1. Geltungsbereich und Vertragspartner
Diese AGB regeln die Geschäftsbeziehung zwischen der amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Deutschland (nachfolgend „Anbieter”), und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde”) hinsichtlich der Nutzung des KI-basierten Wissensmanagement-Tools „amaiko.ai”. Amaiko.ai ist ein digitales Software-as-a-Service-Produkt, das als persönlicher KI-Assistent direkt in Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Teams) integriert wird, um Unternehmenswissen zu speichern, zu vernetzen und Mitarbeitern proaktiv zur Verfügung zu stellen.
Diese AGB gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmen im Sinne des § 14 BGB (d.h. natürlichen oder juristischen Personen, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln). Die Nutzung von amaiko.ai durch Verbraucher ist ausgeschlossen.
2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung
2.1 Vertragsgegenstand und Leistungszweck
Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte Softwareplattform amaiko.ai zur Verfügung. Amaiko.ai ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung zur Unterstützung von Wissensmanagement, Informationsvernetzung und arbeitsbezogener Assistenz in Unternehmen unter Einsatz von künstlicher Intelligenz.
Der Leistungszweck von amaiko.ai besteht darin, unternehmensrelevante Informationen und Inhalte kontextbezogen bereitzustellen, Arbeitsprozesse zu unterstützen und den Zugriff auf vorhandenes Wissen innerhalb der vom Kunden genutzten IT-Systeme zu erleichtern.
Amaiko.ai stellt dem Kunden hierzu KI-gestützte Funktionen zur Verfügung, die insbesondere die strukturierte Verarbeitung, Analyse und nutzerbezogene Aufbereitung von Informationen ermöglichen. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem jeweils gebuchten Tarif, der Produktbeschreibung sowie der technischen Ausgestaltung der Plattform in der jeweils aktuellen Version.
Ein Anspruch auf das Vorhandensein bestimmter technischer Implementierungen, Module oder Funktionsweisen besteht nicht, sofern der vertraglich vereinbarte Leistungszweck insgesamt gewahrt bleibt.
2.2 Technische Voraussetzungen
Voraussetzung für die Nutzung ist ein aktiver Microsoft-365-Tenant des Kunden einschließlich der erforderlichen Lizenzen, Berechtigungen und Administratorfreigaben. Amaiko.ai nutzt ausschließlich die bestehenden Microsoft-365-Berechtigungsstrukturen; eine Erweiterung von Zugriffsrechten erfolgt nicht.
2.3 Verantwortungsabgrenzung
Verantwortung des Anbieters:
- Betrieb und Wartung der amaiko.ai Plattform
- Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Funktionen
- Datensicherheit innerhalb der Systemgrenzen des Anbieters
- Einhaltung der datenschutzrechtlichen Pflichten als Auftragsverarbeiter
Verantwortung des Kunden:
- Berechtigungsmanagement im Microsoft-365-Tenant, insbesondere Erteilung der notwendigen Zugriffs-, API- und Sicherheitsfreigaben gemäß dem Microsoft-365-Berechtigungskonzept
- Bereithalten der erforderlichen Microsoft-365-Lizenzen
- Rechtmäßigkeit der verarbeiteten Inhalte
- Interne Governance-, Compliance- und Freigabeprozesse
- Prüfung und Verwendung der KI-Ausgaben
2.4 KI-Funktionalität und Output-Nutzung
Amaiko.ai generiert Inhalte automatisiert auf Basis von KI-Modellen. Diese Inhalte stellen unverbindliche Vorschläge, Zusammenfassungen oder Analysen dar. Der Kunde erkennt an, dass amaiko.ai auf KI-Modellen basiert, deren Ausgaben wahrscheinlichkeitsbasiert sind und gegebenenfalls unvollständig, fehlerhaft oder nicht aktuell sein können. Amaiko.ai erbringt seine Leistungen hierbei als unterstützendes System nach bestem technischen Stand (best effort), ohne eine Garantie für bestimmte Ergebnisse zu übernehmen.
Der Kunde bleibt allein verantwortlich für:
- Die Prüfung der KI-Ergebnisse auf Richtigkeit, Eignung, sowie deren Rechtmäßigkeit
- sämtliche Entscheidungen, die auf Basis der KI-Ausgaben getroffen werden.
Amaiko.ai ersetzt keine menschliche Entscheidungs- oder Fachinstanz und erbringt keine recht-, steuer-, medizin- oder sonstige Fachberatung. Die Entscheidung, ob generierter Output rechtmäßig verwendet werden kann, obliegt allein dem Kunden. Der Kunde ist verpflichtet, KI-generierte Inhalte vor ihrer Weiterverwendung oder Umsetzung angemessen zu prüfen, insbesondere auf deren rechtliche Zulässigkeit hin. Auf Ziff. 11.5. wird verwiesen.
2.5 Verfügbarkeit und Support
Der Anbieter strebt eine durchschnittliche monatliche Verfügbarkeit von 99,5 % an. Die Verfügbarkeit bezieht sich ausschließlich auf die Plattform amaiko.ai und schließt Ausfälle von Drittanbietern, insbesondere Microsoft-365 und Microsoft Azure-Diensten, aus. Temporäre Einschränkungen können durch planmäßige Wartungsarbeiten, Updates oder Ursachen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z.B. Störungen bei Microsoft oder Internet-Ausfälle) entstehen. Der Anbieter wird planmäßige Wartungsarbeiten nach Möglichkeit frühzeitig ankündigen und in nutzungsarmen Zeiten durchführen. Je nach gewähltem Nutzungsmodell/Tarif (siehe Ziffer 3) stellt der Anbieter verschiedene Support-Leistungen bereit (z.B. Unterstützung per Ticketsystem, Bereitstellung eines Customer Success Managers, regelmäßige Beratungsgespräche etc.). Supportleistungen, Reaktionszeiten und Eskalationsstufen richten sich nach dem gebuchten Tarif und können in einer separaten SLA-Übersicht geregelt werden.
2.6 Updates, Produktänderungen, Deprecation und Discontinuation
Amaiko.ai ist ein dynamisch weiterentwickeltes Software-as-a-Service-Produkt. Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform sowie einzelne Funktionen, Module, Integrationen oder Schnittstellen („Funktionen”) fortlaufend weiterzuentwickeln, zu ändern, zu erweitern oder anzupassen, sofern dies aus sachlichen Gründen erfolgt, für den Kunden zumutbar ist und der vertraglich vereinbarte Leistungszweck im Wesentlichen erhalten bleibt.
2.6.1 Sachliche Gründe für Änderungen
Sachliche Gründe im Sinne dieser Ziffer liegen insbesondere vor, wenn
a) technische Weiterentwicklungen, Architekturänderungen oder Optimierungen der Plattform erforderlich sind,
b) Sicherheitsanforderungen, Stabilitäts-, Performance- oder Datenschutzaspekte eine Anpassung notwendig machen,
c) rechtliche, regulatorische oder behördliche Vorgaben eine Änderung erfordern,
d) Abhängigkeiten von Drittanbietern, insbesondere von Microsoft-365-Diensten oder externen KI-Modellen, entfallen, eingeschränkt werden oder sich wesentlich ändern,
e) der Betrieb oder die Weiterentwicklung einer Funktion wirtschaftlich nicht mehr mit vertretbarem Aufwand möglich ist, oder
f) eine Funktion durch eine neue, funktional gleichwertige oder überlegene Lösung ersetzt wird.
Eine Deprecation oder Discontinuation darf ausschließlich aus den vorgenannten sachlichen Gründen erfolgen.
2.6.2 Updates und funktionale Änderungen
Der Anbieter ist berechtigt, Updates, Bugfixes, Leistungsverbesserungen sowie neue Funktionen bereitzustellen. Diese können automatisiert eingespielt werden. Ein Anspruch des Kunden auf Einführung oder Beibehaltung bestimmter Funktionen besteht nicht, soweit der vertraglich vereinbarte Gesamtcharakter der Leistung gewahrt bleibt.
Wesentliche funktionale Änderungen, die zu einer nicht nur unerheblichen Einschränkung der Nutzung führen können, wird der Anbieter dem Kunden in geeigneter Weise ankündigen, insbesondere über In-App-Benachrichtigungen, einen „What’s-New”-Bereich oder per E-Mail.
2.6.3 Deprecation (Abkündigung von Funktionen)
Eine Deprecation liegt vor, wenn eine Funktion weiterhin nutzbar ist, jedoch nicht mehr aktiv weiterentwickelt wird oder zu einem späteren Zeitpunkt eingestellt werden soll.
Der Anbieter wird eine Deprecation mit angemessener Vorankündigung mitteilen, in der Regel mindestens 30 Kalendertage vor dem geplanten Zeitpunkt der Einstellung. Die Mitteilung kann über geeignete Kommunikationskanäle erfolgen.
Während der Deprecation-Phase ist der Anbieter berechtigt,
- den Funktionsumfang der betroffenen Funktion einzuschränken,
- den Support für diese Funktion zu reduzieren oder einzustellen,
- eine technisch oder funktional gleichwertige Ersatzfunktion bereitzustellen.
Ein Anspruch des Kunden auf unveränderte Fortführung der deprecateten Funktion besteht nicht.
2.6.4 Discontinuation (Einstellung von Funktionen)
Der Anbieter ist berechtigt, Funktionen dauerhaft einzustellen (Discontinuation), sofern
a) eine gleichwertige oder funktional vergleichbare Alternative bereitgestellt wird, oder
b) die eingestellte Funktion für die Nutzung von amaiko.ai insgesamt nicht wesentlich ist, oder
c) die Einstellung aus rechtlichen, sicherheitsrelevanten, technischen oder wirtschaftlichen Gründen erforderlich ist.
Die Discontinuation wird dem Kunden in der Regel mindestens 30 Kalendertage vor Wirksamwerden angekündigt, sofern dem keine zwingenden Gründe entgegenstehen.
2.6.5 Wesentliche Beeinträchtigung und Sonderkündigungsrecht
Führt die Discontinuation einer Funktion zu einer nicht nur unerheblichen Beeinträchtigung der vertragsgemäßen Nutzung von amaiko.ai und steht keine zumutbare alternative Lösung zur Verfügung, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag innerhalb von 14 Tagen nach Wirksamwerden der Änderung außerordentlich zu kündigen.
Ein Anspruch auf weitergehende Entschädigung, Schadensersatz oder Preisminderung besteht in diesem Fall nicht, soweit gesetzlich zulässig.
2.6.6 Kein Anspruch auf Feature-Bestandsschutz
Der Kunde erkennt an, dass kein Anspruch auf dauerhafte Beibehaltung einzelner Funktionen, Integrationen, technischer Implementierungen oder externer Schnittstellen besteht, sofern der vertraglich vereinbarte Gesamtcharakter und Nutzungszweck von amaiko.ai gewahrt bleibt.
2.7 Drittanbieter und Abhängigkeiten
Amaiko.ai ist technisch von Leistungen Dritter abhängig, insbesondere von Microsoft-365-Diensten sowie KI-Modellen. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Verfügbarkeit, Änderungen oder Einschränkungen dieser Drittanbieterleistungen.
Der Kunde erkennt an, dass die Funktionsfähigkeit von amaiko.ai von der Verfügbarkeit, Konfiguration und den technischen Rahmenbedingungen der eingesetzten Microsoft-365-Dienste sowie weiterer angebundener Drittanbieter, insbesondere externer KI-Modelle abhängt.
Änderungen an der Microsoft-365-Umgebung des Kunden oder an den Diensten Dritter (z.B. durch Updates, Richtlinienänderungen, Einschränkungen oder Einstellung von Schnittstellen) können Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit von amaiko.ai haben, ohne dass dies einen Mangel/Fehler der Leistung des Anbieters darstellt.
Der Anbieter wird den Kunden im zumutbaren Umfang bei der Anpassung unterstützen, sofern dies technisch möglich und vertraglich geschuldet ist.
3. Vertragsabschluss, Testphase
3.1 Angebot und Bestellung
Die Präsentation von amaiko.ai, insbesondere auf der Website des Anbieters (https://amaiko.ai) oder anderen Vertriebsplattformen (z.B. Microsoft-Store), stellt noch kein verbindliches Vertragsangebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe eines Bestellangebotes. Der Vertragsschluss erfolgt, indem der Kunde ein Angebot des Anbieters zum Bezug der Leistung annimmt. Dies kann z.B. durch Unterzeichnung eines individuellen Vertragsangebots, durch Ausfüllen und Absenden eines Online-Bestellformulars auf der Website oder durch schriftliche Bestellung (inkl. E-Mail) geschehen. Der Vertrag kommt – vorbehaltlich individueller Vereinbarungen – mit Zugang der Auftragsbestätigung durch den Anbieter oder der Freischaltung des Zugangs zur Software durch den Anbieter zustande.
3.2 Kostenpflichtige Nutzungsmodelle
Amaiko.ai wird in unterschiedlichen Tarifmodellen angeboten, die sich im Funktionsumfang und Servicelevel unterscheiden. Die aktuellen Inhalte der Pakete und Preise sind auf der Website des Anbieters oder im individuellen Vertragsangebot beschrieben. Der vom Anbieter geschuldete Leistungsumfang sowie etwaige Einrichtungsleistungen (z.B. initiale Analyse von Wissensquellen, kundenspezifische Konfiguration und Integration in bestehende Systeme) werden im jeweiligen Vertragsdokument oder verbindlichen Angebot des Anbieters festgelegt.
3.3 Kostenloser Test
Der Anbieter kann dem Kunden ermöglichen, amaiko.ai zeitlich befristet kostenlos zu testen (z.B. im Rahmen eines Pilotprojekts oder einer Teststellung). Die Dauer und der Umfang einer solchen Testphase werden individuell vereinbart oder vom Anbieter festgelegt (z.B. 30 Tage mit eingeschränkter Nutzeranzahl). Während der Testphase gelten ebenfalls diese AGB. Bestimmte Funktionen oder Leistungen (z.B. Supportumfang) können in der Testphase eingeschränkt sein. Beide Parteien können den Testzeitraum jederzeit vorzeitig beenden. Mit Ablauf der Testphase endet der Zugriff des Kunden auf die Software automatisch, sofern der Kunde nicht in ein kostenpflichtiges Nutzungsmodell wechselt. Der Anbieter übernimmt in der kostenlosen Testphase nur eine eingeschränkte Haftung (siehe Ziffer 11.4).
4. Nutzungsrechte an der Software
4.1 Einräumung von Nutzungsrechten
Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht-ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software amaiko.ai in der vereinbarten Weise zum Zweck des eigenen Geschäftsbetriebs zu nutzen. Die Nutzung ist auf die in der Bestellung bzw. im Vertrag angegebenen Anzahl an autorisierten Nutzerkonten (Benutzerlizenzen) und den vorgesehenen Zweck beschränkt. Ein Nutzerkonto ist personalisiert und darf jeweils nur von dem vorgesehenen Mitarbeiter des Kunden genutzt werden. Die Verwendung eines Nutzerkontos durch mehrere Personen ist nicht zulässig, außer es wurde ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart.
4.2 Beschränkungen
Weder der Kunde noch die einzelnen Nutzer dürfen die Software oder Teile davon außerhalb des vertraglich vorgesehenen Zweckes verwenden. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, amaiko.ai Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensorganisation zur Nutzung zu überlassen, die Software zu vervielfältigen, zu vermieten, zu verkaufen oder sonst wie zugänglich zu machen. Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Versuche, dem Quellcode, den zugrundeliegenden KI-Modellen oder Geschäftsgeheimnissen des Anbieters auf unerlaubte Weise habhaft zu werden, sind untersagt, soweit nicht gesetzlich zwingend nach § 69e UrhG erlaubt. Ebenso ist es untersagt, Sicherheitsmechanismen oder Zugriffsbeschränkungen der Software zu umgehen.
4.3 Rechte an der Software
Alle Rechte an der Software, der Technologie und den Inhalten von amaiko.ai, insbesondere Urheberrechte, Datenbankrechte, Marken und Geschäftsgeheimnisse, liegen ausschließlich beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern. Dem Kunden werden keine Eigentumsrechte an der Software übertragen. Der Kunde erhält lediglich die in diesem Vertrag ausdrücklich genannten Nutzungsbefugnisse. Soweit der Anbieter dem Kunden im Rahmen des Supports oder der Integration Codeschnipsel, Skripte oder ähnliche Tools zur Verfügung stellt, verbleiben auch hieran sämtliche Rechte beim Anbieter; der Kunde erhält daran ein Nutzungsrecht ausschließlich zur Einbindung bzw. Nutzung im Zusammenhang mit amaiko.ai.
4.4 Open-Source- und Drittsoftware
Soweit der Anbieter Open-Source-Software oder Drittsoftware innerhalb von amaiko.ai einsetzt, wird er die einschlägigen Lizenzbedingungen einhalten. Für den Kunden ergeben sich hieraus keine zusätzlichen Pflichten, außer diese sind in den Lizenzbedingungen der Open-Source-Komponenten vorgesehen. Der Anbieter stellt auf Anfrage eine Liste der verwendeten Open-Source-Komponenten und deren Lizenzbedingungen zur Verfügung, soweit dies für die vertragsgemäße Nutzung relevant ist.
5. Pflichten und Mitwirkung des Kunden
Der Kunde ist verpflichtet, die Nutzung von amaiko.ai im eigenen Verantwortungsbereich so zu gestalten, dass eine vertragsgemäße und sichere Durchführung des Dienstes möglich ist. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde zu Folgendem:
- Voraussetzungen schaffen: Der Kunde muss über eine geeignete IT-Infrastruktur verfügen. Insbesondere ist ein aktiver Microsoft 365-Tenant mit Microsoft Teams erforderlich, damit amaiko.ai integriert werden kann. Der Kunde wird dem Anbieter oder der Software die erforderlichen Schnittstellen und Zugriffsrechte innerhalb der Microsoft 365-Umgebung bereitstellen (z.B. Installation der Teams-App und Gewährung der notwendigen Berechtigungen im Rahmen des Microsoft 365-Berechtigungskonzepts). Der Kunde stellt sicher, dass für die Integration keine Rechte Dritter verletzt werden und er über die notwendigen Lizenzen bei Microsoft verfügt. Änderungen der Microsoft-Umgebung (etwa durch Updates von Microsoft) können Einfluss auf die Funktionsfähigkeit von amaiko.ai haben; der Kunde wird in zumutbarem Rahmen an Anpassungen mitwirken (z.B. erneute Erteilung von Berechtigungen, falls durch Microsoft-Änderungen erforderlich).
- Benutzerverwaltung: Der Kunde benennt im Rahmen der Einrichtung von amaiko.ai einen oder mehrere Administratoren, die im Namen des Kunden Berechtigungen verwalten und als Ansprechpartner fungieren. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Nutzerkonten aktuell zu halten (z.B. Ausscheiden von Mitarbeitern dem Anbieter mitzuteilen bzw. Accounts zu deaktivieren). Nutzerzugänge und Zugangsdaten sind vom Kunden und den Nutzern geheim zu halten und gegen unbefugten Zugriff zu sichern. Stellt der Kunde fest oder besteht der Verdacht, dass Unbefugte von Zugangsdaten Kenntnis erlangt haben oder den Dienst unbefugt nutzen, ist der Anbieter unverzüglich zu informieren. Der Kunde haftet für Missbrauch, den er zu vertreten hat (z.B. fahrlässige Weitergabe von Zugangsdaten).
- Rechtskonforme Nutzung & Inhalte: Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzer in amaiko.ai eingegeben, hochgeladen oder verarbeitet werden, rechtmäßig genutzt werden dürfen. Insbesondere darf der Kunde keine Inhalte bereitstellen oder durch die KI verarbeiten lassen, die gegen geltendes Recht verstoßen, Rechte Dritter verletzen (z.B. Urheberrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse anderer, Persönlichkeitsrechte) oder strafrechtlich relevante, diskriminierende, beleidigende, sittenwidrige oder vertraulichkeitsverletzende Inhalte enthalten. Der Kunde bestätigt, über notwendige Einwilligungen oder Berechtigungen zu verfügen, falls z.B. personenbezogene Daten Dritter eingebracht werden. Sollte der Kunde Kenntnis von einer rechtswidrigen Nutzung von amaiko.ai (gleich ob durch eigene Nutzer oder Dritte) erlangen, wird er den Anbieter unverzüglich informieren.
- Mitwirkung bei Implementierung: Der Kunde wirkt bei erforderlichen Einrichtungs- und Integrationshandlungen in zumutbarem Umfang mit. Dies umfasst beispielsweise die Bereitstellung relevanter Informationen über bestehende Wissensquellen, Prozesse und Systeme, soweit diese für die Einrichtung von amaiko.ai notwendig sind. Bei erweiterten Integrationen (z.B. Anbindung von CRM-/ERP-Systemen im Ultra-Paket) stellt der Kunde Schnittstellen, Testzugänge oder Entwicklerressourcen gemäß individueller Absprache bereit. Erkennt der Kunde, dass eine vom Anbieter angeforderte Mitwirkungshandlung für den Erfolg des Projekts notwendig ist, wird er dieser nachkommen, sofern ihm dies zumutbar möglich ist.
- Updates und Systemanforderungen: Der Kunde wird etwaige Hinweise des Anbieters zu notwendigen Systemvoraussetzungen und Updates beachten. Insbesondere kann es erforderlich sein, dass der Kunde bestimmte Versionen von Microsoft Teams oder anderen Microsoft 365-Komponenten verwendet, damit die Kompatibilität mit amaiko.ai gewährleistet ist.
- Störungsmeldungen: Der Kunde wird eventuelle Störungen oder Fehler der Software dem Anbieter unverzüglich mit aussagekräftigen Informationen melden, um eine schnellstmögliche Fehleranalyse und -behebung zu ermöglichen. Soweit zumutbar, unterstützt der Kunde den Anbieter bei der Fehlerbehebung (z.B. durch Bereitstellen von Logfiles oder Fehlermeldungen).
- Nutzungsentgelt zahlen: Der Kunde verpflichtet sich, die vereinbarten Entgelte für die Nutzung von amaiko.ai rechtzeitig zu zahlen (siehe Ziffer 6.3.). Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Regelungen; zudem ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend zu sperren, bis der Rückstand ausgeglichen ist.
Verstößt der Kunde gegen die vorstehenden Pflichten und entsteht dem Anbieter dadurch ein Schaden oder Aufwand, so hat der Kunde dem Anbieter diesen zu ersetzen (z.B. Kosten durch erforderliche Rechtsverteidigung wegen vom Kunden zu vertretender Rechtsverletzungen). Der Anbieter ist im Falle schwerwiegender oder andauernder Verstöße nach vorheriger Abmahnung berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen (siehe Ziffer 7.3). Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.
6. Preise und Zahlungsbedingungen
6.1 Preise
Die Nutzung von amaiko.ai ist kostenpflichtig, sofern nicht ausdrücklich eine kostenlose Testphase oder Sondervereinbarung getroffen wurde. Die Abrechnung erfolgt pro Seat und Abrechnungszeitraum (Ziff. 6.2.). Änderungen der Seat-Anzahl wirken anteilig zum nächsten Abrechnungszeitpunkt.
Ein Seat bezeichnet einen namentlich zugeordneten Nutzerzugang. Jeder Seat ist personenbezogen und darf nicht gleichzeitig von mehreren Personen genutzt werden.
Die aktuellen Preismodelle (insbesondere Jahrespreise pro Benutzerlizenz im Core- und Plus-Paket sowie projektindividuelle Preise für das Ultra-Paket) sind auf der Website des Anbieters veröffentlicht oder ergeben sich aus dem individuellen Vertragsangebot. Alle Preisangaben verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Anbieter ist berechtigt, die Preise anzupassen, wenn sich der Umfang der vom Kunden gebuchten Leistungen ändert (z.B. Hinzubuchung weiterer Nutzerlizenzen) oder wenn verlängerte Vertragszeiträume zu geänderten Konditionen angeboten werden. Preisänderungen für Verlängerungszeiträume wird der Anbieter dem Kunden rechtzeitig vor dem Verlängerungszeitpunkt mitteilen (siehe Ziffer 12 zur Änderung der AGB). Sonstige Preisänderungen richten sich nach Ziff. 6.6.
6.2 Abrechnungszeitraum
Der Kunde kann zwischen monatlicher und jährlicher Zahlung wählen. Sofern nichts Abweichendes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung jährlich im Voraus pro gebuchter Benutzerlizenz und weiterer vereinbarter Leistungen. Die erste Abrechnungsperiode beginnt mit Bereitstellung/Freischaltung des Zugangs für den Kunden. Werden während einer laufenden Vertragsperiode zusätzliche Benutzerlizenzen hinzugebucht, so werden diese anteilig bis zum Ende der laufenden Periode berechnet. Soweit das Ultra-Paket oder andere Zusatzleistungen individuelle Preise oder Einmalkosten (etwa für eine Implementierungs- oder Einrichtungsleistung) vorsehen, werden diese gemäß Vereinbarung (etwa nach Aufwand oder Pauschale) berechnet.
6.3 Zahlungsbedingungen
Rechnungen des Anbieters sind mit Zugang beim Kunden sofort zur Zahlung fällig, sofern im Angebot oder in der Rechnung nichts Abweichendes angegeben ist.
Der Kunde gerät ohne weitere Mahnung in Verzug, wenn der Rechnungsbetrag nicht innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zugang der Rechnung vollständig ausgeglichen ist.
Im Falle des Verzugs ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe gemäß § 288 Abs. 2 BGB zu verlangen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.
Der Anbieter ist zudem berechtigt, bei Zahlungsverzug des Kunden nach vorheriger Ankündigung die Leistung bis zur vollständigen Begleichung offener Forderungen vorübergehend zu sperren, sofern der Kunde trotz angemessener Fristsetzung nicht zahlt.
6.4 Aufrechnung und Zurückbehaltung
Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen Forderungen des Anbieters aufrechnen.
Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur wegen Gegenansprüchen aus dem gleichen Vertragsverhältnis zu.
6.5 Sonderkonditionen
Gewährt der Anbieter dem Kunden Rabatte oder Sonderkonditionen (z.B. für Non-Profit-Organisationen, Bildungseinrichtungen oder im Rahmen von Aktionen), gelten diese nur für den ausdrücklich benannten Zeitraum bzw. Vertragsumfang. Nach dessen Ablauf oder Änderung gelten automatisch wieder die regulären Preise, sofern nicht ausdrücklich eine Verlängerung der Sonderkonditionen vereinbart wird.
6.6 Preisänderungen
6.6.1 Preisbindung während der Vertragslaufzeit
Die vereinbarten Preise gelten für die jeweilige Mindestvertragslaufzeit fest, sofern in diesen AGB oder im individuellen Vertrag nichts Abweichendes geregelt ist.
6.6.2 Preisänderungen zum Verlängerungszeitpunkt
Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für amaiko.ai mit Wirkung zum Beginn eines neuen Vertragszeitraums anzupassen, sofern hierfür sachliche Gründe bestehen.
Sachliche Gründe liegen insbesondere vor, wenn sich
a) die Kosten für den Betrieb, die Wartung oder die Weiterentwicklung der Plattform erhöhen (z. B. Infrastruktur-, Hosting-, Lizenz- oder Personalkosten),
b) gesetzliche, regulatorische oder steuerliche Rahmenbedingungen ändern,
c) marktübliche Preise vergleichbarer SaaS-Leistungen wesentlich verändern, oder
d) der Leistungsumfang, die Struktur der Tarifmodelle oder die Abrechnungslogik weiterentwickelt werden.
6.6.3 Ankündigung und Transparenz
Der Anbieter wird Preisänderungen dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Beginn des neuen Vertragszeitraums in Textform (z. B. per E-Mail) ankündigen. Die Mitteilung enthält die neuen Preise sowie den Zeitpunkt ihres Wirksamwerdens.
6.6.4 Sonderkündigungsrecht bei Preiserhöhungen
Erhöht der Anbieter die Preise, ist der Kunde berechtigt, den Vertrag bis spätestens 2 Wochen vor Beginn des neuen Vertragszeitraums ordentlich zu kündigen. Macht der Kunde von diesem Recht keinen Gebrauch, gelten die neuen Preise als akzeptiert.
6.6.5 Ausnahmen
Preisänderungen aufgrund von
- Änderungen der Anzahl gebuchter Seats,
- Hinzubuchung zusätzlicher Leistungen oder Module,
- Wechsel des Tarifmodells auf Wunsch des Kunden
stellen keine Preisänderungen im Sinne dieser Ziffer dar, sondern Leistungsänderungen und werden gemäß den jeweils vereinbarten Konditionen abgerechnet.
6.6.6 Rabatt- und Staffelmodelle
Soweit der Anbieter Rabatte gewährt (z. B. Laufzeitvorteile bei jährlicher Abrechnung oder mengenabhängige Staffelrabatte), richten sich deren Höhe und Anwendbarkeit nach der jeweils vereinbarten Tarifstruktur sowie der tatsächlichen Anzahl gebuchter Nutzer (Seats) im jeweiligen Abrechnungszeitraum.
Rabatte sind nicht als dauerhaft garantierte Preisbestandteile zu verstehen, sondern gelten jeweils für den vereinbarten Abrechnungszeitraum und die zugrunde gelegte Nutzeranzahl.
Ändert sich die Anzahl der gebuchten Nutzer oder das gewählte Abrechnungsmodell (z. B. Wechsel von Jahres- auf Monatsabo oder umgekehrt), wird die jeweils gültige Rabattstufe neu angewendet.
Im Falle einer Preisänderung gemäß Ziffer 6.6 bleiben bestehende Rabattmechanismen als solche bestehen, sofern nichts anderes mitgeteilt wird; der Anbieter ist jedoch berechtigt, Rabattstaffeln und Schwellenwerte mit Wirkung für zukünftige Vertragszeiträume anzupassen.
7. Vertragslaufzeit und Kündigung
7.1 Vertragsdauer
Der Vertrag über die Nutzung von amaiko.ai wird – sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist – als kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen.
Der Kunde kann zwischen folgenden Abonnementmodellen wählen:
a) Monatsabonnement
Das Monatsabonnement hat eine Laufzeit von einem Monat und verlängert sich jeweils automatisch um einen weiteren Monat, sofern es nicht von einer der Parteien mit einer Frist von 14 Kalendertagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats gekündigt wird.
b) Jahresabonnement
Das Jahresabonnement hat eine Mindestlaufzeit von zwölf Monaten und verlängert sich jeweils automatisch um weitere zwölf Monate, sofern es nicht von einer der Parteien mit einer Frist von 3 Monaten zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird.
Die jeweilige Vertragslaufzeit und das gewählte Abonnementmodell ergeben sich aus dem Angebot, der Auftragsbestätigung oder der Registrierungsbestätigung.
Ein kostenpflichtiges Abonnement beginnt frühestens mit dem ausdrücklich vereinbarten Startdatum und nicht bereits mit Beginn oder Ende einer etwaigen kostenlosen Testphase.
7.2 Testphase
Ein unentgeltlicher Testzugang (siehe Ziffer 3.3) endet automatisch nach Ablauf der vereinbarten Testdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Anbieter ist zudem berechtigt, einen unentgeltlichen Testzugang jederzeit aus wichtigem Grund zu widerrufen oder zu sperren. Ein Wechsel vom Testzugang in ein kostenpflichtiges Abonnement kann einvernehmlich vereinbart werden; in diesem Falle beginnt die Vertragslaufzeit des kostenpflichtigen Modells mit der Bereitstellung des vollen Leistungsumfangs nach Ende der Testphase.
7.3 Kündigung aus wichtigem Grund
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und Fristsetzung fällige Zahlungen nicht leistet, erheblich oder wiederholt gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt (insbesondere gegen Nutzungs- und Mitwirkungspflichten nach Ziffer 4 und 5) oder wenn ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden gestellt wurde. Für den Kunden liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn der Anbieter trotz schriftlicher Abmahnung und angemessener Fristsetzung dauerhaft gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt und dadurch der erwartete Gebrauch der Leistung erheblich beeinträchtigt wird. In Fällen einer außerordentlichen Kündigung durch den Kunden kann ein Anspruch auf anteilige Erstattung vorausbezahlter Entgelte bestehen, sofern der Grund der Kündigung vom Anbieter zu vertreten ist.
7.4 Form der Kündigung
Jede Kündigung hat, soweit in diesen AGB oder gesetzlich nichts Abweichendes bestimmt ist, schriftlich zu erfolgen. Die Textform (§ 126b BGB, z.B. Kündigung per E-Mail) ist ausreichend, sofern im Einzelfall keine strengere Form vereinbart wurde. Der Anbieter kann zur Authentifizierung bei Kündigung per E-Mail einen geeigneten Nachweis verlangen (z.B. Übermittlung durch einen bekannten Administrator oder Vertretungsberechtigten des Kunden).
7.5 Folgen der Vertragsbeendigung
Nach Beendigung des Vertrags wird der Anbieter den Zugang des Kunden zu amaiko.ai sperren. Kundendaten (einschließlich im KI-Wissensspeicher gespeicherter Inhalte) werden vom Anbieter innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht oder unzugänglich gemacht, sofern der Kunde nicht vorher schriftlich die Herausgabe bestimmter Daten in einem gängigen Format verlangt und dies technisch zumutbar ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder -rechte des Anbieters (etwa für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt; in diesem Fall tritt an Stelle der Löschung eine vorläufige Sperrung der betreffenden Daten. Der Kunde sollte bereits vor Vertragsende sicherstellen, dass er die in amaiko.ai verarbeiteten Informationen, die er weiterhin benötigt, anderweitig gespeichert hat (insbesondere bleiben die Originaldokumente im Regelfall in den Quellsystemen, z.B. SharePoint/Teams, erhalten – der Anbieter schuldet keine Datensicherung für Originaldaten außerhalb des eigenen KI-Speichers).
8. Rechte an Kundendaten und Geheimhaltung
8.1 Rechte an Kundendaten
Sämtliche Daten, Inhalte und Dokumente, die der Kunde oder seine Nutzer in amaiko.ai eingeben, hochladen oder generieren (nachfolgend „Kundendaten”), verbleiben in der Verfügungsgewalt des Kunden. Der Anbieter erwirbt keinerlei Verwertungsrechte an den Kundendaten, abgesehen von dem nachfolgend eingeräumten Nutzungsrecht zur Durchführung des Vertrags. Der Kunde räumt dem Anbieter und seinen Unterauftragsverarbeitern das Recht ein, die Kundendaten ausschließlich zum Zwecke der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen zu verarbeiten, einschließlich der Speicherung, Anzeige, Analyse (durch die KI), Sicherung und – wo vom Funktionsumfang vorgesehen – Weiterleitung innerhalb der Unternehmens-KI-Memory oder an angebundene KI-Modelle. Eine Verarbeitung der Kundendaten zu anderen Zwecken (insbesondere zu eigenen Zwecken des Anbieters, zur Profilbildung, zu Werbezwecken oder zur Verbesserung von KI-Modellen außerhalb der Sphäre des Kunden) erfolgt nicht, es sei denn, der Kunde hat hierzu ausdrücklich eingewilligt. Insbesondere werden Kundendaten nicht an Dritte weitergegeben, außer dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich (siehe dazu Ziffer 9 zur Datenverarbeitung) oder gesetzlich angeordnet.
Der Anbieter nutzt Kundendaten, einschließlich sämtlicher durch Nutzer eingegebener Inhalte, Anfragen, Prompts, Dokumente oder sonstiger Inputs, ausschließlich zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen für den jeweiligen Kunden.
Eine Verwendung von Kundendaten, Nutzerinputs oder Prompts zum Training, zur Verbesserung oder zur Weiterentwicklung allgemeiner oder kundenübergreifender KI-Modelle findet nicht statt. Dies gilt sowohl für eigene KI-Modelle des Anbieters als auch für externe KI-Dienste oder -Modelle, die im Rahmen von amaiko.ai eingebunden werden.
Eine hiervon abweichende Nutzung erfolgt nur, sofern der Kunde hierzu vorab ausdrücklich und gesondert eingewilligt hat.
8.2 Vertraulichkeit durch den Anbieter
Der Anbieter verpflichtet sich, alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Kunden sowie alle sonstigen vertraulichen Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Bereitstellung von amaiko.ai bekannt werden, geheim zu halten. Kundendaten gelten stets als vertraulich. Der Anbieter wird vertrauliche Informationen des Kunden ausschließlich zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten verwenden und sie nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Diese Geheimhaltungspflicht gilt auch über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Der Anbieter stellt sicher, dass auch seine Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und ggf. eingebundene Unterauftragnehmer den Vertraulichkeitsverpflichtungen in gleichem Umfang unterliegen. Keine Verletzung der Vertraulichkeit stellt es dar, wenn der Anbieter Daten oder Informationen des Kunden an externe KI-Dienstleister oder Hosting-Partner übermittelt, soweit dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und in anonymisierter oder aggregierter Form geschieht, die keinen Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen zulässt.
8.3 Vertraulichkeit durch den Kunden
Auch der Kunde wird alle ihm im Rahmen des Vertrags über den Anbieter und dessen Produkte bekannt werdenden vertraulichen Informationen geheim halten. Dazu zählen insbesondere nicht öffentlich bekannte technische, kommerzielle und finanzielle Informationen über amaiko.ai oder den Anbieter. Der Kunde verpflichtet auch seine Mitarbeiter und eingesetzten Dritten entsprechend.
8.4 Ausnahmen
Die Verpflichtungen zur Geheimhaltung gelten nicht für solche Informationen, die ohne Verletzung dieser AGB öffentlich bekannt sind oder werden, die dem empfangenden Vertragspartner bereits vor Offenlegung durch die andere Partei nachweislich bekannt waren, die unabhängig und ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen des anderen entwickelt wurden oder die aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Anordnung offen gelegt werden müssen. Im letztgenannten Fall wird der zur Offenlegung verpflichtete Vertragspartner die andere Partei – soweit zulässig – unverzüglich über die Anforderung informieren und die Offenlegung auf das notwendige Minimum beschränken.
9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
9.1 Rollen der Parteien
Bei der Nutzung von amaiko.ai können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa Daten von Mitarbeitern des Kunden (Nutzerprofile, Kommunikationsinhalte) oder ggf. Daten Dritter, die in den Unternehmensdokumenten enthalten sind. Im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt der Kunde für alle personenbezogenen Kundendaten der Verantwortliche (im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden zum Zwecke der Leistungserbringung.
9.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Der Anbieter wird sämtliche Pflichten eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 28 DSGVO erfüllen. Insbesondere stellt der Anbieter sicher, dass personenbezogene Daten nur gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden (diese AGB und der zugrundeliegende Vertrag stellen insoweit die Weisung dar) verarbeitet werden, und dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umgesetzt sind. Der Anbieter schließt mit dem Kunden einen schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, der die Einzelheiten der datenschutzkonformen Verarbeitung regelt. Dieser AVV umfasst u.a. die Gegenstände und Dauer der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen, die Pflichten und Rechte des Kunden sowie die vom Anbieter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen. Sofern der AVV nicht zur Vertragsunterzeichnung beigefügt wurde, stellt der Anbieter dem Kunden auf Anforderung ein Exemplar zur Verfügung (oder bietet einen Muster-AVV über die Website an). Der Abschluss eines solchen AVV ist Voraussetzung für die Aufnahme der produktiven Nutzung, soweit der Kunde personenbezogene Daten durch amaiko.ai verarbeiten lässt.
9.3 Unterauftragsverarbeiter
Der Kunde ermächtigt den Anbieter, Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmer) einzusetzen, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter wird dabei sicherstellen, dass mit jedem Unterauftragsverarbeiter ein den Vorgaben des Art. 28 DSGVO entsprechender Vertrag geschlossen wird. Als wesentliche Unterauftragsverarbeiter kommen insbesondere in Betracht: der Hosting-Dienstleister für die Plattform (z.B. Microsoft Azure oder gleichwertige Rechenzentrumsbetreiber innerhalb der EU) sowie Anbieter der integrierten KI-Modelle (z.B. Azure OpenAI-Service). Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird der Anbieter dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung stellen; diese ist zudem dem AVV beigefügt. Der Anbieter wird den Kunden in angemessener Weise vorab informieren, falls neue Unterauftragsverarbeiter eingebunden werden sollen oder ein Wechsel erfolgt. Der Kunde hat das Recht, aus berechtigten datenschutzbezogenen Gründen gegen die Hinzuziehung oder den Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters Einspruch zu erheben. In einem solchen Fall wird der Anbieter versuchen, eine zumutbare Alternative anzubieten. Ist dies nicht möglich, und wäre dem Kunden deshalb die Fortsetzung des Vertrags nicht zumutbar, kann der Kunde den Vertrag mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende kündigen.
9.4 Ort der Datenverarbeitung
Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Kundendaten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums), es sei denn, es wurde mit dem Kunden ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Insbesondere werden sämtliche Server, auf denen Kundendaten gespeichert werden, in EU-Rechenzentren betrieben. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne angemessene Garantie im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt. Soweit externe KI-Dienste einbezogen werden, achtet der Anbieter darauf, dass diese Dienste entweder innerhalb der EU betrieben werden oder anderweitig DSGVO-konform genutzt werden (z.B. durch Anonymisierung von Anfragen oder Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln – SCC – sofern ausnahmsweise ein außerhalb der EU ansässiger Dienst eingebunden wird).
9.5 Rechte der Betroffenen und Unterstützung
Der Kunde bleibt verantwortlich, Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) gegenüber den eigenen Mitarbeitern oder Dritten, deren Daten im Rahmen von amaiko.ai verarbeitet werden, zu erfüllen. Der Anbieter wird den Kunden im Rahmen seiner Möglichkeiten dabei unterstützen, indem er z.B. erforderliche Auskünfte über die Verarbeitung gibt oder bestimmte Daten auf Weisung des Kunden berichtigt, sperrt oder löscht. Entsprechende Pflichten werden detailliert im AVV geregelt sein. Anfragen von betroffenen Personen, die beim Anbieter eingehen und eindeutig den Kundendaten zuzuordnen sind, wird der Anbieter unverzüglich an den Kunden weiterleiten.
9.6 Datensicherheit
Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Kundendaten zu gewährleisten. Hierzu gehören unter anderem Maßnahmen zur Zugangskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und Trennungsgebot. Alle Kundendaten werden verschlüsselt übertragen; gespeicherte Daten werden nach Möglichkeit verschlüsselt oder pseudonymisiert abgelegt. Der Anbieter orientiert sich an gängigen Sicherheitsstandards und Best Practices (z.B. an Normen wie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit und – sofern einschlägig – ISO/IEC 42001 für KI-Managementprozesse). Der Anbieter wird Sicherheitsvorfälle (Datenschutzverletzungen) dem Kunden unverzüglich anzeigen, sobald sie ihm bekannt werden, und notwendige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergreifen.
9.7 Datenschutzinformation
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz kann der Kunde der Datenschutzerklärung des Anbieters auf dessen Website entnehmen (betreffend z.B. die Verarbeitung von Kontaktdaten des Kunden für Vertragsverwaltung, Support etc.). Diese Datenschutzerklärung ist jedoch nicht Bestandteil dieses Vertrags und regelt überwiegend Fälle, in denen der Anbieter Verantwortlicher ist (z.B. Websitenutzung, Marketing). Für die Auftragsverarbeitung der Kundendaten gelten primär die vorliegenden AGB und der abgeschlossene AVV.
9.8 Datenlöschung und Aufbewahrungsfristen
Der Anbieter verarbeitet und speichert Kundendaten nur so lange, wie dies zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden Kundendaten innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern der Kunde nicht zuvor die Herausgabe der Daten in einem gängigen Format verlangt hat und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Protokoll- und Metadaten, die ausschließlich der Sicherstellung des technischen Betriebs, der IT-Sicherheit oder der Fehleranalyse dienen, können für einen begrenzten Zeitraum über das Vertragsende hinaus gespeichert werden, sofern und soweit dies erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für Abrechnungs- und buchhaltungsrelevante Daten, bleiben unberührt; an die Stelle der Löschung tritt in diesen Fällen eine Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung).
10. Gewährleistung und Sachmängelhaftung
10.1 Beschaffenheit der Leistung
Amaiko.ai wird dem Kunden im Rahmen des Software-as-a-Service als cloudbasierter Dienst zur Nutzung über das Internet bereitgestellt. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in dem Zustand, der in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 2) und ggf. im Vertrag angegeben ist. Dem Kunden ist bewusst, dass es sich bei amaiko.ai um ein komplexes KI-System handelt. Eine jederzeit vollkommen fehlerfreie und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Software kann der Anbieter nicht garantieren. Ein Mangel liegt insbesondere nicht vor, wenn eine Beeinträchtigung der Nutzung auf Umständen beruht, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen (z.B. Probleme der Hardware oder Software beim Kunden, Ausfall der Internetverbindung, Störungen im Microsoft 365- und Microsoft-Azure-Dienst oder externer KI-Modelle). Geringfügige Unterbrechungen oder Einschränkungen, die der Art des Dienstes nach üblich sind (z.B. kurze Reboots, Wartungsfenster), stellen ebenfalls keinen Mangel dar, solange sie im angemessenen Rahmen bleiben.
10.2 Mängelansprüche
Der Kunde hat dem Anbieter etwaige Mängel der Software unverzüglich nach Entdeckung mitzuteilen und dabei eine nachvollziehbare Beschreibung der Symptome zu liefern. Der Anbieter wird berechtigten Mängelrügen nachgehen. Bei tatsächlich vorliegenden Mängeln der Software, die ihre Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich beeinträchtigen, hat der Kunde zunächst Anspruch auf Nacherfüllung. Der Anbieter kann nach seiner Wahl den Mangel beseitigen (Fehlerbehebung) oder – falls sinnvoll – einen Ersatz in Form eines Updates oder einer Ersatzleistung bereitstellen. Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Fehleranalyse im zumutbaren Rahmen (siehe auch Ziffer 5: Störungsmeldungen). Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl oder ist sie dem Anbieter unzumutbar, kann der Kunde die Vergütung angemessen mindern. Nur wenn der Mangel erheblich ist und auch innerhalb einer vom Kunden gesetzten angemessenen Nachfrist nicht behoben wird, steht dem Kunden – als letztes Mittel – das Recht zu, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.
10.3 Gewährleistungsausschluss bei bestimmten Leistungen
Für kostenlose Leistungen, die der Anbieter dem Kunden freiwillig zusätzlich anbietet (z.B. Testzugang, Beta-Funktionen, Demo-Features), übernimmt der Anbieter keine Gewährleistung. Diese Leistungen werden „wie besehen” bereitgestellt, ohne dass der Kunde einen Anspruch auf fehlerfreie Funktion oder Verfügbarkeit hat. Der Anbieter wird jedoch auftretende Probleme nach Möglichkeit berücksichtigen, insbesondere wenn sie Rückwirkungen auf zahlungspflichtige Leistungen haben könnten.
10.4 Ausschluss sonstiger Gewährleistungen
Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften mit folgender Maßgabe: Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1 BGB wird ausgeschlossen, soweit es sich nicht um einen Mangel handelt, den der Anbieter arglistig verschwiegen hat oder eine Garantie für die Beschaffenheit der Sache übernommen wurde. Garantien im Rechtssinne werden vom Anbieter nur abgegeben, wenn sie ausdrücklich und schriftlich als „Garantie” bezeichnet sind. Produkt- oder Leistungsbeschreibungen in Werbematerialien oder auf der Website des Anbieters sind grundsätzlich keine Garantiezusagen, sondern Beschreibungen des möglichen Einsatzbereichs.
11. Haftung
11.1 Unbeschränkte Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt – gleich aus welchem Rechtsgrund – für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Ebenso haftet der Anbieter unbeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig durch den Anbieter oder seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht wurden. Im Falle der Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos haftet der Anbieter unbeschränkt im Rahmen dieser Garantie/Übernahme. Unberührt bleibt auch die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, soweit einschlägig.
11.2 Beschränkte Haftung für einfache Fahrlässigkeit
Bei leicht fahrlässig verursachten Sach- oder Vermögensschäden haftet der Anbieter – vorbehaltlich Ziffer 11.1 – nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Die Haftung ist darüber hinaus der Höhe nach auf die vom Kunden in den letzten zwölf (12) Monaten vor Eintritt des schadensauslösenden Ereignisses gezahlte Vergütung begrenzt. Bestand das Vertragsverhältnis weniger als zwölf Monate, ist die im bisherigen Vertragszeitraum gezahlte Vergütung maßgeblich. Ein mittelbarer Schaden oder Folgeschaden, der nicht vorhersehbar war, wird nicht ersetzt. Vertragsbedingt vorhersehbar ist in der Regel ein Schaden bis zur Höhe des jährlich vom Kunden gezahlten Entgelts pro Schadensfall; diese Angabe dient als Orientierung, schließt jedoch eine abweichende Beurteilung im Einzelfall nicht aus.
11.3 Haftungsausschluss
Soweit weder Ziffer 11.1 noch 11.2 greifen, ist die Haftung des Anbieters bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Insbesondere übernimmt der Anbieter (vorbehaltlich Ziffer 11.1) keine Haftung für Datenverluste des Kunden, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde es unterlassen hat, übliche Datensicherungen zu erstellen und dadurch sicherzustellen, dass verlorene Daten mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können. Ebenso wenig haftet der Anbieter für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, indirekte Schäden oder Folgeschäden, sofern diese nicht als vertragstypisch vorhersehbar anzusehen waren. Der Anbieter haftet nicht für mögliche wettbewerbsrechtliche, urheberrechtliche, markenrechtliche, datenschutzrechtliche Verstöße oder sonstige Rechtsverletzungen durch vom Kunden oder dessen Mitarbeiter generierte und/oder bearbeitete Inhalte.
11.4 Besondere Haftungsregelung für unentgeltliche Leistungen
Nutzt der Kunde amaiko.ai unentgeltlich (z.B. im Rahmen einer Testphase gemäß Ziffer 3.3 oder bei Nutzung kostenfreier Beta-Funktionen), so haftet der Anbieter für hierdurch entstandene Schäden nur nach Maßgabe der Ziffer 11.1 (unbeschränkte Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden etc.). Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist in diesem unentgeltlichen Rahmen – außer im Fall von Arglist – ausgeschlossen.
11.5 Haftung für Inhalte und Ergebnisse der KI
Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass amaiko.ai als KI-Assistenzsystem keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der gelieferten Antworten oder Ergebnisse bieten kann. Die vom KI-Buddy bereitgestellten Informationen, Vorschläge oder Analysen basieren auf den vorhandenen Daten und den Algorithmen der KI, können aber im Einzelfall fehlerhaft oder missverständlich sein. Der Kunde bleibt verantwortlich dafür, die Ausgaben der KI auf Plausibilität zu prüfen und vor wichtigen Entscheidungen oder der Weiterverwendung eigenverantwortlich zu bewerten. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde oder dessen Nutzer ungeprüft auf KI-Auskünfte vertrauen oder Handlungen ausschließlich aufgrund von KI-Ergebnissen vornehmen. Das KI-System dient der Unterstützung und Entlastung, ersetzt jedoch keine menschliche Urteilsfähigkeit – insbesondere in kritischen Geschäftsprozessen sollte stets eine qualifizierte Person die finalen Entscheidungen treffen. Sofern der Anbieter dem Kunden Inhalte Dritter oder externe Informationen über die KI bereitstellt (z.B. Web-Recherche-Ergebnisse), übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit oder Qualität solcher Drittinhalte. Der Kunde ist dafür verantwortlich, keine generierten Inhalte zu verwenden, die gegen Rechte Dritter (z.B. Urheber- und Markenrechte) verstoßen.
11.6 Höhere Gewalt
Der Anbieter haftet nicht für Unmöglichkeit der Leistungserbringung oder für Verzögerungen, soweit diese durch höhere Gewalt oder sonstige bei Vertragsschluss nicht vorhersehbare Ereignisse (z.B. Naturkatastrophen, Pandemien, Arbeitskämpfe, behördliche Maßnahmen, Ausfall der Stromversorgung, externe Hackerangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Serverausfälle bei Unterauftragnehmern) verursacht worden sind, die der Anbieter nicht zu vertreten hat. In solchen Fällen wird der Anbieter den Kunden unverzüglich informieren. Ist das Ereignis von vorübergehender Dauer, verlängern sich die Leistungsfristen entsprechend. Sollte eine solche Störung länger als acht (8) Wochen andauern, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Bereits vom Kunden gezahlte Entgelte für den Zeitraum nach Eintritt der Störung wird der Anbieter im Kündigungsfall zeitanteilig erstatten.
12. Änderung der Vertragsbedingungen
12.1 Änderungsvorbehalt
Der Anbieter behält sich vor, diese AGB sowie den Leistungsumfang von amaiko.ai mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen, sofern hierfür ein berechtigtes Interesse besteht. Ein solches berechtigtes Interesse liegt insbesondere vor bei Anpassungen an gesetzliche oder regulatorische Änderungen, zur Erweiterung um zusätzliche Dienstleistungen oder Funktionen, die einer Anpassung der Vertragsbedingungen bedürfen, zur Schließung von Regelungslücken oder zur Anpassung an geänderte Umstände (z.B. Weiterentwicklung der Software, Veränderung der Marktgegebenheiten) und sofern die Änderungen für den Kunden zumutbar sind. Unzumutbar sind Änderungen insbesondere dann, wenn das vertragliche Gleichgewicht zwischen den Parteien erheblich verschoben würde.
12.2 Änderungsverfahren
Änderungen der AGB oder des Leistungsumfangs wird der Anbieter dem Kunden spätestens 6 Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) ankündigen. Dem Kunden steht das Recht zu, den angekündigten Änderungen bis spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Wirksamkeitsdatum zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht fristgerecht schriftlich (Textform genügt) den Änderungen, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf diese Folge wird der Anbieter den Kunden in der Änderungsmitteilung besonders hinweisen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, behalten sich beide Parteien das Recht vor, das Vertragsverhältnis zum Inkrafttreten der Änderung zu kündigen. In der Änderungsmitteilung wird der Anbieter ggf. darüber informieren, ob im Falle eines Widerspruchs ein Sonderkündigungsrecht ausgeübt wird oder alternativ der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt wird.
12.3 Formfreie Änderungen
Änderungen der Kontaktinformationen des Anbieters (z.B. neue Anschrift, neue Telefonnummer) oder offensichtliche Schreib- und Druckfehler in den AGB darf der Anbieter jederzeit ohne spezielles Änderungsverfahren korrigieren, ohne dass Rechte des Kunden hierdurch beeinträchtigt werden. Solche unwesentlichen Änderungen bedürfen keiner Zustimmung des Kunden und werden wirksam, sobald sie auf geeignete Weise publiziert sind (z.B. Aktualisierung der Informationen im Impressum oder auf der Website des Anbieters).
13. Schlussbestimmungen
13.1 Abtretungsverbot
Der Kunde darf Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen oder abtreten. § 354a HGB bleibt für Geldforderungen unberührt. Der Anbieter ist seinerseits berechtigt, mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger oder verbundenes Unternehmen zu übertragen, sofern hierdurch berechtigte Interessen des Kunden nicht beeinträchtigt werden und der Rechtsnachfolger die bestehenden vertraglichen Pflichten übernimmt. Im Fall einer solchen Vertragsübernahme hat der Kunde das Recht, den Vertrag zum Übertragungszeitpunkt zu kündigen, sofern ihm die Fortsetzung mit dem neuen Vertragspartner nicht zumutbar ist.
13.2 Keine Nebenabreden
Dieser Vertrag einschließlich seiner Anlagen (z.B. Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung) stellt die vollständige Vereinbarung der Parteien dar. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags (einschließlich dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Für die Wahrung der Schriftform genügt die Übermittlung per Telefax; für die Textform genügt die Übermittlung per E-Mail. Individuelle Vertragsabreden (einschließlich nachträglicher Ergänzungen oder Änderungen) gehen diesen AGB im Zweifel vor; über deren Inhalt ist im Streitfall ein schriftlicher Vertrag oder zumindest eine schriftliche Bestätigung maßgeblich.
13.3 Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags einschließlich dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen/undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige rechtlich wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen möglichst nahekommt. Gleiches gilt im Falle einer Vertragslücke.
13.4 Rechtswahl
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und des internationalen Privatrechts. Bei Verbrauchern (die hier jedoch nicht Vertragspartei sein sollen, siehe Ziffer 1) blieben zwingende verbraucherschützende Vorschriften des Wohnsitzstaates unberührt.
13.5 Gerichtsstand
Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des HGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (zuständiges Gericht: Amtsgericht Viechtach bzw. das für Viechtach örtlich und sachlich zuständige Gericht). Der Anbieter bleibt jedoch berechtigt, Ansprüche auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen.
13.6 Verbraucherstreitbeilegung
Der Anbieter nimmt nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucher-Schlichtungsstelle teil. Die EU-Kommission stellt unter https://ec.europa.eu/consumers/odr eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit.
Stand: Februar 2026