KI-Assistent für Microsoft Teams in Schweizer KMU: Was gilt?

Schweizer KMU dürfen einen KI-Assistenten für Microsoft Teams wie amaiko einsetzen, obwohl die Daten in Deutschland liegen, weil Deutschland und die gesamte EU auf der Schweizer Staatenliste mit angemessenem Datenschutz stehen. Die eigentliche Arbeit liegt woanders: beim Auftragsbearbeitungsvertrag, bei der Transparenz gegenüber Mitarbeitenden und bei einer Einstellung im Microsoft Admin Center, die seit März 2026 auch Schweizer Tenants betrifft. Dieser Artikel geht die Punkte in der Reihenfolge durch, in der ein Geschäftsführer oder IT-Verantwortlicher sie abarbeitet.

Gilt das Datenschutzgesetz für KI-Assistenten in Teams?

Ja, ohne Sonderregel. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte hat am 24. September 2025 festgehalten, dass das Datenschutzgesetz „technologieneutral formuliert und demzufolge auch auf den Einsatz von KI-gestützten Datenbearbeitungen direkt anwendbar” ist. Wer Personendaten in ein KI-Tool gibt, ist Verantwortlicher im Sinne des Gesetzes, unabhängig davon, ob das Tool von Microsoft, OpenAI oder einem Anbieter aus Bayern betrieben wird.

Für den Einsatz im Unternehmen heißt das vor allem Transparenz. Zweck, Funktionsweise und Datenquellen der KI-gestützten Bearbeitung müssen ausgewiesen werden, einschließlich der Frage, ob Nutzerdaten zum Training weiterverwendet werden. Dazu kommt der Eintrag im Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, sofern das Unternehmen dazu verpflichtet ist. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird erst fällig, wenn die Bearbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringt.

Ein Teams-Assistent, der Protokolle schreibt, E-Mails priorisiert und interne Dokumente findet, liegt in den meisten KMU unterhalb der Schwelle für eine Folgenabschätzung. Profiling von Kunden oder die Auswertung von Bewerberdaten wären eine andere Sache.

Dürfen die Daten in Deutschland liegen?

Ja. Das Datenschutzgesetz erlaubt die Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland ohne zusätzliche Garantien, wenn der Bundesrat dem Zielstaat einen angemessenen Datenschutz bescheinigt hat. Diese Staaten stehen in Anhang 1 der Datenschutzverordnung, und die Mitgliedstaaten der EU gehören dazu. Deutschland ist damit für Schweizer Unternehmen datenschutzrechtlich ein Inland mit anderer Währung.

amaiko speichert alle Daten in deutschen Rechenzentren und verarbeitet sie ausschließlich innerhalb der EU. Für ein Schweizer KMU heißt das: Auftragsbearbeitungsvertrag abschließen, den Verzeichniseintrag ergänzen, sofern ihr dazu verpflichtet seid, fertig. Standardvertragsklauseln, Transfer Impact Assessments und die Diskussion um das Data Privacy Framework der USA entfallen, weil kein Byte in ein Land ohne Angemessenheitsentscheid wandert.

Anders sieht es aus, sobald ein Anbieter Daten in den USA verarbeitet. Dann braucht es vertragliche Garantien und eine Risikoprüfung, und genau an dieser Stelle wird der nächste Abschnitt relevant.

Was bedeutet Flex Routing für Schweizer Copilot-Tenants?

Microsoft hat für Microsoft 365 Copilot eine Funktion namens Flex Routing eingeführt. Bei Spitzenlast darf die Modellverarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze stattfinden, konkret in den USA, Kanada oder Australien. Die Funktion gilt ausdrücklich für Tenants in der EU und in der EFTA, also auch für die Schweiz. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist sie standardmäßig eingeschaltet.

Microsoft schreibt dazu: „All tenant administrators are encouraged to check their tenant’s flex routing setting.” Für ein Schweizer KMU bedeutet das eine Prüfung im Admin Center unter Copilot, Einstellungen, Flex routing during peak load periods, dazu die Dokumentation der Entscheidung für den Datenschutzberater. Wer die Einstellung nicht kennt, kann die Bekanntgabe ins Ausland weder beurteilen noch dokumentieren — und genau das verlangt das Gesetz.

Microsoft hat die Verarbeitung von Copilot-Interaktionen im Inland für 15 Länder angekündigt, die Schweiz darunter. Seit der Aktualisierung vom April 2026 nennt Microsoft für Ende 2026 allerdings nur noch Australien, Indien, die Vereinigten Arabischen Emirate, Großbritannien und die USA, Kanada folgt 2027, Japan 2028. Für die Schweiz steht kein Datum. Flex Routing bleibt deshalb auf absehbare Zeit eine Einstellung, die jemand aktiv verwalten muss. Was das für die DSGVO-Seite bedeutet, steht in Ist Copilot 2026 DSGVO-konform oder gibt es Alternativen?

Kriterium	amaiko	Microsoft 365 Copilot (Schweizer Tenant)
Speicherort der Daten	Deutschland	Schweiz oder EU-Datengrenze
KI-Verarbeitung	ausschließlich EU, per Design	EU-Datengrenze, bei Spitzenlast USA, Kanada, Australien, wenn Flex Routing aktiv
Flex Routing	nicht vorhanden	für Tenants ab 25.03.2026 standardmäßig aktiv, Opt-out im Admin Center
Rechtsgrundlage für die Bekanntgabe ins Ausland	Angemessenheit (DSV Anhang 1)	Angemessenheit für EU, Garantien nötig für Verarbeitung außerhalb
Benötigte Lizenz	jede Microsoft-365-Lizenz mit Teams	Business Basic, Standard, Premium, Apps for Business; Enterprise-Variante zusätzlich E3, E5, F3 und weitere
Gedächtnis über Gespräche hinweg	persistent, wächst automatisch	pro Sitzung
Preis pro Nutzer und Monat	29,91 € bei jährlicher Abrechnung, Abrechnung in CHF möglich	18,20 € (Business) bis 26,00 € (Enterprise) zuzüglich Basislizenz

Welche Anforderungen stellt ein Schweizer KMU an den Assistenten selbst?

Mehr als 99 % der Schweizer Unternehmen sind KMU, und die meisten haben keine eigene IT-Abteilung. Die Anforderungen an einen KI-Assistenten unterscheiden sich deshalb von denen eines Konzerns.

Er muss ohne Projekt starten. amaiko wird über den Microsoft Marketplace in Teams installiert, meldet sich über Microsoft Entra an und übernimmt die bestehenden Berechtigungen. Ein Kanal, den ein Mitarbeitender nicht sehen darf, bleibt auch für seinen Assistenten unsichtbar.

Er muss Wissen halten. In einem Betrieb mit 40 Personen kennt eine Person die Lieferantenkonditionen, eine andere die Kundenhistorie. Verlässt eine davon das Unternehmen, geht das Wissen mit. amaiko baut aus Gesprächen, Meetings und Dokumenten ein persistentes Unternehmensgedächtnis, das bleibt. Wie das im Alltag aussieht, beschreibt Mitarbeiter kündigt: So sicherst du sein Wissen.

Er muss sich von selbst melden. Ein Assistent, den niemand öffnet, erfüllt keine Compliance-Anforderung und spart keine Stunde. Das Morning Briefing in Teams fasst offene Aufgaben, neue E-Mails und den Tag zusammen, bevor jemand danach fragt.

Wie führst du den Assistenten datenschutzkonform ein?

Die Reihenfolge, die sich in Schweizer KMU bewährt hat, umfasst vier Schritte. Zuerst den Auftragsbearbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen und prüfen, dass der Speicherort in einem Staat mit Angemessenheitsentscheid liegt. Dann, sofern das Unternehmen zum Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten verpflichtet ist, den Eintrag ergänzen, mit Zweck, Datenkategorien und Empfänger. Danach die Datenschutzerklärung und eine interne Nutzungsrichtlinie um einen Absatz zum KI-Einsatz erweitern, damit die Transparenzpflicht erfüllt ist. Zuletzt die Zugriffsrechte in Teams prüfen, weil der Assistent genau das sieht, was der jeweilige Nutzer sieht.

Für Teams mit besonders strengen Vorgaben, etwa Treuhänder, Anwaltskanzleien oder Gesundheitsdienstleister, gibt es liberté für 44,87 € pro Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet 429 € pro Nutzer und Jahr. Jedes Modell stammt von Mistral, jedes Token wird in der EU verarbeitet, und zwar als dauerhafte Architekturentscheidung.

Wenn du prüfen möchtest, wie amaiko in deinen Tenant passt, buche eine Demo. Wir gehen den Auftragsbearbeitungsvertrag und die Berechtigungen gemeinsam durch, auf Wunsch mit deinem Datenschutzberater im Termin. Was der Einsatz kostet und welche Posten auf keiner Preisliste stehen, rechnet Was kostet amaiko pro Nutzer im Microsoft-365-Alltag? durch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Darf ein Schweizer KMU einen KI-Assistenten nutzen, der Daten in Deutschland speichert?

Ja. Deutschland und alle EU-Staaten stehen in Anhang 1 der Datenschutzverordnung als Länder mit angemessenem Datenschutz. Personendaten dürfen dorthin ohne zusätzliche Garantien bekanntgegeben werden.

Gilt das Datenschutzgesetz überhaupt für KI-Tools?

Ja. Der EDÖB hat am 24. September 2025 klargestellt, dass das DSG technologieneutral formuliert ist und direkt auf KI-gestützte Datenbearbeitungen anwendbar ist.

Brauche ich für den Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Nur bei hohem Risiko für die betroffenen Personen. Ein Assistent, der interne Dokumente, Meetings und E-Mails eines Teams verarbeitet, liegt in der Regel unterhalb dieser Schwelle. Der Auftragsbearbeitungsvertrag ist trotzdem Pflicht. Das Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten dagegen nur, wenn das Unternehmen mindestens 250 Mitarbeitende hat, besonders schützenswerte Daten in großem Umfang bearbeitet oder ein Profiling mit hohem Risiko durchführt; darunter ist es empfehlenswert, aber nicht vorgeschrieben.

Ist Microsoft 365 Copilot für Schweizer Tenants von Flex Routing betroffen?

Ja. Flex Routing gilt für Tenants in der EU und in der EFTA, also auch für die Schweiz. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist es standardmäßig aktiv. Microsoft empfiehlt allen Administratoren, die Einstellung zu prüfen; wer die Verarbeitung außerhalb der EU nicht will, schaltet sie im Admin Center ab.

Speichert amaiko Daten in der Schweiz?

Nein, in deutschen Rechenzentren. Die KI-Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst.

Was kostet amaiko für ein Schweizer Team?

29,91 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Abrechnung läuft über Stripe in der Währung deiner Wahl, also auch in Franken.

Muss ich Mitarbeitende und Kunden über den KI-Einsatz informieren?

Ja. Der EDÖB verlangt, dass Zweck, Funktionsweise und Datenquellen KI-gestützter Bearbeitungen transparent ausgewiesen werden. Ein Absatz in der Datenschutzerklärung und eine interne Nutzungsrichtlinie decken das in den meisten Fällen ab.