amaiko vs Microsoft 365 Copilot: Hosting in Deutschland, Firmenwissen, echte Kosten (2026)

Gehostet in Deutschland, für jeden Kunden

amaiko wird in Deutschland auf amaikos eigener Infrastruktur gehostet, außerhalb der Microsoft-Cloud, und die KI-Verarbeitung bleibt in der EU. Das gilt für jeden Kunden zum Listenpreis: Es gibt kein Add-on zu kaufen und keine Admin-Einstellung zu prüfen. Details stehen auf der Sicherheitsseite.

Copilot läuft in Microsofts EU Data Boundary. Microsofts eigene Dokumentation schränkt die Zusage ein: In begrenzten Fällen werden Kundendaten und personenbezogene Daten weiterhin außerhalb der EU Data Boundary übertragen. Dazu kommt Flex Routing: Bei Lastspitzen darf Copilots KI-Verarbeitung in den USA, in Kanada oder in Australien stattfinden. Laut Microsoft ist Flex Routing bei berechtigten Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ab Werk eingeschaltet; ältere Tenants müssen ihre Voreinstellung im Message Center nachschlagen. Zur Modellauswahl, mit der Copilot wirbt, gehören Anthropics Claude-Modelle, und die sind laut Microsofts Admin-Dokumentation derzeit von der EU Data Boundary ausgenommen. In Word, Excel und PowerPoint lässt eine eigene Einstellung Copilot dort mit ihnen arbeiten, und die ist bei EU-Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ab Werk eingeschaltet. Datenhaltung in Deutschland gibt es über das Add-on Advanced Data Residency, und Microsoft verlangt es für 100 % der bezahlten Lizenzen in deinem Tenant.

Für deinen Datenschutzbeauftragten heißt das: Ein Copilot-Rollout bringt Einstellungen mit, die geprüft werden müssen, und ein Add-on, das eingepreist werden muss. Was das für eine DSGVO-Bewertung bedeutet, ordnen wir im Detail ein. Bei amaiko ist die Antwort für jeden Kunden und jede Funktion dieselbe.

Firmenwissen, das bleibt, wenn Leute gehen

amaiko lernt, wie jede Person arbeitet, und verdichtet die Gespräche deines Teams jede Nacht zu dauerhaftem Firmenwissen: Projekte, Kunden, Entscheidungen und wer was weiß. Wissen kann persönlich, teamweit oder unternehmensweit sein, und bei jedem Zugriff prüft amaiko Teamwissen gegen die aktuelle Teams-Mitgliedschaft. Verlässt jemand das Unternehmen, bleibt, was er amaiko beigebracht hat. amaiko-Teams verbringen 35 % weniger Zeit mit Suchen, und neue Mitarbeitende sind bis zu 57 % schneller eingearbeitet.

Copilots Gedächtnis ist in der Vorschau. Es umfasst gemerkte Erinnerungen, aus dem Chatverlauf abgeleitete Details und eigene Anweisungen, und Microsoft legt sie in einem versteckten Ordner im Exchange-Postfach des jeweiligen Nutzers ab. Es erinnert sich für eine Person, in deren Postfach.

Für dein Unternehmen heißt das: Copilot lernt jeden einzelnen Nutzer kennen, amaiko baut Wissen auf, auf das das ganze Team zugreifen kann. Wie sich das im Arbeitsalltag zeigt, steht in unserem Vergleich eines ganz normalen Arbeitstags.

Briefings und Posteingang im Sitzpreis

amaiko bereitet ein Morgen-Briefing vor, bevor dein Team in den Tag startet, und Active Inbox liest eingehende E-Mails und markiert, was Aufmerksamkeit braucht. Markierte Mails werden zu To-dos. Beides ist Teil des Tarifs, mit unbegrenzten Tokens, und niemand muss vorher eine Automatisierung einrichten. Dahinter arbeitet ein Netzwerk spezialisierter Agenten, und der Marktplatz ergänzt HubSpot, Dynamics 365 Business Central, Personio, Jira, Confluence, DATEV und mehr.

Was Copilot ohne Prompt erledigt, läuft in Copilot Cowork: geplante Prompts wie ein tägliches Briefing und Aufgaben, die starten, wenn eine passende E-Mail eingeht. Microsofts Preisseite führt Cowork als nutzungsabhängig abgerechnet, und die FAQ sagt, dass dein Unternehmen danach bezahlt, wie viel deine Nutzer mit Cowork tun. Modellantworten, Tool- und Skill-Aufrufe, Bildgenerierung und Browser-Aufgaben zählen zum Verbrauch. Admins setzen Ausgabenlimits pro Nutzer oder Gruppe.

Für dein Budget heißt das: Copilots proaktive Arbeit ist eine zweite Rechnung, die mit der Nutzung wächst und von deinen Admins verwaltet wird. Bei amaiko steckt sie im Sitz.

Preis: was im Sitz steckt

amaiko kostet 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (499 € pro Nutzer und Jahr), 49,90 € bei monatlicher, mit unbegrenzten Tokens. Siehe Preise.

Microsofts deutsche Preisseite listet Microsoft 365 Copilot Business für bis zu 300 Nutzer mit 18,20 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 21,84 € bei monatlicher. Für Jahresabos, die zwischen dem 1. Juli und dem 31. Dezember 2026 abgeschlossen werden, gilt im ersten Jahr ein Preis von 15,60 €. In den USA kostet es 21 $. Microsoft 365 Copilot für Enterprise-Pläne kostet 26,00 € bzw. 30 $. Ein Copilot-Sitz kostet weniger als ein amaiko-Sitz.

Was dieser Preis nicht enthält: Copilot ist ein Add-on. Microsofts Lizenzseite listet die Pläne, zu denen es sich hinzubuchen lässt, von Business Basic bis E5, und einen davon brauchst du. Cowork wird nach Nutzung abgerechnet. Datenhaltung in Deutschland braucht das Add-on Advanced Data Residency auf jeder bezahlten Lizenz. amaiko kaufst du eigenständig, und ein Unternehmen ohne Microsoft 365 nutzt es in der Web-App mit Google Workspace oder Box.

Zwei Unternehmen, Listenpreise bei jährlicher Abrechnung, alle Preise netto. Die Copilot-Spalte setzt voraus, dass du bereits einen berechtigten Microsoft-365-Plan bezahlst, und enthält keine Cowork-Nutzung.

Für dein Budget heißt das: Die Copilot-Zahl ist die Untergrenze der Rechnung. Briefings und geplante Aufgaben über Cowork bringen eine Nutzungsposition dazu, Hosting in Deutschland eine Add-on-Position. Bei amaiko ist der Sitzpreis die ganze Rechnung. Will dein Team Meeting-Protokolle von amaiko, kommt das Add-on Meeting Notetaker dazu, und der Sitz kostet dann 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Fragen, die du Microsoft vor der Unterschrift stellen solltest

Lass dir die Antworten schriftlich geben. Unsere steht jeweils darunter.

1. Sind Flex Routing und Anthropics Modelle in unserem Tenant eingeschaltet, und wer prüft beide Einstellungen nach jeder Änderung durch Microsoft? amaiko: Die KI-Verarbeitung bleibt für jeden Kunden in der EU.
2. Was kostet Cowork im Monat, wenn jede Person in unserem Team ein tägliches Briefing und durch E-Mails ausgelöste Aufgaben bekommt? amaiko: Briefings und Active Inbox sind im Tarif enthalten, mit unbegrenzten Tokens.
3. Was kostet das Add-on Advanced Data Residency für alle unsere bezahlten Lizenzen? amaiko: Gehostet in Deutschland auf amaikos eigener Infrastruktur, zum Listenpreis.
4. Was passiert mit dem Copilot-Gedächtnis eines Mitarbeiters, wenn er geht und sein Postfach gelöscht wird? amaiko: Was er amaiko beigebracht hat, bleibt im Firmenwissen, das amaiko jede Nacht verdichtet.
5. Was kosten unsere Copilot-Sitze ab dem zweiten Jahr, wenn der Einführungspreis ausläuft? amaiko: Nutzer × 499 € im Jahr bei jährlicher Abrechnung, jedes Jahr.

Sieh es dir selbst an

Buch eine Demo und stell amaiko die Fragen, die dein Team jeden Tag stellt, in deinem eigenen Teams. Was du bei jedem KI-Anbieter prüfen solltest, steht in unserem Leitfaden zu DSGVO und KI, und unsere Alternativen zu Microsoft 365 Copilot zeigen den Rest des Felds.