Wissensverlust im Mittelstand ist teurer, als die meisten glauben. Beim Ausscheiden nur eines erfahrenen Mitarbeiters gehen laut BVMW leicht 1,5 bis 2,5 Jahresgehälter an implizitem Wissen verloren. Das Ergebnis: neue Kolleg:innen brauchen Wochen statt Tage, Entscheidungen dauern länger, Fehler häufen sich und ganze Abteilungen hängen an einer einzigen Schlüsselperson.
Die Ursachen sind immer dieselben: Das wirklich wichtige Wissen – Entscheidungslogik, Ausnahmeregeln, Stolpersteine – steckt in den Köpfen, nicht in Ordnern. Gleichzeitig liegt das, was dokumentiert ist, verteilt sich über E-Mails, Teams-Chats, SharePoint, OneNote und lokale Laufwerke. Mitarbeitende verbringen bis zu 20 % ihrer Zeit nur mit Suchen, statt mit Arbeiten.
Der größte Fehler: Warten, bis die Kündigung auf dem Tisch liegt. Dann ist es meist zu spät. Wer clever ist, startet den Wissenstransfer 12–18 Monate vor einem geplanten Austritt oder sofort bei spontanen Wechseln.
Ein strukturierter Wissenstransfer bringt messbare Vorteile:
- Onboardings werden bis zu 60 % schneller
- Entscheidungen fallen fundierter und schneller
- Die Qualität steigt, weil weniger „mündlich weitergegeben“ wird
- Das Unternehmen wird unabhängiger von Einzelpersonen
Genau hier kommt amaiko ins Spiel.
amaiko ist der KI-Buddy, der direkt in Microsoft Teams lebt und das komplette Unternehmenswissen durchsuchbar macht – ohne neue Software, ohne Schulungsaufwand. Die KI liest automatisch E-Mails, Chats, SharePoint-Dateien, OneNote-Notizbücher und weitere Quellen aus, verknüpft Kontexte und liefert auf jede Frage in Sekunden eine präzise Antwort inklusive Quellenangabe.
Beispiel gefällig? „Was war die letzte Reklamation beim Kunden Müller?“ „Welche Ausnahme hat Herr Schmidt bei der Freigabe XY genehmigt?“ „Wie lief das Projekt mit Lieferant Meier vor zwei Jahren?“
amaiko antwortet sofort – und das Wissen bleibt erhalten, auch wenn die Menschen irgendwann gehen.
Fazit: Wissensverlust im Mittelstand ist kein Schicksal. Mit der richtigen Strategie und einem smarten digitalen Helfer wie amaiko wird aus einem der größten Risiken ein echter Wettbewerbsvorteil. Das Wissen bleibt nicht nur – es arbeitet endlich für Sie.