¿Existe una IA que funcione de forma conforme con el RGPD en Microsoft Teams?

Sí: existe una IA que funciona en Microsoft Teams y puede utilizarse de forma conforme con el RGPD. amaiko es una capa de conocimiento de IA nativa orientada a la conformidad con ISO 42001 y con alojamiento en Alemania, que se integra de forma nativa en Microsoft Teams y Outlook sin que tengas que abandonar tu entorno de trabajo habitual.

El dilema de la mediana empresa es claro: Microsoft Teams es el estándar para la comunicación, las reuniones, los chats, los correos electrónicos, la transcripción, la traducción en directo y la colaboración en Microsoft 365. Al mismo tiempo, muchas soluciones de IA estadounidenses integradas fracasan ante las exigencias de los delegados de protección de datos, ante el CLOUD Act, ante flujos de datos poco claros o ante la pregunta de si los datos personales se tratan realmente solo en la medida necesaria.

Para responsables de TI, directivos y delegados de protección de datos, la cuestión no es, por tanto, si la IA es útil en abstracto. Se trata de si una asistencia de IA en Teams es jurídicamente segura, auditable, fácil de aprobar internamente y realmente útil en el día a día. Justo aquí entra amaiko: no como sustituto de Microsoft 365, SharePoint, Outlook o Teams, sino como capa de conocimiento de IA nativa por encima de ellos.

La respuesta corta es: sí, una alternativa europea es posible. Lo decisivo es que la IA pueda manejarse desde Microsoft Teams, pero que el tratamiento de datos y la inferencia no se ejecuten sobre modelos de IA estadounidenses ni a través de transferencias a terceros países sin control. amaiko utiliza interfaces oficiales de Microsoft, procesa los datos en servidores alemanes certificados y construye una memoria corporativa persistente.

En este artículo obtienes una visión práctica sobre:

• por qué Microsoft Teams por sí solo todavía no garantiza un uso de IA conforme con el RGPD,
• por qué los servidores en la UE, el contrato de encargo de tratamiento y las cláusulas contractuales tipo no siempre bastan,
• cómo funciona amaiko como capa de asistencia de IA nativa en Teams y Outlook,
• por qué los procesos conformes con ISO 42001 facilitan notablemente la aprobación del comité de empresa,
• cómo Morning Briefing, Active Inbox y Meeting Recall transforman el día a día laboral.

La realidad jurídica: por qué la IA estándar en Microsoft Teams sigue siendo a menudo un riesgo de cumplimiento

Para muchas empresas, Microsoft Teams es la plataforma central de comunicación, reuniones, correos electrónicos, archivos y colaboración. Precisamente por eso surge un riesgo de protección de datos especialmente alto al emplear IA: la IA no ve solo prompts aislados, sino contenidos potencialmente sensibles de chats, reuniones, documentos de SharePoint, buzones de Outlook y sistemas CRM.

El Reglamento General de Protección de Datos impone exigencias estrictas en materia de medidas técnicas y organizativas para garantizar la protección de los datos personales, y las infracciones pueden acarrear multas de hasta 20 millones de euros o el 4 por ciento de la facturación anual mundial. El tratamiento de datos mediante herramientas de IA solo es lícito si se implementan medidas organizativas y técnicas, es decir, las medidas técnicas y organizativas.

La minimización de datos es uno de los principios más importantes del RGPD según su art. 5. Conforme a él, solo está permitido el tratamiento de aquellos datos personales que sean imprescindibles para la finalidad perseguida. Las empresas se enfrentan al reto de limitar el tratamiento de datos personales a una medida razonable al emplear IA, para vivir de verdad la minimización de datos y pensar la protección de datos junto con la seguridad técnica y organizativa. En España, la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sitúa la minimización, la evaluación de impacto y el análisis de proporcionalidad en el centro de su guía para adecuar al RGPD los tratamientos que incorporan IA. Cómo se concretan estas exigencias en Teams lo profundiza nuestra guía sobre la IA conforme con el RGPD en Microsoft Teams.

El problema de la nube estadounidense: flujos de datos y el riesgo del Flex Routing

El problema central de muchas soluciones de IA estándar en Microsoft Teams no es la interfaz de usuario. El problema está en los flujos de datos. Cuando una IA funciona en Teams, pero se basa en infraestructura estadounidense, modelos de IA estadounidenses o un proveedor sujeto a la legislación de EE. UU., surge un riesgo de cumplimiento por una posible transferencia a terceros países y por el CLOUD Act.

El CLOUD Act estadounidense puede, bajo ciertas condiciones, permitir a las autoridades de EE. UU. el acceso a datos de proveedores estadounidenses, aunque esos datos estén almacenados en centros de datos de la UE. El EU Data Boundary de Microsoft reduce, ciertamente, determinados riesgos, pero no elimina por completo el sometimiento jurídico de un proveedor estadounidense a la legislación de su país. Por eso, la afirmación «servidores en la UE» no basta por sí sola para presumir con seguridad la conformidad con el RGPD.

A esto se suma el riesgo del Flex Routing. Cuando las peticiones de IA se procesan fuera de la UE en momentos de alta carga, por ejemplo en EE. UU., Canadá o Australia, surge un riesgo adicional de transferencias a terceros países. Para los responsables de TI esto significa: no solo cuenta el lugar de almacenamiento, sino toda la cadena de tratamiento.

En el Centro de administración de Microsoft 365, el lugar de almacenamiento de todos los datos de clientes debe estar limitado a centros de datos de la UE. Este ajuste es una pieza importante, pero no una estrategia de cumplimiento completa. Adicionalmente, deben encajar limpiamente los permisos, el acceso, la configuración, los ajustes del Admin Center, el contrato de encargo de tratamiento, la documentación y las medidas técnicas de protección.

El riesgo se agrava por las funciones nativas de Microsoft 365: características como la transcripción automática, las grabaciones o la traducción en directo en Teams son extremadamente útiles en el día a día, pero también procesan cantidades masivas de datos personales sensibles de los participantes. Si esas pistas de audio y protocolos de texto se analizan a través de infraestructuras estadounidenses, los responsables de TI y los delegados de protección de datos pisan de inmediato un terreno jurídicamente frágil.

Por eso, antes de realizar reuniones asistidas por IA hace falta una lista de comprobación clara: las empresas deberían examinar sistemáticamente quién participa, qué contenidos se procesan, quién obtiene acceso, cuánto tiempo se conservan las transcripciones y cuándo se borran los datos.

Por qué las cláusulas contractuales tipo a menudo no bastan para el buzón

Un contrato de encargo de tratamiento es necesario cuando las empresas emplean Microsoft Teams, para cumplir las exigencias del RGPD. Pero un contrato de encargo de tratamiento por sí solo no responde a todas las preguntas sobre el uso de IA. Regula el encargo del tratamiento, pero no sustituye a una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, ni a una estructura de permisos limpia, ni a una verificación del tratamiento real de datos.

Las cláusulas contractuales tipo y el EU-US Data Privacy Framework pueden dar cobertura jurídica a las transferencias a terceros países, pero no resuelven automáticamente todos los riesgos prácticos de protección de datos. Cuando una IA accede a correos electrónicos, chats, contenidos de SharePoint, datos de RR. HH. o datos de CRM, las empresas deben comprobar si ese acceso es realmente necesario para la finalidad concreta.

Al usar IA para la redacción de contratos, las empresas deberían bloquear el acceso a datos sensibles de RR. HH. o a correos, para garantizar la minimización de datos. El tratamiento de datos personales sensibles, es decir, los PII, exige medidas de seguridad especiales para proteger los datos frente a accesos no autorizados. El cumplimiento de la normativa de protección de datos requiere, por tanto, una gestión de permisos limpia conforme a Zero Trust, para evitar fugas de datos.

Una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (EIPD) es jurídicamente obligatoria debido al tratamiento de datos sensibles por parte de la IA; en España, la AEPD mantiene listas orientativas de tratamientos que la requieren. Además, es imprescindible documentar la finalidad del uso de la IA en el registro de actividades de tratamiento. La responsabilidad última del cumplimiento de la protección de datos recae en la empresa que emplea la herramienta, no en Microsoft, no en un partner y no en un servicio de IA.

La ISO/IEC 42001 es el estándar internacional para sistemas de gestión de IA y ayuda a las empresas a cumplir con la gobernanza, la gestión de riesgos y los aspectos éticos y legales al emplear IA en Microsoft 365. A partir de agosto de 2026, el Reglamento de IA de la UE (EU AI Act) gana relevancia adicional, en particular en los sistemas de IA con riesgo elevado, las obligaciones de documentación, las obligaciones de transparencia y la supervisión humana. Lo que la norma significa en concreto para las empresas lo explica nuestro artículo sobre ISO 42001 en Alemania.

Microsoft garantiza, en el marco del Data Protection Addendum, que las entradas comerciales no se utilizan para el entrenamiento de modelos de IA públicos. Eso es importante, pero no equivale a una soberanía completa sobre los datos, a un tratamiento íntegramente en la UE ni a un sistema de gestión de IA europeo. Microsoft 365 Copilot aspirará a una soberanía de datos plenamente europea para finales de 2026, mientras que la integración de herramientas de IA como amaiko ya ofrece ahora una capa de conocimiento persistente que consolida el conocimiento corporativo.

La integración de bots de IA de terceros en Microsoft Teams debería revisarse desde el punto de vista de la protección de datos y, lo ideal, bloquearse por defecto. De lo contrario surge shadow IT: los empleados copian contenidos de Teams, Outlook, PowerPoint, SharePoint o correos en ChatGPT, en una web de internet o en otras herramientas de IA, sin que la empresa pueda rastrear el acceso, el tratamiento, el borrado o el uso.

La solución: amaiko como capa de asistencia de IA conforme con el RGPD para Microsoft Teams

La solución práctica no consiste en sustituir Microsoft Teams. La solución consiste en seguir usando Teams, Outlook, SharePoint y OneDrive como infraestructura base de Microsoft 365 y colocar una capa de conocimiento de IA nativa por encima. Justo este papel lo asume amaiko.

amaiko no es otra app aislada, ni una ventana de chat adicional, ni un wiki que haya que mantener a mano. amaiko vive en Teams y Outlook, construye conocimiento corporativo de forma automática y hace utilizable de forma duradera el contenido de las interacciones reales de trabajo. Así surge una memoria corporativa persistente que se conserva incluso cuando empleados con experiencia dejan la empresa.

La diferencia decisiva: una memoria corporativa persistente no puede surgir en un stack de herramientas fragmentado, en el que cada sistema guarda su conocimiento para sí. Hace falta una capa de IA nativa que consolide el conocimiento automáticamente desde Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive y herramientas especializadas como HubSpot, Salesforce, Personio o Monday.com.

Integración nativa sin dependencia: la verdad sobre las «interfaces»

Para usar una IA en Microsoft Teams no tienes que usar obligatoriamente los modelos de IA de Microsoft. Esta es la verdad más importante sobre las interfaces. Teams puede ser la superficie sin que el procesamiento de IA quede totalmente ligado a Microsoft Copilot o a modelos de IA estadounidenses.

amaiko utiliza interfaces oficiales de Microsoft para la integración con Teams y Outlook. El usuario permanece en su entorno de trabajo habitual, escribe en Teams, trabaja con los correos en Outlook, usa SharePoint y accede a reuniones, chats y documentos. El tratamiento de datos y la inferencia, en cambio, se ejecutan en servidores alemanes certificados.

Esto significa: integración sí, dependencia no. amaiko no sustituye a Microsoft 365, sino que lo complementa como capa de conocimiento inteligente. Los datos no abandonan Europa en ningún momento, y el tratamiento permanece orientado al alojamiento en Alemania y a una infraestructura controlada. Con ello se reduce un riesgo esencial de las soluciones de IA estadounidenses clásicas: el recorrido poco claro de información sensible a través de estructuras de nube internacionales.

En la práctica se ve así: un equipo trata un proyecto de cliente en Microsoft Teams. Los contenidos relevantes de la reunión, de los correos en Outlook y de los documentos en SharePoint no se copian a una herramienta de IA externa. En su lugar, amaiko consolida esa información dentro del entorno de trabajo de Microsoft 365 existente y la hace recuperable más tarde.

Eso evita el shadow IT, porque los empleados ya no tienen que recurrir a servicios de IA sin control en internet. Al mismo tiempo, sigue siendo posible la administración centralizada a través de Microsoft 365, los permisos y los procesos del Admin Center. Para los delegados de protección de datos esto es decisivo, porque no solo evalúan una función, sino que deben poder rastrear todo el tratamiento.

Conformidad con ISO 42001 como palanca ante el comité de empresa

Todo responsable de TI conoce el problema: en cuanto se introducen funciones de IA en el día a día laboral, el comité de empresa, los delegados de protección de datos y el área de cumplimiento plantean preguntas legítimas. ¿Qué datos se procesan? ¿Qué usuarios se ven afectados? ¿Qué registros se generan? ¿Hay valoraciones automatizadas? ¿Cómo se asegura el control humano?

amaiko aporta aquí una ventaja concreta: gracias a la conformidad con ISO 42001 ya existe un sistema de gestión de riesgos de IA con procesos documentados. Esta orientación ofrece un marco completo para la gobernanza, la gestión de riesgos y la supervisión humana. Eso le quita complejidad a la revisión interna y acelera notablemente la aprobación. Para empresas medianas, esto puede acortar el tiempo de aprobación interna de meses a pocos días.

Esto es especialmente relevante porque una EIPD, una inscripción en el registro de actividades de tratamiento, un contrato de encargo de tratamiento, las medidas técnicas y organizativas, los conceptos de permisos y unas definiciones claras de finalidad siguen siendo obligatorios. amaiko no le quita la responsabilidad a la empresa. Pero amaiko aporta la estructura, la documentación y la conformidad que facilitan enormemente las revisiones internas.

Como pruebas de confianza se suman el BayStartUP Award 2026 y más de 200 usuarios diarios. Estos puntos no sustituyen a una revisión de protección de datos, pero muestran que amaiko no está posicionado como un gadget de IA experimental, sino como una asistencia de IA sólida para procesos empresariales reales.

Para el comité de empresa es importante que amaiko no se introduce para un control encubierto del rendimiento, sino como capa de gestión del conocimiento. El objetivo no es controlar a empleados concretos, sino conservar el conocimiento corporativo, reducir el tiempo diario de búsqueda y dar apoyo en reuniones, correos y proyectos.

El valor funcional: más que un chatbot — cómo trabaja la IA proactiva en Teams

Muchos bots de Teams supuestamente conformes con el RGPD son, en la práctica, solo una ventana de chat con una API GPT europea. Esperan pasivamente prompts, responden preguntas sueltas y olvidan el contexto al terminar la sesión. Para una verdadera gestión del conocimiento en la mediana empresa, eso no basta.

amaiko trabaja de otra forma. El software es una capa de asistencia proactiva que construye conocimiento automáticamente, lo guarda de forma duradera y lo hace disponible justo donde sucede el trabajo: en Teams y Outlook. Esa es la diferencia entre chatear de forma reactiva y una memoria corporativa persistente.

Sin una capa así, el conocimiento queda disperso. Una parte está en chats de Teams, otra parte en Outlook, los documentos importantes en SharePoint, los datos de clientes en el CRM, la información de RR. HH. en Personio y el estado de los proyectos en Monday.com. Cuando un empleado con experiencia se va, los nexos suelen marcharse con él. Los wikis clásicos fracasan porque nadie documenta a mano de forma permanente, mantiene los contenidos ni actualiza la información antigua.

Memoria corporativa persistente en lugar de IA basada en sesiones

amaiko construye una memoria corporativa persistente. El conocimiento se conserva, también cuando los empleados se van. No se procesa solo en una conversación aislada, sino que se hace utilizable de forma duradera, con control de acceso, permisos y un tratamiento rastreable.

Una jornada laboral con amaiko empieza, por ejemplo, con un Morning Briefing automático directamente en Teams. En lugar de ir clicando por correos, chats, citas de calendario, reuniones y archivos de SharePoint, recibes una visión condensada de los temas relevantes, las tareas abiertas y los cambios importantes. Eso reduce el tiempo de búsqueda y crea orientación.

La Active Inbox preordena los correos sin ninguna entrada manual. Así, las solicitudes importantes, la comunicación crítica con clientes o los temas internos urgentes se vuelven visibles más rápido. No es publicidad, ni un canal adicional, ni una nueva interfaz, sino apoyo dentro del día a día existente.

El Meeting Recall hace utilizables de forma duradera los contenidos de las reuniones de Microsoft Teams y los pone de nuevo a disposición, de forma contextual, en una conversación posterior o ante consultas en Teams. Transcripciones, decisiones, puntos abiertos e información relevante pueden recuperarse más tarde, sin que nadie tenga que escribir actas a mano. Microsoft Teams ofrece transcripción, grabación y traducción en directo; amaiko, sin embargo, hace accesibles esos contenidos como conocimiento corporativo, en lugar de archivarlos solo como un fichero suelto o una transcripción aislada.

El resultado es medible: amaiko reduce el tiempo de incorporación de nuevos empleados en un -57 %, porque queda disponible un conocimiento organizativo recuperable — así, de tres meses de onboarding se pasa, en la práctica, a unas cuatro semanas. Además, el tiempo dedicado a la búsqueda diaria de información baja un -35 %, porque los empleados ya no tienen que buscar en paralelo en Teams, Outlook, SharePoint, CRM y herramientas de proyecto.

Red multiagente con 24 especialistas

amaiko trabaja con una red multiagente de 24 especialistas. Estos asistentes de IA están especializados en distintas áreas y tareas de la empresa, en lugar de responder cada pregunta con un modelo de chat genérico. Así, la información puede procesarse de forma más contextual y entregarse con mayor precisión.

Para los procesos de ventas y de cliente, amaiko ofrece integración con HubSpot y Salesforce, así como con muchos otros programas. De este modo, la información del CRM puede combinarse con el conocimiento de Teams, Outlook y SharePoint. Otras integraciones, por ejemplo con Personio o herramientas de gestión de proyectos como Monday.com, completan el stack: primero está la capa de conocimiento de IA nativa amaiko, debajo está la infraestructura base de Microsoft 365 y, junto a ellas, trabajan las herramientas especializadas.

El valor surge de la consolidación. amaiko hace SharePoint buscable y vivo, sin que nadie documente a mano. amaiko hace utilizables de forma duradera los contenidos de las reuniones de Teams, sin que nadie escriba actas. amaiko hace accesible el conocimiento de los correos de Outlook, sin que nadie mantenga carpetas.

Con ello, amaiko se diferencia también de muchas soluciones de IA que solo ofrecen funciones aisladas: resúmenes, ayuda con PowerPoint, respuestas de chat o análisis puntuales. Esas funciones pueden ser útiles, pero no construyen una memoria corporativa sostenible. La pregunta no es si tu empresa necesita gestión del conocimiento. La pregunta es si tu gestión del conocimiento funciona de verdad o empieza de cero con cada cambio de empleado.

Retos habituales y soluciones en la IA conforme con el RGPD en Teams

La introducción de una IA en Microsoft Teams rara vez fracasa por falta de entusiasmo por la innovación. Fracasa por la protección de datos, el comité de empresa, el esfuerzo de TI, una configuración poco clara, los costes y el miedo al shadow IT. Justo por eso, una IA en Teams conforme con el RGPD no solo debe funcionar técnicamente, sino ser viable a nivel organizativo.

Los obstáculos más importantes en la mediana empresa son siempre parecidos: TI no quiere una fase de proyecto larga. La dirección quiere productividad medible. Protección de datos quiere control sobre el tratamiento y el acceso. El comité de empresa quiere transparencia. Los empleados no quieren aprender una nueva interfaz.

Problema: implementación de TI compleja y esfuerzo de formación

Muchos proyectos de IA arrancan con talleres, grupos piloto, permisos complicados y una introducción larga. Eso cuesta tiempo y genera resistencia. amaiko está diseñado para arrancar sin la fase clásica de proyecto de TI: la conexión se realiza a través de la cuenta de Microsoft 365 existente.

Como amaiko trabaja de forma nativa en Teams y Outlook, no surge ninguna nueva interfaz ni ninguna curva de aprendizaje adicional. Los empleados siguen trabajando en el entorno habitual de Teams y Outlook. Eso reduce el esfuerzo de formación y evita que el conocimiento acabe en otra plataforma aislada más.

Para TI, sin embargo, sigue siendo importante definir limpiamente los ajustes, los permisos, el acceso y las fuentes de datos. No toda función de IA debería acceder automáticamente a todos los contenidos. Precisamente los datos de RR. HH., los correos confidenciales, la información financiera o los PII sensibles necesitan límites claros.

Problema: costes elevados por la obligación de actualizar a M365 E3/E5

Muchas empresas evalúan Microsoft Copilot y constatan que los costes, los requisitos de licencia o la obligación de actualizar a M365 E3/E5 no encajan con su infraestructura. Para la mediana empresa esto es relevante, porque la IA no solo debe funcionar en un departamento, sino estar disponible de forma suficientemente amplia como para mejorar de verdad la gestión del conocimiento.

amaiko funciona con la infraestructura de Microsoft 365 existente. Los precios comienzan en 19,91 € por usuario y mes. Además, se puede empezar desde 2 usuarios, sin cantidades mínimas de pedido. Eso hace el arranque más planificable, sobre todo para equipos, departamentos o empresas más pequeñas que primero quieren probar flujos de trabajo concretos.

Económicamente, no solo cuenta el precio de la licencia. Cuando los empleados pierden tiempo a diario buscando información, cuando los nuevos compañeros tardan mucho en entender los nexos o cuando el conocimiento de clientes desaparece en buzones individuales, surgen costes ocultos. La reducción de un -35 % en el tiempo de búsqueda diaria de información y de un -57 % en el tiempo de incorporación de nuevos empleados no es, por tanto, solo un argumento de productividad, sino un argumento de organización.

Problema: shadow IT por herramientas de IA externas

Cuando las empresas no proporcionan una IA segura en Teams, los empleados encuentran sus propias soluciones. Entonces, los borradores de contratos, los correos, las notas de reunión, los datos de clientes o los análisis internos acaban rápidamente en ChatGPT, herramientas de navegador u otros servicios de IA en internet. Justo ahí surgen los mayores riesgos de protección de datos por shadow IT.

La integración nativa de amaiko en Teams no evita el shadow IT mediante prohibiciones, sino mediante una mejor oferta dentro del flujo de trabajo. Cuando el apoyo de IA está disponible directamente en Microsoft Teams y Outlook, los usuarios no tienen que copiar contenidos, abrir una web ni usar herramientas sin control.

Al mismo tiempo, la soberanía sobre los datos permanece en la empresa. El alojamiento en Alemania, una orientación 100 % conforme con el RGPD, los procesos conformes con ISO 42001, el Reglamento de IA de la UE integrado de serie y la exclusión de transferencias innecesarias a terceros países crean una base controlable. La administración centralizada a través del Centro de administración de Microsoft 365, los permisos y las políticas internas complementan esta base técnica.

Sigue siendo importante: también con amaiko la empresa debe documentar su uso de IA, realizar la EIPD, describir las finalidades del tratamiento, firmar un contrato de encargo de tratamiento e implementar las medidas técnicas y organizativas. Pero la diferencia es que la solución ya está diseñada para estas exigencias y no hay que adaptarla a posteriori.

Conclusión: la respuesta es sí — así se vuelve inteligente Microsoft Teams sin riesgo de protección de datos

Sí, existe una IA que funciona en Microsoft Teams y puede utilizarse de forma conforme con el RGPD. Para empresas de la mediana empresa, amaiko es una respuesta europea llave en mano: integración nativa en Teams y Outlook, alojamiento en Alemania, procesos conformes con ISO 42001, Reglamento de IA de la UE integrado de serie y una memoria corporativa persistente.

El punto decisivo es la separación entre interfaz y tratamiento. Microsoft Teams sigue siendo el entorno de trabajo. Microsoft 365 sigue siendo la infraestructura base con Teams, SharePoint, Outlook y OneDrive. amaiko se coloca encima como capa de conocimiento de IA nativa y consolida el conocimiento corporativo de forma automática, sin nueva interfaz, sin mantenimiento manual de wikis y sin reaprendizaje.

Para responsables de TI, directivos y delegados de protección de datos se derivan unos pasos claros:

1. Revisa qué funciones de IA están hoy activas en Microsoft Teams y Microsoft 365, en particular transcripción, traducción en directo, grabación y Copilot.
2. Documenta la finalidad del uso de la IA en el registro de actividades de tratamiento y aclara si es necesaria una EIPD.
3. Asegúrate de que el contrato de encargo de tratamiento, las medidas técnicas y organizativas, los permisos, el Zero Trust, los ajustes del Admin Center y las ubicaciones de datos en la UE estén bien definidos.
4. Bloquea por defecto los bots de IA de terceros sin control en Microsoft Teams hasta que se hayan revisado desde el punto de vista de la protección de datos.
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Preguntas frecuentes

¿Es amaiko realmente conforme con el RGPD y dónde se almacenan los datos?

amaiko está orientado a un uso 100 % conforme con el RGPD y con alojamiento en Alemania. El tratamiento de datos y la inferencia se ejecutan en servidores alemanes certificados, no a través de modelos de IA estadounidenses sin control. Con ello se reduce notablemente el riesgo del CLOUD Act.

Aun así, la empresa que emplea la herramienta sigue siendo responsable. El contrato de encargo de tratamiento, la EIPD, las medidas técnicas y organizativas, los permisos, el registro de actividades de tratamiento y unas finalidades claras del tratamiento deben implementarse limpiamente a nivel interno.

¿En qué se diferencia amaiko de Microsoft 365 Copilot?

Microsoft Copilot está profundamente integrado en Microsoft 365 y se basa en la infraestructura de Microsoft. Microsoft garantiza, en el marco del Data Protection Addendum, que las entradas comerciales no se utilizan para el entrenamiento de modelos de IA públicos, pero Microsoft 365 Copilot no aspirará a una soberanía de datos plenamente europea hasta finales de 2026.

amaiko parte de otro enfoque: utiliza Microsoft Teams y Outlook como interfaz, pero procesa los datos en servidores alemanes certificados. amaiko no es, por tanto, una alternativa a Microsoft 365 en el sentido de un sustituto, sino una capa de asistencia de IA nativa por encima de Teams, Outlook y SharePoint.

¿Necesita amaiko una formación específica para los empleados?

No. amaiko trabaja directamente en el entorno existente de Teams y Outlook. No hay nueva interfaz, ni curva de aprendizaje, ni formación de introducción en el sentido clásico.

Esto es especialmente importante en la mediana empresa, porque la IA solo se adopta si simplifica el día a día. Los empleados no tienen que aprender a mantener un nuevo sistema de conocimiento, sino que reciben apoyo allí donde la comunicación ya tiene lugar.

¿Cómo funciona la memoria persistente frente a los chatbots basados en sesiones?

Los chatbots basados en sesiones responden a prompts sueltos y a menudo pierden el contexto tras la conversación. Una memoria corporativa persistente guarda la información relevante de forma duradera, la estructura y la vuelve recuperable más tarde.

amaiko construye este conocimiento automáticamente a partir de Teams, Outlook, SharePoint y herramientas conectadas. Así, el conocimiento organizativo se conserva, también cuando los empleados cambian o los chats antiguos ya no se usan activamente.

¿Qué costes surgen en comparación con Microsoft 365 Copilot?

amaiko comienza en 19,91 € por usuario y mes y no requiere la obligación de actualizar a M365 E3/E5.

La comparación económica no debería mirar solo los costes de licencia. También son decisivos el menor tiempo de búsqueda, una incorporación más rápida y menos pérdida de conocimiento. amaiko cita aquí un -35 % de tiempo en la búsqueda diaria de información y un -57 % de tiempo de incorporación de nuevos empleados.

¿Puede integrarse amaiko con herramientas existentes como HubSpot o Personio?

Sí. amaiko ofrece integración con HubSpot y Salesforce y puede incorporar a la capa de conocimiento otras herramientas especializadas como Personio, Monday.com y muchas más.

El stack recomendado sigue siendo claro: amaiko como capa de conocimiento de IA nativa, Microsoft 365 con Teams, SharePoint, Outlook y OneDrive como infraestructura base, y herramientas especializadas como CRM, RR. HH. o gestión de proyectos como fuentes de datos complementarias.

¿Qué significa ISO 42001 para las empresas?

ISO/IEC 42001 es el estándar internacional para sistemas de gestión de IA. Ayuda a las empresas a implementar de forma estructurada la gobernanza, la gestión de riesgos, la documentación, la transparencia y las exigencias legales al emplear IA.

Para el comité de empresa, los delegados de protección de datos y los responsables de TI esto es una palanca importante. Una solución conforme con ISO 42001 aporta procesos documentados y puede acelerar notablemente la aprobación interna de la IA en la empresa.

¿Con qué rapidez puede integrarse amaiko en un entorno de Microsoft Teams existente?

amaiko está diseñado para conectarse a través de la cuenta de Microsoft 365 existente, sin una larga fase de proyecto de TI. La integración nativa en Teams y Outlook reduce las barreras técnicas y el esfuerzo de formación.

Antes del uso productivo, las empresas deberían revisar, no obstante, la protección de datos, los permisos, el contrato de encargo de tratamiento, la EIPD, los ajustes del Admin Center y las políticas internas. La integración técnica puede ser rápida; la aprobación limpia de cumplimiento debería hacerse de forma consciente y documentada.