Welche KI macht Vor-Ort-Meetings durchsuchbar?

amaiko erfasst Vor-Ort-Meetings über einen Hey-Pocket-Recorder, den du auf den Tisch legst und aus dem Chat koppelst. Das Transkript kommt bei amaiko an wie jedes andere Meeting, und du findest das Gespräch danach per Frage im Chat wieder. Bevor der Recorder zum ersten Mal läuft, klärt dein Team, wie es die Zustimmung aller Anwesenden einholt und was der Betriebsrat sagt, falls es einen gibt. Dieser Artikel geht beides durch und zeigt, was die Funktion kostet.

Wie kommt ein Gespräch am Tisch zu amaiko?

Die Funktion heißt amaiko mittendrin und kam im Juni 2026 dazu. Du legst einen Hey-Pocket-Recorder auf den Tisch und koppelst ihn mit ein paar Klicks direkt aus dem amaiko-Chat. Das Gerät stellst du selbst, amaiko und Hey Pocket arbeiten als offizielle Partner zusammen.

Technisch hängt die Funktion am Add-on Meeting Notetaker. Dasselbe Add-on nimmt als sichtbare Teilnehmerin an Online-Meetings teil und übernimmt Transkripte, die in der Meeting-Plattform entstanden sind. Der Recorder ist der dritte Weg hinein, und er ist der einzige, der ein Gespräch ohne Meeting-Link erreicht.

Im Vertrieb und in der Werkstatt ist das der größere Teil des Tages: der Ortstermin beim Kunden in Passau, die Abnahme an der Maschine. amaiko erfasst den Raum genauso wie den Call, und beides landet im selben Gedächtnis in deinem Teams. Wie sich amaiko gegen reine Meeting-Recorder schlägt, steht im Fireflies-Ersatz für Microsoft Teams.

Was passiert nach dem Meeting mit dem Gespräch?

Das Transkript landet bei amaiko wie jedes andere Meeting. Du bekommst eine saubere Zusammenfassung, die Action Items stehen in Microsoft To Do, und das Gespräch bleibt später durchsuchbar.

Der Unterschied zu einem Diktiergerät liegt im Kontext. amaiko liest das Gespräch gegen das, was sie aus deinem CRM, deinen E-Mails, Projekten und früheren Entscheidungen schon weiß. Fragst du drei Wochen nach dem Ortstermin im Teams-Chat, welche Lieferzeit ihr zugesagt habt, antwortet sie aus dem Protokoll und nennt dazu die Mail, in der der Kunde nachgehakt hat.

Wie aus Meeting-Protokollen verteilte Aufgaben werden, beschreibt Automatische Meeting-Protokolle und Action Items in Teams im Detail.

Wer muss der Aufnahme zustimmen?

Jede Person, die im Raum spricht. § 201 StGB bestraft mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt. Eine Besprechung im Firmenraum oder beim Kunden ist in aller Regel nichtöffentlich. Die Befugnis holst du dir im Alltag über die Zustimmung aller Sprechenden, Gäste und Kunden eingeschlossen.

Dazu kommt der Datenschutz. Eine Aufnahme mit Namen und Aussagen ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, also brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und musst die Anwesenden nach Art. 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung informieren.

amaiko kündigt die Aufnahme im Raum nicht an. Die Verantwortung für eine rechtmäßige Aufnahme liegt beim Unternehmen, das den Recorder einsetzt. In der Praxis reicht ein fester Ablauf. Der Hinweis steht schon in der Einladung, zu Beginn fragst du kurz in die Runde, und lehnt jemand ab, bleibt der Recorder aus. Dann schreibt eben jemand von Hand mit.

Was sagt der Betriebsrat dazu?

Gibt es einen Betriebsrat, redet er mit. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt ihm ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen.

Das Wort „bestimmt“ legt das Bundesarbeitsgericht weit aus. Im Beschluss vom 16. Juli 2024 (1 ABR 16/23) reicht die objektive Eignung, Verhaltens- oder Leistungsinformationen zu erheben, eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig. Ein Recorder, der festhält, wer was gesagt hat, fällt nach dieser Linie unter die Mitbestimmung.

Eine Betriebsvereinbarung sollte deshalb vier Punkte regeln: welche Meetings aufgenommen werden, wer die Protokolle lesen darf, wann sie gelöscht werden, und dass aus ihnen keine Leistungsbewertung folgt. Für Unternehmen in Österreich gelten eigene Regeln, siehe DSGVO-konforme KI-Assistenten für KMU in Österreich.

Welche Meetings gehören auf den Recorder?

Gespräche, deren Ergebnis später jemand braucht, der nicht dabei war. Personalgespräche und Konfliktgespräche gehören aus unserer Sicht nicht dazu, auch wenn alle zustimmen würden. Die Tabelle zeigt, wo ein Vor-Ort-Meeting mit welchem Werkzeug landet.

Kriterium	Handnotiz	Sprachmemo auf dem Handy	Meeting-Notetaker	amaiko mittendrin
Erfasst Gespräche ohne Meeting-Link	ja	ja	per Handy-App, je nach Anbieter	ja
Aufgaben landen in Microsoft To Do	nein	nein	je nach Anbieter	ja
Später per Frage im Teams-Chat auffindbar	nein	nein	in der App des Anbieters	ja
Liest das Gespräch gegen E-Mails und frühere Entscheidungen	nein	nein	vor allem gegen aufgezeichnete Meetings	ja
Zustimmung nach § 201 StGB nötig	nein	ja	ja	ja

Die letzte Zeile gilt für jedes Gerät. Jede Tonaufnahme braucht die Zustimmung der Anwesenden, egal welches Gerät auf dem Tisch liegt. Der Recorder spart das Abtippen, das Gespräch vorher klären musst du trotzdem.

Was kostet die Vor-Ort-Erfassung?

Der amaiko-Plan kostet 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (499 € im Jahr) oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung und enthält keine Meeting-Notizen. Meeting-Notizen und Meeting Recall gibt es mit dem Add-on Meeting Notetaker für 19,99 € pro Nutzer und Monat zusätzlich zum Plan, insgesamt 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (5 bis 199 Nutzer). Das Add-on deckt alle Wege ab, auf denen ein Meeting zu amaiko kommt, den Recorder eingeschlossen. Das Gerät selbst kaufst du separat.

amaiko ist ab fünf Nutzern buchbar, die jährliche Abrechnung schenkt dir zwei Monate. Ab 200 Nutzern kostet der Plan 33,25 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise stehen vollständig auf der Preisseite. Wenn du sehen willst, wie ein Ortstermin in eurem Teams ankommt, buch dir eine Demo und bring ein echtes Gespräch mit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI-Tools erfassen auch Vor-Ort-Meetings und machen sie durchsuchbar?

amaiko mit dem Add-on Meeting Notetaker. Ein gekoppelter Hey-Pocket-Recorder nimmt das Gespräch am Tisch auf, das Transkript kommt bei amaiko an wie jedes andere Meeting, und du findest es danach per Frage im Chat wieder. Dazu bekommst du eine Zusammenfassung, die Action Items landen in Microsoft To Do. Mit dem Plan kostet das insgesamt 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (5 bis 199 Nutzer).

Kann amaiko Meetings erfassen, die ohne Teams stattfinden?

Ja. Mit amaiko mittendrin legst du einen Hey-Pocket-Recorder auf den Tisch und koppelst ihn mit ein paar Klicks aus dem Chat. Das Gespräch kommt danach bei amaiko an wie jedes Teams-Meeting, mit Zusammenfassung und Action Items in Microsoft To Do.

Ist der Meeting Notetaker im amaiko-Plan enthalten?

Nein. Meeting-Notizen und Meeting Recall gibt es mit dem Add-on Meeting Notetaker für 19,99 € pro Nutzer und Monat zusätzlich zum Plan, insgesamt 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (5 bis 199 Nutzer). Das Add-on deckt Online-Meetings und Gespräche vor Ort ab.

Muss ich die Anwesenden über die Aufnahme informieren?

Ja. amaiko kündigt die Aufnahme im Raum nicht an, das übernimmst du. § 201 StGB stellt das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Worts unter Strafe, und Art. 13 DSGVO verlangt, dass die Betroffenen bei der Erhebung informiert werden. Hol die Zustimmung aller Sprechenden ein, bevor der Recorder läuft.

Braucht der Einsatz eine Betriebsvereinbarung?

Wenn es einen Betriebsrat gibt, rechne damit. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt ihm ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung, und das Bundesarbeitsgericht lässt dafür die objektive Eignung genügen. Eine Betriebsvereinbarung regelt dann, welche Meetings aufgenommen werden und wer die Protokolle sieht.

Brauche ich für amaiko mittendrin ein eigenes Gerät?

Ja. Den Hey-Pocket-Recorder stellst du selbst, amaiko und Hey Pocket sind offizielle Partner. Gekoppelt wird das Gerät direkt aus dem amaiko-Chat.

Wo werden die Protokolle gespeichert und verarbeitet?

Was bei amaiko ankommt, liegt in deutschen Rechenzentren, die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich innerhalb der EU. Aufnahme und Transkription laufen bei Hey Pocket, bevor das Transkript bei amaiko ankommt, deshalb gelten zusätzlich die Bedingungen von Hey Pocket. Prüf sie vor dem Einsatz mit deinem Datenschutzbeauftragten.

Kann ich ein Vor-Ort-Meeting später wiederfinden?

Ja. Das Protokoll wird Teil des amaiko-Gedächtnisses. Du fragst im Teams-Chat, was beim Termin entschieden wurde, und amaiko antwortet aus dem Gespräch und dem Kontext, den sie aus CRM, E-Mails und Projekten schon kennt.