Wissensmanagement

Die Wissensbasis, die niemand schreiben muss.

Jedes Wiki stirbt denselben Tod: Irgendjemand müsste es aktuell halten, und niemand tut es. amaiko baut das Gedächtnis deines Unternehmens aus der Arbeit, die ohnehin passiert – und liefert es zurück, bevor du fragen musst.

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Warum deine letzte Wissensdatenbank gescheitert ist

Es lag nicht am Werkzeug. Es lag am Aufwand.

Der Schreibaufwand

Dokumentieren ist immer der Zweitjob. Und der Zweitjob verliert gegen den ersten – jede Woche aufs Neue.

Der Suchaufwand

Volltextsuche funktioniert nur, wenn du die Worte kennst, die der Autor benutzt hat. Meistens kennst du sie nicht.

Der Verfallsaufwand

Am Tag, an dem sie entsteht, stimmt eine Seite. Ein halbes Jahr später weiß niemand, welche Hälfte noch gilt.

Wie amaiko es stattdessen macht

Drei Dinge passieren, ohne dass jemand ein Dokument öffnet.

Erfassen

Gespräche, Meetings, Entscheidungen, die Menschen, mit denen du zu tun hast. Jede Nacht verdichtet amaiko den Tag zu belastbaren Fakten – und lässt das Rauschen weg.

Strukturieren

Fakten landen in Wissensblättern: ein Thema pro Blatt, typisiert, verschlagwortet, datiert, mit Konfidenzwert und vollständiger Änderungshistorie.

Abrufen

Passende Blätter liegen im Gespräch, bevor amaiko antwortet. Kein Suchfeld, keine Abfragesyntax, kein "Hast du ins Wiki geschaut?".

Fünf Arten von Unternehmensgedächtnis

Alles, was ein Unternehmen wirklich behalten muss, passt in eine dieser Kategorien.

Personen

Kolleginnen, Kunden, Lieferanten. Rollen, Kontakte und wie sie am liebsten arbeiten.

Themen

Projekte, Produkte, Accounts, Entscheidungen. Der Status und der Kontext dahinter.

Prozesse

Wie hier wirklich gearbeitet wird – Abläufe, Freigaben, Eskalationswege.

Richtlinien

Die Regeln, unter denen ihr arbeitet: Compliance, Sicherheit, HR, Einkauf.

Systeme

Technische Realität – Integrationen, Konfigurationen und die Fallstricke, die einen Tag kosten.

So sieht ein Wissensblatt aus

Thema Organisation

Acme Corp

Überblick

Cloud-Infrastruktur-Lieferant seit 2023. Vertrag läuft bis zum Ende des Geschäftsjahres.
Hauptkontakt ist Petra Berger, sie möchte vor jedem Call eine schriftliche Zusammenfassung.
Zahlungsziel 30 Tage. Alles über 10.000 € braucht eine zweite Unterschrift aus der Buchhaltung.

Entscheidungen

Verlängerung auf Q1 verschoben, damit sie nicht mehr mit dem Audit kollidiert.
Support-Stufe auf Standard reduziert – Basic führte zu zwei Eskalationen in einem Quartal.

Datenschutz von Anfang an

Nicht alles gehört allen.

Die meisten Wissenstools kennen genau eine Sichtbarkeit: geteilt. Deshalb wird das Heikle nie aufgeschrieben – und was doch aufgeschrieben wird, endet als Vorfall. amaiko gibt jedem Fakt einen Geltungsbereich und setzt ihn bei jedem einzelnen Zugriff durch.

Persönlich

Nur deins. Deine Notizen, dein Kontext, deine Einschätzung von Menschen. Kein Assistent einer Kollegin sieht das.

Team

An ein Microsoft-Teams-Team gebunden und bei jedem Zugriff gegen die aktuelle Mitgliedschaft geprüft.

Organisation

Nur geteilte Fakten: Prozesse, Richtlinien, Systeme, Projekte. Das, was alle wissen sollten.

Alles, was ein Agent unternehmensweit veröffentlichen will, wird vorher geprüft. Inhalte zu Gesundheit, Leistung, Gehalt, Konflikten oder privaten Umständen einer Person bleiben persönlich – und wenn die Prüfung nicht laufen kann, lautet die Antwort Nein. Aus Meetings mit externen Gästen wird grundsätzlich nichts übernommen.

Wie wir mit deinen Daten umgehen

Pflegt sich selbst

Eine Bibliothekarin, die Nachtschicht macht.

Wissensdatenbanken verfallen nicht, weil Menschen schlecht schreiben. Sie verfallen, weil niemand aufräumt. Jede Nacht arbeitet ein eigener Agent euer geteiltes Wissen durch:

Führt Dubletten zu einem Blatt zusammen – inhaltlich neu formuliert, nicht aneinandergeklebt.
Ordnet Blätter neu ein, die unter falschem Typ, falschem Bereich oder falschen Schlagworten liegen.
Teilt Einträge auf, aus denen still und leise drei Themen geworden sind, und zieht das Original zurück.

Nie wird auf Verdacht gelöscht, nie ein Geltungsbereich erweitert, nie etwas Persönliches gesehen. Jede Zusammenführung, Aufteilung und Archivierung wird protokolliert und ist umkehrbar.

Kommst du von Copilot?

Wiederfinden ist kein Gedächtnis.

Copilot findet das Dokument, das du geschrieben hast. Aber nicht, was dein Team in dem Meeting entschieden hat, in dem niemand etwas aufgeschrieben hat. amaiko erinnert sich an die Entscheidung.

amaiko vs. Microsoft 365 Copilot

Häufige Fragen

Müssen wir erst unser bestehendes Wiki migrieren?

Nein. amaiko startet bei eurer täglichen Arbeit, die Wissensbasis füllt sich ab der ersten Woche von selbst. Und du kannst amaiko jederzeit einfach im Chat sagen, was gemerkt werden soll – in ganz normaler Sprache.

Wer schreibt die Wissensblätter eigentlich?

amaiko. Du kannst eins spontan diktieren ("Merk dir: Acme zahlt auf 30 Tage"), ein falsches korrigieren oder den nächtlichen Durchlauf aus Gesprächen und Meetings schreiben lassen. Es gibt keinen Editor zu öffnen und keine Vorlage auszufüllen.

Wie findet amaiko das richtige Wissen?

Semantische Suche nach Bedeutung, nicht nach Stichworten. Frag auf Deutsch nach etwas, das auf Englisch festgehalten wurde – es kommt trotzdem zurück. Und es liegt schon im Gespräch, bevor amaiko dir antwortet.

Können Kolleginnen und Kollegen meine persönlichen Notizen lesen?

Nein. Persönliche Blätter sehen nur du und dein eigener Assistent. Team-Blätter werden bei jedem Zugriff gegen die aktuelle Microsoft-Teams-Mitgliedschaft geprüft; lässt sich die Mitgliedschaft nicht bestätigen, wird der Zugriff verweigert statt geraten.

Was verhindert, dass Vertrauliches unternehmensweit landet?

Jeder unternehmensweite Schreibvorgang durchläuft eine Datenschutzprüfung, die persönliche, bewertende und sensible Inhalte erkennt und stattdessen persönlich ablegt. Im Zweifel entscheidet sie dagegen. Aus Meeting-Transkripten mit externen Teilnehmenden wird grundsätzlich nichts übernommen.

Wo liegt unser Wissen tatsächlich?

In eurer eigenen, isolierten Datenbank, in eurem eigenen Mandanten, auf deutscher Infrastruktur. Es wird nie mit anderen Kunden zusammengelegt und nie zum Training von Modellen verwendet.

Hört auf zu verlieren, was euer Team längst weiß.

Sieh dir an, woran amaiko sich nach zwei Wochen in deinem Teams erinnert.

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