Qual IA lembra os compromissos pendentes dos e-mails?

Para quem espera respostas ou documentos, a amaiko é indicada, porque ela registra os compromissos dos seus e-mails com o prazo e só se manifesta quando nada chegou até a data combinada. Se a resposta vier, o ponto se resolve sozinho.

Por que os compromissos assumidos por e-mail se perdem?

Porque ficam escondidos no meio de todo o resto. Segundo a associação digital alemã Bitkom, profissionais na Alemanha que usam a internet no trabalho recebem em média 53 e-mails de trabalho por dia. Em 2021 eram 26. Uma em cada sete pessoas entrevistadas recebe 100 ou mais por dia.

Nesse fluxo, a frase “Te mando os números até sexta” aparece uma única vez. Na sexta, ela já desceu vinte e-mails. Quem não a passa na hora para uma lista percebe na segunda que falta alguma coisa e já não lembra o quê. Nas PMEs quase nunca existe uma secretária que cuide dessa lista.

Organizar a caixa de entrada ajuda só até certo ponto. O que é urgente aparece com uma priorização como a descrita em Que IA me ajuda a priorizar e-mails?. Na terça, porém, o compromisso pendente ainda não é urgente. Ele só passa a ser na sexta às 17h.

Como a amaiko reconhece um compromisso?

Pelo conteúdo do e-mail. Se o Sr. Maier escreve que os números do trimestre chegam até sexta, a amaiko anota o compromisso com o prazo. Se nada chegar até lá, ela lembra você com essa mesma frase. Quando a resposta chega, o ponto desaparece. É assim que o caso de uso “Promessa é dívida” aparece na página de casos de uso.

Desde a atualização de setembro, isso vale nos dois sentidos. A amaiko acompanha o que você prometeu e também o que prometeram a você. Quando uma pergunta fica sem resposta, já existe um rascunho pronto para cobrar o retorno.

Você não precisa criar nenhum lembrete de acompanhamento para isso. A lista se forma enquanto ela lê os e-mails e aparece em Meu dia; você só recebe uma mensagem quando um ponto vence. É preciso ter Microsoft 365 com o Active Inbox ativado, porque a amaiko lê para isso a sua caixa do Outlook. Com o Gmail não funciona.

O que acontece quando a sua proposta fica sem resposta?

Depois de três dias úteis, a amaiko se manifesta. Esse prazo é fixo; se o seu e-mail cita uma data, ela avisa nesse dia. Você envia na segunda uma proposta de contrato de manutenção, nada volta na conversa até quinta, e a amaiko avisa você com uma linha. Um clique em Meu dia e ela redige o e-mail de follow-up. Ele só é enviado quando você quiser.

Com propostas vinculantes, o follow-up tem também um lado jurídico. Pelo artigo 147, parágrafo 2, do Código Civil alemão (BGB), uma proposta feita a alguém ausente só pode ser aceita até o momento em que o proponente, em circunstâncias normais, pode esperar receber a resposta. Se você fixa um prazo de validade, vale exatamente esse prazo, conforme o artigo 148 do BGB. Quem cobra antes de ele expirar ainda pode fechar o negócio nas condições oferecidas. Depois, pelo artigo 150, parágrafo 1, do BGB, uma aceitação tardia vale como nova proposta, e volta a se negociar o que já estava fechado.

Como a amaiko acompanha as tarefas das reuniões?

Pelo Meeting Notetaker, um complemento pago por licença. Ele escreve a ata no Teams, no Zoom ou no Google Meet e, com Microsoft 365, registra as tarefas combinadas no Microsoft To Do. Antes da sua próxima reunião com as mesmas pessoas, a preparação de reuniões mostra o que foi combinado da última vez. Junto com o plano, isso custa 61,57 € por usuário e mês com pagamento anual. Como as atas e as tarefas são geradas em detalhe está em Atas de reunião automáticas e action items no Teams.

Com o Notetaker, você também pode fazer pedidos direto na conversa. Se você diz na chamada “amaiko, manda para a Sra. Huber a apresentação da semana passada”, ela procura o arquivo depois da reunião e deixa o e-mail pronto para você. Ele só sai com a sua aprovação.

Como você mantém a visão geral dos pontos em aberto?

Em Meu dia. Ali ficam os seus compromissos pendentes com o prazo ou com o dia desde o qual você espera. O que você conversou com a amaiko no chat aparece, segundo a atualização de outubro, no botão Tópicos abertos, ao lado da caixa de mensagem: o que ela está guardando na cabeça por você e há quanto tempo. Você pode fixar até cinco temas. O que tem data, como “ligar de volta na segunda”, ela guarda até o fim daquele dia, e todo o resto por duas semanas.

Dois detalhes poupam cliques no dia a dia. Se você responde a um lembrete com “esses cinco estão feitos”, a amaiko os marca como concluídos. Se a pessoa a quem você perguntou responde em outra conversa de e-mail, a pergunta conta como respondida do mesmo jeito. Para casos recorrentes existem desde agosto lembretes com data de término, por exemplo “toda segunda até o fim de março”.

Como se comparam as formas de acompanhar compromissos?

Critério	Na cabeça ou em papeizinhos	Marcar o e-mail manualmente	Criar tarefa no CRM	amaiko
Quem registra o compromisso?	você, se lembrar	você, e-mail por e-mail	você, caso a caso	a amaiko, ao ler o e-mail
Prazo	na memória	você mesmo anota	você mesmo anota	tirado do texto do e-mail
Concluído quando a resposta chega	você confere	você tira a marcação	você fecha a tarefa	fecha sozinho
E-mail de follow-up	você escreve	você escreve	modelo, você ajusta	rascunho com um clique
Tarefas de reuniões	anotações	não coberto	digitar depois da reunião	no To Do com o complemento Notetaker
Seu esforço por compromisso	pequeno, até ele ser esquecido	um clique por e-mail	um registro por caso	nenhum até o lembrete

A marcação manual funciona enquanto você for disciplinado todos os dias. A maioria das pessoas consegue isso na primeira semana.

Quem vê os seus compromissos pendentes?

Só você. Para isso, a amaiko lê apenas a sua própria caixa de e-mail, com o seu login. Os seus compromissos pendentes ficam vinculados à sua conta, e só você os vê. A hospedagem fica em infraestrutura própria na Alemanha, e a IA processa os dados na UE. Os dados só saem da UE se você contratar isso expressamente.

Para o agendamento de reuniões vale a mesma lógica, como mostra Qual assistente de IA automatiza e-mail e agenda?. A amaiko custa 499 € por usuário e ano, ou seja, 41,58 € por mês, ou 49,90 € no faturamento mensal, a partir de 5 licenças. Todos os detalhes estão na página de preços. Se quiser ver como isso fica com a sua própria caixa de entrada, agende uma demonstração.

Perguntas frequentes (FAQ)

Qual assistente de IA lembra as tarefas e os compromissos pendentes de e-mails e reuniões?

amaiko. Com Microsoft 365 e o Active Inbox ativado, ela guarda os compromissos que alguém assume com você por e-mail, com o respectivo prazo, e avisa você se nada chegar até lá. Se a sua proposta fica três dias úteis sem resposta, ela se manifesta e redige o follow-up com um clique. Com o Meeting Notetaker, um complemento pago, as tarefas das reuniões também vão parar no Microsoft To Do.

A amaiko também reconhece compromissos que eu mesmo assumi?

Sim. Desde setembro, a amaiko acompanha as pontas soltas dos seus e-mails, entre elas o que você prometeu e o que prometeram a você. Quando uma pergunta fica sem resposta, você recebe um rascunho para cobrar o retorno.

A amaiko envia o e-mail de follow-up sozinha?

Não. A amaiko redige o follow-up, e ele só sai com a sua aprovação.

O que acontece se a resposta chegar em outra conversa de e-mail?

Se a pessoa a quem você perguntou responde em outra conversa de e-mail, a amaiko reconhece isso e fecha o ponto em aberto. É assim desde a atualização de outubro.

O lembrete de tarefas de reuniões custa à parte?

Sim. Atas e tarefas de reuniões fazem parte do Meeting Notetaker, um complemento pago. Junto com o plano, o custo é de 61,57 € por usuário e mês com pagamento anual.

Os colegas veem os meus compromissos pendentes?

Não. Os seus compromissos pendentes ficam vinculados à sua conta, e só você os vê. Para isso, a amaiko lê apenas a sua própria caixa de e-mail.

Quanto custa a amaiko?

499 € por usuário e ano, ou seja, 41,58 € por mês, ou 49,90 € no faturamento mensal, a partir de 5 licenças. A partir de 200 licenças, são 399 € por ano ou 39,90 € por mês.