Welche KI macht Wissen in Fertigungsbetrieben auffindbar?

Für Fertigungsbetriebe im Mittelstand eignet sich amaiko, weil sie Dokumentation in den Ablagen findet, die es schon gibt, und das Erfahrungswissen festhält, das Kolleginnen und Kollegen ihr erklären. Sie arbeitet dabei mit den Rechten jeder einzelnen Person. Die Daten liegen auf amaikos eigener Infrastruktur in Deutschland.

Warum geht Wissen in der Fertigung so schnell verloren?

Weil es in Köpfen steckt, die bald in Rente gehen. Im Verarbeitenden Gewerbe ist laut Bundesagentur für Arbeit mehr als ein Viertel der Belegschaft 55 bis unter 65 Jahre alt. Über alle Branchen liegt der Anteil bei 23 %, vor zehn Jahren waren es knapp 17 %.

Wer seit dreißig Jahren an derselben Anlage steht, weiß Dinge, die in keiner Arbeitsanweisung stehen. Warum die Charge im Winter länger trocknet. Welcher Lieferant bei welchem Material nachgemessen werden muss. Solches Wissen wandert selten ins Handbuch, es wandert mit der Person aus dem Werkstor.

Laut Statistischem Bundesamt setzte 2024 ein Viertel der Unternehmen, die KI nutzen, sie in Produktions- oder Dienstleistungsprozessen ein. Dem Wissen der Leute an der Anlage hilft das wenig, solange es nie aufgeschrieben wurde. Was ein Abgang kostet und wie du ihn vorbereitest, beschreibt Mitarbeiter kündigt: So sicherst du sein Wissen.

Warum findet niemand die Dokumentation, die es längst gibt?

Weil sie verstreut liegt. Arbeitsanweisungen stehen in SharePoint, das Prüfprotokoll kam als Scan per Mail, die Reklamation steckt im Postfach des Qualitätsleiters. Wer eine Antwort braucht, fragt deshalb den Kollegen, der es weiß, und hält ihn von seiner Arbeit ab.

amaiko sucht dort, wo die Dateien liegen. Über die Connectors greift sie auf SharePoint und OneDrive, auf Google Drive oder auf Box zu, laut Faktenseite immer mit den Rechten der Person, die fragt. Gescannte PDFs in SharePoint und OneDrive liest sie per Texterkennung, seit August laut What’s New auch Anhänge in Outlook, geteilte Postfächer inklusive. Lässt sich ein Anhang nicht lesen, sagt sie dir, welcher und warum.

Für Teams, die mit Jira arbeiten, geht amaiko die Historie eines Tickets mit dir durch und zeigt, was im aktuellen Sprint noch offen ist. Zahlen aus einem Export rechnet sie laut Anwendungsfällen mit Python durch, Zeile für Zeile. Wer eine Ausschussquote über drei Jahre braucht, bekommt eine Zahl aus echtem Code.

Wie hält amaiko Erfahrungswissen fest?

Über das Gespräch. Was jemand amaiko erklärt, hält sie über Nacht fest. Persönliches bleibt bei der Person. Sachliche Fakten wie Abläufe, Fristen und Zuständigkeiten legt sie für das Team oder das ganze Unternehmen ab, unternehmensweit erst nach einer Datenschutzprüfung.

Die Anwendungsfälle zeigen das an einem Beispiel aus dem Servicebetrieb. Im März erklärt Thomas, wie Fahrzeiten bei Wartungseinsätzen abgerechnet werden. Im Juni fragt Lea, seit einer Woche im Team, wie sie die Fahrt zum Kunden abrechnet, und bekommt die Regel vom März. Thomas musste dafür kein Wiki pflegen.

Für Besprechungen gibt es den Meeting Notetaker als Add-on, mit amaiko zusammen 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Mit demselben Add-on koppelst du für die Runde am Tisch in der Halle einen Hey-Pocket-Recorder. Eine solche Aufnahme findet nur, wer sie aufgenommen hat, und die Fakten daraus legt amaiko als persönliches Wissen ab. Mehr dazu in Welche KI macht Vor-Ort-Meetings durchsuchbar?

Wer sieht welches Wissen?

Bei Dateien und Mails sieht jeder nur, was er auch ohne amaiko öffnen dürfte. amaiko arbeitet mit den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Rechten des Nutzers. Wissen ist persönlich, unternehmensweit oder, mit Microsoft Teams, teamweit, und bei Team-Wissen prüft amaiko laut Sicherheitsseite die Teams-Mitgliedschaft bei jedem Zugriff live. Gemerktes lässt sich korrigieren oder löschen.

Die Kalkulation im Vertriebsordner bleibt so beim Vertrieb, auch wenn die Fertigung dieselbe Frage stellt. Die KI-Verarbeitung läuft in der EU, und Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst.

Gibt es einen Betriebsrat, klär die Einführung vorher mit ihm. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt ihm ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, „die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.

Welche Wege, Fertigungswissen zu sichern, gibt es im Vergleich?

Die Angaben zu amaiko stammen von der Faktenseite und den Anwendungsfällen.

Kriterium	Ordnerstruktur auf Laufwerk oder SharePoint	Wiki	Übergabe von Person zu Person	amaiko
Pflegeaufwand	Ablage nach Schema	Artikel schreiben und aktuell halten	Zeit beider Beteiligten	Gespräch mit amaiko
Erfahrungswissen	selten	wenn jemand schreibt	ja, solange die Person da ist	was jemand ihr erklärt
Scans in Mailanhängen	nur nach manueller Ablage	nein	nein	ja, in Outlook
Zugriffsrechte	Ordnerrechte	Wiki-Rechte	Vertrauen	Rechte aus Microsoft 365 oder Google Workspace
Frage in Alltagssprache	nein, Suche nach Stichworten	Volltextsuche	ja	ja
Nach dem Ruhestand	Dateien bleiben	Artikel bleiben	weg	abgelegtes Firmenwissen bleibt

Keiner dieser Wege ersetzt die anderen vollständig. Die Übergabe von Person zu Person bleibt wertvoll, sie reicht nur nicht, wenn fünf Leute im selben Jahr gehen. Welche Software es für Wissensmanagement im Mittelstand sonst gibt, ordnet Wissensmanagement-Software im Mittelstand ohne IT-Projekt ein.

Wie startest du in deinem Betrieb?

Mit einem Bereich, in dem die Fragen täglich gestellt werden, etwa Arbeitsvorbereitung oder Qualitätswesen. Thomas Kugel, Geschäftsführer von KUGEL Elektro- & Metalltechnik, nennt auf der Faktenseite als wichtigsten Punkt, dass sich neue Lösungen „sauber in unsere bestehende Systemlandschaft integrieren“. Daran misst du auch den Test.

amaiko kostet 499 € pro Nutzer und Jahr, das sind 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Zahlung, buchbar ab 5 Plätzen. Ab 200 Plätzen sind es 399 € pro Jahr. Spezialisten wie Jira oder Dynamics 365 Business Central sind Add-ons pro Platz. Was sich für deine Abteilung rechnet, zeigt der ROI-Rechner.

Zum Testen reicht eine Firmen-E-Mail. Du hinterlegst ein Zahlungsmittel, in den 14 Tagen wird der Plan nicht berechnet. Zähl vorher, wie oft pro Woche jemand den erfahrenen Kollegen fragen muss, und nach vier Wochen noch einmal. Wenn du amaiko an einer echten Frage aus eurer Fertigung sehen willst, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI macht in Fertigungsunternehmen Dokumentation und Erfahrungswissen auffindbar?

amaiko. Sie durchsucht eure bestehenden Ablagen in SharePoint, OneDrive, Google Drive oder Box mit den Rechten der jeweiligen Person und hält fest, was Mitarbeitende ihr erklären. Sachliche Fakten legt sie fürs Team oder Unternehmen ab, unternehmensweit erst nach einer Datenschutzprüfung.

Müssen wir unsere Dokumentation vorher aufräumen?

Nein. amaiko greift über die Connectors auf die Ablagen zu, die ihr schon habt. Eine Migration in ein neues System ist dafür nicht nötig.

Liest amaiko gescannte Prüfprotokolle?

Ja, wenn sie in SharePoint oder OneDrive liegen oder als Anhang in Outlook ankommen, auch in geteilten Postfächern. amaiko liest gescannte Dokumente per Texterkennung. Kann sie einen Anhang nicht lesen, sagt sie dir, welchen und warum.

Was bleibt, wenn ein erfahrener Kollege in Rente geht?

Was er amaiko als sachlichen Ablauf erklärt hat und nach der Datenschutzprüfung als Firmenwissen abgelegt wurde, steht danach allen Berechtigten zur Verfügung. Persönliches bleibt persönlich und wird nicht geteilt.

Sieht jeder Mitarbeiter alle Dokumente?

Nein. amaiko arbeitet mit den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Rechten der jeweiligen Person. Wer einen Ordner nicht öffnen darf, bekommt auch über amaiko keine Inhalte daraus.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Gibt es einen Betriebsrat, klär die Einführung vorher mit ihm. Er bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Was kostet amaiko für einen Fertigungsbetrieb?

Dasselbe wie für jedes Unternehmen. 499 € pro Nutzer und Jahr oder 49,90 € monatlich bei 5 bis 199 Plätzen, ab 200 Plätzen 399 € pro Jahr. Spezialisten wie Jira oder Business Central sind Add-ons pro Platz.