitación en el ámbito de dicha garantía/asunción. La responsabilidad en virtud de la Ley alemana de Responsabilidad por Productos Defectuosos también permanece inalterada en su caso.
11.2 Responsabilidad limitada por negligencia simple
Por daños materiales o pérdidas patrimoniales causados por negligencia simple, el Proveedor responde — sin perjuicio de la Sección 11.1 — únicamente en caso de incumplimiento de una obligación contractual esencial (obligación cardinal). Las obligaciones contractuales esenciales son aquellas cuyo cumplimiento hace posible la ejecución adecuada del contrato en primer lugar y con cuyo cumplimiento el Cliente puede contar regularmente. En estos casos, la responsabilidad del Proveedor se limita en cuantía al daño típicamente previsible. No se indemnizan los daños indirectos o los daños consecuenciales no previsibles. El daño típicamente previsible es generalmente el daño hasta el importe de la tarifa anual pagada por el Cliente por evento dañoso; esto sirve como orientación pero no excluye una valoración diferente en casos individuales.
11.3 Exclusión de responsabilidad
En la medida en que no se aplique ni la Sección 11.1 ni la Sección 11.2, se excluye la responsabilidad del Proveedor por negligencia simple. En particular, el Proveedor no asume (sin perjuicio de la Sección 11.1) ninguna responsabilidad por pérdidas de datos del Cliente en la medida en que el daño sea atribuible a la falta del Cliente de crear copias de seguridad habituales para garantizar que los datos perdidos puedan reconstruirse con un esfuerzo razonable. El Proveedor tampoco es responsable del lucro cesante, de los ahorros no realizados, de los daños indirectos o de los daños consecuenciales, salvo que estos debieran considerarse como típicamente previsibles.
11.4 Disposición especial de responsabilidad para servicios gratuitos
Si el Cliente utiliza amaiko.ai de forma gratuita (por ejemplo, en el marco de una fase de prueba según la Sección 3.3 o al utilizar funcionalidades beta gratuitas), el Proveedor solo responde por los daños resultantes de conformidad con la Sección 11.1 (responsabilidad ilimitada por dolo, negligencia grave, daño personal, etc.). Se excluye toda responsabilidad adicional del Proveedor en este contexto gratuito — salvo en caso de fraude.
11.5 Responsabilidad por contenidos y resultados de la IA
El Proveedor señala expresamente que amaiko.ai, como sistema de asistencia por IA, no puede garantizar la exactitud, la integridad o la actualidad de las respuestas o resultados proporcionados. La información, las sugerencias o los análisis proporcionados por el AI Buddy se basan en los datos disponibles y en los algoritmos de la IA, pero pueden en casos individuales ser incorrectos o engañosos. El Cliente sigue siendo responsable de comprobar la plausibilidad de los resultados de la IA y de evaluarlos de forma independiente antes de tomar decisiones importantes o de darles un uso ulterior. El Proveedor no es responsable de los daños derivados de que el Cliente o sus usuarios confíen de forma acrítica en los resultados de la IA o tomen acciones basándose exclusivamente en los resultados de la IA. El sistema de IA sirve de apoyo y asistencia, pero no sustituye el juicio humano — especialmente en los procesos empresariales críticos, una persona cualificada siempre debe tomar las decisiones finales. En la medida en que el Proveedor ponga a disposición del Cliente a través de la IA contenido de terceros o información externa (por ejemplo, resultados de búsqueda web), el Proveedor no asume ninguna responsabilidad por la legalidad, exactitud o calidad de dicho contenido de terceros.
11.6 Fuerza mayor
El Proveedor no es responsable de la imposibilidad de prestar el servicio ni de los retrasos causados por fuerza mayor u otros eventos imprevisibles en el momento de la celebración del contrato (por ejemplo, catástrofes naturales, pandemias, conflictos laborales, medidas gubernamentales, fallos en el suministro eléctrico, ataques informáticos externos a pesar de medidas de protección adecuadas, fallos en la red de telecomunicaciones, fallos de servidores en los subcontratistas) que no sean imputables al Proveedor. En tales casos, el Proveedor informará al Cliente sin demora. Si el evento es temporal, los plazos de servicio se prorrogan en consecuencia. Si dicha interrupción dura más de ocho (8) semanas, ambas partes tienen derecho a resolver el contrato por justa causa. El Proveedor reembolsará al Cliente de forma proporcional las tarifas ya pagadas correspondientes al período posterior a la aparición de la interrupción en caso de resolución.
12. Modificación de las condiciones contractuales
12.1 Derecho de modificación
El Proveedor se reserva el derecho de modificar o complementar las presentes CGC y el alcance de los servicios de amaiko.ai con efectos para el futuro, siempre que exista un interés legítimo para ello. Dicho interés legítimo existe en particular en caso de adaptaciones a cambios legales o regulatorios, para la incorporación de servicios o funcionalidades adicionales que requieran un ajuste de las condiciones contractuales, para subsanar lagunas regulatorias, o para adaptarse a circunstancias modificadas (por ejemplo, desarrollo continuo del software, cambios en las condiciones del mercado) y siempre que las modificaciones sean razonables para el Cliente. Las modificaciones son irrazonables, en particular, si el equilibrio contractual entre las partes se desplazara de forma significativa.
12.2 Procedimiento de modificación
El Proveedor comunicará al Cliente las modificaciones de las CGC o del alcance de los servicios con al menos 6 semanas de antelación a la fecha de entrada en vigor prevista, en forma textual (por ejemplo, por correo electrónico). El Cliente tiene derecho a oponerse a las modificaciones anunciadas a más tardar 2 semanas antes de la fecha de entrada en vigor prevista. Si el Cliente no se opone por escrito (la forma textual es suficiente) dentro del plazo, las modificaciones se consideran aceptadas. El Proveedor llamará expresamente la atención del Cliente sobre esta consecuencia en la notificación de modificación. Si el Cliente se opone en tiempo y forma, ambas partes se reservan el derecho de resolver la relación contractual con efectos a la fecha de entrada en vigor de las modificaciones. En la notificación de modificación, el Proveedor indicará, en su caso, si se ejercerá un derecho de resolución extraordinaria en caso de oposición o si el contrato continuará alternativamente bajo las condiciones existentes.
El Proveedor puede corregir cambios en sus datos de contacto (por ejemplo, nueva dirección, nuevo número de teléfono) o errores tipográficos y de impresión evidentes en las CGC en cualquier momento sin un procedimiento de modificación especial, siempre que los derechos del Cliente no se vean afectados. Dichas modificaciones no sustanciales no requieren el consentimiento del Cliente y surten efecto tan pronto como se publiquen de manera adecuada (por ejemplo, actualización de la información en el aviso legal o en el sitio web del Proveedor).
13. Disposiciones finales
13.1 Prohibición de cesión
El Cliente solo podrá transferir o ceder derechos u obligaciones derivados del presente contrato a terceros con el consentimiento previo por escrito del Proveedor. El § 354a del Código de Comercio alemán (HGB) permanece inalterado para las reclamaciones monetarias. El Proveedor tiene derecho, con un preaviso de 4 semanas, a transferir el contrato a un sucesor legal o empresa afiliada, siempre que los intereses legítimos del Cliente no se vean perjudicados y el sucesor legal asuma las obligaciones contractuales existentes. En caso de dicha transferencia del contrato, el Cliente tiene derecho a resolver el contrato con efectos a la fecha de la transferencia si la continuación con la nueva parte contratante resulta irrazonable.
13.2 Ausencia de acuerdos complementarios
El presente contrato, incluidos sus anexos (por ejemplo, Contrato de encargo de tratamiento, descripción de los servicios), constituye la totalidad del acuerdo de las partes. No existen acuerdos complementarios orales. Las modificaciones y adiciones al presente contrato (incluida esta cláusula de forma escrita) requieren la forma escrita, salvo que la ley exija una forma más estricta. Para la forma escrita, la transmisión por fax es suficiente; para la forma textual, la transmisión por correo electrónico es suficiente. Los acuerdos contractuales individuales (incluidas las adiciones o modificaciones posteriores) prevalecen en caso de duda sobre las presentes CGC; en caso de controversia, un contrato escrito o al menos una confirmación escrita es determinante respecto a su contenido.
13.3 Cláusula de divisibilidad
Si disposiciones individuales del presente contrato, incluidas las presentes CGC, fueran o llegaran a ser total o parcialmente inválidas o inaplicables, ello no afectará a la validez de las disposiciones restantes. En lugar de la disposición inválida/inaplicable, se considerará acordada aquella disposición jurídicamente válida que más se aproxime al fin económico de la disposición inválida. Lo mismo se aplica en caso de laguna contractual.
13.4 Legislación aplicable
Se aplica el derecho alemán, con exclusión de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías (CISG) y del derecho internacional privado. Para los consumidores (que, no obstante, no están previstos como partes contratantes aquí, véase la Sección 1), las disposiciones imperativas de protección al consumidor del país de residencia permanecerían inalteradas.
13.5 Jurisdicción competente
Si el Cliente es un comerciante en el sentido del Código de Comercio alemán (HGB), una persona jurídica de derecho público o un fondo especial de derecho público, el lugar de jurisdicción exclusivo para todas las controversias derivadas del o en relación con el presente contrato es el domicilio social del Proveedor (tribunal competente: Amtsgericht Viechtach o el tribunal con competencia territorial y material para Viechtach). No obstante, el Proveedor sigue teniendo derecho a ejercitar sus derechos en el lugar de jurisdicción general del Cliente.
13.6 Resolución de litigios de consumo
El Proveedor no participa en procedimientos de resolución de litigios ante una junta de arbitraje de consumo. La Comisión Europea pone a disposición una plataforma de resolución de litigios en línea en https://ec.europa.eu/consumers/odr.
A fecha de: enero de 2026