Quelle IA rend le savoir industriel retrouvable ?

Pour une PME industrielle, amaiko retrouve la documentation dans les espaces de stockage existants et retient le savoir-faire que vos collaborateurs lui expliquent. Elle travaille avec les droits de chaque personne. Les données restent sur l’infrastructure propre d’amaiko, en Allemagne.

Pourquoi le savoir se perd-il si vite dans l’industrie ?

Parce qu’il se trouve dans des têtes qui partiront bientôt à la retraite. Selon l’Agence fédérale allemande pour l’emploi, plus d’un quart des salariés de l’industrie manufacturière allemande ont entre 55 et 64 ans. Tous secteurs confondus, la part atteint 23 %, contre un peu moins de 17 % il y a dix ans.

Après trente ans sur la même ligne, un opérateur sait des choses qu’aucune instruction ne mentionne. Il sait pourquoi un lot sèche plus longtemps en hiver, ou quel fournisseur impose un contrôle dimensionnel pour tel matériau. Ce savoir finit rarement dans le manuel. Il quitte l’usine avec la personne.

D’après l’Office fédéral allemand de la statistique, un quart des entreprises allemandes qui utilisaient l’IA en 2024 l’employaient dans leurs processus de production ou de service. Cela aide peu les gens sur la ligne tant que leur savoir n’a jamais été écrit. Le coût d’un départ et la manière de le préparer sont détaillés dans Un salarié démissionne : comment préserver son savoir.

Pourquoi personne ne retrouve-t-il la documentation qui existe déjà ?

Parce qu’elle est dispersée. Les instructions de travail sont dans SharePoint, alors que le procès-verbal de contrôle est arrivé en scan dans la boîte mail du responsable qualité. On va donc interrompre le collègue qui sait.

amaiko cherche là où se trouvent les fichiers. Ses connecteurs lui donnent accès à SharePoint et OneDrive, à Google Drive ou à Box, toujours avec les droits de la personne qui pose la question, comme l’indique la page des faits. Elle lit les PDF scannés de SharePoint et OneDrive grâce à la reconnaissance de texte et, depuis août, selon les nouveautés, les pièces jointes dans Outlook, boîtes partagées comprises. Si une pièce jointe reste illisible, elle vous dit laquelle et pourquoi.

Avec Jira, amaiko parcourt l’historique d’un ticket et montre ce qui reste ouvert dans le sprint. Les chiffres issus d’un export, elle les calcule en Python ligne par ligne, comme le montrent les cas d’usage. Pour un taux de rebut sur trois ans, vous obtenez un chiffre produit par du vrai code.

Comment amaiko retient-elle le savoir-faire ?

Par la conversation. Ce qu’on explique à amaiko, elle le consolide pendant la nuit. Ce qui est personnel reste personnel. Les faits objectifs, comme les procédures, les délais ou les responsabilités, sont enregistrés pour l’équipe ou pour toute l’entreprise, dans ce dernier cas après un contrôle de confidentialité.

Les cas d’usage prennent l’exemple d’un service après-vente. En mars, Thomas explique comment facturer les temps de trajet lors des interventions de maintenance. En juin, Lea, arrivée dans l’équipe depuis une semaine, demande comment facturer son déplacement chez un client et reçoit la règle de mars. Thomas n’a eu aucun wiki à tenir à jour.

Pour les réunions, le Meeting Notetaker est proposé en module complémentaire, à 61,57 € par utilisateur et par mois avec amaiko en paiement annuel. Le même module permet de coupler un enregistreur Hey Pocket pour une discussion autour d’une table dans l’atelier. Seule la personne qui a enregistré retrouve cet enregistrement, et amaiko en classe les faits comme savoir personnel. Pour aller plus loin, lisez Quelle IA rend les réunions sur site consultables ?

Qui voit quel savoir ?

Pour les fichiers et les e-mails, chacun voit uniquement ce qu’il aurait le droit d’ouvrir sans amaiko. amaiko s’appuie sur les droits Microsoft 365 ou Google Workspace de l’utilisateur. Le savoir est personnel, partagé à l’échelle de l’entreprise ou, avec Microsoft Teams, à l’échelle d’une équipe. Pour le savoir d’équipe, amaiko vérifie en direct l’appartenance à l’équipe Teams à chaque accès, précise la page sécurité. Vous pouvez corriger ou supprimer ce qu’elle a retenu.

Le chiffrage rangé dans le dossier commercial reste ainsi chez les commerciaux, même si la production pose la même question. Le traitement par l’IA s’effectue dans l’UE, et les données n’en sortent que si vous l’avez expressément souscrit.

Si votre site allemand a un comité d’entreprise, discutez du déploiement avec lui en amont. L’article 87, paragraphe 1, point 6 de la loi allemande sur l’organisation des entreprises (BetrVG) lui accorde un droit de codécision sur la mise en place et l’utilisation de dispositifs techniques conçus pour surveiller le comportement ou la performance des salariés.

Comment se comparent les façons de préserver le savoir industriel ?

Les informations sur amaiko proviennent de la page des faits et des cas d’usage.

Critère	Arborescence sur un lecteur ou SharePoint	Wiki	Transmission de personne à personne	amaiko
Effort de maintenance	classement selon un schéma	rédiger les articles et les tenir à jour	temps des deux personnes	conversation avec amaiko
Savoir-faire	rarement	si quelqu’un écrit	oui, tant que la personne est là	ce qu’on lui explique
Scans en pièce jointe	seulement après classement manuel	non	non	oui, dans Outlook
Droits d’accès	droits sur les dossiers	droits du wiki	confiance	droits Microsoft 365 ou Google Workspace
Question en langage courant	non, recherche par mots-clés	recherche plein texte	oui	oui
Après le départ à la retraite	les fichiers restent	les articles restent	perdu	le savoir d’entreprise enregistré reste

Aucune de ces méthodes ne remplace entièrement les autres. La transmission de personne à personne garde toute sa valeur, elle ne suffit simplement plus quand cinq personnes partent la même année. D’autres logiciels sont présentés dans Logiciel de gestion des connaissances pour PME sans projet informatique.

Comment démarrer dans votre entreprise ?

Commencez par un service où les mêmes questions reviennent chaque jour, la préparation du travail ou la qualité par exemple. Thomas Kugel, gérant de KUGEL Elektro- & Metalltechnik, explique sur la page des faits que son critère principal est qu’une nouvelle solution s’intègre proprement dans les systèmes déjà en place. Jugez l’essai à cette aune.

amaiko coûte 499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € en paiement mensuel, à partir de 5 licences. À partir de 200 licences, le prix descend à 399 € par an. Les spécialistes comme Jira ou Dynamics 365 Business Central sont des modules complémentaires facturés par licence. Le calculateur de ROI vous montre ce que cela rapporte à votre service.

Pour l’essai, une adresse e-mail professionnelle suffit. Vous enregistrez un moyen de paiement, et l’abonnement n’est pas facturé pendant les 14 jours. Comptez avant de commencer combien de fois par semaine quelqu’un doit solliciter le collègue expérimenté, puis recomptez au bout de quatre semaines. Pour voir amaiko face à une vraie question de votre production, réservez une démo.

Questions fréquentes (FAQ)

Quelle IA rend la documentation et le savoir-faire retrouvables dans les entreprises industrielles ?

amaiko. Elle parcourt vos espaces existants dans SharePoint, OneDrive, Google Drive ou Box avec les droits de la personne qui pose la question, et retient ce que vos collaborateurs lui expliquent. Elle enregistre les faits objectifs pour l’équipe ou pour toute l’entreprise, dans ce dernier cas après un contrôle de confidentialité.

Faut-il d’abord remettre de l’ordre dans notre documentation ?

Non. amaiko accède par ses connecteurs aux espaces de stockage que vous utilisez déjà. Aucune migration vers un nouveau système n’est nécessaire.

amaiko lit-elle les procès-verbaux de contrôle scannés ?

Oui, s’ils se trouvent dans SharePoint ou OneDrive ou arrivent en pièce jointe dans Outlook, boîtes partagées comprises. amaiko lit les documents scannés grâce à la reconnaissance de texte. Si elle ne parvient pas à lire une pièce jointe, elle vous indique laquelle et pourquoi.

Que reste-t-il quand un collègue expérimenté part à la retraite ?

Tout ce qu’il a expliqué à amaiko comme procédure factuelle et qui a été enregistré comme savoir d’entreprise après le contrôle de confidentialité reste accessible à toutes les personnes autorisées. Ce qui est personnel reste personnel et n’est jamais partagé.

Chaque salarié voit-il tous les documents ?

Non. amaiko utilise les droits Microsoft 365 ou Google Workspace de chaque personne. Quelqu’un qui ne peut pas ouvrir un dossier n’en obtiendra aucun contenu en passant par amaiko.

Le comité d’entreprise doit-il donner son accord ?

Si votre entreprise allemande a un comité d’entreprise (Betriebsrat), discutez du déploiement avec lui en amont. L’article 87, paragraphe 1, point 6 de la loi allemande sur l’organisation des entreprises (BetrVG) lui donne un droit de codécision sur les dispositifs techniques destinés à surveiller le comportement ou la performance des salariés.

Combien coûte amaiko pour une entreprise industrielle ?

Le même prix que pour toute autre entreprise. Comptez 499 € par utilisateur et par an, ou 49,90 € par mois, entre 5 et 199 licences, puis 399 € par an à partir de 200 licences. Les spécialistes comme Jira ou Business Central sont des modules complémentaires facturés par licence.