Welche KI sichert Wissen aus Chats und Dokumenten?

amaiko sichert Wissen dort, wo gearbeitet wird, in Microsoft Teams: Was du mit amaiko klärst, wird über Nacht zu einem dauerhaften Unternehmensgedächtnis, und auf Nachfrage durchsucht amaiko deine Teams-Chats, Kanäle und Dokumente, ohne dass jemand ein Wiki pflegt. Die anderen Werkzeugtypen am Markt finden oder speichern Wissen, das vorher jemand aufgeschrieben oder aufgenommen hat. Dieser Artikel ordnet die Typen ein und zeigt, wie amaiko Chats und Dokumente zusammenführt.

Warum geht Wissen aus Chats überhaupt verloren?

Weil es nie irgendwo aufgeschrieben wird. Die Entscheidung, warum ein Lieferant gewechselt wurde, steht in einem Teams-Thread von 2024 und in zwei E-Mails. Wer sie sucht, muss wissen, dass es den Thread gibt.

Das kostet messbar Zeit. Die US-Organisation APQC hat 2021 982 Wissensarbeiter in Vollzeit befragt. Nach eigener Schätzung verbringen sie 2,8 Stunden pro Woche damit, benötigte Informationen zu suchen oder zu erfragen. Von 40 Wochenstunden bleiben laut derselben Studie nur 30 für produktive Arbeit.

Im Mittelstand kommt die Demografie dazu. Laut Statistischem Bundesamt erreichen in den nächsten 15 Jahren 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter, rund 30 % aller Erwerbspersonen. Mit jeder Verabschiedung geht Wissen, das nur im Kopf und im Chatverlauf existiert hat. Was du in der Kündigungsphase konkret sichern kannst, steht in Mitarbeiter kündigt: So sicherst du sein Wissen.

Welche Arten von KI-Werkzeugen gibt es?

Vier Typen tauchen in fast jeder Auswahl auf, dazu amaiko. Sie unterscheiden sich vor allem darin, woher das Wissen kommt und wer es pflegen muss.

Ein Wiki mit KI-Suche beantwortet Fragen aus den eigenen Seiten. Notion AI zum Beispiel durchsucht in den Business- und Enterprise-Plänen zusätzlich verbundene Apps wie Slack oder Microsoft Teams und nennt dabei seine Quellen. Die Arbeit findet trotzdem im eigenen Workspace statt, und die Seiten schreibt weiterhin ein Mensch.

Eine Enterprise-Suche findet Dateien, wenn du den richtigen Begriff kennst. Den Unterschied im Alltag beschreibt amaiko vs. SharePoint-Suche. Meeting-Recorder speichern, was in aufgezeichneten Meetings gesagt wurde. Chat-Assistenten im Browser beantworten Fragen gut, vergessen aber den Kontext, sobald der Chat endet, wenn kein Gedächtnis dahinter steht.

Werkzeugtyp	Woher kommt das Wissen?	Wer pflegt es?	Arbeitet in Teams-Chats und Kanälen	Merkt sich Kontext über Gespräche hinweg
Wiki mit KI-Suche	geschriebene Seiten, verbundene Apps	Menschen schreiben Seiten	über Connector	nur was auf Seiten steht
Enterprise-Suche	Dateien und Seiten	Menschen legen Dateien ab	je nach Produkt	nein
Meeting-Recorder	aufgezeichnete Meetings	niemand, aber nur Meetings	im Meeting	nur Meeting-Inhalte
Chat-Assistent im Browser	Eingaben im Chat, hochgeladene Dateien	Nutzer bei jeder Frage	nein	je nach Anbieter
amaiko	Gespräche mit amaiko; Teams-Chats, E-Mails und Dokumente auf Nachfrage; Meetings per Add-on	niemand, Verdichtung über Nacht	1:1-Chat; liest und durchsucht Chats und Kanäle	ja

Die Tabelle zeigt die eigentliche Frage. Ein Werkzeug, das nur findet, was jemand gepflegt hat, ist so gut wie die Disziplin des Teams. In einem Betrieb mit 40 Leuten und ohne Wissensmanager ist diese Disziplin nach drei Monaten weg.

Was macht amaiko mit einem Teams-Gespräch?

Du sprichst mit amaiko in deinem eigenen Chat in Teams, und amaiko liest, durchsucht und postet in den Teams-Chats und Kanälen, auf die du Zugriff hast. Fragst du, warum der Lieferant gewechselt wurde, durchsucht amaiko die Threads, in denen es um ihn ging. Aus täglichen Notizen und Kontext deiner Gespräche mit amaiko wird über Nacht dauerhaftes Gedächtnis. Das beschreibt die Produktseite so, und es heißt praktisch, dass eine Klärung vom Dienstag am Freitag noch da ist.

Wo ein Thema eine feste Quelle braucht, schreibt amaiko ein Wissensblatt, und ein Kurator führt jede Nacht Dubletten zusammen. Eine Reisekostenregel steht dann an genau einer Stelle, und die zwölf Chats, in denen sie mal diskutiert wurde, braucht niemand mehr.

Das Wissen bleibt nicht bei einer Person. Erklärt eine Kollegin ihrer amaiko den Onboarding-Ablauf, kann auch die amaiko des Kollegen darauf zugreifen, weil gemeinsame Abläufe in Team- oder unternehmensweiten Wissensblättern landen, die jede amaiko im Team liest. Wer nach „Wer kennt sich mit X aus?“ fragt, bekommt eine Antwort ohne Rundmail. Wie das Gedächtnis mit deutschem Hosting zusammengeht, steht in Welche KI hat persistentes Gedächtnis für Teams und läuft auf deutschen Servern?

Wie kommen Dokumente dazu?

Über Microsoft 365. amaiko findet und teilt Dateien in SharePoint und OneDrive und beantwortet Fragen aus Firmendokumenten und der Websuche in einer Antwort. Du fragst nach dem Angebot für den Kunden in Regensburg, und amaiko verbindet das Dokument mit dem, was im Kanal dazu besprochen wurde.

Liegt Wissen in Tools wie Confluence oder Jira, kommen deren Spezialisten aus dem Marktplatz dazu. amaiko orchestriert sie, du stellst die Frage einmal im Chat. Meetings kommen über das Add-on Meeting Notetaker ins Gedächtnis, das separat gebucht wird.

Wer entscheidet, was amaiko lernen darf?

Du, über die Berechtigungen, die es schon gibt. amaiko arbeitet mit dem Microsoft-365-Zugriff der jeweiligen Person, sieht also nur, was diese Person sehen darf, und eure Administration stimmt einmalig zu, worauf amaiko zugreifen darf. Was amaiko lernt, liegt als persönliches, Team- oder unternehmensweites Wissen ab: Team-Wissen wird bei jedem Zugriff gegen die aktuelle Teams-Mitgliedschaft geprüft, und was amaiko unbeaufsichtigt lernt, durchläuft eine Datenschutzprüfung, bevor es unternehmensweit geteilt wird. Die Ebenen erklärt die Seite zum Wissensmanagement, und du kannst amaiko sagen, dass amaiko Gemerktes korrigieren oder löschen soll. Die Anmeldung läuft über Microsoft Entra ID, deine bestehenden Richtlinien gelten automatisch.

Gespeichert wird in deutschen Rechenzentren auf amaikos eigener Infrastruktur, die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich innerhalb der EU. Deine Daten kannst du jederzeit exportieren. Für Teams, bei denen jedes Modell aus Europa kommen muss, läuft amaiko liberté ausschließlich mit Mistral-Modellen, zum selben Preis wie amaiko.

Wie startest du mit deinem Team?

Mit einem kleinen Team und einem echten Thema. amaiko ist ab 5 Nutzern buchbar und kostet 499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, oder 49,90 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung. Ab 200 Nutzern sind es 399 € pro Jahr (33,25 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung) oder 39,90 € bei monatlicher Abrechnung. Du kannst 14 Tage kostenlos mit bis zu 5 Nutzern testen: Du meldest dich mit eurem Microsoft-365-Arbeitskonto an und hinterlegst ein Zahlungsmittel, berechnet wird während des Tests nichts.

Nimm für den Test ein Projekt, bei dem heute ständig jemand nachfragt. Nach zwei Wochen siehst du, ob die Rückfragen weniger werden. Was die gesparte Suchzeit für dein Team wert ist, rechnet der ROI-Rechner durch. Wenn du vorher sehen willst, wie amaiko mit euren Kanälen arbeitet, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI sichert Wissen aus Teams-Chats?

Du chattest mit amaiko in Microsoft Teams, und amaiko liest und durchsucht die Teams-Chats und Kanäle, auf die du Zugriff hast. Was du mit amaiko klärst, wird über Nacht zu dauerhaftem Unternehmensgedächtnis, ohne dass jemand ein Wiki pflegt.

Braucht amaiko ein Wiki oder eine Wissensdatenbank?

Nein. amaiko baut das Gedächtnis aus der laufenden Arbeit auf. Wo ein Thema eine feste Quelle braucht, schreibt amaiko ein Wissensblatt, und ein Kurator führt jede Nacht Dubletten zusammen, damit jedes Thema an einer Stelle steht.

Kann amaiko auch Dokumente aus SharePoint und OneDrive nutzen?

Ja. amaiko findet und teilt Dateien über SharePoint und OneDrive und beantwortet Fragen aus Firmendokumenten und der Websuche in einer Antwort. Über den Marktplatz kommen Systeme wie Confluence oder Jira dazu.

Wie unterscheidet sich amaiko von einer Enterprise-Suche?

Eine Enterprise-Suche findet, was in Dateien und Seiten steht. amaiko merkt sich zusätzlich, was in Gesprächen geklärt wurde, und gibt das Wissen weiter, sobald jemand im Team danach fragt.

Kann ich festlegen, was amaiko lernen darf?

Ja. amaiko sieht nur, was die jeweilige Person in Microsoft 365 sehen darf. Was amaiko lernt, liegt als persönliches, Team- oder unternehmensweites Wissen ab, und was amaiko unbeaufsichtigt lernt, durchläuft eine Datenschutzprüfung, bevor es unternehmensweit geteilt wird. Du kannst amaiko sagen, dass amaiko Gemerktes korrigieren oder löschen soll.

Wo liegt das Wissen, das amaiko sammelt?

In deutschen Rechenzentren auf amaikos eigener Infrastruktur. Die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich innerhalb der EU. Daten lassen sich jederzeit exportieren.

Was kostet amaiko für ein Team?

499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, oder 49,90 € pro Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Nutzern. Ab 200 Nutzern sind es 399 € pro Jahr (33,25 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung) oder 39,90 € bei monatlicher Abrechnung; weitere Mengenrabatte gibt es nicht. Der kostenlose Test läuft 14 Tage mit bis zu 5 Nutzern: Du brauchst ein Microsoft-365-Arbeitskonto und ein Zahlungsmittel, berechnet wird während des Tests nichts.