IA para reuniões presenciais: o que sua equipe define antes

A amaiko registra reuniões presenciais por meio de um gravador Hey Pocket, que você coloca sobre a mesa e pareia pelo chat. Depois disso, trata a conversa como qualquer reunião do Teams. Antes da primeira gravação, sua equipe precisa acertar como vai obter o consentimento de todos os presentes e o que o conselho de empresa acha disso, se houver um. Este artigo passa pelos dois pontos e mostra quanto a função custa.

Como uma conversa à mesa chega à amaiko?

A função se chama amaiko na sala e chegou em junho de 2026. Você coloca um gravador Hey Pocket sobre a mesa e faz o pareamento com poucos cliques direto no chat da amaiko. O aparelho fica por sua conta, e amaiko e Hey Pocket trabalham juntas como parceiras oficiais.

Tecnicamente, a função depende do add-on Meeting Notetaker. O mesmo add-on entra em reuniões online como participante visível e aproveita transcrições geradas na própria plataforma de reunião. O gravador é a terceira porta de entrada, e é a única que alcança uma conversa sem link de reunião.

Em vendas e na oficina, esse é o grosso do dia: a visita ao cliente em Passau, a vistoria ao lado da máquina. A amaiko cobre a sala tanto quanto a chamada, e tudo vai parar na mesma memória dentro do seu Teams. Como a amaiko se sai frente a gravadores de reunião puros você lê no substituto do Fireflies para o Microsoft Teams.

O que acontece com a conversa depois da reunião?

A transcrição chega à amaiko como qualquer outra reunião. Você recebe um resumo limpo, e os action items já aparecem no Microsoft To Do. Semanas depois, a conversa continua pesquisável.

A diferença para um gravador de voz comum está no contexto. A amaiko lê a conversa contra o que já sabe do seu CRM, dos seus e-mails, dos projetos e das decisões anteriores. Se três semanas depois da visita você perguntar no chat do Teams qual prazo de entrega vocês prometeram, ela responde a partir da ata e ainda aponta o e-mail em que o cliente voltou a cobrar.

O artigo atas de reunião automáticas e action items no Teams mostra em detalhe como atas viram tarefas distribuídas.

Quem precisa consentir com a gravação?

Toda pessoa que fala na sala. O § 201 do Código Penal alemão (StGB) prevê até três anos de prisão ou multa para quem grava sem autorização a palavra falada não pública de outra pessoa. Uma reunião na sala da empresa ou no cliente quase sempre é não pública. No dia a dia, a autorização vem do consentimento de todos que falam, convidados e clientes incluídos.

Some-se a isso a proteção de dados. Uma gravação com nomes e falas é tratamento de dados pessoais. Você precisa de uma base legal conforme o art. 6 do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE, o GDPR (RGPD), e deve informar os presentes no momento da coleta, como manda o art. 13 do GDPR (RGPD).

A amaiko não anuncia a gravação na sala. A responsabilidade por uma gravação lícita é da empresa que usa o gravador. Na prática, uma rotina fixa resolve. O aviso já vai no convite e, no começo, você pergunta rapidamente à mesa. Se alguém recusar, o gravador fica desligado e alguém anota à mão.

O que o conselho de empresa tem a dizer?

Se existe um conselho de empresa (Betriebsrat), ele participa da decisão. O § 87, parágrafo 1, n.º 6 da Lei de Organização das Empresas (BetrVG) garante a ele direito de codeterminação na introdução e no uso de dispositivos técnicos destinados a monitorar o comportamento ou o desempenho dos funcionários.

O Tribunal Federal do Trabalho (BAG) interpreta a palavra “destinados” de forma ampla. Na decisão de 16 de julho de 2024 (1 ABR 16/23), basta a aptidão objetiva para coletar informações sobre comportamento ou desempenho, sem qualquer intenção de vigiar. Um gravador que registra quem disse o quê cai, por essa linha, na codeterminação.

Por isso, um acordo com o conselho de empresa deve regular quatro pontos. Quais reuniões são gravadas, quem pode ler as atas, quando elas são apagadas e a garantia de que nenhuma avaliação de desempenho sai delas. Empresas na Áustria seguem regras próprias, veja assistentes de IA em conformidade com o GDPR para PMEs na Áustria.

Quais reuniões merecem o gravador?

As conversas cujo resultado alguém vai precisar mais tarde sem ter estado presente. Conversas de RH e de conflito ficam de fora na nossa visão, mesmo que todos concordassem. A tabela mostra onde uma reunião presencial vai parar com cada ferramenta.

Critério	Anotação à mão	Memo de voz no celular	Notetaker de reunião	amaiko na sala
Registra conversas sem link de reunião	sim	sim	por app de celular, depende do fornecedor	sim
Tarefas vão para o Microsoft To Do	não	não	depende do fornecedor	sim
Dá para achar depois perguntando no chat do Teams	não	não	no app do fornecedor	sim
Lê a conversa contra e-mails e decisões anteriores	não	não	principalmente contra reuniões gravadas	sim
Exige consentimento pelo § 201 StGB	não	sim	sim	sim

A última linha vale para qualquer aparelho. Toda gravação de áudio precisa do consentimento dos presentes, seja qual for o aparelho em cima da mesa. O gravador poupa a digitação, e acertar a conversa antes continua sendo tarefa sua.

Quanto custa o registro presencial?

O plano da amaiko custa 41,58 € por usuário e mês com cobrança anual (499 € por ano), ou 49,90 € com cobrança mensal, e não inclui notas de reunião. As notas de reunião e o Meeting Recall vêm com o add-on Meeting Notetaker, que custa 19,99 € por usuário e mês além do plano. No total são 61,57 € por usuário e mês com cobrança anual (de 5 a 199 usuários). O add-on cobre todos os caminhos pelos quais uma reunião chega à amaiko, o gravador incluído. O aparelho em si você compra à parte.

A amaiko pode ser contratada a partir de cinco usuários, e a cobrança anual dá dois meses grátis. A partir de 200 usuários, o plano custa 33,25 € por usuário e mês com cobrança anual. Os preços completos estão na página de preços. Se quiser ver como uma visita ao cliente chega ao Teams de vocês, agende uma demo e traga uma conversa real.

Perguntas frequentes (FAQ)

A amaiko consegue registrar reuniões que acontecem fora do Teams?

Sim. Com a função amaiko na sala você coloca um gravador Hey Pocket sobre a mesa e faz o pareamento com poucos cliques pelo chat. Depois a conversa chega à amaiko como qualquer reunião do Teams, com resumo e action items no Microsoft To Do.

O Meeting Notetaker está incluído no plano da amaiko?

Não. As notas de reunião e o Meeting Recall vêm com o add-on Meeting Notetaker, que custa 19,99 € por usuário e mês além do plano. No total são 61,57 € por usuário e mês com cobrança anual (de 5 a 199 usuários). O add-on cobre reuniões online e conversas presenciais.

Preciso informar os presentes sobre a gravação?

Sim. A amaiko não anuncia a gravação na sala, isso fica com você. O § 201 StGB pune a gravação sem autorização da palavra falada não pública, e o art. 13 do GDPR (RGPD) exige que as pessoas afetadas sejam informadas no momento da coleta. Peça o consentimento de todos que vão falar antes de ligar o gravador.

O uso exige um acordo com o conselho de empresa?

Se houver um conselho de empresa (Betriebsrat), conte com isso. O § 87, parágrafo 1, n.º 6 da BetrVG dá a ele direito de codeterminação sobre dispositivos técnicos que monitoram comportamento ou desempenho, e para o Tribunal Federal do Trabalho (BAG) basta a aptidão objetiva. O acordo define quais reuniões são gravadas e quem vê as atas.

Preciso de um aparelho próprio para a função amaiko na sala?

Sim. O gravador Hey Pocket fica por sua conta, e amaiko e Hey Pocket são parceiras oficiais. O pareamento do aparelho é feito direto no chat da amaiko.

Onde as atas são armazenadas e processadas?

O que chega à amaiko fica em data centers na Alemanha, e o processamento por IA roda exclusivamente dentro da UE. A gravação e a transcrição acontecem na Hey Pocket antes de a transcrição chegar à amaiko, por isso valem também as condições da Hey Pocket. Revise-as com o seu encarregado de proteção de dados antes de usar.

Consigo encontrar uma reunião presencial mais tarde?

Sim. A ata passa a fazer parte da memória da amaiko. Você pergunta no chat do Teams o que foi decidido na reunião, e a amaiko responde a partir da conversa e do contexto que ela já conhece do CRM, dos e-mails, dos projetos e das decisões anteriores.