Dein Team weiß schon, wie man amaiko nutzt.
Es weiß es nur noch nicht.
Vom Morgenbriefing der Geschäftsführung bis zum HR-Onboarding — so sieht es aus, wenn jede Rolle eine KI bekommt, die ihren Job wirklich versteht.
Anwendungsfälle
Geschäftsführung
Dein Morgen beginnt mit Klarheit, nicht mit Chaos.
Tagesbriefing
amaiko erstellt morgens ein kompaktes Briefing mit E-Mails, Kalenderhighlights, offenen Entscheidungen und kritischen KPIs.
Prompt
› Erstelle mir das Morgenbriefing: Wichtige E-Mails, Termine heute, offene Entscheidungen. Priorisiere handlungsbedürftige Punkte.
Board-Meeting-Vorbereitung
amaiko sammelt relevante Dokumente, fasst Projektstatus und offene Risiken zusammen und erstellt eine Agenda mit Zeitvorschlägen.
Prompt
› Bereite das Vorstandstreffen am 10.03. vor: Sammle letzte Projekt-Statusberichte, offene Risiken und Vorschläge für die Agenda. Erstelle eine 1-Seiten-Zusammenfassung.
Entscheidungsdokumentation
Nach einer Entscheidung dokumentiert amaiko Kontext, Beteiligte, zugrundeliegende Dokumente und speichert das Ergebnis in der Wissensdatenbank.
Prompt
› Dokumentiere die Entscheidung zur IT-Outsourcing-Strategie: Teilnehmer, Entscheidungsgrundlagen, verlinkte Dokumente und nächste Schritte. Speichere als Knowledge-Sheet unter 'IT-Strategie'.
Anwendungsfälle
IT
Incidents zusammengefasst, bevor du den ersten triagiert hast.
Incident-Zusammenfassung
amaiko aggregiert Service-Desk-Tickets, verlinkt relevante Logs und Dokumente und erstellt eine Prioritätsliste mit empfohlenen Maßnahmen.
Prompt
› Erstelle die heutige Incident-Übersicht: Liste der offenen Tickets nach Priorität, betroffene Systeme, mögliche Ursachen und empfohlene Sofortmaßnahmen.
Onboarding-Check
amaiko prüft neue Mitarbeiter gegen HR-Systeme, schlägt benötigte Berechtigungen vor und erstellt Aufgaben in Planner.
Prompt
› Onboarding: Neuen Mitarbeiter Lukas Meier (Personio ID 12345) — welche Microsoft- und CRM-Berechtigungen benötigt er? Erstelle Aufgaben zur Einrichtung in Planner.
Patch-Reminder
amaiko überwacht Patch-Zyklen, identifiziert kritische Updates und erstellt wöchentliche Handlungslisten für das IT-Team.
Prompt
› Erstelle die wöchentliche Patch-Übersicht: kritische Systeme, offene Sicherheitsupdates, empfohlene Reihenfolge und geplante Ausfallzeitfenster.
Anwendungsfälle
Vertrieb
Jeder Deal, jedes Follow-up — nichts geht verloren.
Deal-Update
amaiko synchronisiert E-Mails und Kalender mit deinem CRM, fasst Lead-Status zusammen und schlägt nächste Vertriebsaktionen vor.
Prompt
› Gib mir ein Update zu meinen offenen Deals in HubSpot: Stage, nächster Schritt, letzte Kommunikation und empfohlene Aktion für diese Woche.
Follow-up-Reminder
amaiko erstellt Follow-up-Aufgaben und E-Mail-Vorlagen für ausstehende Angebote und terminiert Erinnerungen.
Prompt
› Erstelle Follow-up-E-Mails für Angebote, die älter als 7 Tage sind. Vorlage anpassen für Medienkunden, setze Follow-up-Aufgaben in To-Do mit Fälligkeitsdatum in 3 Tagen.
Meeting-Briefing
amaiko erstellt Meeting-Briefings mit Kundendaten aus dem CRM, relevanten Dokumenten und Gesprächszielen.
Prompt
› Bereite das Meeting mit Muster GmbH am 05.03. vor: Zusammenfassung aus HubSpot, letzte E-Mail, offene Punkte und 3 Gesprächsziele.
Anwendungsfälle
Einkauf
Lieferanten im Blick, Verträge markiert, Freigaben in Bewegung.
Lieferanten-Performance
amaiko aggregiert Lieferanten-KPIs, verspätete Lieferungen und offene Reklamationen zu einer priorisierten Übersicht.
Prompt
› Erstelle den monatlichen Lieferanten-Performance-Bericht: On-Time-Delivery, Reklamationen, offene Bestellungen. Priorisiere Lieferanten mit niedriger Performance.
Bestellfreigaben
amaiko erkennt genehmigungspflichtige Bestellungen, informiert Entscheider per E-Mail oder Teams und verfolgt Freigaben nach.
Prompt
› Liste alle offenen Bestellfreigaben für diese Woche und erinnere die Entscheider per Teams-Nachricht. Generiere Kurzinfo mit Betrag, Lieferant und Dringlichkeit.
Vertrags-Check
amaiko sucht Vertragsdokumente in SharePoint, extrahiert Laufzeiten und Kündigungsfristen und erstellt Erinnerungen.
Prompt
› Suche Lieferantenverträge mit Kündigungsfristen in den nächsten 90 Tagen und erstelle eine Liste mit Vorschlag zur Aktion (verlängern, kündigen, verhandeln).
Anwendungsfälle
HR
People Ops, die wirklich skaliert.
Bewerber-Screening
amaiko fasst Bewerbungen zusammen, vergleicht mit Anforderungsprofilen und schlägt geeignete Kandidaten vor.
Prompt
› Screening: Stelle eine Liste mit den 5 besten Bewerbern für die Stelle 'Softwareentwickler' zusammen. Vergleiche Lebensläufe mit dem Anforderungsprofil in Personio.
Abwesenheitsübersicht
amaiko erstellt eine Übersicht über Urlaube, Krankheit und Abwesenheiten und zeigt Kapazitätsengpässe an.
Prompt
› Erstelle die wöchentliche Abwesenheitsübersicht für Team X: geplante Urlaube, Krankmeldungen und mögliche Kapazitätsengpässe.
Onboarding-Checkliste
amaiko generiert eine vollständige Onboarding-Checkliste, sendet Begrüßungsmails und plant Termine mit relevanten Stakeholdern.
Prompt
› Generiere eine Onboarding-Checkliste für neuen Mitarbeiter Anna Schmidt (Personio ID 54321): IT-Zugang, HR-Intro, Sicherheitsunterweisung, Termine für die ersten 2 Wochen. Versende Begrüßungsmail.
Anwendungsfälle
Assistenz
Termine, Protokolle, Reisen — erledigt, bevor du fragst.
Terminplanung
amaiko schlägt freie Termine vor, koordiniert Teilnehmer via Outlook/Teams und erstellt Kalendereinladungen mit Agenda.
Prompt
› Plane ein 60-minütiges Meeting mit Teamleitung und Vertrieb nächste Woche. Finde 3 Terminvorschläge, lade Teilnehmer ein und setze eine Agenda: Ziel, Themen, Entscheidungen.
Meeting-Protokoll
amaiko erstellt nach Meetings kompakte Minutes inklusive To-Dos und verteilt Aufgaben in Planner.
Prompt
› Erstelle Meeting-Minutes für das Meeting 'Produktions-Review' vom 02.03.: Teilnehmer, Entscheidungen, 5 To-Dos mit Verantwortlichen und Fälligkeiten.
Reiseplanung
amaiko sammelt Reiseoptionen, erstellt Reisepläne und bereitet Spesenformulare mit angehängten Belegen vor.
Prompt
› Plane eine Geschäftsreise nach München vom 15.–17.04.: günstigster Flug, Hotelvorschlag in Innenstadt, Zeitplan und Spesenübersicht.
Anwendungsfälle
Produktionsplanung
Output, Engpässe, Schichten — alles auf einen Blick.
Statusbericht
amaiko aggregiert Produktionskennzahlen — Output, Stillstand, Engpässe — zu einem tagesaktuellen Statusdashboard.
Prompt
› Erstelle das tägliche Produktionsstatus-Update: Output pro Linie, aktuelle Engpässe, ungeplante Stillstände und empfohlene Maßnahmen.
Materialverfügbarkeit
amaiko überwacht Lagerbestände, prognostiziert Bedarf basierend auf der Auftragspipeline und schlägt Nachbestellungen vor.
Prompt
› Analysiere Materialbestände und schlage Nachbestellungen für die nächste Woche vor. Berücksichtige offene Aufträge und Lieferzeiten.
Schichtplanung
amaiko optimiert Schichtpläne basierend auf Verfügbarkeit, Qualifikation und Auftragslage und erstellt Vorschläge zur Freigabe.
Prompt
› Erstelle den Schichtplan für April: Berücksichtige Verfügbarkeiten, Qualifikationen und geplante Auftragsmengen. Gib 2 alternative Vorschläge.
Anwendungsfälle
Qualitätsmanagement
Abweichungen erkannt, Audits vorbereitet, Standards eingehalten.
Abweichungsbericht
amaiko sammelt Reklamationsdaten, analysiert Ursachenhäufigkeiten und priorisiert Maßnahmen mit Verantwortlichen.
Prompt
› Erstelle den wöchentlichen Reklamationsreport: Top 5 Fehlerursachen, betroffene Chargen, vorgeschlagene Sofortmaßnahmen und Verantwortliche.
Audit-Vorbereitung
amaiko sammelt Nachweise aus SharePoint/OneDrive, erstellt eine strukturierte Auditmappe und eine Checkliste.
Prompt
› Bereite die Auditmappe für das ISO-Audit vor: Sammle Prozessbeschreibungen, Nachweise und eröffne eine Checkliste mit Verantwortlichen.
Prüfplan
amaiko analysiert Prüfdaten, schlägt Stichprobengrößen vor und generiert Prüfpläne mit Prüfintervallen.
Prompt
› Erstelle den monatlichen Prüfplan für Produktlinie A: Stichprobengrößen, Prüfintervalle und zugehörige Prüfanweisungen.
Anwendungsfälle
Innovation
Trends erkannt, Ideen bewertet, POCs auf Kurs.
Trend-Monitor
amaiko führt externe Recherchen durch, fasst Trends und Wettbewerbsaktivitäten zusammen und liefert Handlungsimpulse.
Prompt
› Erstelle ein 1-Seiten-Trendbriefing zu 'Generative AI im Mittelstand' mit 3 potenziellen Auswirkungen auf unsere Produkte.
Ideenmanagement
amaiko sammelt Ideen aus Teams/Forms, strukturiert und bewertet sie und schlägt die Top-Ideen zur Umsetzung vor.
Prompt
› Konsolidiere Ideen aus dem Innovationskanal im letzten Monat, bewerte nach Aufwand/Nutzen und nenne die Top 3 mit Begründung.
POC-Begleitung
amaiko dokumentiert POC-Ziele, misst Fortschritt, sammelt Testdaten und erstellt Abschlussberichte mit Empfehlungen.
Prompt
› Begleite den POC für Feature X: Dokumentiere Ziele, sammle Testmetriken wöchentlich und erstelle einen Abschlussbericht nach 4 Wochen.
Anwendungsfälle
Digitalisierungs-Manager
Roadmaps im Blick, Automatisierung gefunden, Stakeholder abgeholt.
Roadmap-Tracking
amaiko überwacht den Fortschritt von Digitalisierungsprojekten, identifiziert Blocker und erstellt Quartalsberichte für Stakeholder.
Prompt
› Erstelle das wöchentliche Roadmap-Update: Status der Projekte, Blocker, Kapazitätsengpässe und empfohlene Eskalationen.
Automatisierungsvorschläge
amaiko analysiert wiederkehrende E-Mails und Tasks, erkennt Automatisierungspotenzial und priorisiert Anwendungsfälle.
Prompt
› Analysiere die letzten 30 Tage an wiederkehrenden E-Mail-Workflows und schlage 3 Prioritäten für Prozessautomatisierung vor.
Stakeholder-Update
amaiko erstellt standardisierte Status-Updates, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, abgestimmt auf die Zielgruppe.
Prompt
› Erstelle das Monats-Update für die Geschäftsführung: 1 Seite Status, 1 Seite Risiken und eine Empfehlung zur Priorisierung der nächsten Schritte.
Erste Schritte
In drei Schritten zum ersten Erfolg
Klein anfangen
Wähle 2–3 Anwendungsfälle mit messbarem Impact. Tagesbriefing + Meeting-Vorbereitung ist ein guter Start.
Tools verbinden
Verbinde Outlook, SharePoint, HubSpot, Personio. Mehr Daten = smartere Antworten.
Wissen aufbauen
Speichere Entscheidungen und Prompts als Knowledge-Sheets. Der Wert wächst mit der Zeit.
Bereit, KI an die Arbeit zu schicken?
Jeder Anwendungsfall auf dieser Seite funktioniert heute. Kein Training, keine Setup-Wizards, kein 'Coming Soon'.
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