Assistente de IA para Microsoft Teams em PME suíças: o que se aplica?

As PME suíças podem usar um assistente de IA para Microsoft Teams como a amaiko, mesmo com os dados alojados na Alemanha, porque a Alemanha e toda a UE constam da lista suíça de Estados com proteção de dados adequada. O trabalho a sério está no contrato de subcontratação, na transparência perante os colaboradores e numa definição do Microsoft Admin Center que desde março de 2026 também afeta tenants suíços. Este artigo segue a ordem em que um gerente ou responsável de TI os trata.

A Lei federal suíça de proteção de dados aplica-se a assistentes de IA no Teams?

Sim, sem regra especial. O Comissário federal suíço para a proteção de dados (PFPDT) registou a 24 de setembro de 2025 que a LPD é tecnologicamente neutra e por isso se aplica diretamente a tratamentos de dados apoiados por IA. Quem mete dados pessoais numa ferramenta de IA é responsável pelo tratamento nos termos da lei, seja a ferramenta da Microsoft, da OpenAI ou de um fornecedor da Baviera.

Na empresa, isto significa acima de tudo transparência. Finalidade, funcionamento e fontes de dados do tratamento apoiado por IA têm de ser indicados, incluindo se os dados dos utilizadores servem para treino. Junta-se a inscrição no registo de atividades de tratamento, se a empresa estiver obrigada a mantê-lo. Uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados só é exigida com risco elevado para as pessoas afetadas.

Um assistente do Teams que redige atas, prioriza e-mails e encontra documentos internos fica, na maioria das PME, abaixo desse limiar. Profiling de clientes ou análise de dados de candidatos seria outra história.

Os dados podem ficar na Alemanha?

Sim. A LPD permite a comunicação de dados pessoais para o estrangeiro sem garantias adicionais quando o Conselho Federal reconheceu ao Estado de destino proteção adequada. Esses Estados constam do anexo 1 do Regulamento de proteção de dados, e os Estados-Membros da UE estão lá. Para uma empresa suíça, a Alemanha é assim, em matéria de proteção de dados, território nacional com outra moeda.

A amaiko guarda todos os dados em centros de dados alemães e trata-os só dentro da UE. Para uma PME suíça, fica em assinar o contrato de subcontratação e, se a empresa estiver obrigada a manter registo, inscrever nele o tratamento. Cláusulas contratuais-tipo, transfer impact assessments e a discussão sobre o Data Privacy Framework dos EUA caem fora, porque nenhum byte viaja para um país sem decisão de adequação.

O cenário muda assim que um fornecedor trata dados nos EUA. Aí são precisas garantias contratuais e uma análise de risco, e aí entra a secção seguinte.

O que significa o Flex Routing para tenants suíços do Copilot?

A Microsoft introduziu no Microsoft 365 Copilot uma função chamada Flex Routing. Em picos de carga, o processamento pelos modelos pode sair da fronteira de dados da UE, concretamente para os EUA, o Canadá ou a Austrália. A função aplica-se expressamente a tenants na UE e na EFTA, portanto também à Suíça. Em tenants criados depois de 25 de março de 2026 vem ligada por defeito.

A Microsoft escreve: «All tenant administrators are encouraged to check their tenant’s flex routing setting.» Isto implica verificar no Admin Center, em Copilot, Settings, Flex routing during peak load periods, e documentar a decisão para o consultor de proteção de dados. Quem não conhece esta definição não consegue avaliar nem documentar a comunicação para o estrangeiro — e é isso que a lei exige.

A Microsoft anunciou o processamento local das interações do Copilot para 15 países, a Suíça entre eles. Desde a atualização de abril de 2026, porém, só Austrália, Índia, Emirados Árabes Unidos, Reino Unido e Estados Unidos estão indicados para o final de 2026, com o Canadá em 2027 e o Japão em 2028. Para a Suíça não há data. O Flex Routing continua, por isso, a ser uma definição que alguém tem de gerir ativamente. O lado do RGPD está em O Copilot é conforme ao RGPD em 2026 ou há alternativas?

Critério	amaiko	Microsoft 365 Copilot (tenant suíço)
Local de armazenamento dos dados	Alemanha	Suíça ou fronteira de dados da UE
Processamento de IA	exclusivamente UE, por design	fronteira de dados da UE; em picos de carga EUA, Canadá, Austrália, com Flex Routing ativo
Flex Routing	não existe	ativo por defeito em tenants a partir de 25.03.2026, opt-out no Admin Center
Base legal para a comunicação para o estrangeiro	adequação (anexo 1 do Regulamento)	adequação para a UE, garantias necessárias para processamento fora
Licença necessária	qualquer licença Microsoft 365 com Teams	Business Basic, Standard, Premium, Apps for Business; a variante Enterprise acrescenta E3, E5, F3 e mais
Memória entre conversas	persistente, cresce automaticamente	por sessão
Preço por utilizador e mês	29,91 € com faturação anual, faturação em CHF possível	18,20 € (Business) a 26,00 € (Enterprise) mais a licença de base

Que requisitos coloca uma PME suíça ao próprio assistente?

Mais de 99 % das empresas suíças são PME, e a maioria não tem departamento de TI. Os requisitos a um assistente de IA diferem por isso dos de um grande grupo.

Tem de arrancar sem projeto. A amaiko instala-se no Teams pelo Microsoft Marketplace, autentica-se via Microsoft Entra e herda as permissões existentes. Um canal que um colaborador não pode ver fica invisível também para o assistente dele.

Tem de reter conhecimento. Numa empresa de 40 pessoas, uma conhece as condições dos fornecedores, outra o histórico dos clientes. Se uma delas sair, o conhecimento vai com ela. A amaiko constrói com conversas, reuniões e documentos uma memória empresarial persistente que fica. Como isso se vê no dia a dia está em Um colaborador despede-se: assim garantes o conhecimento dele.

Tem de dar sinal sozinho. Um assistente que ninguém abre não cumpre nenhum requisito de compliance nem poupa uma hora. O Morning Briefing no Teams resume tarefas em aberto, novos e-mails e o dia, antes que alguém pergunte.

Como introduzes o assistente em conformidade com a proteção de dados?

A ordem que resultou em PME suíças tem quatro passos. Primeiro, assinar o contrato de subcontratação com o fornecedor e confirmar que o armazenamento fica num Estado com decisão de adequação. Depois, se a empresa estiver obrigada a manter o registo de atividades de tratamento, completá-lo com finalidade, categorias de dados e destinatário. A seguir, acrescentar à política de privacidade e a uma diretiva interna de utilização um parágrafo sobre a IA, para cumprir o dever de transparência. Por fim, verificar os direitos de acesso no Teams, porque o assistente vê exatamente o que o utilizador vê.

Para equipas com regras especialmente rigorosas, como fiduciárias, escritórios de advogados ou prestadores de saúde, existe a liberté por 44,87 € por utilizador e mês, ou 429 € por utilizador e ano com faturação anual. Todos os modelos vêm da Mistral e cada token é processado na UE, por decisão de arquitetura permanente.

Se quiseres ver como a amaiko encaixa no teu tenant, marca uma demo. Percorremos juntos o contrato de subcontratação e as permissões, se quiseres com o teu consultor de proteção de dados presente. O que custa a utilização e que rubricas não estão em nenhuma lista de preços, calcula-o Quanto custa a amaiko por utilizador no dia a dia do Microsoft 365?.

Perguntas frequentes (FAQ)

Pode uma PME suíça usar um assistente de IA que guarda os dados na Alemanha?

Sim. A Alemanha e todos os Estados da UE constam do anexo 1 do Regulamento de proteção de dados como países com proteção de dados adequada. Os dados pessoais podem ser comunicados para lá sem garantias adicionais.

A Lei federal suíça de proteção de dados aplica-se sequer a ferramentas de IA?

Sim. O Comissário federal suíço para a proteção de dados (PFPDT) clarificou a 24 de setembro de 2025 que a LPD é tecnologicamente neutra e se aplica diretamente a tratamentos de dados apoiados por IA.

Preciso de uma avaliação de impacto sobre a proteção de dados?

Só em caso de risco elevado para as pessoas afetadas. Um assistente que trata documentos internos, reuniões e e-mails de uma equipa fica, em regra, abaixo desse limiar. O contrato de subcontratação é obrigatório na mesma. Já a inscrição no registo de atividades de tratamento só se a empresa tiver 250 ou mais colaboradores, tratar dados pessoais sensíveis em grande escala ou realizar profiling de alto risco; abaixo disso é recomendável, mas não obrigatória.

O Microsoft 365 Copilot em tenants suíços é afetado pelo Flex Routing?

Sim. O Flex Routing aplica-se a tenants na UE e na EFTA, portanto também à Suíça. Em tenants criados depois de 25 de março de 2026 está ativo por defeito. A Microsoft recomenda a todos os administradores que verifiquem a definição; quem não quiser processamento fora da UE desativa-a no Admin Center.

A amaiko guarda dados na Suíça?

Não, em centros de dados alemães. O processamento de IA acontece exclusivamente na UE. Os dados só saem da UE se o contratares expressamente.

Quanto custa a amaiko para uma equipa suíça?

29,91 € por utilizador e mês com faturação anual. A faturação corre pelo Stripe na moeda que escolheres, também em francos.

Tenho de informar colaboradores e clientes sobre a utilização de IA?

Sim. O PFPDT exige que finalidade, funcionamento e fontes de dados dos tratamentos apoiados por IA sejam indicados com transparência. Um parágrafo na política de privacidade e uma diretiva interna de utilização cobrem isso na maioria dos casos.