1. Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese AGB regeln die Geschäftsbeziehung zwischen der amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“), und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“) hinsichtlich der Nutzung des KI-basierten Wissensmanagement- Tools „amaiko.ai“. Amaiko.ai ist ein digitales Software-as-a-Service-Produkt, das als persönlicher KI-Assistent direkt in Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Teams) integriert wird, um Unternehmenswissen zu speichern, zu vernetzen und Mitarbeitern proaktiv zur Verfügung zu stellen. Diese AGB gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmen im Sinne des § 14 BGB (d.h. natürlichen oder juristischen Personen, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln). Die Nutzung von amaiko.ai durch Verbraucher ist ausgeschlossen.
2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung
2.1 Leistungsumfang
Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte Softwareplattform amaiko.ai zur Verfügung. Amaiko.ai dient als KI-gestützter Wissensmanagement-Assistent innerhalb des Unternehmens des Kunden. Jeder berechtigte Mitarbeiter erhält einen eigenen „KI-Buddy“ – einen persönlichen digitalen Assistenten in Microsoft Teams – der Informationen des Unternehmens sammelt, verarbeitet und den Nutzern auf Anfrage oder proaktiv zur Verfügung stellt. Die wesentlichen Funktionen von amaiko.ai umfassen u.a.:
- Wissensspeicher und -sicherung: Automatisches und dauerhaftes Speichern von unternehmensinternem Wissen (explizites und implizites Wissen) in einer persistenten KI-Memory. Unternehmensdokumente, Chats und andere Wissensquellen werden erfasst, sodass das Wissen auch beim Ausscheiden von Mitarbeitern im Unternehmen erhalten bleibt. Wissen kann hierbei durch geplante, gezielte Abfragen (z.B: „Buddy-Interviews“, Lessons-Learned-Abfragen) erfasst werden.
- Personalisierte Assistenz: Jeder KI-Buddy passt sich an die Arbeitsweise des jeweiligen Nutzers an, lernt dessen Präferenzen und unterstützt gezielt im Arbeitsalltag. Der KI-Buddy beantwortet Fragen der Mitarbeiter, kennt Prozesse sowie häufig gestellte Fragen und erinnert oder fragt proaktiv nach, wenn Wissenslücken erkannt werden.
- Teamübergreifende Vernetzung: Die KI-Buddys tauschen untereinander Informationen aus (Buddy-to-Buddy-Austausch), um unternehmensweites Wissen team- und abteilungsübergreifend verfügbar zu machen. Silobildung wird reduziert, da Wissen zwischen Teams synchronisiert wird – allerdings immer unter Beachtung der bestehenden Microsoft 365-Berechtigungen (siehe Ziffer 5).
- Integration externer KI-Services: Amaiko.ai kann abhängig von gebuchten Paketen und Konfigurationen externe KI-Dienste (z.B. Azure OpenAI, ggf. Modelle wie ChatGPT oder Claude) einbinden, um bestimmte Anfragen zu bearbeiten (etwa für generative KI-Funktionen oder Web-Recherchen). Alle externen KI-Integrationen sind DSGVO-konform und in der EU gehostet. Anfragen an externe KI-Dienste werden vom Anbieter technisch so verarbeitet (z.B. anonymisiert), dass keine Rückschlüsse auf das Unternehmen, einzelne Nutzer oder vertrauliche Inhalte möglich sind.
- Nahtlose Microsoft 365 Integration: Amaiko.ai wird direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integriert (derzeit insbesondere Microsoft Teams und optional Outlook). Es ist keine zusätzliche Plattform erforderlich; die Nutzung erfolgt innerhalb der vom Kunden bereitgestellten Microsoft 365-Umgebung des Unternehmens. Amaiko.ai verwendet das Microsoft 365-Berechtigungskonzept, d.h. der KI-Buddy jedes Nutzers hat nur Zugriff auf diejenigen Daten, auf die der jeweilige Nutzer selbst Zugriff hat. Eine Erweiterung von Zugriffsrechten durch die KI findet nicht statt. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur den dazu berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.
2.2 Verfügbarkeit und Support
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der amaiko.ai-Plattform (grundsätzlich 24/7). Temporäre Einschränkungen können durch planmäßige Wartungsarbeiten, Updates oder Ursachen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z.B. Störungen bei Microsoft oder Internet-Ausfälle) entstehen. Der Anbieter wird planmäßige Wartungsarbeiten nach Möglichkeit frühzeitig ankündigen und in nutzungsarmen Zeiten durchführen. Je nach gewähltem Nutzungsmodell/Tarif (siehe Ziffer 3) stellt der Anbieter verschiedene Support-Leistungen bereit (z.B. Unterstützung per Ticketsystem, Bereitstellung eines Customer Success Managers, regelmäßige Beratungsgespräche etc.).
2.3 Weiterentwicklung
Amaiko.ai wird laufend weiterentwickelt und verbessert. Der Anbieter ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit Updates, neue Funktionen oder Änderungen an der Software vorzunehmen, soweit diese für den Kunden zumutbar sind und den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang im Wesentlichen erfüllen. Sollte eine wesentliche Funktion eingestellt oder geändert werden, die zu einer nicht nur unerheblichen Beeinträchtigung für den Kunden führt, wird der Anbieter den Kunden hierüber rechtzeitig informieren. Gegebenenfalls räumt der Anbieter dem Kunden in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung ein.
3. Vertragsabschluss, Testphase
3.1 Angebot und Bestellung
Die Präsentation von amaiko.ai, insbesondere auf der Website des Anbieters (https://amaiko.ai), stellt noch kein verbindliches Vertragsangebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe einer Bestellung. Der Vertragsschluss erfolgt, indem der Kunde ein Angebot des Anbieters zum Bezug der Leistung annimmt. Dies kann z.B. durch Unterzeichnung eines individuellen Vertragsangebots, durch Ausfüllen und Absenden eines Online-Bestellformulars auf der Website oder durch schriftliche Bestellung (inkl. E-Mail) geschehen. Der Vertrag kommt – vorbehaltlich individueller Vereinbarungen – mit Zugang der Auftragsbestätigung durch den Anbieter oder der Freischaltung des Zugangs zur Software durch den Anbieter zustande.
3.2 Kostenpflichtige Nutzungsmodelle
Amaiko.ai wird in unterschiedlichen Tarifmodellen angeboten, die sich im Funktionsumfang und Servicelevel unterscheiden (z.B. “Core”, “Plus” und “Ultra”). Die aktuellen Inhalte der Pakete und Preise sind auf der Website des Anbieters oder im individuellen Vertragsangebot beschrieben. So umfasst etwa das Core-Paket die grundlegenden Funktionen (Persistente KI-Memory, Microsoft Teams-Integration, Standard-Support via Ticket) und wird pro Benutzer und Jahr abgerechnet, während das Plus-Paket zusätzliche Funktionen (wie Websuche, Admin-Dashboard, persönlichen Customer Success Manager, erweiterte Integration z.B. in Outlook) beinhaltet. Das Ultra-Paket bietet eine individuelle Enterprise-Lösung mit maximaler Flexibilität (z.B. Integration in weitere Systeme wie SAP, Salesforce, HubSpot etc., erweiterte Sicherheitsoptionen, individuell trainierte KI-Modelle und Prioritätssupport) und wird nach gesonderter Absprache angeboten. Der genaue Leistungsumfang sowie etwaige Einrichtungsleistungen (z.B. initiale Analyse von Wissensquellen, kundenspezifische Konfiguration und Integration in bestehende Systeme) werden im jeweiligen Vertragsdokument oder Angebot festgelegt.
3.3 Kostenloser Test
Der Anbieter kann dem Kunden ermöglichen, amaiko.ai zeitlich befristet kostenlos zu testen (z.B. im Rahmen eines Pilotprojekts oder einer Teststellung). Die Dauer und der Umfang einer solchen Testphase werden individuell vereinbart oder vom Anbieter festgelegt (z.B. 30 Tage mit eingeschränkter Nutzeranzahl). Während der Testphase gelten ebenfalls diese AGB. Bestimmte Funktionen oder Leistungen (z.B. Supportumfang) können in der Testphase eingeschränkt sein. Beide Parteien können den Testzeitraum jederzeit vorzeitig beenden. Mit Ablauf der Testphase endet der Zugriff des Kunden auf die Software automatisch, sofern der Kunde nicht in ein kostenpflichtiges Nutzungsmodell wechselt. Der Anbieter übernimmt in der kostenlosen Testphase nur eine eingeschränkte Haftung (siehe Ziffer 11.4).
4. Nutzungsrechte an der Software
4.1 Einräumung von Nutzungsrechten
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht-ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software amaiko.ai in der vereinbarten Weise zum Zweck des eigenen Geschäftsbetriebs zu nutzen. Die Nutzung ist auf die in der Bestellung bzw. im Vertrag angegebenen Anzahl an autorisierten Nutzerkonten (Benutzerlizenzen) und den vorgesehenen Zweck beschränkt. Ein Nutzerkonto ist personalisiert und darf jeweils nur von dem vorgesehenen Mitarbeiter des Kunden genutzt werden. Die Verwendung eines Nutzerkontos durch mehrere Personen ist nicht zulässig, außer es wurde ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart.
4.2 Beschränkungen
Weder der Kunde noch die einzelnen Nutzer dürfen die Software oder Teile davon außerhalb des vertraglich vorgesehenen Zweckes verwenden. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, amaiko.ai Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensorganisation zur Nutzung zu überlassen, die Software zu vervielfältigen, zu vermieten, zu verkaufen oder sonst wie zugänglich zu machen. Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Versuche, dem Quellcode, den zugrundeliegenden KI-Modellen oder Geschäftsgeheimnissen des Anbieters auf unerlaubte Weise habhaft zu werden, sind untersagt, soweit nicht gesetzlich zwingend nach § 69e UrhG erlaubt. Ebenso ist es untersagt, Sicherheitsmechanismen oder Zugriffsbeschränkungen der Software zu umgehen.
4.3 Rechte an der Software
Alle Rechte an der Software, der Technologie und den Inhalten von amaiko.ai, insbesondere Urheberrechte, Datenbankrechte, Marken und Geschäftsgeheimnisse, liegen ausschließlich beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern. Dem Kunden werden keine Eigentumsrechte an der Software übertragen. Der Kunde erhält lediglich die in diesem Vertrag ausdrücklich genannten Nutzungsbefugnisse. Soweit der Anbieter dem Kunden im Rahmen des Supports oder der Integration Codeschnipsel, Skripte oder ähnliche Tools zur Verfügung stellt, verbleiben auch hieran sämtliche Rechte beim Anbieter; der Kunde erhält daran ein Nutzungsrecht ausschließlich zur Einbindung bzw. Nutzung im Zusammenhang mit amaiko.ai.
4.4 Open-Source- und Drittsoftware
Soweit der Anbieter Open-Source-Software oder Drittsoftware innerhalb von amaiko.ai einsetzt, wird er die einschlägigen Lizenzbedingungen einhalten. Für den Kunden ergeben sich hieraus keine zusätzlichen Pflichten, außer diese sind in den Lizenzbedingungen der Open-Source- Komponenten vorgesehen. Der Anbieter stellt auf Anfrage eine Liste der verwendeten Open-Source-Komponenten und deren Lizenzbedingungen zur Verfügung, soweit dies für die vertragsgemäße Nutzung relevant ist.
5. Pflichten und Mitwirkung des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, die Nutzung von amaiko.ai im eigenen Verantwortungsbereich so zu gestalten, dass eine vertragsgemäße und sichere Durchführung des Dienstes möglich ist. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde zu Folgendem:
- Voraussetzungen schaffen: Der Kunde muss über eine geeignete IT-Infrastruktur verfügen. Insbesondere ist ein aktiver Microsoft 365-Tenant mit Microsoft Teams erforderlich, damit amaiko.ai integriert werden kann. Der Kunde wird dem Anbieter oder der Software die erforderlichen Schnittstellen und Zugriffsrechte innerhalb der Microsoft 365-Umgebung bereitstellen (z.B. Installation der Teams-App und Gewährung der notwendigen Berechtigungen im Rahmen des Microsoft 365-Berechtigungskonzepts). Der Kunde stellt sicher, dass für die Integration keine Rechte Dritter verletzt werden und er über die notwendigen Lizenzen bei Microsoft verfügt. Änderungen der Microsoft- Umgebung (etwa durch Updates von Microsoft) können Einfluss auf die Funktionsfähigkeit von amaiko.ai haben; der Kunde wird in zumutbarem Rahmen an Anpassungen mitwirken (z.B. erneute Erteilung von Berechtigungen, falls durch Microsoft-Änderungen erforderlich).
- Benutzerverwaltung: Der Kunde benennt im Rahmen der Einrichtung von amaiko.ai einen oder mehrere Administratoren, die im Namen des Kunden Berechtigungen verwalten und als Ansprechpartner fungieren. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Nutzerkonten aktuell zu halten (z.B. Ausscheiden von Mitarbeitern dem Anbieter mitzuteilen bzw. Accounts zu deaktivieren). Nutzerzugänge und Zugangsdaten sind vom Kunden und den Nutzern geheim zu halten und gegen unbefugten Zugriff zu sichern. Stellt der Kunde fest oder besteht der Verdacht, dass Unbefugte von Zugangsdaten Kenntnis erlangt haben oder den Dienst unbefugt nutzen, ist der Anbieter unverzüglich zu informieren. Der Kunde haftet für Missbrauch, den er zu vertreten hat (z.B. fahrlässige Weitergabe von Zugangsdaten).
- Rechtskonforme Nutzung & Inhalte: Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzer in amaiko.ai eingegeben, hochgeladen oder verarbeitet werden, rechtmäßig genutzt werden dürfen. Insbesondere darf der Kunde keine Inhalte bereitstellen oder durch die KI verarbeiten lassen, die gegen geltendes Recht verstoßen, Rechte Dritter verletzen (z.B. Urheberrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse anderer, Persönlichkeitsrechte) oder strafrechtlich relevante, diskriminierende, beleidigende, sittenwidrige oder vertraulichkeitsverletzende Inhalte enthalten. Der Kunde bestätigt, über notwendige Einwilligungen oder Berechtigungen zu verfügen, falls z.B. personenbezogene Daten Dritter eingebracht werden. Sollte der Kunde Kenntnis von einer rechtswidrigen Nutzung von amaiko.ai (gleich ob durch eigene Nutzer oder Dritte) erlangen, wird er den Anbieter unverzüglich informieren.
- Mitwirkung bei Implementierung: Der Kunde wirkt bei erforderlichen Einrichtungs- und Integrationshandlungen in zumutbarem Umfang mit. Dies umfasst beispielsweise die Bereitstellung relevanter Informationen über bestehende Wissensquellen, Prozesse und Systeme, soweit diese für die Einrichtung von amaiko.ai notwendig sind. Bei erweiterten Integrationen (z.B. Anbindung von CRM-/ERP-Systemen im Ultra-Paket) stellt der Kunde Schnittstellen, Testzugänge oder Entwicklerressourcen gemäß individueller Absprache bereit. Erkennt der Kunde, dass eine vom Anbieter angeforderte Mitwirkungshandlung für den Erfolg des Projekts notwendig ist, wird er dieser nachkommen, sofern ihm dies zumutbar möglich ist.
- Updates und Systemanforderungen: Der Kunde wird etwaige Hinweise des Anbieters zu notwendigen Systemvoraussetzungen und Updates beachten. Insbesondere kann es erforderlich sein, dass der Kunde bestimmte Versionen von Microsoft Teams oder anderen Microsoft 365-Komponenten verwendet, damit die Kompatibilität mit amaiko.ai gewährleistet ist.
- Störungsmeldungen: Der Kunde wird eventuelle Störungen oder Fehler der Software dem Anbieter unverzüglich mit aussagekräftigen Informationen melden, um eine schnellstmögliche Fehleranalyse und -behebung zu ermöglichen. Soweit zumutbar, unterstützt der Kunde den Anbieter bei der Fehlerbehebung (z.B. durch Bereitstellen von Logfiles oder Fehlermeldungen).
- Nutzungsentgelt zahlen: Der Kunde verpflichtet sich, die vereinbarten Entgelte für die Nutzung von amaiko.ai rechtzeitig zu zahlen (siehe Ziffer 6). Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Regelungen; zudem ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend zu sperren, bis der Rückstand ausgeglichen ist. Verstößt der Kunde gegen die vorstehenden Pflichten und entsteht dem Anbieter dadurch ein Schaden oder Aufwand, so hat der Kunde dem Anbieter diesen zu ersetzen (z.B. Kosten durch erforderliche Rechtsverteidigung wegen vom Kunden zu vertretender Rechtsverletzungen). Der Anbieter ist im Falle schwerwiegender oder andauernder Verstöße nach vorheriger Abmahnung berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen (siehe Ziffer 8.3). Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.
6. Preise und Zahlungsbedingungen
6.1 Preise
Die Nutzung von amaiko.ai ist kostenpflichtig, sofern nicht ausdrücklich eine kostenlose Testphase oder Sondervereinbarung getroffen wurde. Die aktuellen Preismodelle (insbesondere Jahrespreise pro Benutzerlizenz im Core- und Plus-Paket sowie projektindividuelle Preise für das Ultra-Paket) sind auf der Website des Anbieters veröffentlicht oder ergeben sich aus dem individuellen Vertragsangebot. Alle Preisangaben verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Anbieter ist berechtigt, die Preise anzupassen, wenn sich der Umfang der vom Kunden gebuchten Leistungen ändert (z.B. Hinzubuchung weiterer Nutzerlizenzen) oder wenn verlängerte Vertragszeiträume zu geänderten Konditionen angeboten werden. Preisänderungen für Verlängerungszeiträume wird der Anbieter dem Kunden rechtzeitig vor dem Verlängerungszeitpunkt mitteilen (siehe Ziffer 12 zur Änderung der AGB).
6.2 Abrechnungszeitraum
Sofern nichts Abweichendes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung jährlich im Voraus pro gebuchter Benutzerlizenz und weiterer vereinbarter Leistungen. Die erste Abrechnungsperiode beginnt mit Bereitstellung/Freischaltung des Zugangs für den Kunden. Werden während einer laufenden Vertragsperiode zusätzliche Benutzerlizenzen hinzugebucht, so werden diese anteilig bis zum Ende der laufenden Periode berechnet. Soweit das Ultra-Paket oder andere Zusatzleistungen individuelle Preise oder Einmalkosten (etwa für eine Implementierungs- oder Einrichtungsleistung) vorsehen, werden diese gemäß Vereinbarung (etwa nach Aufwand oder Pauschale) berechnet.
6.3 Zahlungsbedingungen
Rechnungen sind, sofern nicht anders angegeben, innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Zahlungen erfolgen per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto des Anbieters, sofern keine anderen Zahlungswege vereinbart wurden. Gerät der Kunde in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) zu verlangen. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten. Bei Zahlungsverzug des Kunden kann der Anbieter nach Mahnung und angemessener Fristleistung den Zugriff des Kunden auf die Software sperren, bis der fällige Betrag beglichen ist.
6.4 Aufrechnung und Zurückbehaltung
Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen Forderungen des Anbieters aufrechnen.
Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur wegen Gegenansprüchen aus dem gleichen Vertragsverhältnis zu.
6.5 Sonderkonditionen
Gewährt der Anbieter dem Kunden Rabatte oder Sonderkonditionen (z.B. für Non-Profit-Organisationen, Bildungseinrichtungen oder im Rahmen von Aktionen), gelten diese nur für den ausdrücklich benannten Zeitraum bzw. Vertragsumfang. Nach dessen Ablauf oder Änderung gelten automatisch wieder die regulären Preise, sofern nicht ausdrücklich eine Verlängerung der Sonderkonditionen vereinbart wird.
7. Vertragslaufzeit und Kündigung
7.1 Vertragsdauer
Soweit nicht anders im Vertrag vereinbart, beträgt die Mindestvertragslaufzeit für kostenpflichtige Nutzungsmodelle zwölf (12) Monate ab Vertragsschluss. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von drei (3) Monaten zum jeweiligen Laufzeitende von einer der Parteien schriftlich (mindestens in Textform, z.B. E-Mail) gekündigt wird. Individuelle abweichende Laufzeitvereinbarungen (etwa bei Projekten im Ultra-Paket) gehen dieser Regelung vor.
7.2 Testphase
Ein unentgeltlicher Testzugang (siehe Ziffer 3.3) endet automatisch nach Ablauf der vereinbarten Testdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Anbieter ist zudem berechtigt, einen unentgeltlichen Testzugang jederzeit aus wichtigem Grund zu widerrufen oder zu sperren. Ein Wechsel vom Testzugang in ein kostenpflichtiges Abonnement kann einvernehmlich vereinbart werden; in diesem Falle beginnt die Vertragslaufzeit des kostenpflichtigen Modells mit der Bereitstellung des vollen Leistungsumfangs nach Ende der Testphase.
7.3 Kündigung aus wichtigem Grund
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und Fristsetzung fällige Zahlungen nicht leistet, erheblich oder wiederholt gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt (insbesondere gegen Nutzungs- und Mitwirkungspflichten nach Ziffer 4 und 5) oder wenn ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden gestellt wurde. Für den Kunden liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn der Anbieter trotz schriftlicher Abmahnung und angemessener Fristsetzung dauerhaft gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt und dadurch der erwartete Gebrauch der Leistung erheblich beeinträchtigt wird. In Fällen einer außerordentlichen Kündigung durch den Kunden kann ein Anspruch auf anteilige Erstattung vorausbezahlter Entgelte bestehen, sofern der Grund der Kündigung vom Anbieter zu vertreten ist.
Jede Kündigung hat, soweit in diesen AGB oder gesetzlich nichts Abweichendes bestimmt ist, schriftlich zu erfolgen. Die Textform (§ 126b BGB, z.B. Kündigung per E-Mail) ist ausreichend, sofern im Einzelfall keine strengere Form vereinbart wurde. Der Anbieter kann zur Authentifizierung bei Kündigung per E-Mail einen geeigneten Nachweis verlangen (z.B. Übermittlung durch einen bekannten Administrator oder Vertretungsberechtigten des Kunden).
7.5 Folgen der Vertragsbeendigung
Nach Beendigung des Vertrags wird der Anbieter den Zugang des Kunden zu amaiko.ai sperren. Kundendaten (einschließlich im KI-Wissensspeicher gespeicherter Inhalte) werden vom Anbieter innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht oder unzugänglich gemacht, sofern der Kunde nicht vorher schriftlich die Herausgabe bestimmter Daten in einem gängigen Format verlangt und dies technisch zumutbar ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder -rechte des Anbieters (etwa für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt; in diesem Fall tritt an Stelle der Löschung eine vorläufige Sperrung der betreffenden Daten. Der Kunde sollte bereits vor Vertragsende sicherstellen, dass er die in amaiko.ai verarbeiteten Informationen, die er weiterhin benötigt, anderweitig gespeichert hat (insbesondere bleiben die Originaldokumente im Regelfall in den Quellsystemen, z.B. SharePoint/Teams, erhalten – der Anbieter schuldet keine Datensicherung für Originaldaten außerhalb des eigenen KI-Speichers).
8. Rechte an Kundendaten und Geheimhaltung
8.1 Rechte an Kundendaten
Sämtliche Daten, Inhalte und Dokumente, die der Kunde oder seine Nutzer in amaiko.ai eingeben, hochladen oder generieren (nachfolgend „Kundendaten“), verbleiben im alleinigen Eigentum und in der Verfügungsgewalt des Kunden. Der Anbieter erwirbt keinerlei Eigentums- oder Verwertungsrechte an den Kundendaten, abgesehen von dem nachfolgend eingeräumten Nutzungsrecht zur Durchführung des Vertrags. Der Kunde räumt dem Anbieter und seinen Unterauftragsverarbeitern das Recht ein, die Kundendaten ausschließlich zum Zwecke der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen zu verarbeiten, einschließlich der Speicherung, Anzeige, Analyse (durch die KI), Sicherung und – wo vom Funktionsumfang vorgesehen – Weiterleitung innerhalb der Unternehmens-KI-Memory oder an angebundene KI-Modelle. Eine Verarbeitung der Kundendaten zu anderen Zwecken (insbesondere zu eigenen Zwecken des Anbieters, zur Profilbildung, zu Werbezwecken oder zur Verbesserung von KI-Modellen außerhalb der Sphäre des Kunden) erfolgt nicht, es sei denn, der Kunde hat hierzu ausdrücklich eingewilligt. Insbesondere werden Kundendaten nicht an Dritte weitergegeben, außer dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich (siehe dazu Ziffer 9 zur Datenverarbeitung) oder gesetzlich angeordnet.
8.2 Vertraulichkeit durch den Anbieter
Der Anbieter verpflichtet sich, alle Betriebsund Geschäftsgeheimnisse des Kunden sowie alle sonstigen vertraulichen Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Bereitstellung von amaiko.ai bekannt werden, geheim zu halten. Kundendaten gelten stets als vertraulich. Der Anbieter wird vertrauliche Informationen des Kunden ausschließlich zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten verwenden und sie nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Diese Geheimhaltungspflicht gilt auch über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Der Anbieter stellt sicher, dass auch seine Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und ggf. eingebundene Unterauftragnehmer den Vertraulichkeitsverpflichtungen in gleichem Umfang unterliegen. Keine Verletzung der Vertraulichkeit stellt es dar, wenn der Anbieter Daten oder Informationen des Kunden an externe KI-Dienstleister oder Hosting-Partner übermittelt, soweit dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und in anonymisierter oder aggregierter Form geschieht, die keinen Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen zulässt (vgl. Ziffer 2.1 zur anonymisierten Schnittstellennutzung).
8.3 Vertraulichkeit durch den Kunden
Auch der Kunde wird alle ihm im Rahmen des Vertrags über den Anbieter und dessen Produkte bekannt werdenden vertraulichen Informationen geheim halten. Dazu zählen insbesondere nicht öffentlich bekannte technische, kommerzielle und finanzielle Informationen über amaiko.ai oder den Anbieter. Der Kunde verpflichtet auch seine Mitarbeiter und eingesetzten Dritten entsprechend.
8.4 Ausnahmen
Die Verpflichtungen zur Geheimhaltung gelten nicht für solche Informationen, die ohne Verletzung dieser AGB öffentlich bekannt sind oder werden, die dem empfangenden Vertragspartner bereits vor Offenlegung durch die andere Partei nachweislich bekannt waren, die unabhängig und ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen des anderen entwickelt wurden oder die aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Anordnung offen gelegt werden müssen. Im letztgenannten Fall wird der zur Offenlegung verpflichtete Vertragspartner die andere Partei – soweit zulässig – unverzüglich über die Anforderung informieren und die Offenlegung auf das notwendige Minimum beschränken.
9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
9.1 Rollen der Parteien
Bei der Nutzung von amaiko.ai können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa Daten von Mitarbeitern des Kunden (Nutzerprofile, Kommunikationsinhalte) oder ggf. Daten Dritter, die in den Unternehmensdokumenten enthalten sind. Im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt der Kunde für alle personenbezogenen Kundendaten der Verantwortliche (im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden zum Zwecke der Leistungserbringung.
9.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Der Anbieter wird sämtliche Pflichten eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 28 DSGVO erfüllen. Insbesondere stellt der Anbieter sicher, dass personenbezogene Daten nur gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden (diese AGB und der zugrundeliegende Vertrag stellen insoweit die Weisung dar) verarbeitet werden, und dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umgesetzt sind. Der Anbieter bietet dem Kunden den Abschluss eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags an, der die Einzelheiten der datenschutzkonformen Verarbeitung regelt. Dieser AVV umfasst u.a. die Gegenstände und Dauer der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen, die Pflichten und Rechte des Kunden sowie die vom Anbieter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen. Sofern der AVV nicht zur Vertragsunterzeichnung beigefügt wurde, stellt der Anbieter dem Kunden auf Anforderung ein Exemplar zur Verfügung (oder bietet einen Muster-AVV über die Website an). Der Abschluss eines solchen AVV ist Voraussetzung für die Aufnahme der produktiven Nutzung, soweit der Kunde personenbezogene Daten durch amaiko.ai verarbeiten lässt.
9.3 Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde ermächtigt den Anbieter, Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmer) einzusetzen, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter wird dabei sicherstellen, dass mit jedem Unterauftragsverarbeiter ein den Vorgaben des Art. 28 DSGVO entsprechender Vertrag geschlossen wird. Als wesentliche Unterauftragsverarbeiter kommen insbesondere in Betracht: der Hosting-Dienstleister für die Plattform (z.B. Microsoft Azure oder gleichwertige Rechenzentrumsbetreiber innerhalb der EU) sowie Anbieter der integrierten KI-Modelle (z.B. Azure OpenAI-Service). Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird der Anbieter dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung stellen. Der Anbieter wird den Kunden in angemessener Weise vorab informieren, falls neue Unterauftragsverarbeiter eingebunden werden sollen oder ein Wechsel erfolgt. Der Kunde hat das Recht, aus berechtigten datenschutzbezogenen Gründen gegen die Hinzuziehung oder den Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters Einspruch zu erheben. In einem solchen Fall wird der Anbieter versuchen, eine zumutbare Alternative anzubieten. Ist dies nicht möglich, und wäre dem Kunden deshalb die Fortsetzung des Vertrags nicht zumutbar, kann der Kunde den Vertrag mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende kündigen.
9.4 Ort der Datenverarbeitung
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Kundendaten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums), es sei denn, es wurde mit dem Kunden ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Insbesondere werden sämtliche Server, auf denen Kundendaten gespeichert werden, in EU-Rechenzentren betrieben. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne angemessene Garantie im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt. Soweit externe KI-Dienste einbezogen werden (vgl. Ziffer 2.1), achtet der Anbieter darauf, dass diese Dienste entweder innerhalb der EU betrieben werden oder anderweitig DSGVO-konform genutzt werden (z.B. durch Anonymisierung von Anfragen oder Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln – SCC – sofern ausnahmsweise ein außerhalb der EU ansässiger Dienst eingebunden wird).
9.5 Rechte der Betroffenen und Unterstützung
Der Kunde bleibt verantwortlich, Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) gegenüber den eigenen Mitarbeitern oder Dritten, deren Daten im Rahmen von amaiko.ai verarbeitet werden, zu erfüllen. Der Anbieter wird den Kunden im Rahmen seiner Möglichkeiten dabei unterstützen, indem er z.B. erforderliche Auskünfte über die Verarbeitung gibt oder bestimmte Daten auf Weisung des Kunden berichtigt, sperrt oder löscht. Entsprechende Pflichten werden detailliert im AVV geregelt sein. Anfragen von betroffenen Personen, die beim Anbieter eingehen und eindeutig den Kundendaten zuzuordnen sind, wird der Anbieter unverzüglich an den Kunden weiterleiten.
9.6 Datensicherheit
Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Kundendaten zu gewährleisten. Hierzu gehören unter anderem Maßnahmen zur Zugangskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und Trennungsgebot. Alle Kundendaten werden verschlüsselt übertragen; gespeicherte Daten werden nach Möglichkeit verschlüsselt oder pseudonymisiert abgelegt. Der Anbieter orientiert sich an gängigen Sicherheitsstandards und Best Practices (z.B. an Normen wie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit und – sofern einschlägig – ISO/IEC 42001 für KI-Managementprozesse). Der Anbieter wird Sicherheitsvorfälle (Datenschutzverletzungen) dem Kunden unverzüglich anzeigen, sobald sie ihm bekannt werden, und notwendige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergreifen.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz kann der Kunde der Datenschutzerklärung des Anbieters auf dessen Website entnehmen (betreffend z.B. die Verarbeitung von Kontaktdaten des Kunden für Vertragsverwaltung, Support etc.). Diese Datenschutzerklärung ist jedoch nicht Bestandteil dieses Vertrags und regelt überwiegend Fälle, in denen der Anbieter Verantwortlicher ist (z.B. Websitenutzung, Marketing). Für die Auftragsverarbeitung der Kundendaten gelten primär die vorliegenden AGB und der abgeschlossene AVV.
10. Gewährleistung und Sachmängelhaftung
10.1 Beschaffenheit der Leistung
Amaiko.ai wird dem Kunden im Rahmen des Software-as-a-Service als cloudbasierter Dienst zur Nutzung über das Internet bereitgestellt. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in dem Zustand, der in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 2) und ggf. im Vertrag angegeben ist. Dem Kunden ist bewusst, dass es sich bei amaiko.ai um ein komplexes KI-System handelt. Eine jederzeit vollkommen fehlerfreie und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Software kann der Anbieter nicht garantieren. Ein Mangel liegt insbesondere nicht vor, wenn eine Beeinträchtigung der Nutzung auf Umständen beruht, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen (z.B. Probleme der Hardware oder Software beim Kunden, Ausfall der Internetverbindung, Störungen im Microsoft 365-Dienst). Geringfügige Unterbrechungen oder Einschränkungen, die der Art des Dienstes nach üblich sind (z.B. kurze Reboots, Wartungsfenster), stellen ebenfalls keinen Mangel dar, solange sie im angemessenen Rahmen bleiben.
10.2 Mängelansprüche
Der Kunde hat dem Anbieter etwaige Mängel der Software unverzüglich nach Entdeckung mitzuteilen und dabei eine nachvollziehbare Beschreibung der Symptome zu liefern. Der Anbieter wird berechtigten Mängelrügen nachgehen. Bei tatsächlich vorliegenden Mängeln der Software, die ihre Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich beeinträchtigen, hat der Kunde zunächst Anspruch auf Nacherfüllung. Der Anbieter kann nach seiner Wahl den Mangel beseitigen (Fehlerbehebung) oder – falls sinnvoll – einen Ersatz in Form eines Updates oder einer Ersatzleistung bereitstellen. Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Fehleranalyse im zumutbaren Rahmen (siehe auch Ziffer 5: Störungsmeldungen). Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl oder ist sie dem Anbieter unzumutbar, kann der Kunde die Vergütung angemessen mindern. Nur wenn der Mangel erheblich ist und auch innerhalb einer vom Kunden gesetzten angemessenen Nachfrist nicht behoben wird, steht dem Kunden – als letztes Mittel – das Recht zu, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
10.3 Gewährleistungsausschluss bei bestimmten Leistungen
Für kostenlose Leistungen, die der Anbieter dem Kunden freiwillig zusätzlich anbietet (z.B. Testzugang, Beta-Funktionen, Demo-Features), übernimmt der Anbieter keine Gewährleistung. Diese Leistungen werden „wie besehen“ bereitgestellt, ohne dass der Kunde einen Anspruch auf fehlerfreie Funktion oder Verfügbarkeit hat. Der Anbieter wird jedoch auftretende Probleme nach Möglichkeit berücksichtigen, insbesondere wenn sie Rückwirkungen auf zahlungspflichtige Leistungen haben könnten.
10.4 Ausschluss sonstiger Gewährleistungen
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften mit folgender Maßgabe: Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1 BGB wird ausgeschlossen, soweit es sich nicht um einen Mangel handelt, den der Anbieter arglistig verschwiegen hat oder eine Garantie für die Beschaffenheit der Sache übernommen wurde. Garantien im Rechtssinne werden vom Anbieter nur abgegeben, wenn sie ausdrücklich und schriftlich als „Garantie“ bezeichnet sind. Produkt- oder Leistungsbeschreibungen in Werbematerialien oder auf der Website des Anbieters sind grundsätzlich keine Garantiezusagen, sondern Beschreibungen des möglichen Einsatzbereichs.
11. Haftung
11.1 Unbeschränkte Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt – gleich aus welchem Rechtsgrund – für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Ebenso haftet der Anbieter unbeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig durch den Anbieter oder seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht wurden. Im Falle der Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos haftet der Anbieter unbeschränkt im Rahmen dieser Garantie/Übernahme. Unberührt bleibt auch die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, soweit einschlägig.
11.2 Beschränkte Haftung für einfache Fahrlässigkeit
Bei leicht fahrlässig verursachten Sach- oder Vermögensschäden haftet der Anbieter – vorbehaltlich Ziffer 11.1 – nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Ein mittelbarer Schaden oder Folgeschaden, der nicht vorhersehbar war, wird nicht ersetzt. Vertragsbedingt vorhersehbar ist in der Regel ein Schaden bis zur Höhe des jährlich vom Kunden gezahlten Entgelts pro Schadensfall; diese Angabe dient als Orientierung, schließt jedoch eine abweichende Beurteilung im Einzelfall nicht aus.
11.3 Haftungsausschluss
Soweit weder Ziffer 11.1 noch 11.2 greifen, ist die Haftung des Anbieters bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Insbesondere übernimmt der Anbieter (vorbehaltlich Ziffer 11.1) keine Haftung für Datenverluste des Kunden, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde es unterlassen hat, übliche Datensicherungen zu erstellen und dadurch sicherzustellen, dass verlorene Daten mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können. Ebenso wenig haftet der Anbieter für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, indirekte Schäden oder Folgeschäden, sofern diese nicht als vertragstypisch vorhersehbar anzusehen waren.
11.4 Besondere Haftungsregelung für unentgeltliche Leistungen
Nutzt der Kunde amaiko.ai unentgeltlich (z.B. im Rahmen einer Testphase gemäß Ziffer 3.3 oder bei Nutzung kostenfreier Beta-Funktionen), so haftet der Anbieter für hierdurch entstandene Schäden nur nach Maßgabe der Ziffer 11.1 (unbeschränkte Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden etc.). Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist in diesem unentgeltlichen Rahmen – außer im Fall von Arglist – ausgeschlossen.
11.5 Haftung für Inhalte und Ergebnisse der KI
Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass amaiko.ai als KI-Assistenzsystem keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der gelieferten Antworten oder Ergebnisse bieten kann. Die vom KI-Buddy bereitgestellten Informationen, Vorschläge oder Analysen basieren auf den vorhandenen Daten und den Algorithmen der KI, können aber im Einzelfall fehlerhaft oder missverständlich sein. Der Kunde bleibt verantwortlich dafür, die Ausgaben der KI auf Plausibilität zu prüfen und vor wichtigen Entscheidungen oder der Weiterverwendung eigenverantwortlich zu bewerten. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde oder dessen Nutzer ungeprüft auf KI-Auskünfte vertrauen oder Handlungen ausschließlich aufgrund von KI-Ergebnissen vornehmen. Das KI-System dient der Unterstützung und Entlastung, ersetzt jedoch keine menschliche Urteilsfähigkeit – insbesondere in kritischen Geschäftsprozessen sollte stets eine qualifizierte Person die finalen Entscheidungen treffen. Sofern der Anbieter dem Kunden Inhalte Dritter oder externe Informationen über die KI bereitstellt (z.B. Web-Recherche-Ergebnisse), übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit oder Qualität solcher Drittinhalte.
11.6 Höhere Gewalt
Der Anbieter haftet nicht für Unmöglichkeit der Leistungserbringung oder für Verzögerungen, soweit diese durch höhere Gewalt oder sonstige bei Vertragsschluss nicht vorhersehbare Ereignisse (z.B. Naturkatastrophen, Pandemien, Arbeitskämpfe, behördliche Maßnahmen, Ausfall der Stromversorgung, externe Hackerangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Serverausfälle bei Unterauftragnehmern) verursacht worden sind, die der Anbieter nicht zu vertreten hat. In solchen Fällen wird der Anbieter den Kunden unverzüglich informieren. Ist das Ereignis von vorübergehender Dauer, verlängern sich die Leistungsfristen entsprechend. Sollte eine solche Störung länger als acht (8) Wochen andauern, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Bereits vom Kunden gezahlte Entgelte für den Zeitraum nach Eintritt der Störung wird der Anbieter im Kündigungsfall zeitanteilig erstatten.
12. Änderung der Vertragsbedingungen
12.1 Änderungsvorbehalt
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB sowie den Leistungsumfang von amaiko.ai mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen, sofern hierfür ein berechtigtes Interesse besteht. Ein solches berechtigtes Interesse liegt insbesondere vor bei Anpassungen an gesetzliche oder regulatorische Änderungen, zur Erweiterung um zusätzliche Dienstleistungen oder Funktionen, die einer Anpassung der Vertragsbedingungen bedürfen, zur Schließung von Regelungslücken oder zur Anpassung an geänderte Umstände (z.B. Weiterentwicklung der Software, Veränderung der Marktgegebenheiten) und sofern die Änderungen für den Kunden zumutbar sind. Unzumutbar sind Änderungen insbesondere dann, wenn das vertragliche Gleichgewicht zwischen den Parteien erheblich verschoben würde.
12.2 Änderungsverfahren
Änderungen der AGB oder des Leistungsumfangs wird der Anbieter dem Kunden spätestens 6 Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) ankündigen. Dem Kunden steht das Recht zu, den angekündigten Änderungen bis spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Wirksamkeitsdatum zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht fristgerecht schriftlich (Textform genügt) den Änderungen, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf diese Folge wird der Anbieter den Kunden in der Änderungsmitteilung besonders hinweisen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, behalten sich beide Parteien das Recht vor, das Vertragsverhältnis zum Inkrafttreten der Änderung zu kündigen. In der Änderungsmitteilung wird der Anbieter ggf. darüber informieren, ob im Falle eines Widerspruchs ein Sonderkündigungsrecht ausgeübt wird oder alternativ der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt wird.
Änderungen der Kontaktinformationen des Anbieters (z.B. neue Anschrift, neue Telefonnummer) oder offensichtliche Schreib- und Druckfehler in den AGB darf der Anbieter jederzeit ohne spezielles Änderungsverfahren korrigieren, ohne dass Rechte des Kunden hierdurch beeinträchtigt werden. Solche unwesentlichen Änderungen bedürfen keiner Zustimmung des Kunden und werden wirksam, sobald sie auf geeignete Weise publiziert sind (z.B. Aktualisierung der Informationen im Impressum oder auf der Website des Anbieters).
13. Schlussbestimmungen
13.1 Abtretungsverbot
Der Kunde darf Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen oder abtreten. § 354a HGB bleibt für Geldforderungen unberührt. Der Anbieter ist seinerseits berechtigt, mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger oder verbundenes Unternehmen zu übertragen, sofern hierdurch berechtigte Interessen des Kunden nicht beeinträchtigt werden und der Rechtsnachfolger die bestehenden vertraglichen Pflichten übernimmt. Im Fall einer solchen Vertragsübernahme hat der Kunde das Recht, den Vertrag zum Übertragungszeitpunkt zu kündigen, sofern ihm die Fortsetzung mit dem neuen Vertragspartner nicht zumutbar ist.
13.2 Keine Nebenabreden
Dieser Vertrag einschließlich seiner Anlagen (z.B. Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung) stellt die vollständige Vereinbarung der Parteien dar. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags (einschließlich dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Für die Wahrung der Schriftform genügt die Übermittlung per Telefax; für die Textform genügt die Übermittlung per E-Mail. Individuelle Vertragsabreden (einschließlich nachträglicher Ergänzungen oder Änderungen) gehen diesen AGB im Zweifel vor; über deren Inhalt ist im Streitfall ein schriftlicher Vertrag oder zumindest eine schriftliche Bestätigung maßgeblich.
13.3 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags einschließlich dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen/undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige rechtlich wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen möglichst nahekommt. Gleiches gilt im Falle einer Vertragslücke.
13.4 Rechtswahl
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und des internationalen Privatrechts. Bei Verbrauchern (die hier jedoch nicht Vertragspartei sein sollen, siehe Ziffer 1) blieben zwingende verbraucherschützende Vorschriften des Wohnsitzstaates unberührt.
13.5 Gerichtsstand
Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des HGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (zuständiges Gericht: Amtsgericht Viechtach bzw. das für Viechtach örtlich und sachlich zuständige Gericht). Der Anbieter bleibt jedoch berechtigt, Ansprüche auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen.
13.6 Verbraucherstreitbeilegung
Der Anbieter nimmt nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucher-Schlichtungsstelle teil. Die EU-Kommission stellt unter https://ec.europa.eu/consumers/odr eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit.
Stand: Januar 2026
1. Champ d’application et parties contractantes
Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (CGV) régissent la relation commerciale entre amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Allemagne (ci-après le « Prestataire »), et ses clients (ci-après le « Client ») en ce qui concerne l’utilisation de l’outil de gestion des connaissances basé sur l’intelligence artificielle « amaiko.ai ». amaiko.ai est un produit numérique de type Software-as-a-Service qui s’intègre en tant qu’assistant IA personnel directement dans Microsoft 365 (notamment Microsoft Teams) afin de stocker et d’interconnecter les connaissances de l’entreprise et de les mettre proactivement à la disposition des collaborateurs. Les présentes CGV s’appliquent exclusivement. Les conditions générales du Client qui seraient contraires ou divergentes ne s’appliquent pas, sauf accord exprès et écrit du Prestataire. Les présentes CGV s’appliquent uniquement aux entreprises au sens du § 14 BGB (c’est-à-dire aux personnes physiques ou morales agissant dans l’exercice de leur activité commerciale ou professionnelle indépendante lors de la conclusion du contrat). L’utilisation d’amaiko.ai par des consommateurs est exclue.
2. Objet et description des services
2.1 Étendue des services
Le Prestataire met à la disposition du Client la plateforme logicielle en nuage amaiko.ai. amaiko.ai sert d’assistant de gestion des connaissances assisté par IA au sein de l’organisation du Client. Chaque collaborateur autorisé reçoit son propre « AI Buddy » — un assistant numérique personnel dans Microsoft Teams — qui collecte et traite les informations de l’entreprise et les met à disposition des utilisateurs sur demande ou de manière proactive. Les fonctionnalités clés d’amaiko.ai comprennent notamment :
- Stockage et conservation des connaissances : Stockage automatique et persistant des connaissances internes de l’entreprise (connaissances explicites et tacites) dans une mémoire IA persistante. Les documents d’entreprise, discussions et autres sources de connaissances sont capturés afin que le savoir soit conservé au sein de l’organisation même lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise. Les connaissances peuvent être recueillies par des interrogations planifiées et ciblées (par exemple « Buddy Interviews », requêtes de retours d’expérience).
- Assistance personnalisée : Chaque AI Buddy s’adapte au style de travail de l’utilisateur concerné, apprend ses préférences et lui apporte un soutien ciblé dans son travail quotidien. L’AI Buddy répond aux questions des collaborateurs, connaît les processus et les questions fréquentes, et rappelle ou interroge proactivement lorsque des lacunes de connaissances sont détectées.
- Mise en réseau inter-équipes : Les AI Buddies échangent des informations entre eux (échange Buddy-to-Buddy) afin de rendre les connaissances de l’entreprise disponibles entre les équipes et les départements. Le cloisonnement est réduit grâce à la synchronisation des connaissances entre les équipes — toujours dans le respect des permissions Microsoft 365 existantes (voir Section 5).
- Intégration de services IA externes : Selon les forfaits souscrits et les configurations, amaiko.ai peut intégrer des services IA externes (par exemple Azure OpenAI ou des modèles tels que ChatGPT ou Claude) pour traiter certaines requêtes (telles que des fonctions d’IA générative ou des recherches web). Toutes les intégrations IA externes sont conformes au RGPD et hébergées dans l’UE. Les requêtes aux services IA externes sont techniquement traitées par le Prestataire (par exemple anonymisées) de sorte qu’aucune conclusion ne puisse être tirée sur l’entreprise, les utilisateurs individuels ou le contenu confidentiel.
- Intégration transparente avec Microsoft 365 : amaiko.ai s’intègre directement dans l’environnement de travail existant (actuellement principalement Microsoft Teams et optionnellement Outlook). Aucune plateforme supplémentaire n’est nécessaire ; l’utilisation se fait au sein de l’environnement Microsoft 365 du Client. amaiko.ai utilise le modèle de permissions Microsoft 365, ce qui signifie que l’AI Buddy de chaque utilisateur n’a accès qu’aux données auxquelles l’utilisateur concerné peut lui-même accéder. L’IA n’étend pas les droits d’accès. Cela garantit que les informations confidentielles ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées.
2.2 Disponibilité et support
Le Prestataire s’efforce de maintenir une haute disponibilité de la plateforme amaiko.ai (généralement 24h/24, 7j/7). Des restrictions temporaires peuvent survenir en raison de maintenances planifiées, de mises à jour ou de causes échappant au contrôle du Prestataire (par exemple des perturbations chez Microsoft ou des pannes d’internet). Le Prestataire annoncera les maintenances planifiées à l’avance dans la mesure du possible et les effectuera pendant les périodes de faible utilisation. Selon le modèle d’utilisation ou le niveau de service sélectionné (voir Section 3), le Prestataire propose différents services de support (par exemple support via un système de tickets, mise à disposition d’un Customer Success Manager, consultations régulières, etc.).
2.3 Développement continu
amaiko.ai est continuellement développé et amélioré. Le Prestataire est en droit d’effectuer des mises à jour, d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de modifier le logiciel pendant la durée du contrat, à condition que ces modifications soient raisonnables pour le Client et remplissent pour l’essentiel le périmètre des services convenu contractuellement. Si une fonctionnalité essentielle est supprimée ou modifiée de manière à causer une gêne plus que négligeable pour le Client, le Prestataire en informera le Client en temps utile. Le cas échéant, le Prestataire accordera au Client un droit de résiliation extraordinaire prenant effet à la date d’entrée en vigueur de la modification.
3. Conclusion du contrat, phase d’essai
3.1 Offre et commande
La présentation d’amaiko.ai, notamment sur le site internet du Prestataire (https://amaiko.ai), ne constitue pas une offre contractuelle contraignante mais une invitation à commander. Le contrat est conclu lorsque le Client accepte une offre du Prestataire pour la fourniture de services. Cela peut se faire, par exemple, par la signature d’une offre contractuelle individuelle, par la complétion et la soumission d’un formulaire de commande en ligne sur le site internet, ou par commande écrite (y compris par e-mail). Le contrat prend effet — sous réserve d’accords individuels — à la réception de la confirmation de commande par le Prestataire ou à l’activation de l’accès au logiciel par le Prestataire.
3.2 Modèles d’utilisation payants
amaiko.ai est proposé en différents modèles tarifaires qui diffèrent par l’étendue des fonctionnalités et le niveau de service (par exemple « Core », « Plus » et « Ultra »). Le contenu actuel des forfaits et les prix sont décrits sur le site internet du Prestataire ou dans l’offre contractuelle individuelle. Par exemple, le forfait Core comprend les fonctionnalités de base (Persistent AI Memory, intégration Microsoft Teams, support standard par tickets) et est facturé par utilisateur et par an, tandis que le forfait Plus comprend des fonctionnalités supplémentaires (telles que la recherche web, le tableau de bord administrateur, un Customer Success Manager dédié, une intégration étendue par exemple dans Outlook). Le forfait Ultra offre une solution entreprise individuelle avec une flexibilité maximale (par exemple intégration dans des systèmes supplémentaires tels que SAP, Salesforce, HubSpot, etc., options de sécurité étendues, modèles d’IA entraînés individuellement et support prioritaire) et est proposé sur accord séparé. L’étendue exacte des services ainsi que les éventuelles prestations d’installation (par exemple analyse initiale des sources de connaissances, configuration spécifique au client et intégration dans les systèmes existants) sont définies dans le document contractuel ou l’offre correspondante.
3.3 Essai gratuit
Le Prestataire peut permettre au Client de tester amaiko.ai gratuitement pendant une période limitée (par exemple dans le cadre d’un projet pilote ou d’un déploiement à l’essai). La durée et l’étendue d’une telle phase d’essai sont convenues individuellement ou déterminées par le Prestataire (par exemple 30 jours avec un nombre limité d’utilisateurs). Les présentes CGV s’appliquent également pendant la phase d’essai. Certaines fonctionnalités ou services (par exemple l’étendue du support) peuvent être limités pendant la phase d’essai. Chaque partie peut mettre fin à la période d’essai de manière anticipée à tout moment. À l’issue de la phase d’essai, l’accès du Client au logiciel expire automatiquement, sauf si le Client passe à un modèle d’utilisation payant. Le Prestataire n’assume qu’une responsabilité limitée pendant la phase d’essai gratuite (voir Section 11.4).
4. Droits d’utilisation du logiciel
4.1 Octroi des droits d’utilisation
Le Prestataire accorde au Client, pour la durée du contrat, le droit non exclusif, non transférable et non sous-licenciable d’utiliser le logiciel amaiko.ai de la manière convenue aux fins de ses propres activités commerciales. L’utilisation est limitée au nombre de comptes utilisateurs autorisés (licences utilisateurs) spécifié dans la commande ou le contrat et à l’usage prévu. Un compte utilisateur est personnalisé et ne peut être utilisé que par le collaborateur désigné du Client. L’utilisation d’un compte utilisateur par plusieurs personnes n’est pas autorisée sauf accord exprès contraire.
4.2 Restrictions
Ni le Client ni les utilisateurs individuels ne peuvent utiliser le logiciel ou des parties de celui-ci en dehors de l’usage contractuellement prévu. En particulier, il est interdit au Client de mettre amaiko.ai à la disposition de tiers extérieurs à sa propre organisation, de copier, louer, vendre ou rendre le logiciel accessible de toute autre manière. La rétro-ingénierie, la décompilation ou toute autre tentative d’obtenir illicitement le code source, les modèles d’IA sous-jacents ou les secrets d’affaires du Prestataire sont interdites, sauf dans la mesure impérativement autorisée par la loi en vertu du § 69e de la loi allemande sur le droit d’auteur (UrhG). Le contournement des mécanismes de sécurité ou des restrictions d’accès du logiciel est également interdit.
4.3 Droits sur le logiciel
Tous les droits sur le logiciel, la technologie et le contenu d’amaiko.ai, en particulier les droits d’auteur, les droits de base de données, les marques et les secrets d’affaires, appartiennent exclusivement au Prestataire ou à ses concédants de licence. Aucun droit de propriété sur le logiciel n’est transféré au Client. Le Client ne reçoit que les droits d’utilisation expressément stipulés dans le présent contrat. Dans la mesure où le Prestataire met à la disposition du Client des extraits de code, scripts ou outils similaires dans le cadre du support ou de l’intégration, tous les droits y afférents restent au Prestataire ; le Client ne reçoit un droit d’utilisation que pour l’incorporation ou l’utilisation en relation avec amaiko.ai.
4.4 Logiciels open source et logiciels tiers
Dans la mesure où le Prestataire utilise des logiciels open source ou des logiciels tiers au sein d’amaiko.ai, le Prestataire respectera les conditions de licence applicables. Cela ne crée aucune obligation supplémentaire pour le Client, sauf si de telles obligations sont prévues dans les conditions de licence des composants open source. Le Prestataire mettra à disposition, sur demande, une liste des composants open source utilisés et de leurs conditions de licence, dans la mesure où cela est pertinent pour l’utilisation contractuelle.
5. Obligations et coopération du Client
Le Client est tenu d’organiser l’utilisation d’amaiko.ai dans son propre domaine de responsabilité de manière à permettre un fonctionnement contractuel et sécurisé du service. En particulier, le Client s’engage à ce qui suit :
- Création des conditions préalables : Le Client doit disposer d’une infrastructure informatique adaptée. En particulier, un locataire Microsoft 365 actif avec Microsoft Teams est requis pour l’intégration d’amaiko.ai. Le Client fournira au Prestataire ou au logiciel les interfaces nécessaires et les droits d’accès au sein de l’environnement Microsoft 365 (par exemple installation de l’application Teams et octroi des autorisations nécessaires dans le cadre du modèle de permissions Microsoft 365). Le Client s’assure que l’intégration ne porte pas atteinte aux droits de tiers et qu’il détient les licences nécessaires auprès de Microsoft. Les modifications de l’environnement Microsoft (par exemple mises à jour par Microsoft) peuvent affecter les fonctionnalités d’amaiko.ai ; le Client coopérera dans une mesure raisonnable pour procéder aux ajustements nécessaires (par exemple renouvellement des autorisations si requis par des modifications de Microsoft).
- Gestion des utilisateurs : Le Client désigne un ou plusieurs administrateurs lors de la configuration d’amaiko.ai qui gèrent les autorisations pour le compte du Client et servent de points de contact. Le Client est responsable de la mise à jour des comptes utilisateurs (par exemple notification au Prestataire des départs de collaborateurs ou désactivation des comptes). Les identifiants des utilisateurs doivent être gardés confidentiels par le Client et les utilisateurs et protégés contre tout accès non autorisé. Si le Client découvre ou soupçonne que des personnes non autorisées ont eu connaissance des identifiants ou utilisent le service sans autorisation, le Prestataire doit en être informé immédiatement. Le Client est responsable de toute utilisation abusive dont il est responsable (par exemple partage négligent d’identifiants).
- Utilisation licite et contenu : Le Client est responsable de s’assurer que tout contenu saisi, téléchargé ou traité par ses utilisateurs dans amaiko.ai peut être légalement utilisé. En particulier, le Client ne peut pas fournir ou faire traiter par l’IA du contenu enfreignant la législation applicable, portant atteinte aux droits de tiers (par exemple droits d’auteur, secrets d’affaires, droits de la personnalité), ou contenant du contenu criminel, discriminatoire, diffamatoire, immoral ou violant la confidentialité. Le Client confirme qu’il dispose des consentements ou autorisations nécessaires si, par exemple, des données personnelles de tiers sont introduites. Si le Client prend connaissance d’une utilisation illicite d’amaiko.ai (que ce soit par ses propres utilisateurs ou des tiers), il en informera immédiatement le Prestataire.
- Coopération dans la mise en œuvre : Le Client coopère dans une mesure raisonnable dans les activités d’installation et d’intégration requises. Cela comprend, par exemple, la fourniture d’informations pertinentes sur les sources de connaissances existantes, les processus et les systèmes dans la mesure nécessaire à la configuration d’amaiko.ai. Pour les intégrations étendues (par exemple connexion de systèmes CRM/ERP dans le forfait Ultra), le Client fournit des interfaces, des accès de test ou des ressources de développement selon les accords individuels. Si le Client reconnaît qu’une action de coopération demandée par le Prestataire est nécessaire au succès du projet, le Client s’y conformera dans la mesure raisonnablement possible.
- Mises à jour et configuration système requise : Le Client suivra les recommandations du Prestataire concernant la configuration système requise et les mises à jour nécessaires. En particulier, le Client peut avoir besoin d’utiliser des versions spécifiques de Microsoft Teams ou d’autres composants Microsoft 365 pour assurer la compatibilité avec amaiko.ai.
- Signalement d’incidents : Le Client signalera rapidement au Prestataire toute perturbation ou erreur dans le logiciel avec des informations significatives pour permettre l’analyse et la résolution des erreurs les plus rapides possibles. Dans une mesure raisonnable, le Client assistera le Prestataire dans le dépannage (par exemple en fournissant des fichiers journaux ou des messages d’erreur).
- Paiement des frais : Le Client s’engage à payer en temps voulu les frais convenus pour l’utilisation d’amaiko.ai (voir Section 6). En cas de retard de paiement du Client, les dispositions légales s’appliquent ; en outre, le Prestataire est en droit, après mise en demeure préalable et un délai de grâce raisonnable, de suspendre temporairement l’accès du Client au logiciel jusqu’au règlement des arriérés. Si le Client manque aux obligations susmentionnées et que le Prestataire subit un dommage ou des frais en conséquence, le Client indemnisera le Prestataire (par exemple frais de défense juridique nécessaire en raison de violations légales imputables au Client). En cas de manquements graves ou persistants, le Prestataire est en droit, après avertissement préalable, de résilier le contrat pour juste motif sans préavis (voir Section 7.3). Les autres droits du Prestataire ne sont pas affectés.
6. Prix et conditions de paiement
6.1 Prix
L’utilisation d’amaiko.ai est payante sauf si une phase d’essai gratuite ou un accord spécial a été expressément convenu. Les modèles tarifaires actuels (en particulier les prix annuels par licence utilisateur pour les forfaits Core et Plus et les prix spécifiques aux projets pour le forfait Ultra) sont publiés sur le site internet du Prestataire ou figurent dans l’offre contractuelle individuelle. Tous les prix s’entendent hors taxe sur la valeur ajoutée légale, sauf indication contraire. Le Prestataire est en droit d’ajuster les prix si l’étendue des services souscrits par le Client change (par exemple ajout de licences utilisateurs supplémentaires) ou si des périodes contractuelles prolongées sont proposées à des conditions différentes. Le Prestataire informera le Client des modifications de prix pour les périodes de renouvellement en temps utile avant la date de renouvellement (voir Section 12 sur les modifications des CGV).
6.2 Période de facturation
Sauf accord contraire, la facturation est annuelle, payable d’avance, par licence utilisateur souscrite et autres services convenus. La première période de facturation commence à la mise à disposition/activation de l’accès pour le Client. Si des licences utilisateurs supplémentaires sont ajoutées au cours d’une période contractuelle en cours, elles seront facturées au prorata jusqu’à la fin de la période en cours. Dans la mesure où le forfait Ultra ou d’autres services supplémentaires prévoient des prix individuels ou des coûts ponctuels (par exemple pour des services de mise en œuvre ou d’installation), ceux-ci seront facturés comme convenu (par exemple en régie ou au forfait).
6.3 Conditions de paiement
Les factures sont payables dans les 14 jours suivant la date de facturation, sans déduction, sauf indication contraire. Les paiements sont effectués par virement bancaire sur le compte du Prestataire indiqué sur la facture, sauf si d’autres modes de paiement ont été convenus. En cas de retard du Client, le Prestataire est en droit de facturer des intérêts de retard au taux légal (§ 288 BGB). D’autres droits à dommages-intérêts restent réservés. En cas de retard de paiement, le Prestataire peut, après relance et un délai de grâce raisonnable, suspendre l’accès du Client au logiciel jusqu’au paiement du montant dû.
6.4 Compensation et rétention
Le Client ne peut compenser les créances du Prestataire qu’avec des créances reconversionnelles non contestées ou légalement établies.
Le Client ne peut exercer un droit de rétention que sur la base de créances reconversionnelles découlant de la même relation contractuelle.
6.5 Conditions spéciales
Si le Prestataire accorde au Client des remises ou des conditions spéciales (par exemple pour des organisations à but non lucratif, des établissements d’enseignement ou dans le cadre de promotions), celles-ci ne s’appliquent que pour la période ou l’étendue du contrat expressément indiquée. Après expiration ou modification, les prix réguliers s’appliquent à nouveau automatiquement sauf si une prolongation des conditions spéciales a été expressément convenue.
7. Durée du contrat et résiliation
7.1 Durée du contrat
Sauf accord contraire dans le contrat, la durée minimale du contrat pour les modèles d’utilisation payants est de douze (12) mois à compter de la conclusion du contrat. Le contrat se renouvelle automatiquement pour une période supplémentaire de 12 mois sauf résiliation par l’une des parties par écrit (au moins sous forme textuelle, par exemple par e-mail) avec un préavis de trois (3) mois avant la fin de la période concernée. Les accords de durée individuels divergents (par exemple pour des projets dans le forfait Ultra) prévalent sur cette disposition.
7.2 Phase d’essai
Un accès d’essai gratuit (voir Section 3.3) prend fin automatiquement à l’expiration de la période d’essai convenue sans qu’une résiliation soit nécessaire. Le Prestataire est également en droit de révoquer ou de suspendre un accès d’essai gratuit à tout moment pour juste motif. Le passage d’un accès d’essai à un abonnement payant peut être convenu d’un commun accord ; dans ce cas, la durée du contrat du modèle payant commence avec la fourniture de l’étendue complète des services après la fin de la phase d’essai.
7.3 Résiliation pour juste motif
Le droit à une résiliation extraordinaire pour juste motif n’est pas affecté pour les deux parties. Un juste motif pour le Prestataire existe en particulier si le Client ne paie pas les sommes dues malgré une relance et un délai de grâce, manque de manière significative ou répétée aux dispositions matérielles des présentes CGV (en particulier les obligations d’utilisation et de coopération des Sections 4 et 5), ou si une procédure d’insolvabilité a été ouverte contre les actifs du Client. Un juste motif pour le Client existe en particulier si le Prestataire, malgré un avertissement écrit et un délai de grâce raisonnable, manque de manière persistante à ses obligations contractuelles matérielles et que l’utilisation attendue du service en est matériellement affectée. En cas de résiliation extraordinaire par le Client, un droit au remboursement prorata des frais prépayés peut exister si les motifs de résiliation sont imputables au Prestataire.
Toute résiliation doit, sauf disposition contraire des présentes CGV ou de la loi, être formulée par écrit. La forme textuelle (§ 126b BGB, par exemple résiliation par e-mail) est suffisante sauf si une forme plus stricte a été convenue dans des cas individuels. Le Prestataire peut demander une vérification appropriée pour une résiliation par e-mail (par exemple soumission par un administrateur connu ou un représentant autorisé du Client).
7.5 Conséquences de la résiliation du contrat
À la résiliation du contrat, le Prestataire suspendra l’accès du Client à amaiko.ai. Les données du Client (y compris le contenu stocké dans la base de connaissances IA) seront supprimées ou rendues inaccessibles par le Prestataire dans les 30 jours suivant la fin du contrat, sauf si le Client a préalablement demandé par écrit la restitution de données spécifiques dans un format courant et que cela est techniquement réalisable. Les obligations légales de conservation ou les droits du Prestataire (par exemple pour les données de facturation) ne sont pas affectés ; dans de tels cas, les données concernées seront bloquées plutôt que supprimées. Le Client doit s’assurer avant la fin du contrat que les informations traitées dans amaiko.ai qui sont encore nécessaires sont stockées ailleurs (en particulier, les documents originaux restent généralement dans les systèmes sources, par exemple SharePoint/Teams — le Prestataire n’est pas responsable de la sauvegarde des données originales en dehors de sa propre mémoire IA).
8. Droits sur les données du Client et confidentialité
8.1 Droits sur les données du Client
Toutes les données, contenus et documents que le Client ou ses utilisateurs saisissent, téléchargent ou génèrent dans amaiko.ai (ci-après les « Données Client ») restent la propriété exclusive et sous le contrôle exclusif du Client. Le Prestataire n’acquiert aucun droit de propriété ou d’exploitation sur les Données Client, à l’exception du droit d’utilisation accordé ci-dessous pour l’exécution du contrat. Le Client accorde au Prestataire et à ses sous-traitants le droit de traiter les Données Client exclusivement aux fins de la fourniture des services contractuellement dus, y compris le stockage, l’affichage, l’analyse (par l’IA), la sauvegarde et — lorsque la fonctionnalité le prévoit — la transmission au sein de la mémoire IA de l’entreprise ou vers les modèles d’IA connectés. Le traitement des Données Client à d’autres fins (en particulier pour les propres besoins du Prestataire, le profilage, la publicité ou l’amélioration de modèles d’IA en dehors de la sphère du Client) n’a pas lieu sauf consentement exprès du Client. En particulier, les Données Client ne sont pas divulguées à des tiers sauf si cela est nécessaire à l’exécution du contrat (voir Section 9 sur le traitement des données) ou requis par la loi.
8.2 Confidentialité du Prestataire
Le Prestataire s’engage à garder confidentiels tous les secrets commerciaux et d’affaires du Client ainsi que toutes les autres informations confidentielles qui lui deviennent connues dans le cadre de la fourniture d’amaiko.ai. Les Données Client sont toujours traitées comme confidentielles. Le Prestataire n’utilisera les informations confidentielles du Client que pour l’exécution de ses obligations contractuelles et ne les divulguera pas à des tiers non autorisés. Cette obligation de confidentialité s’applique également au-delà de la fin de la relation contractuelle. Le Prestataire veille à ce que ses employés, agents et sous-traitants éventuellement impliqués soient soumis à des obligations de confidentialité équivalentes. Il ne constitue pas une violation de la confidentialité si le Prestataire transmet des données ou informations du Client à des fournisseurs de services IA externes ou à des partenaires d’hébergement dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat et sous forme anonymisée ou agrégée ne permettant aucune conclusion sur le Client ou des personnes individuelles (cf. Section 2.1 sur l’utilisation anonymisée de l’interface).
8.3 Confidentialité du Client
Le Client gardera également confidentielles toutes les informations confidentielles concernant le Prestataire et ses produits qui lui deviennent connues dans le cadre du contrat. Cela comprend en particulier les informations techniques, commerciales et financières non publiquement connues concernant amaiko.ai ou le Prestataire. Le Client liera également ses employés et les tiers engagés en conséquence.
8.4 Exceptions
Les obligations de confidentialité ne s’appliquent pas aux informations qui sont ou deviennent publiquement connues sans violation des présentes CGV, qui étaient manifestement déjà connues de la partie réceptrice avant la divulgation par l’autre partie, qui ont été développées de manière indépendante sans recours aux informations confidentielles de l’autre partie, ou qui doivent être divulguées en raison d’obligations légales ou d’ordres gouvernementaux. Dans ce dernier cas, la partie tenue de divulguer informera — dans la mesure permise — immédiatement l’autre partie de l’exigence et limitera la divulgation au minimum nécessaire.
9. Protection des données et traitement des données
9.1 Rôles des parties
Lors de l’utilisation d’amaiko.ai, des données personnelles peuvent également être traitées, telles que les données des collaborateurs du Client (profils utilisateurs, contenu des communications) ou, le cas échéant, les données de tiers contenues dans les documents de l’entreprise. En termes de droit de la protection des données, le Client reste le responsable du traitement (au sens de l’art. 4(7) RGPD) pour toutes les Données Client personnelles. Le Prestataire traite ces données en qualité de sous-traitant (art. 4(8) RGPD) exclusivement pour le compte et selon les instructions du Client aux fins de la fourniture du service.
9.2 Contrat de traitement des données (DPA)
Le Prestataire remplira toutes les obligations d’un sous-traitant au titre de l’art. 28 RGPD. En particulier, le Prestataire veille à ce que les données personnelles ne soient traitées que conformément aux instructions documentées du Client (les présentes CGV et le contrat sous-jacent constituent les instructions à cet égard) et que des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour la protection des données aient été mises en œuvre. Le Prestataire propose au Client la conclusion d’un contrat de traitement des données écrit qui régit les détails du traitement conforme au RGPD. Ce DPA comprend, entre autres, l’objet et la durée du traitement, les types de données personnelles, les catégories de personnes concernées, les obligations et droits du Client et les mesures de sécurité prises par le Prestataire. Si le DPA n’a pas été joint au moment de la signature du contrat, le Prestataire mettra une copie à la disposition du Client sur demande (ou proposera un modèle de DPA sur le site internet). La conclusion d’un tel DPA est un préalable au début de l’utilisation productive dans la mesure où le Client fait traiter des données personnelles par amaiko.ai.
9.3 Sous-traitants ultérieurs
Le Client autorise le Prestataire à faire appel à des sous-traitants ultérieurs (sous-traitants) dans la mesure nécessaire à l’exécution des services contractuels. Le Prestataire veillera à ce qu’un contrat conforme à l’art. 28 RGPD soit conclu avec chaque sous-traitant ultérieur. Les principaux sous-traitants ultérieurs comprennent notamment : le fournisseur de services d’hébergement pour la plateforme (par exemple Microsoft Azure ou des opérateurs de centres de données équivalents au sein de l’UE) et les fournisseurs des modèles d’IA intégrés (par exemple Azure OpenAI Service). Le Prestataire mettra à la disposition du Client une liste actualisée des sous-traitants ultérieurs sur demande. Le Prestataire informera le Client de manière appropriée à l’avance si de nouveaux sous-traitants ultérieurs doivent être engagés ou si un changement doit être effectué. Le Client a le droit de s’opposer à l’engagement ou au remplacement d’un sous-traitant ultérieur pour des motifs légitimes de protection des données. Dans ce cas, le Prestataire tentera de proposer une alternative raisonnable. Si cela n’est pas possible et que la poursuite du contrat est donc déraisonnable pour le Client, le Client peut résilier le contrat avec un préavis de 2 semaines à la fin du mois.
9.4 Lieu du traitement des données
Le Prestataire traite les Données Client personnelles exclusivement au sein de l’Union européenne (ou de l’Espace économique européen) sauf accord exprès contraire avec le Client. En particulier, tous les serveurs sur lesquels les Données Client sont stockées sont exploités dans des centres de données de l’UE. Aucun transfert de données personnelles vers des pays tiers n’a lieu sans les garanties adéquates au sens de l’art. 44 et suivants RGPD. Dans la mesure où des services IA externes sont impliqués (cf. Section 2.1), le Prestataire veille à ce que ces services soient soit exploités au sein de l’UE, soit utilisés de manière conforme au RGPD (par exemple par l’anonymisation des requêtes ou la conclusion de Clauses Contractuelles Types de l’UE — CCT — si, exceptionnellement, un service basé en dehors de l’UE est utilisé).
9.5 Droits des personnes concernées et assistance
Le Client reste responsable du respect des droits des personnes concernées (par exemple accès, rectification, suppression) envers ses propres collaborateurs ou les tiers dont les données sont traitées dans le cadre d’amaiko.ai. Le Prestataire assistera le Client dans la mesure de ses capacités, par exemple en fournissant les informations nécessaires sur le traitement ou en rectifiant, bloquant ou supprimant des données spécifiques selon les instructions du Client. Les obligations correspondantes seront détaillées dans le DPA. Les demandes de personnes concernées reçues par le Prestataire et clairement attribuables aux Données Client seront transmises au Client sans délai.
9.6 Sécurité des données
Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (TOM) au titre de l’art. 32 RGPD pour garantir la sécurité et la confidentialité des Données Client. Celles-ci comprennent, entre autres, des mesures de contrôle d’accès, de contrôle d’entrée, de contrôle d’accès aux données, de contrôle de transfert, de contrôle de saisie, de contrôle des commandes, de contrôle de disponibilité et de séparation des données. Toutes les Données Client sont transmises sous forme chiffrée ; les données stockées sont chiffrées ou pseudonymisées dans la mesure du possible. Le Prestataire s’appuie sur des normes de sécurité et des bonnes pratiques établies (par exemple des normes telles que ISO/IEC 27001 pour la sécurité de l’information et — le cas échéant — ISO/IEC 42001 pour les processus de gestion de l’IA). Le Prestataire signalera les incidents de sécurité (violations de données) au Client sans délai dès qu’ils deviennent connus et prendra les mesures nécessaires pour limiter les dommages.
De plus amples informations sur le traitement des données et la protection des données sont disponibles dans la politique de confidentialité du Prestataire sur son site internet (concernant, par exemple, le traitement des données de contact du Client pour l’administration du contrat, le support, etc.). Toutefois, cette politique de confidentialité ne fait pas partie du présent contrat et couvre principalement les cas dans lesquels le Prestataire est le responsable du traitement (par exemple utilisation du site internet, marketing). Pour le traitement des Données Client, les présentes CGV et le DPA conclu s’appliquent en priorité.
10. Garantie et responsabilité pour vices
10.1 Qualité des services
amaiko.ai est mis à la disposition du Client en tant que service en nuage via internet selon le modèle Software-as-a-Service. Le Prestataire est tenu de fournir le logiciel dans l’état décrit dans la description des services (Section 2) et, le cas échéant, dans le contrat. Le Client reconnaît qu’amaiko.ai est un système d’IA complexe. Le Prestataire ne peut garantir une disponibilité du logiciel totalement exempte d’erreurs et ininterrompue en permanence. Un vice n’existe notamment pas si une restriction d’utilisation est fondée sur des circonstances échappant au domaine de responsabilité du Prestataire (par exemple problèmes avec le matériel ou le logiciel du Client, panne de connexion internet, perturbations du service Microsoft 365). Des interruptions ou restrictions mineures habituelles pour ce type de service (par exemple redémarrages courts, fenêtres de maintenance) ne constituent pas non plus un vice tant qu’elles restent dans des limites raisonnables.
10.2 Réclamations pour vices
Le Client doit notifier au Prestataire tout vice du logiciel immédiatement après sa découverte, en fournissant une description compréhensible des symptômes. Le Prestataire examinera les signalements de vices justifiés. En cas de vices réels du logiciel qui affectent son aptitude à l’utilisation contractuelle de manière plus que négligeable, le Client a d’abord droit à une exécution complémentaire. Le Prestataire peut, à son choix, corriger le vice (correction de bogue) ou — si approprié — fournir un remplacement sous forme de mise à jour ou de service de substitution. Le Client soutient le Prestataire dans l’analyse des erreurs dans une mesure raisonnable (voir également Section 5 : Signalement d’incidents). Si l’exécution complémentaire échoue deux fois ou est déraisonnable pour le Prestataire, le Client peut réduire la rémunération en conséquence. Ce n’est que si le vice est matériel et n’est pas corrigé dans un délai supplémentaire raisonnable fixé par le Client que le Client peut — en dernier recours — résilier le contrat pour juste motif.
10.3 Exclusion de garantie pour certains services
Pour les services gratuits que le Prestataire offre volontairement au Client en supplément (par exemple accès d’essai, fonctionnalités bêta, fonctionnalités de démonstration), le Prestataire n’assume aucune garantie. Ces services sont fournis « en l’état » sans que le Client ait un droit à un fonctionnement sans erreur ou à une disponibilité. Le Prestataire prendra cependant en compte dans la mesure du possible les problèmes survenant, en particulier s’ils pourraient avoir des répercussions sur les services payants.
10.4 Exclusion d’autres garanties
Par ailleurs, les dispositions légales en matière de garantie s’appliquent sous la réserve suivante : la responsabilité stricte du Prestataire pour les dommages résultant de vices existant au moment de la conclusion du contrat en vertu du § 536a(1) BGB est exclue, sauf si le vice a été frauduleusement dissimulé par le Prestataire ou si une garantie de qualité a été assumée. Des garanties au sens juridique ne sont données par le Prestataire que si elles sont expressément et par écrit désignées comme une « garantie ». Les descriptions de produits ou de services dans les supports publicitaires ou sur le site internet du Prestataire ne constituent généralement pas des engagements de garantie mais des descriptions des possibilités d’utilisation.
11. Responsabilité
11.1 Responsabilité illimitée
Le Prestataire est responsable sans limitation — quelle que soit la base juridique — pour les dommages résultant d’une atteinte à la vie, au corps ou à la santé causée par un manquement du Prestataire ou de ses représentants légaux ou auxiliaires d’exécution. Le Prestataire est également responsable sans limitation pour les dommages causés intentionnellement ou par négligence grave par le Prestataire ou ses représentants légaux ou auxiliaires d’exécution. En cas d’acceptation d’une garantie ou d’un risque d’approvisionnement, le Prestataire est responsable sans limitation dans le cadre de cette garantie/acceptation. La responsabilité en vertu de la loi allemande sur la responsabilité du fait des produits reste également non affectée le cas échéant.
11.2 Responsabilité limitée en cas de négligence simple
Pour les dommages matériels ou les pertes financières causés par négligence simple, le Prestataire est responsable — sous réserve de la Section 11.1 — uniquement en cas de violation d’une obligation contractuelle essentielle (obligation cardinale). Les obligations contractuelles essentielles sont celles dont l’exécution rend possible la bonne exécution du contrat en premier lieu et dont le Client peut régulièrement attendre le respect. Dans ces cas, la responsabilité du Prestataire est limitée en montant au dommage typiquement prévisible. Les dommages indirects ou les dommages consécutifs non prévisibles ne sont pas indemnisés. Le dommage typiquement prévisible est généralement un dommage jusqu’au montant de la redevance annuelle payée par le Client par événement dommageable ; cela sert de ligne directrice mais n’exclut pas une évaluation différente dans des cas individuels.
11.3 Exclusion de responsabilité
Dans la mesure où ni la Section 11.1 ni la Section 11.2 ne s’appliquent, la responsabilité du Prestataire pour négligence simple est exclue. En particulier, le Prestataire n’assume (sous réserve de la Section 11.1) aucune responsabilité pour les pertes de données du Client dans la mesure où le dommage est imputable au défaut du Client de créer des sauvegardes de données habituelles pour garantir que les données perdues puissent être reconstituées avec un effort raisonnable. Le Prestataire n’est de même pas responsable des pertes de bénéfices, des économies non réalisées, des dommages indirects ou des dommages consécutifs, sauf si ceux-ci devaient être considérés comme typiquement prévisibles.
11.4 Disposition spéciale de responsabilité pour les services gratuits
Si le Client utilise amaiko.ai gratuitement (par exemple dans le cadre d’une phase d’essai au titre de la Section 3.3 ou lors de l’utilisation de fonctionnalités bêta gratuites), le Prestataire n’est responsable des dommages en résultant que conformément à la Section 11.1 (responsabilité illimitée pour intention, négligence grave, préjudice corporel, etc.). Toute responsabilité supplémentaire du Prestataire est exclue dans ce contexte gratuit — sauf en cas de fraude.
11.5 Responsabilité pour le contenu et les résultats de l’IA
Le Prestataire note expressément qu’amaiko.ai, en tant que système d’assistance par IA, ne peut garantir l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité des réponses ou des résultats fournis. Les informations, suggestions ou analyses fournies par l’AI Buddy sont basées sur les données disponibles et les algorithmes de l’IA mais peuvent dans des cas individuels être incorrectes ou trompeuses. Le Client reste responsable de vérifier la plausibilité des résultats de l’IA et de les évaluer de manière indépendante avant les décisions importantes ou toute utilisation ultérieure. Le Prestataire n’est pas responsable des dommages résultant du fait que le Client ou ses utilisateurs se fient de manière non critique aux résultats de l’IA ou prennent des actions uniquement sur la base des résultats de l’IA. Le système d’IA sert à soutenir et à assister mais ne remplace pas le jugement humain — en particulier dans les processus métier critiques, une personne qualifiée devrait toujours prendre les décisions finales. Dans la mesure où le Prestataire met à la disposition du Client via l’IA du contenu de tiers ou des informations externes (par exemple des résultats de recherche web), le Prestataire n’assume aucune responsabilité pour la licéité, l’exactitude ou la qualité de ce contenu tiers.
11.6 Force majeure
Le Prestataire n’est pas responsable de l’impossibilité de fournir le service ou des retards causés par la force majeure ou d’autres événements imprévisibles au moment de la conclusion du contrat (par exemple catastrophes naturelles, pandémies, conflits du travail, mesures gouvernementales, pannes d’alimentation électrique, attaques de pirates informatiques externes malgré des mesures de protection adéquates, pannes de réseau de télécommunication, pannes de serveur chez les sous-traitants) qui ne sont pas imputables au Prestataire. Dans de tels cas, le Prestataire informera le Client sans délai. Si l’événement est temporaire, les délais de service sont prolongés en conséquence. Si une telle perturbation dure plus de huit (8) semaines, les deux parties sont en droit de résilier le contrat pour juste motif. Le Prestataire remboursera au Client au prorata les frais déjà payés pour la période postérieure à la survenance de la perturbation en cas de résiliation.
12. Modification des conditions contractuelles
12.1 Droit de modification
Le Prestataire se réserve le droit de modifier ou de compléter les présentes CGV et l’étendue des services d’amaiko.ai avec effet pour l’avenir, à condition qu’il y ait un intérêt légitime à le faire. Un tel intérêt légitime existe en particulier en cas d’adaptations à des modifications légales ou réglementaires, pour l’ajout de services ou de fonctionnalités supplémentaires nécessitant un ajustement des conditions contractuelles, pour combler des lacunes réglementaires, ou pour s’adapter à des circonstances modifiées (par exemple développement continu du logiciel, modifications des conditions du marché) et à condition que les modifications soient raisonnables pour le Client. Les modifications sont déraisonnables en particulier si l’équilibre contractuel entre les parties serait significativement déplacé.
12.2 Procédure de modification
Le Prestataire annoncera les modifications des CGV ou de l’étendue des services au Client au moins 6 semaines avant la date d’entrée en vigueur prévue sous forme textuelle (par exemple par e-mail). Le Client a le droit de s’opposer aux modifications annoncées au plus tard 2 semaines avant la date d’entrée en vigueur prévue. Si le Client ne s’oppose pas par écrit (la forme textuelle est suffisante) dans le délai imparti, les modifications sont réputées acceptées. Le Prestataire attirera expressément l’attention du Client sur cette conséquence dans l’avis de modification. Si le Client s’oppose en temps utile, les deux parties se réservent le droit de résilier la relation contractuelle avec effet à la date d’entrée en vigueur des modifications. Dans l’avis de modification, le Prestataire indiquera, le cas échéant, si un droit de résiliation extraordinaire sera exercé en cas d’opposition ou si le contrat se poursuivra alternativement aux conditions existantes.
Le Prestataire peut corriger des modifications de ses coordonnées (par exemple nouvelle adresse, nouveau numéro de téléphone) ou des erreurs typographiques et d’impression évidentes dans les CGV à tout moment sans procédure de modification spéciale, à condition que les droits du Client ne soient pas affectés. De telles modifications non substantielles ne nécessitent pas le consentement du Client et prennent effet dès qu’elles sont publiées de manière appropriée (par exemple mise à jour des informations dans les mentions légales ou sur le site internet du Prestataire).
13. Dispositions finales
13.1 Interdiction de cession
Le Client ne peut transférer ou céder des droits ou obligations en vertu du présent contrat à des tiers qu’avec le consentement écrit préalable du Prestataire. Le § 354a du Code de commerce allemand (HGB) reste non affecté pour les créances monétaires. Le Prestataire est en droit, avec un préavis de 4 semaines, de transférer le contrat à un successeur juridique ou à une société affiliée, à condition que les intérêts légitimes du Client ne soient pas affectés et que le successeur juridique assume les obligations contractuelles existantes. En cas d’un tel transfert de contrat, le Client a le droit de résilier le contrat avec effet à la date du transfert si la poursuite avec la nouvelle partie contractante est déraisonnable.
13.2 Absence d’accords annexes
Le présent contrat, y compris ses annexes (par exemple Contrat de traitement des données, description des services), constitue l’intégralité de l’accord des parties. Il n’existe aucun accord annexe oral. Les modifications et compléments au présent contrat (y compris la présente clause de forme écrite) nécessitent la forme écrite sauf si une forme plus stricte est requise par la loi. Pour la forme écrite, la transmission par télécopie est suffisante ; pour la forme textuelle, la transmission par e-mail est suffisante. Les accords contractuels individuels (y compris les compléments ou modifications ultérieurs) prévalent en cas de doute sur les présentes CGV ; en cas de litige, un contrat écrit ou au moins une confirmation écrite est déterminant quant à leur contenu.
13.3 Clause de divisibilité
Si des dispositions individuelles du présent contrat, y compris les présentes CGV, sont ou deviennent totalement ou partiellement invalides ou inapplicables, cela n’affecte pas la validité des dispositions restantes. À la place de la disposition invalide/inapplicable, sera réputée convenue la disposition juridiquement valide qui se rapproche le plus de l’objectif économique de la disposition invalide. Il en va de même en cas de lacune contractuelle.
13.4 Droit applicable
Le droit allemand s’applique, à l’exclusion de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CVIM) et du droit international privé. Pour les consommateurs (qui ne sont toutefois pas les parties contractantes visées ici, voir Section 1), les dispositions impératives de protection des consommateurs du pays de résidence resteraient non affectées.
13.5 Juridiction compétente
Si le Client est un commerçant au sens du Code de commerce allemand (HGB), une personne morale de droit public ou un fonds spécial de droit public, le lieu de juridiction exclusif pour tous les litiges découlant du ou en relation avec le présent contrat est le siège social du Prestataire (tribunal compétent : Amtsgericht Viechtach ou le tribunal ayant la compétence territoriale et matérielle pour Viechtach). Le Prestataire reste cependant en droit de faire valoir ses droits au lieu de juridiction général du Client.
13.6 Règlement des litiges de consommation
Le Prestataire ne participe pas aux procédures de règlement des litiges devant une commission d’arbitrage de consommation. La Commission européenne met à disposition une plateforme de règlement en ligne des litiges à l’adresse https://ec.europa.eu/consumers/odr.
En date de : janvier 2026