A tua equipa já vive no Microsoft Teams — a tua IA também devia

Um estudo da Harvard Business Review acompanhou 137 trabalhadores em três empresas do Fortune 500 e descobriu que os trabalhadores do conhecimento alternam entre aplicações 1.200 vezes por dia. Isso traduz-se em cerca de quatro horas por semana só a reorientar-se — cinco semanas de trabalho completas por ano, perdidas.

Agora pensa no que acontece quando a tua empresa “implementa IA” dando à equipa mais uma ferramenta standalone. Acabaste de adicionar a alternância número 1.201.

A ironia é forte: uma tecnologia que deveria eliminar trabalho repetitivo torna-se ela própria trabalho repetitivo assim que a colocas num separador à parte. E no entanto, é exatamente isso que a maioria das empresas faz — compram um produto de IA vistoso, distribuem novos logins e questionam-se porque é que a adoção estagna nos 15 %.

O imposto da alternância

Cada troca de aplicação tem um custo, e a investigação sobre esse custo é implacável.

A equipa de Gloria Mark na UC Irvine mediu-o: 23 minutos e 15 segundos. É o tempo médio para recuperar concentração profunda após uma interrupção. Um estudo conjunto da Qatalog e da Universidade de Cornell situa o tempo mínimo de reorientação em 9,5 minutos por troca de aplicação, mesmo para alternâncias rápidas. O relatório Workgeist mostra que 45 % dos trabalhadores dizem que demasiadas aplicações os tornam menos produtivos, e 43 % classificam a alternância constante como mentalmente exaustiva.

No Brasil e em Portugal, estes números ganham peso num mercado em plena aceleração digital. As empresas estão a adicionar ferramentas a um ritmo que multiplica exatamente o problema da alternância de contexto. Em Portugal, a digitalização avança com força no tecido empresarial, impulsionada pelos fundos do PRR. No Brasil, o Microsoft 365 é omnipresente nas grandes e médias empresas. Mas mais infraestrutura não resolve o caos de 15 aplicações abertas em paralelo.

Mas mais ferramentas não significam melhor trabalho. Cada aplicação adicional não acrescenta apenas o seu próprio custo de alternância — multiplica o custo de todas as outras. Passar de nove para dez aplicações diárias não é um aumento de 10 %. É mais um item que o teu cérebro tem de manter na memória de trabalho enquanto tenta fazer trabalho real.

320 milhões de pessoas já têm uma base

O Microsoft Teams tem 320 milhões de utilizadores ativos mensais. 93 % das empresas do Fortune 100 utilizam-no. Segundo os dados do Microsoft WorkLab, o Teams ultrapassa o email como canal de comunicação dominante às 8 da manhã num dia de trabalho típico. O trabalhador médio recebe 153 mensagens no Teams por dia útil.

Não é uma ferramenta que as pessoas abrem ocasionalmente. É o sítio onde o trabalho acontece. Decisões são tomadas em canais do Teams. Ficheiros são partilhados em chats do Teams. Reuniões acontecem em chamadas do Teams. Para a maioria dos trabalhadores do conhecimento, o Teams está aberto do login ao logout.

A lógica para o mercado lusófono é simples: se as pessoas já passam o dia no Teams, é lá que a inteligência deve estar — não numa ferramenta separada que ninguém vai abrir.

Quando a tua equipa passa oito horas por dia no Teams e colocas a tua IA num separador de browser à parte, essa IA está cega para oito horas de contexto. Não vê a discussão do projeto que aconteceu às 14 horas. Não sabe que o teu colega já partilhou os números do T4 no canal de finanças. Não consegue fazer referência à decisão que a tua responsável tomou no standup de ontem.

Uma ferramenta de IA que não vê onde o trabalho acontece trabalha às cegas. Pode ter o melhor modelo do mundo, mas sem contexto é apenas uma autocompletação muito cara. (Para uma comparação honesta de como isto se aplica ao Microsoft Copilot, vê a nossa análise do Copilot face a um verdadeiro assistente de IA.)

O que a IA integrada consegue e a IA externa nunca vai conseguir

Uma IA que corre dentro do Teams acede a coisas que nenhuma ferramenta standalone alguma vez vai alcançar — independentemente da qualidade do modelo.

Contexto conversacional. Vê quem disse o quê, quando e em que canal. Quando perguntas “o que é que o marketing decidiu sobre o calendário da campanha?” — uma IA integrada consegue responder, porque esteve presente na conversa. Uma ferramenta externa precisaria que fizesses copy-paste de uma transcrição.

Ficheiros e documentos partilhados. Os canais do Teams são onde os ficheiros vivem em movimento — o rascunho em revisão, a folha de cálculo que alguém acabou de atualizar, o PDF que um cliente enviou esta manhã. Uma IA integrada acede nativamente. Uma IA externa precisa de um upload manual, e quando o fazes, os dados já estão desatualizados.

Consciência organizacional. Sabe quem está em que equipa, quem trabalha com quem, quem é responsável por que projeto. Quando dizes “envia isto para a equipa de Lisboa”, sabe quem são. Compreende a topologia da tua organização porque vive dentro dela.

Zero imposto de copy-paste. Este é o ponto que a maioria das pessoas subestima. Com uma IA externa, o fluxo é: ler algo no Teams, mudar para a ferramenta de IA, colar, obter resposta, voltar ao Teams, colar o resultado. Cada passo é fricção. Cada passo é um ponto onde o contexto se perde. Uma IA integrada elimina tudo isso. Perguntas, age, segues em frente.

Ação dentro do fluxo de trabalho. Uma IA no Teams pode responder a mensagens, agendar reuniões, resumir threads, criar tarefas — tudo sem sair da conversa. Uma ferramenta externa só consegue dar-te texto que depois tens de levar a outro sítio e executar tu próprio.

A diferença não é incremental. É arquitetural. Uma IA externa processa informação que lhe entregas. Uma IA integrada participa no trabalho.

As contas da consolidação

Os portfolios de SaaS estão a diminuir pela primeira vez em mais de uma década. O relatório da BetterCloud de 2024 mostra que a empresa média passou de 112 para 106 aplicações, e a tendência está a acelerar. As empresas gastam agora 4.830 dólares por colaborador por ano em SaaS — mais 22 % que no ano anterior — e finalmente questionam se cada ferramenta merece o seu lugar.

Um estudo da Lokalise revelou que os trabalhadores perdem em média 51 minutos por semana em fadiga de ferramentas — a carga cognitiva de gerir demasiadas plataformas. Para 22 % dos trabalhadores, esse número ultrapassa as duas horas semanais, somando mais de 100 horas por ano. E 79 % dizem que a sua empresa não deu um único passo para reduzir o problema.

Para empresas brasileiras e portuguesas em plena onda de transformação digital, o impulso de adicionar ferramentas é compreensível. Mas a resposta à adoção de IA não é a ferramenta número 276. É tornar a ferramenta número um mais inteligente.

O Teams já é onde 320 milhões de pessoas colaboram. Adicionar inteligência a esse ambiente significa zero novas aplicações para aprender, zero novos logins para memorizar, zero novos separadores para gerir. O teu investimento em IA não luta contra o problema da alternância de contexto — reduz-lo diretamente.

IA que vive onde o trabalho acontece

As pessoas usam as ferramentas que já estão à frente delas. Não é uma grande revelação — é óbvio. Uma app de IA separada exige que a tua equipa se lembre que existe, mude para lá, forneça contexto e traga os resultados de volta. Uma IA no Teams simplesmente… está lá. Na conversa. Pronta quando a questão surge.

amaiko foi construído sobre este princípio. Vive dentro do Microsoft Teams — não como um add-on, mas como participante nativo. Recorda conversas entre sessões. Constrói contexto a partir do trabalho real da tua equipa. Age dentro dos canais e chats onde as decisões são tomadas.

Sem novo separador. Sem novo login. Sem corrida de estafetas de copy-paste entre ferramentas.

A melhor IA é aquela que a tua equipa realmente usa. E vão usá-la se já estiver onde trabalham. E quando ela retém o que a tua equipa sabe — mesmo depois de as pessoas saírem — o valor multiplica-se. Este é o problema da perda de conhecimento que a maioria das empresas só vê quando já é tarde demais.