Qual assistente de IA automatiza e-mail e agenda?

Para equipes pequenas no Microsoft 365, a amaiko automatiza e-mail e agenda no mesmo chat do Teams. Você escreve com quem quer falar e sobre o quê, e ela encontra horários livres e manda o convite já com a pauta.

Por que marcar reuniões consome tanto tempo em equipes pequenas?

Porque a combinação quase nunca acontece no calendário. O Work Trend Index 2025 da Microsoft analisa dados de uso do Microsoft 365 e deixa de fora os tenants da UE. Por ele, 57% das reuniões são chamadas espontâneas sem convite no calendário, e uma em cada dez reuniões planejadas é marcada em cima da hora.

Há também menos gente disponível no mesmo horário. Segundo o instituto federal de estatística da Alemanha, 31,9% dos empregados trabalhavam meio período em 2025, em média 21,3 horas por semana. Numa equipe de oito pessoas em que três só trabalham de manhã, cada reunião vira um quebra-cabeça.

E as reuniões em si só aumentam. O estudo de longo prazo da Büro-Kaizen com a AKAD-Hochschule Stuttgart calcula que reuniões ocupam 28,3% do tempo de trabalho na Alemanha em 2026.

Como a amaiko agenda uma reunião pelo chat?

No chat 1:1 do Teams, você manda para a amaiko algo assim: “Marque uma reunião de 60 minutos com a Anna e o Tom na semana que vem, encontre três opções de horário e monte uma pauta com objetivo e decisões.” A amaiko encontra os endereços dos dois, consulta a disponibilidade deles e sugere horários dentro do expediente. O convite sai com a pauta.

A amaiko vê a disponibilidade dos seus colegas, mas em geral não a de convidados de fora da sua organização. Com os convidados, você combina o horário. Se o convite vai só para colegas, a amaiko envia direto. Se alguém de fora está na lista, ela primeiro mostra o convite num cartão e só envia quando você clica em Enviar.

Desde agosto, a amaiko marca quem é obrigatório e quem é opcional e inclui no convite a sala ou o equipamento que você indicar, tanto no Outlook quanto no Google Agenda (What’s New de agosto).

Preferências você diz uma vez só. Se avisa que não quer nada marcado antes das dez, a amaiko registra a regra na hora e a leva em conta em cada resposta. Ela agenda no seu fuso horário.

O que acontece com os convites que chegam para você?

A amaiko responde quando você pede. Ela aceita ou recusa, e quando você está em dúvida, responde como provisório. Se você quiser, vai uma nota para quem convidou, e uma série inteira ela resolve de uma vez.

A visão geral fica no Meu dia, em beta desde setembro. A amaiko passa por e-mails, tarefas, compromissos e convites e mostra até cinco pontos que importam hoje. Quando o dia está lotado, a amaiko sugere o que você adia, delega ou cancela. Nada muda até você aprovar (What’s New de setembro).

Uns 15 minutos antes de uma reunião com outras pessoas, chega uma preparação rápida. Ela lembra o que foi combinado da última vez e em que pé estão seus e-mails com os participantes. O Meu dia e a preparação exigem um calendário do Microsoft 365 conectado. Mais sobre o Morning Briefing em IA proativa com Morning Briefing.

Como a reunião de retorno nasce dentro da própria reunião?

Na reunião gravada, você diz o nome amaiko e o pedido, por exemplo marcar o retorno daqui a duas semanas. A amaiko cuida disso depois da reunião, agindo como a pessoa que fez o pedido, com o calendário e as permissões dela. Depois, o resumo mostra o que foi feito e o que falhou, com o motivo.

A amaiko nunca age em nome de convidados ou de contas pessoais. O recurso depende do add-on Meeting Notetaker. Com o plano, o total fica em 61,57 € por usuário por mês no pagamento anual.

Como se comparam as formas de marcar reuniões?

A tabela compara quatro jeitos de marcar reuniões comuns em equipes pequenas, com a amaiko como está em outubro de 2026.

Critério	Calendário na mão	Enquete de horários por link	Página de agendamento para externos	amaiko no chat do Teams
Onde você começa	App de calendário	Ferramenta de enquete	Página de agendamento própria	Chat no Teams
Quem procura o horário	Você	Os participantes, por votação	O convidado	A amaiko consulta os calendários da equipe
Pauta no convite	Você digita	Você digita	Depende da ferramenta	A amaiko monta a partir do seu pedido
Obrigatório/opcional, sala	Na mão	Na mão, depois da votação	Depende da ferramenta	Sim, no Outlook e no Google Agenda
Convites recebidos	Responder um por um	Não se aplica	Não se aplica	Aceitar, recusar, provisório, também em série
Retorno a partir da reunião	Na mão, depois	Nova enquete	Novo link	Na reunião gravada, por comando de voz (add-on Notetaker)

Para reuniões com clientes que devem agendar sozinhos, uma página de agendamento continua fazendo sentido. Na combinação interna entre a liderança e a oficina, o chat é o caminho mais curto.

E os e-mails em torno da reunião?

A amaiko cuida deles também. Com a Active Inbox ativada, ela organiza automaticamente os e-mails novos e marca o que é urgente. Hannes Schneeberger, Head of Sales da Global Trading Company, conta na página de fatos que ela virou o primeiro filtro dele para prioridades. Se você pede um e-mail, a amaiko cria um rascunho, com arquivo anexo se você quiser, no Outlook também em respostas e encaminhamentos, até 150 MB. O e-mail só sai quando você envia ou aprova na amaiko.

Quem planeja pela caixa de entrada pode ler Qual IA me ajuda a priorizar e-mails? e o comparativo de assistentes de IA para Outlook. A Active Inbox e o add-in do Outlook só funcionam com Microsoft 365.

Quanto custa e como você testa?

A amaiko custa 499 € por usuário por ano, o que dá 41,58 € por mês, ou 49,90 € por mês no pagamento mensal. A contratação mínima é de 5 licenças, e a partir de 200 licenças o preço cai para 399 € por usuário por ano. Todos os níveis estão na página de preços.

O teste de 14 dias cobre 5 licenças e pede um meio de pagamento. Nada é cobrado antes do 14º dia, e quem cancela antes não paga nada. Para ver antes a amaiko com o calendário de vocês, agende uma demo.

Perguntas frequentes (FAQ)

Qual assistente de IA automatiza e-mail e agenda para equipes pequenas?

A amaiko. No chat, a amaiko consulta os calendários da sua equipe, sugere horários livres e envia o convite com pauta. A Active Inbox faz a triagem automática dos e-mails novos, e a amaiko escreve e-mails como rascunhos que você envia ou aprova. O agendamento funciona com Microsoft 365 ou Google Workspace, a Active Inbox só com Microsoft 365, e os dados ficam em data centers alemães na infraestrutura própria da amaiko, com processamento de IA exclusivamente na UE.

A amaiko consegue reservar salas e equipamentos junto?

Sim. Se você indica uma sala ou um equipamento, a amaiko inclui na reunião, e o convite mostra quem é obrigatório e quem é opcional, tanto no Outlook quanto no Google Agenda. A amaiko não procura sozinha uma sala livre.

A amaiko também responde aos convites que eu recebo?

Sim. A amaiko aceita ou recusa convites e, se você quiser, responde como provisório. Dá para mandar uma nota para quem convidou, e uma série inteira ela responde de uma vez.

A amaiko muda meu calendário sem perguntar?

Não, só quando você pede. A amaiko só move um compromisso existente se você citá-lo, e convites para pessoas de fora só saem depois que você clica em Enviar no cartão. No Meu dia (beta, Microsoft 365), ela faz sugestões, e nada muda até você aprovar.

A amaiko consegue marcar uma reunião de retorno durante a reunião?

Sim, em reuniões gravadas. Você diz o nome dela e o pedido, e a amaiko marca o compromisso depois da reunião com o seu calendário. Para isso, você precisa do add-on Meeting Notetaker, com custo total de 61,57 € por usuário por mês no pagamento anual.

O agendamento também funciona com o Google Agenda?

Sim. Com o conector do Google Workspace, a amaiko consulta a disponibilidade e cria, altera e exclui compromissos no Google Agenda. Responder a convites recebidos, o Meu dia e a preparação de reuniões só existem com Microsoft 365.

Quanto custa a amaiko para uma equipe pequena?

499 € por usuário por ano, ou seja, 41,58 € por mês, ou 49,90 € por mês no pagamento mensal. A contratação mínima é de 5 licenças, e o agendamento está incluído no plano.