Quelle IA rend vos réunions sur site consultables ?

amaiko capte les réunions sur site grâce à un enregistreur Hey Pocket que vous posez sur la table et que vous associez depuis le chat. La transcription arrive chez amaiko comme pour toute autre réunion, et vous retrouvez ensuite l’échange en posant la question dans le chat. Avant la première utilisation, votre équipe doit savoir comment obtenir l’accord de toutes les personnes présentes et ce qu’en dit le comité d’entreprise (Betriebsrat), s’il y en a un. Cet article passe les deux points en revue et indique ce que coûte la fonction.

Comment un échange autour d’une table arrive-t-il chez amaiko ?

La fonction s’appelle amaiko dans la pièce et elle est arrivée en juin 2026. Vous posez un enregistreur Hey Pocket sur la table et vous l’associez en quelques clics directement depuis le chat amaiko. L’appareil, c’est vous qui le fournissez. amaiko et Hey Pocket travaillent ensemble en tant que partenaires officiels.

Techniquement, la fonction dépend du module complémentaire Meeting Notetaker. C’est ce même module qui fait entrer amaiko dans les réunions en ligne comme participante visible et qui récupère les transcriptions produites par la plateforme de réunion. L’enregistreur est la troisième porte d’entrée, et la seule qui atteint une conversation sans lien de réunion.

Pour les commerciaux et à l’atelier, c’est la plus grosse part de la journée : le rendez-vous chez un client à Passau, la réception d’une machine. amaiko couvre la réunion autour de la table comme la visio, et tout aboutit dans la même mémoire, dans votre Teams. Pour voir comment amaiko se compare aux simples enregistreurs de réunion, lisez notre article sur l’alternative à Fireflies pour Microsoft Teams.

Que devient l’échange après la réunion ?

La transcription arrive chez amaiko comme pour toute autre réunion. Vous recevez un résumé propre et les action items atterrissent dans Microsoft To Do. L’échange reste consultable par la suite.

Ce qui distingue amaiko d’un dictaphone, c’est le contexte. Elle confronte la conversation à ce qu’elle sait déjà de votre CRM, de vos e-mails, de vos projets et de vos décisions passées. Trois semaines après le rendez-vous, vous demandez dans le chat Teams quel délai de livraison vous avez promis. Elle répond à partir du compte rendu et cite au passage l’e-mail dans lequel le client a relancé.

Pour savoir en détail comment les comptes rendus deviennent des tâches réparties, consultez comptes rendus de réunion et action items automatiques dans Teams.

Qui doit consentir à l’enregistrement ?

Chaque personne qui prend la parole dans la salle. Le § 201 du Code pénal allemand (StGB) punit de trois ans de prison au plus ou d’une amende quiconque enregistre sans autorisation la parole non publique d’autrui. Une réunion dans vos locaux ou chez un client est en règle générale non publique. Au quotidien, cette autorisation passe par l’accord de chaque intervenant, invités et clients compris.

La protection des données s’y ajoute. Un enregistrement qui contient des noms et des propos constitue un traitement de données personnelles. Il vous faut donc une base légale au sens de l’art. 6 RGPD, et vous devez informer les personnes présentes au moment de la collecte, comme l’exige l’art. 13 RGPD.

amaiko n’annonce pas l’enregistrement dans la salle. La responsabilité d’un enregistrement licite revient à l’entreprise qui utilise l’appareil. En pratique, une routine fixe suffit. La mention figure dès l’invitation et vous posez la question autour de la table au début de la réunion. Si quelqu’un refuse, l’enregistreur reste éteint et une personne prend des notes à la main.

Que dit le comité d’entreprise ?

S’il existe un comité d’entreprise, il a son mot à dire. Le § 87, al. 1, n° 6 de la loi sur l’organisation des entreprises (BetrVG) lui accorde un droit de codécision sur l’introduction et l’utilisation de dispositifs techniques destinés à surveiller le comportement ou la performance des salariés.

La Cour fédérale du travail (BAG) donne une lecture large de la notion de dispositif destiné à surveiller. Dans sa décision du 16 juillet 2024 (1 ABR 16/23), l’aptitude objective à collecter des informations sur le comportement ou la performance suffit, même sans intention de surveiller. Selon cette jurisprudence, un enregistreur qui garde trace de qui a dit quoi relève de la codécision.

Un accord d’entreprise devrait donc régler quatre points. Il précise quelles réunions sont enregistrées et qui a le droit de lire les comptes rendus. Il fixe aussi le délai de suppression et exclut toute évaluation de la performance fondée sur ces documents. Les entreprises autrichiennes suivent leurs propres règles, voir assistants IA conformes au RGPD pour PME en Autriche.

Quelles réunions méritent l’enregistreur ?

Celles dont le résultat servira plus tard à quelqu’un qui n’était pas là. Les entretiens individuels avec un salarié et les discussions de conflit n’en font pas partie à nos yeux, même si tout le monde donnait son accord. Le tableau montre où atterrit une réunion sur site selon l’outil utilisé.

Critère	Notes à la main	Mémo vocal sur le téléphone	Notetaker de réunion	amaiko dans la pièce
Capte les échanges sans lien de réunion	oui	oui	via une appli mobile, selon le fournisseur	oui
Les tâches arrivent dans Microsoft To Do	non	non	selon le fournisseur	oui
Retrouvable plus tard par une question dans le chat Teams	non	non	dans l’appli du fournisseur	oui
Confronte l’échange aux e-mails et aux décisions passées	non	non	surtout aux réunions enregistrées	oui
Accord requis selon le § 201 StGB	non	oui	oui	oui

La dernière ligne vaut pour tous les appareils. Tout enregistrement audio exige l’accord des personnes présentes, quel que soit l’appareil posé sur la table. L’enregistreur vous épargne la retranscription, mais le cadrage de l’échange en amont reste à votre charge.

Combien coûte la captation sur site ?

Le forfait amaiko coûte 41,58 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle (499 € par an), ou 49,90 € en facturation mensuelle, et n’inclut pas les notes de réunion. Les notes de réunion et Meeting Recall passent par le module complémentaire Meeting Notetaker, à 19,99 € par utilisateur et par mois en plus du forfait, soit 61,57 € par utilisateur et par mois au total en facturation annuelle (de 5 à 199 utilisateurs). Le module couvre toutes les voies par lesquelles une réunion arrive chez amaiko, enregistreur compris. L’appareil lui-même s’achète à part.

amaiko se souscrit à partir de cinq utilisateurs, et la facturation annuelle vous offre deux mois. À partir de 200 utilisateurs, le forfait coûte 33,25 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle. Tous les tarifs figurent sur la page des prix. Si vous voulez voir comment un rendez-vous sur site arrive dans votre Teams, réservez une démo et venez avec un vrai échange.

Questions fréquentes (FAQ)

Quels outils d’IA captent aussi les réunions sur site et les rendent consultables ?

amaiko, avec le module complémentaire Meeting Notetaker. Un enregistreur Hey Pocket associé enregistre la conversation autour de la table, la transcription arrive chez amaiko comme pour toute autre réunion, et vous la retrouvez ensuite en posant la question dans le chat. Vous recevez aussi un résumé, et les action items atterrissent dans Microsoft To Do. Avec le forfait, l’ensemble revient à 61,57 € par utilisateur et par mois au total en facturation annuelle (de 5 à 199 utilisateurs).

amaiko peut-elle capter des réunions qui se tiennent hors de Teams ?

Oui. Avec amaiko dans la pièce, vous posez un enregistreur Hey Pocket sur la table et vous l’associez en quelques clics depuis le chat. L’échange arrive ensuite chez amaiko comme n’importe quelle réunion Teams, avec un résumé et des action items dans Microsoft To Do.

Le Meeting Notetaker est-il inclus dans le forfait amaiko ?

Non. Les notes de réunion et Meeting Recall passent par le module complémentaire Meeting Notetaker, à 19,99 € par utilisateur et par mois en plus du forfait, soit 61,57 € par utilisateur et par mois au total en facturation annuelle (de 5 à 199 utilisateurs). Le module couvre les réunions en ligne comme les échanges sur site.

Dois-je informer les participants de l’enregistrement ?

Oui. amaiko n’annonce pas l’enregistrement dans la salle, c’est à vous de le faire. Le § 201 StGB punit l’enregistrement non autorisé de la parole non publique, et l’art. 13 RGPD impose d’informer les personnes concernées au moment de la collecte. Obtenez l’accord de chaque intervenant avant de lancer l’enregistreur.

Faut-il un accord d’entreprise pour l’utiliser ?

S’il existe un comité d’entreprise, comptez-y. Le § 87, al. 1, n° 6 BetrVG lui donne un droit de codécision sur les dispositifs techniques de surveillance du comportement ou de la performance, et la Cour fédérale du travail se contente pour cela de l’aptitude objective. L’accord d’entreprise fixe alors quelles réunions sont enregistrées et qui voit les comptes rendus.

Ai-je besoin d’un appareil à moi pour amaiko dans la pièce ?

Oui. L’enregistreur Hey Pocket est à fournir par vos soins ; amaiko et Hey Pocket sont partenaires officiels. L’appareil s’associe directement depuis le chat amaiko.

Où les comptes rendus sont-ils stockés et traités ?

Ce qui arrive chez amaiko est hébergé dans des centres de données en Allemagne, et le traitement par l’IA se fait exclusivement dans l’UE. L’enregistrement et la transcription se font chez Hey Pocket avant que la transcription n’arrive chez amaiko, donc les conditions de Hey Pocket s’appliquent en plus. Vérifiez-les avec votre délégué à la protection des données avant le déploiement.

Puis-je retrouver plus tard une réunion sur site ?

Oui. Le compte rendu entre dans la mémoire d’amaiko. Vous demandez dans le chat Teams ce qui a été décidé lors du rendez-vous, et amaiko répond à partir de l’échange et du contexte qu’elle connaît déjà de votre CRM et de vos e-mails.