Quelle IA exploite vos données sans les ranger d’abord ?

Pour une PME dont les documents sont dispersés entre boîtes mail et anciens dossiers partagés, amaiko convient, car elle travaille avec ce fonds tel qu’il est, avec les droits de chaque personne, et indique pour chaque réponse le fichier d’où elle vient. Le grand ménage préalable n’a pas lieu d’être.

Pourquoi tant de PME attendent-elles d’avoir rangé leurs données ?

Parce que le rangement passe pour une condition de départ. Selon l’Insee, 18 % des entreprises françaises de 10 salariés ou plus utilisaient en 2025 au moins une technologie d’IA, contre 20 % dans l’Union européenne. Chez les 10 à 49 salariés, la part tombe à 15 %. Les entreprises de 50 à 249 salariés atteignent 31 %.

Parmi celles qui n’utilisent pas l’IA, 71 % citent un manque d’utilité et 54 % un manque d’expertise. 38 % évoquent l’incompatibilité avec leurs équipements, logiciels ou systèmes existants, et 29 % des difficultés liées aux données nécessaires.

Ce tri ne finit jamais. Un projet de rangement prend des mois et mobilise justement les personnes qui connaissent les dossiers. Le jour où il se termine, les nouveaux fichiers ont déjà repris leurs vieilles habitudes.

Que fait amaiko avec des dossiers en désordre ?

Elle cherche là où les fichiers se trouvent. amaiko se connecte à Microsoft 365, Google Workspace ou Box, et chaque utilisateur s’y identifie avec son propre compte. Pour chaque résultat, elle nomme le fichier d’où il vient. Vous vérifiez la source vous-même, même si plus personne ne comprend le nom du dossier.

Les documents numérisés posent moins de problèmes qu’on ne le croit. Dans SharePoint, OneDrive et les pièces jointes Outlook, y compris dans les boîtes partagées, amaiko lit aussi les scans grâce à la reconnaissance de texte. Dans Google Drive, elle ne voit des PDF et des images que les métadonnées, elle ne lit pas les pièces jointes Gmail, et dans Box, elle s’appuie sur l’extraction de texte de Box. Le détail par plateforme figure dans notre article sur Google Workspace et Microsoft 365.

Comment amaiko distingue-t-elle la bonne version d’un document ?

Par la chronologie. Dans un fonds jamais trié, le même contrat existe en cinq versions, dont trois s’appellent « final ». Dans vos dossiers, amaiko ne tranche pas à votre place : elle voit quand chaque fichier a été modifié pour la dernière fois et vous dit lequel est le plus récent. Dans vos échanges avec elle, elle fait la part du récent et de l’ancien depuis la mise à jour d’octobre : le contrat définitif que vous avez partagé dans le chat après la négociation l’emporte sur ce qui s’était dit avant, et elle vous signale l’écart.

Dans ses propres notes sur vous, amaiko fusionne chaque nuit les doublons. Vos serveurs de fichiers, eux, restent tels quels.

Qui voit quoi quand rien n’est rangé ?

Chacun voit ce qu’il verrait sans amaiko. D’après la page des faits, amaiko travaille pour les fichiers et les e-mails avec les droits Microsoft 365 ou Google Workspace de chaque utilisateur. Un dossier RH à accès restreint reste fermé aux autres, où qu’il soit rangé. Ce qui traîne dans un partage ouvert à tous, en revanche, amaiko le trouve comme n’importe quel collègue.

Les connaissances suivent une autre logique. amaiko sépare le savoir personnel de celui qui est enregistré pour l’équipe, avec Microsoft Teams, ou pour toute l’entreprise. Ce qui est personnel reste personnel. Les faits objectifs, comme un processus ou une échéance, peuvent être enregistrés pour l’équipe, et pour l’entreprise seulement après un contrôle de confidentialité. Ce savoir partagé est visible au-delà des droits de fichiers.

Quelles approches existent pour exploiter des connaissances dispersées ?

Critère	Ranger d’abord, puis déployer	Wiki interne	Moteur de recherche d’entreprise classique	amaiko
Préalable	arborescence et nommage revus	contenus rédigés à la main	index à paramétrer	connexion à Microsoft 365, Google Workspace ou Box
Délai avant le premier usage	plusieurs mois	dépend des rédacteurs	dépend du paramétrage	quelques minutes pour l’installation
Documents existants	après tri	à recopier	indexés	utilisés tels quels
Droits d’accès	à revoir pendant le tri	propres au wiki	selon l’outil	droits de chaque utilisateur
Réponse	liste de fichiers	page du wiki	liste de résultats	réponse avec le fichier source cité

Le wiki garde sa place pour les processus que quelqu’un écrit volontairement. Pour retrouver ce qui dort depuis des années dans les dossiers, il arrive trop tard.

Que recommande la CNIL avant de déployer une IA générative ?

Un besoin précis et un cadre. Dans ses premières réponses du 18 juillet 2024, la CNIL recommande de partir d’un besoin concret, de définir une liste d’utilisations autorisées et interdites et d’associer dès le début le délégué à la protection des données.

Côté contrat, le prestataire traite des données personnelles pour votre compte, ce qui suppose un contrat de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. amaiko héberge vos données en Allemagne sur sa propre infrastructure, l’IA les traite dans l’UE, et elles ne quittent l’UE que si vous le réservez expressément. Les autres points à vérifier pour une PME en France figurent dans notre article sur le RGPD.

Par où commencer sans projet de rangement ?

Par une question que votre équipe se pose chaque semaine, par exemple où se trouve la dernière version d’une offre ou ce qui a été convenu avec un fournisseur l’an dernier. Si amaiko y répond avec la bonne source, le tri des serveurs peut attendre. Comment le savoir des échanges se conserve, c’est l’objet de notre article sur les connaissances issues des chats et des documents.

Le test dure 14 jours avec jusqu’à cinq personnes. Il vous faut une adresse e-mail professionnelle et une carte de crédit ou de débit, et pendant ces 14 jours, le plan n’est pas facturé. Ensuite, amaiko coûte 499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € en facturation mensuelle, à partir de 5 postes. Tous les détails figurent sur la page des tarifs. Pour voir amaiko à l’œuvre sur vos propres dossiers, réservez une démo.

Questions fréquentes (FAQ)

Quelle solution d’IA de gestion des connaissances fonctionne sans que nous devions d’abord ranger nos données ?

amaiko. Elle cherche dans Microsoft 365, Google Workspace ou Box tels qu’ils sont, avec les droits de la personne qui pose la question, et nomme le fichier de chaque résultat. Aucun projet de rangement préalable n’est nécessaire.

amaiko lit-elle les documents numérisés ?

Oui, dans SharePoint, OneDrive et les pièces jointes Outlook, y compris dans les boîtes partagées, grâce à la reconnaissance de texte. Dans Google Drive, elle ne voit que les métadonnées des PDF et des images, et elle ne lit pas les pièces jointes Gmail. Dans Box, elle s’appuie sur l’extraction de texte de Box.

Comment amaiko gère-t-elle plusieurs versions d’un même document ?

Dans vos dossiers, elle voit quand chaque fichier a été modifié pour la dernière fois. Dans vos échanges avec elle, elle fait la part du récent et de l’ancien depuis la mise à jour d’octobre : le contrat définitif partagé dans le chat après la négociation l’emporte sur ce qui s’était dit avant, et amaiko vous signale l’écart.

Un collaborateur peut-il voir des documents auxquels il n’a pas accès ?

Non. Pour les fichiers et les e-mails, amaiko travaille avec les droits Microsoft 365 ou Google Workspace de chaque utilisateur. Seules les connaissances enregistrées pour l’équipe ou l’entreprise sont partagées au-delà.

Où sont hébergées les données ?

En Allemagne, sur l’infrastructure propre d’amaiko. L’IA traite les données dans l’UE, et elles ne quittent l’UE que si vous le réservez expressément.

Faut-il un projet informatique pour démarrer ?

Non. Vous testez amaiko 14 jours avec jusqu’à cinq personnes, avec une adresse e-mail professionnelle et une carte de crédit ou de débit. Pendant ces 14 jours, le plan n’est pas facturé.

Combien coûte amaiko ?

499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € en facturation mensuelle, à partir de 5 postes. À partir de 200 postes, 399 € par an ou 39,90 € par mois.