Gibt es eine DSGVO-konforme KI in Microsoft Teams?

Einführung

Ja, es gibt KI-Lösungen, die nativ in Microsoft Teams laufen und vollständig DSGVO-konform sind. amaiko ist eine ISO 42001-konforme KI-Wissensschicht mit 100 % deutschem Hosting, die in Teams und Outlook arbeitet und dabei auf eigener Infrastruktur in deutschen Rechenzentren läuft. Ohne separate Anwendungen, ohne neue Benutzeroberfläche und mit deinen Daten außerhalb der Microsoft-Cloud.

Dieser Artikel richtet sich an IT-Leiter, Geschäftsführer und Compliance-Beauftragte im Mittelstand, die bereits Microsoft 365 nutzen und eine rechtssichere KI-Lösung für ihr Unternehmenswissen suchen. Du erfährst, warum viele Standard-KI-Tools an der Datenschutz-Grundverordnung scheitern, welche technischen und rechtlichen Anforderungen erfüllt sein müssen und wie ein persistentes Unternehmensgedächtnis in der Praxis funktioniert.

Der KI-Buddy: Proaktive Unterstützung statt passives Warten

Während herkömmliche KI-Tools darauf warten, dass du den perfekten „Prompt” schreibst, agiert amaiko wie eine proaktive Kollegin. Stell dir vor, du startest deinen Arbeitstag und dein KI-Buddy liefert dir bereits ein fertiges Briefing: „Guten Morgen! Hier sind deine Termine für heute, deine offenen Aufgaben und die E-Mails von gestern, bei denen noch ein Follow-up fällig ist.” amaiko denkt mit, bereitet Informationen vor Kundenterminen auf und sorgt dafür, dass du nie unvorbereitet in ein Gespräch gehst.

amaiko durchsucht SharePoint, Teams-Chats und Outlook bei Bedarf, mit den eigenen Microsoft 365-Berechtigungen der jeweiligen Person, ohne dass vorher jemand Ordner pflegen muss. Mit dem Add-on Meeting Notetaker entstehen Protokolle, Entscheidungen und Aufgaben aus Meetings, ohne dass jemand mitschreibt.

Die direkte Antwort: Microsoft 365 Copilot, Teams Premium und amaiko sind die drei wichtigsten KI-Lösungen, die nativ in Microsoft Teams integriert sind. amaiko zeichnet sich besonders aus durch deutsches Hosting und ein persistentes Unternehmensgedächtnis, das behält, was es in Gesprächen lernt, und Chats, E-Mails und Dokumente bei Bedarf liest.

Was du aus diesem Artikel mitnimmst:

• Warum „EU-Server” allein keine DSGVO-Konformität garantieren
• Den Unterschied zwischen sessionbasierter KI und persistenter Wissensschicht
• Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen für datenschutzkonformen KI-Einsatz
• Wie das Netzwerk aus spezialisierten Agenten funktioniert
• Praxisnahe Schritte für die Einführung einer DSGVO-konformen KI in deinem Unternehmen

Warum scheitern Standard-KI-Tools in Teams an der DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten in der Europäischen Union und stellt strenge Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen. Verstöße können Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen — je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Die Nutzung von KI-Funktionen in Microsoft Teams wie Transkription und Live-Übersetzung erfordert eine datenschutzrechtliche Betrachtung, da personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die reine Existenz einer KI-Lösung garantiert dabei keine Datenschutzkonformität, es sind spezifische Schritte zur Sicherstellung notwendig. Eine vertiefte Analyse zur rechtlichen Lage findest du in unserem Beitrag zur DSGVO-konformen KI im Unternehmenseinsatz.

Ein zentrales Problem bei US-basierten KI-Lösungen: Der US CLOUD Act von 2018 gibt US-Behörden das Recht, unter bestimmten Bedingungen Zugriff auf Daten von US-Anbietern zu verlangen — auch wenn diese Daten in Rechenzentren innerhalb der EU liegen. Microsoft ist zwar nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, was eine rechtliche Grundlage für die Datenübertragung schafft, doch zusätzliche Schutzmaßnahmen werden empfohlen.

Das Problem mit fragmentierten KI-Tools

Die Nutzung von kostenlosen oder rein privaten KI-Tools kann gegen Datenschutzrichtlinien verstoßen, da sie Prompts zum Modelltraining verwenden. In vielen Unternehmen entstehen dadurch Schatten-IT-Strukturen: Mitarbeitende nutzen externe KI-Anwendungen außerhalb der kontrollierten Microsoft 365-Umgebung. Im Gegensatz dazu nutzt amaiko deine Daten niemals zum Training globaler Modelle. Dein Wissen bleibt exklusiv in deinem „Unternehmens-Safe” innerhalb der deutschen Infrastruktur.

Diese Fragmentierung verursacht mehrere Probleme:

• Medienbrüche zwischen Teams, SharePoint, Outlook und externen Tools unterbrechen den Informationsfluss
• Sessionbasierte KI verliert den Kontext nach jeder Sitzung: Wissen muss bei jeder Anfrage neu aufgebaut werden
• Unkoordinierte Tool-Stacks erschweren die Dokumentation und Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden
• Fehlende Integration bedeutet, dass Gesprächsinhalte aus Meetings nicht automatisch mit Unternehmenswissen verknüpft werden

Für datenschutzkonformen Einsatz muss ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorliegen. Bei externen Add-On-Tools ist dies häufig nicht oder nur unzureichend geregelt.

Dass dieser integrierte Ansatz die bestehende IT-Infrastruktur entlastet und gleichzeitig den Datenschutz sichert, bestätigt die Praxis im Mittelstand.

Frank Zimmermann, Application Consultant bei BarthHaas, betont den technologischen Vorteil: „Im Application Consulting dreht sich alles um die nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften. amaiko macht genau das: Es setzt direkt am ‚Point of Need’ in Teams und Outlook an, ohne dass ich meinen Workflow für eine externe Oberfläche unterbrechen muss. Endlich eine KI, die meine Sprache spricht und den Tool-Wildwuchs beendet.”

Für Geschäftsführer steht neben der IT-Sicherheit vor allem der langfristige Wert im Vordergrund. Thomas Kugel, Geschäftsführer der KUGEL Elektro- & Metalltechnik, fasst den Nutzen so zusammen: „Mit amaiko haben wir eine direkte Anbindung an unsere Systeme, mitlaufende und zusammengefasste Besprechungen in Microsoft Teams und eine zentrale Stelle, an der Wissen dauerhaft gesichert wird. So können wir unseren Arbeitsalltag strukturierter gestalten und wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren.”

Worin unterscheidet sich Microsoft Copilot von einer persistenten KI-Wissensschicht?

Microsoft hat mit Phase 3 der EU Data Boundary im Februar 2025 wichtige Grundlagen geschaffen. Die Frage, ob Copilot 2026 DSGVO-konform ist, bleibt damit offen — denn Souveränität ist eine Frage der Standardeinstellung: Microsofts „Flex Routing” ist für EU-/EFTA-Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, standardmäßig aktiviert und wurde für Bestandstenants ab dem 17. April 2026 per Message-Center-Mitteilung MC1269223 ausgerollt — die konkrete Voreinstellung variiert je Tenant, die IT muss sie also aktiv prüfen und deaktivieren. Ist die Einstellung aktiv, kann bei Lastspitzen die eigentliche Verarbeitung deines Prompts samt der abgerufenen E-Mails, Dateien und Metadaten in den USA, Kanada oder Australien stattfinden. Zudem arbeitet Copilot reaktiv: Sein Copilot Memory merkt sich persönliche Vorlieben über Chats hinweg, baut aber kein gemeinsames Unternehmenswissen auf.

Die Integrationstiefe und die Fähigkeit, persistentes Unternehmenswissen aufzubauen, unterscheiden sich erheblich zwischen den nativen KI-Lösungen. amaiko bietet eine native KI-Wissensschicht, die sich über die bestehende Microsoft 365-Infrastruktur legt und ein persistentes Unternehmensgedächtnis aus dem aufbaut, was es in Gesprächen lernt, während es Chats, Mails und Dokumente bei Bedarf liest. Wer tiefer in die Architektur einsteigen will, findet Details im Artikel Welche KI läuft direkt in Microsoft Teams?. Aus Käufersicht: die Microsoft-Copilot-Alternative, die Wissen speichert und DSGVO-konform ist. Wenn du Betriebsrats-Freigabe und deutsches Hosting abwägst, liefert genau das eine KI, die in Microsoft Teams DSGVO-konform läuft.

Kriterium	Microsoft Copilot	amaiko
Wissensspeicherung	Persönliche Vorlieben (Copilot Memory)	Persistent: persönliches, Team- und Unternehmenswissen
Wissensaufbau	Manuell / Prompt-getrieben	Automatisch
EU-Datenhoheit	In der EU Data Boundary, aber Flex Routing kann außerhalb der EU verarbeiten (USA, Kanada, Australien) — Standard für EU-/EFTA-Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden; Bestandstenants müssen MC1269223 prüfen und widersprechen	100 % deutsches Hosting jetzt
US CLOUD Act-Risiko	Ja (US-Unternehmen)	Geringer: deutsches Unternehmen, Daten außerhalb der Microsoft-Cloud; Modell-Inferenz auf Azure OpenAI in der EU

Die Dokumente innerhalb von Microsoft Teams bleiben zwar in der gesicherten Cloud des Unternehmens und werden nicht ins öffentliche Internet hochgeladen. Doch für ein echtes Unternehmensgedächtnis braucht es mehr als sichere Speicherung — es braucht eine Wissensschicht, die Inhalte automatisch verknüpft und dauerhaft verfügbar macht.

amaiko: Die ISO 42001-konforme Lösung mit deutschem Hosting

amaiko positioniert sich als native KI-Wissensschicht über Microsoft Teams, SharePoint und Outlook. Das bedeutet: kein Ersatz für bestehende Microsoft 365-Dienste, sondern eine Schicht, die diese Systeme bei Bedarf liest und das Gelernte als dauerhaftes Unternehmenswissen behält.

Die ISO/IEC 42001 — der globale Standard für KI-Management-Systeme — gibt Organisationen Anleitung zu Governance, Risikomanagement sowie ethischen und rechtlichen Aspekten beim Entwickeln oder Nutzen von KI-Systemen. amaiko ist an diesem Standard ausgerichtet und erfüllt damit die Anforderungen an Dokumentation, Transparenz, Verantwortlichkeit und Datenqualität. Eine Tiefenanalyse des Standards gibt es im Beitrag ISO 42001 – zertifiziert oder nur ausgerichtet?.

Die konkreten Vorteile im Arbeitsalltag:

• −57 % Einarbeitungszeit für neue Mitarbeitende durch sofortigen Zugriff auf relevantes Organisationswissen
• −35 % Suchzeit bei der täglichen Informationssuche
• Kein manuelles Dokumentieren, kein Wiki-Pflegen
• Zusammenfassungen von Teams-Chatverläufen auf Zuruf
• Strukturierte Protokolle und Aufgabenlisten aus Besprechungen mit dem Add-on Meeting Notetaker

Wie funktioniert das Netzwerk aus spezialisierten Agenten?

amaiko nutzt ein Multi-Agenten-Netzwerk, das auf spezialisierte KI-Agenten zugreift. Diese Architektur ermöglicht präzisere und kontextbezogenere Antworten als generische KI-Assistenten.

„A growing team of experts. One buddy.”

Jeder Agent ist auf einen spezifischen Unternehmensbereich spezialisiert, von der Analyse von Meeting-Transkripten über die Erstellung von Dokumentation bis zur Verarbeitung von Gesprächsinhalten. Bei komplexen Fragen arbeiten mehrere Agenten zusammen, um die beste Lösung zu finden.

Der Vorteil für Nutzer: Du stellst eine Frage in gewohnter Teams- oder Outlook-Umgebung, und das richtige Experten-Netzwerk wird automatisch aktiviert. Keine neue Lernkurve, kein Prompt-Training, keine separate Anwendung.

Die DSGVO gewährt Betroffenen umfassende Rechte, einschließlich des Rechts auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer Daten. Bei einem Multi-Agenten-System ist daher entscheidend, dass die Verwaltung von Berechtigungen präzise erfolgt. amaiko stellt sicher, dass KI-Agenten nur auf Informationen zugreifen, für die der anfragende Nutzer berechtigt ist.

Persistentes Unternehmensgedächtnis statt sessionbasierter KI

Der fundamentale Unterschied zwischen sessionbasierten KI-Tools und einer persistenten Wissensschicht zeigt sich im Umgang mit Unternehmenswissen:

Sessionbasierte KI (z. B. Standard-Chatbots):

• Kontext geht nach jeder Sitzung verloren
• Gleiche Fragen erfordern gleiche Erklärungen
• Wissen existiert nur im Kopf der Mitarbeitenden
• Wenn Mitarbeitende gehen, geht Wissen verloren

Persistentes Unternehmensgedächtnis (amaiko):

• Wissen bleibt dauerhaft erhalten und wächst kontinuierlich
• Proaktive Bereitstellung relevanter Informationen vor Kundenterminen
• Meeting-Ergebnisse fließen automatisch in dein persönliches Wissen ein (Add-on Meeting Notetaker)
• Wissen bleibt verfügbar, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen

Die KI in Microsoft Teams kann automatisiert strukturierte Protokolle und Aufgabenlisten aus Meetings erstellen. Mit dem Add-on Meeting Notetaker geht amaiko einen Schritt weiter: Zusammenfassungen bleiben dauerhaft durchsuchbar, Aufgaben landen in Microsoft To Do, und Entscheidungen fließen ins persönliche Wissen ein.

US CLOUD Act vs. EU Data Boundary: Warum „EU-Server” allein nicht reichen

Eine kritische Erkenntnis für alle Datenschutz-Verantwortlichen: Selbst bei deutschem oder EU-Hosting eines KI-Systems, das von einer Firma mit US-Hauptsitz betrieben wird, besteht theoretisch ein Zugriff unter dem CLOUD Act.

Microsoft hat mit der EU Data Boundary erhebliche Fortschritte gemacht. Phase 3 wurde im Februar 2025 abgeschlossen, und in den 16 Monaten davor investierte das Unternehmen über 20 Milliarden USD in KI- und Cloud-Infrastruktur in Europa. Dennoch unterliegt Microsoft als US-Unternehmen weiterhin dem US CLOUD Act, unabhängig davon, wo die Server stehen.

Die Nutzung von Microsoft 365-Einstellungen zur Speicherung von Daten in der EU ist wichtig für die DSGVO-Konformität, aber nicht ausreichend. Entscheidend sind:

• Eigentümerstruktur des KI-Anbieters
• Vertragspartner und deren rechtliche Einheit
• Standort der juristisch relevanten Organisation
• Zugriffsmöglichkeiten von Personal außerhalb der EU

Als deutsches Unternehmen mit deutschem Hosting unterliegt amaiko selbst nur EU- und deutschem Recht. Deine Daten liegen in Deutschland auf amaikos eigener Infrastruktur, nicht in der Microsoft-Cloud; das KI-Modell läuft auf Azure OpenAI mit Verarbeitung ausschließlich in der EU.

EU AI Act 2026: Ausrichtung von Anfang an

Der EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) trat am 1. August 2024 in Kraft und gilt seit dem 2. August 2026, mit Ausnahmen: Der KI-Omnibus hat die Regeln für Hochrisikobereiche wie Beschäftigung und Bildung auf den 2. Dezember 2027 verschoben, die für KI in regulierten Produkten auf den 2. August 2028. Ein Assistent für alltägliche Wissensarbeit gehört nicht zu diesen Hochrisikobereichen; für Unternehmen, die ihn einsetzen, gilt seit Februar 2025 die Pflicht zur KI-Kompetenz.

amaiko ist am EU AI Act ausgerichtet:

• Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen unterstützen deine Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO
• Transparente Dokumentation für Aufsichtsbehörden
• Nutzer können amaiko anweisen, Gemerktes zu korrigieren oder zu löschen
• Zukunftssichere Lösung für verschärfte Datenschutzanforderungen

Die ISO 42001-Konformität unterstützt wirkungsvoll bei der Einhaltung der EU AI Act-Anforderungen, insbesondere in Bezug auf Dokumentation, Transparenz, Verantwortlichkeit und Datenqualität.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sind erforderlich?

Die Konformität von KI-Lösungen in Teams hängt von der Lizenzierung und der administrativen Absicherung ab. amaiko bringt die vertraglichen und technischen Grundlagen für einen schnellen Rollout mit:

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung
• Granulare Zugriffskontrollen im Admin Center
• KI-Verarbeitung auf Azure OpenAI ausschließlich in der EU
• Alle Daten liegen auf isolierten, deutschen Servern von amaiko, außerhalb der Microsoft-Cloud; die KI-Inferenz läuft auf Azure OpenAI ausschließlich in der EU

Organisatorische Maßnahmen:

• Regelmäßige Sicherheitsaudits
• Dokumentation aller Datenschutzmaßnahmen für Compliance-Nachweise
• Beim Einsatz von KI-Lösungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO zu prüfen und in vielen Fällen rechtlich verpflichtend. amaiko unterstützt Datenschutzbeauftragte aktiv bei der Durchführung und Dokumentation.

Die Nutzung von Microsoft Teams erfordert eine strukturierte Prüfung und saubere Umsetzung der allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorgaben. amaiko nimmt Administratoren einen Großteil dieser Arbeit ab: Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt unterschriftsreif vor, und der Serverbetrieb ist amaikos Job, nicht deiner.

Häufige Herausforderungen und Lösungen bei KI in Microsoft Teams

Die Einführung von KI-Lösungen in Unternehmen scheitert oft nicht an der Technologie selbst, sondern an praktischen Hürden. Hier sind die häufigsten Probleme und wie amaiko sie löst.

Problem: Komplexe IT-Implementierung

Viele KI-Produkte erfordern aufwändige IT-Projekte, Infrastrukturanpassungen und monatelange Implementierungsphasen.

Lösung: amaiko benötigt keine IT-Projektphase, nur die Verbindung mit dem bestehenden Microsoft 365-Konto. Die native Integration bedeutet: keine Infrastruktur, die du selbst betreiben musst, keine separate Website. amaiko läuft auf eigenen Servern in Deutschland. Du arbeitest weiter in Teams, Outlook und SharePoint, amaiko legt sich als intelligente Wissensschicht darüber.

Problem: Mitarbeiter-Schulungsaufwand

Neue Tools bedeuten oft neue Oberflächen, neue Workflows und wochenlange Einführungsschulungen. Die Produktivität sinkt zunächst, bevor sie steigt.

Lösung: Es gibt keine neue Benutzeroberfläche. Mitarbeitende arbeiten in ihrer gewohnten Teams- und Outlook-Umgebung. Der KI-Buddy holt sich den nötigen Kontext selbst aus Teams, Outlook und SharePoint, es ist kein Prompt-Training erforderlich. Die Verwendung fühlt sich an wie eine Kollegin, die immer die richtige Antwort parat hat.

Fazit: Rechtssicheres Wissensmanagement im Mittelstand 2026

KI-Lösungen in Microsoft Teams können DSGVO-konform genutzt werden, wenn spezifische technische Einstellungen, vertragliche Grundlagen und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden. amaiko vereint alle diese Anforderungen in einer nativen Lösung mit deutschem Hosting.

Die Kernvorteile auf einen Blick:

• Persistentes Unternehmensgedächtnis, das Wissen auch beim Ausscheiden von Mitarbeitenden erhält
• 100 % DSGVO-konform, mit deutschem Hosting und ISO 42001-Konformität
• Native Integration in bestehende Microsoft 365-Umgebung ohne neue Lernkurve
• Ausgerichtet am EU AI Act, der seit August 2026 gilt
• spezialisierte KI-Agenten für präzise, kontextbezogene Antworten

Die Qualität der KI-Lösung wird durch den 2. Platz beim BayStartUP Ideenreich 2026 bestätigt. Auch über 200 tägliche Nutzer bestätigen die Praxistauglichkeit im Mittelstand.

Transparente Preisgestaltung

amaiko ist ab 5 Seats buchbar und kostet 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (499 € pro Nutzer und Jahr) oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung. Ab 200 Seats sind es 33,25 € im Monat bei jährlicher Abrechnung. Alle Tarifdetails findest du unter amaiko Pricing.

Nächste Schritte:

1. Prüfe deine aktuelle KI-Nutzung in Microsoft Teams auf DSGVO-Risiken
2. Identifiziere Wissensverluste durch sessionbasierte Tools und Mitarbeiterfluktuation
3. Buche eine Demo bei amaiko, um das persistente Unternehmensgedächtnis in deiner Umgebung zu erleben

Sichere KI-Governance ohne Kompromisse

Der EU AI Act gilt seit August 2026, die ersten Hochrisiko-Regeln folgen im Dezember 2027. Mit amaiko aktivierst du heute ein System, das nicht nur rechtssicher ist, sondern dein Team ab der ersten Minute entlastet.

Schluss mit Wissensverlust und Compliance-Risiken. Erlebe in einer 30-minütigen Live-Demo, wie amaiko als native Wissensschicht dein Microsoft Teams intelligenter macht — ohne IT-Großprojekt und mit 100 % Sicherheit.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist amaiko wirklich DSGVO-konform und wo werden die Daten gespeichert?

Ja, amaiko ist vollständig DSGVO-konform. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet. Als deutsches Unternehmen unterliegt amaiko selbst nicht dem US CLOUD Act; die Daten liegen in Deutschland außerhalb der Microsoft-Cloud, und das KI-Modell läuft auf Azure OpenAI mit Verarbeitung ausschließlich in der EU. amaikos KI-Management ist an ISO 42001 ausgerichtet, dem internationalen Standard für KI-Managementsysteme, einschließlich Datenschutz und Sicherheit.

Wie unterscheidet sich amaiko von Microsoft 365 Copilot?

Der zentrale Unterschied liegt im Umgang mit Wissen. Copilot arbeitet reaktiv: Copilot Memory merkt sich persönliche Vorlieben über Chats hinweg, baut aber kein gemeinsames Unternehmenswissen auf. amaiko baut aus dem, was es in Gesprächen lernt, ein persistentes Unternehmensgedächtnis auf, als persönliches, Team- und Unternehmenswissen, und macht es dauerhaft verfügbar. Zudem bietet amaiko 100 % deutsches Hosting heute, während Copilots „Flex Routing” bei Lastspitzen KI-Verarbeitung außerhalb der EU (USA, Kanada, Australien) erlauben kann: Standard für EU-/EFTA-Tenants, die nach dem 25. März 2026 erstellt wurden, und per MC1269223 für Bestandstenants ausgerollt — die IT muss die Einstellung also aktiv prüfen und deaktivieren.

Benötigt amaiko eine separate Schulung für die Mitarbeitenden?

Nein. amaiko arbeitet direkt in der gewohnten Teams- und Outlook-Umgebung. Es gibt keine neue Benutzeroberfläche, keine separate Anwendung und keine Lernkurve. Mitarbeitende stellen Fragen wie an eine Kollegin, der KI-Buddy holt sich den nötigen Kontext selbst aus Microsoft 365.

Wie funktioniert das persistente Gedächtnis im Vergleich zu sessionbasierten Chatbots?

Sessionbasierte KI-Assistenten verlieren den Kontext nach jeder Sitzung. Du musst bei jeder Anfrage von vorne beginnen. amaiko speichert und verknüpft Wissen kontinuierlich: Mit dem Add-on Meeting Notetaker ist die Zusammenfassung eines Meetings vor sechs Monaten genauso abrufbar wie Inhalte aus der gestrigen E-Mail. Das Wissen wächst mit der Nutzung und bleibt erhalten, auch wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Welche Kosten entstehen im Vergleich zu Microsoft 365 Copilot?

amaiko kostet 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (499 € im Jahr) oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Seats. Microsofts Platz ist günstiger: Copilot Business kostet 18,20 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für bis zu 300 Nutzer, als Add-on zu einem berechtigten Microsoft-365-Plan, und Cowork, Copilots proaktive Arbeit, wird zusätzlich nach Nutzung abgerechnet. Im amaiko-Platz stecken unbegrenzte Tokens, Briefings und Active Inbox, dazu Unternehmenswissen, das bleibt, und Hosting in Deutschland außerhalb der Microsoft-Cloud.

Kann amaiko mit bestehenden Tools wie HubSpot oder Personio integriert werden?

Ja, absolut. amaiko ist darauf ausgelegt, als zentrale Intelligenzschicht über all deinen wichtigen Business-Tools zu liegen. Während die native Einbettung in Microsoft Teams und Outlook den täglichen Zugriff ermöglicht, zieht amaiko sein Wissen aus einer Vielzahl von Quellen:

• CRM & Sales: Nahtlose Verbindung zu Tools wie HubSpot oder Dynamics 365 Business Central, um Kundendaten direkt mit Meeting-Briefings oder E-Mail-Entwürfen zu verknüpfen.
• HR & Organisation: Integration von Personio, um Wissen über interne Prozesse, Onboarding-Guidelines oder Abwesenheiten proaktiv verfügbar zu machen.
• Business-Suiten: Neben der tiefen Microsoft 365-Integration (SharePoint, OneDrive, OneNote, To Do) bindet amaiko über den Marktplatz weitere Fachsysteme wie DATEV, Jira oder Asana an, eigene Konnektoren gibt es auf Anfrage.

Was bedeutet ISO 42001 für Unternehmen?

Die ISO/IEC 42001 ist der internationale Standard für KI-Management-Systeme. Sie deckt Governance, Risikomanagement sowie ethische und rechtliche Aspekte ab. Für Unternehmen bedeutet das: dokumentierte Prozesse, nachweisbare Compliance und Vorbereitung auf den EU AI Act, der seit August 2026 gilt.

Wie schnell kann amaiko in eine bestehende Microsoft Teams-Umgebung integriert werden?

Die Integration erfolgt ohne klassische IT-Projektphase. Nach der Verbindung mit dem Microsoft 365-Konto liest amaiko einmalig deine jüngsten E-Mails, Termine und Chats und legt daraus ein erstes Profil deiner Arbeitsweise an. Administratoren können im Admin Center die relevanten Einstellungen für Berechtigungen und Zugriffskontrollen konfigurieren.