Gestión del conocimiento

La base de conocimiento que nadie tiene que escribir.

Todas las wikis mueren igual: alguien tendría que mantenerla al día y nadie lo hace. amaiko construye la memoria de tu empresa a partir del trabajo que ya haces, y te la devuelve antes de que tengas que preguntar.

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Por qué falló tu última base de conocimiento

No fue la herramienta. Fue el peaje.

El peaje de escribir

Documentar siempre es el segundo trabajo de alguien. Y el segundo trabajo pierde contra el primero, semana tras semana.

El peaje de buscar

La búsqueda por texto solo funciona si ya sabes las palabras que usó quien lo escribió. Normalmente no las sabes.

El peaje del deterioro

El día que se escribe, una página es cierta. Seis meses después nadie sabe qué mitad sigue siéndolo.

Cómo lo hace amaiko

Pasan tres cosas sin que nadie abra un documento.

Captura

Conversaciones, reuniones, decisiones, las personas con las que tratas. Cada noche amaiko condensa el día en hechos duraderos y descarta el ruido.

Estructura

Los hechos aterrizan en fichas de conocimiento: un tema por ficha, con tipo, etiquetas, fecha, nivel de confianza e historial completo de cambios.

Recupera

Las fichas relevantes ya están en la conversación antes de que amaiko responda. Sin buscador, sin sintaxis de consulta, sin "¿miraste en la wiki?".

Cinco tipos de memoria corporativa

Todo lo que una empresa necesita recordar de verdad encaja en una de estas categorías.

Personas

Colegas, clientes, proveedores. Roles, contactos y cómo prefieren trabajar.

Temas

Proyectos, productos, cuentas, decisiones. El estado y el contexto que hay detrás.

Procesos

Cómo se trabaja aquí de verdad: flujos, aprobaciones, vías de escalado.

Políticas

Las reglas bajo las que operáis: cumplimiento, seguridad, RR. HH., compras.

Sistemas

La realidad técnica: integraciones, configuraciones y las trampas que cuestan un día.

Así es una ficha

Tema Organización

Acme Corp

Resumen

Proveedor de infraestructura cloud desde 2023. El contrato llega hasta el cierre del ejercicio.
El contacto principal es Petra Berger; prefiere un resumen por escrito antes de cualquier llamada.
Pago a 30 días. Todo lo que supere los 10.000 € necesita una segunda firma de Finanzas.

Decisiones

La renovación se movió al primer trimestre para que no coincida con la auditoría.
Nivel de soporte rebajado a Estándar: Básico provocó dos escalados en un solo trimestre.

Privacidad desde el diseño

No todo pertenece a todos.

Casi todas las herramientas de conocimiento tienen un solo ámbito: compartido. Por eso lo delicado nunca se escribe, y lo que sí se escribe acaba siendo un incidente. amaiko da un ámbito a cada hecho y lo aplica en cada lectura.

Personal

Solo tuyo. Tus notas, tu contexto, tu lectura de las personas. El asistente de un colega no lo ve.

Equipo

Ligado a un equipo de Microsoft Teams y verificado contra la pertenencia real en cada acceso.

Organización

Solo hechos compartidos: procesos, políticas, sistemas, proyectos. Lo que todos deberían saber.

Todo lo que un agente intenta publicar a nivel de organización pasa antes por un filtro. El contenido sobre salud, desempeño, salario, conflictos o circunstancias privadas de una persona se queda en personal, y si el filtro no puede ejecutarse, la respuesta es no. De las reuniones con invitados externos no se promueve absolutamente nada.

Cómo tratamos tus datos

Se mantiene sola

Una bibliotecaria que hace el turno de noche.

Las bases de conocimiento no se degradan porque la gente escriba mal. Se degradan porque nadie poda. Cada noche un agente dedicado repasa vuestro conocimiento compartido:

Fusiona duplicados en una sola ficha, redactando el contenido de nuevo en lugar de pegarlo.
Reclasifica fichas archivadas con el tipo, el ámbito o las etiquetas equivocadas.
Divide entradas que se convirtieron en tres temas sin que nadie lo notara, y retira la original.

Nunca borra por sospecha, nunca amplía el ámbito de una ficha y nunca ve nada personal. Cada fusión, división y archivado queda registrado y es reversible.

¿Vienes de Copilot?

Recuperar no es recordar.

Copilot encuentra el documento que escribiste. No te dice qué decidió tu equipo en la reunión en la que nadie escribió nada. amaiko recuerda la decisión.

amaiko vs. Microsoft 365 Copilot

Preguntas frecuentes

¿Tenemos que migrar antes nuestra wiki actual?

No. amaiko parte del trabajo del día a día, así que la base de conocimiento se llena sola desde la primera semana. Y siempre puedes decirle a amaiko qué recordar, en el chat y en lenguaje normal.

¿Quién escribe realmente las fichas de conocimiento?

amaiko. Puedes dictar una sobre la marcha ("recuerda que Acme paga a 30 días"), corregir una que esté mal o dejar que el pase nocturno las escriba a partir de tus conversaciones y reuniones. No hay editor que abrir ni plantilla que rellenar.

¿Cómo encuentra amaiko el conocimiento correcto?

Búsqueda semántica por significado, no por palabras clave. Pregunta en español por algo escrito en inglés y aparece igualmente, y ya está en la conversación antes de que amaiko te responda.

¿Pueden mis colegas leer mis notas personales?

No. Las fichas personales solo las ves tú y tu propio asistente. Las fichas de equipo se comprueban contra la pertenencia real a Microsoft Teams en cada acceso; si no se puede verificar, se deniega el acceso en lugar de suponerlo.

¿Qué impide que algo confidencial acabe siendo visible para toda la empresa?

Cada escritura a nivel de organización pasa por un filtro de privacidad que detecta contenido personal, valorativo o sensible y lo mantiene en personal. Ante la duda, decide que no. De las transcripciones de reuniones con participantes externos nunca se promueve nada.

¿Dónde vive realmente nuestro conocimiento?

En vuestra propia base de datos aislada, en vuestro propio inquilino, sobre infraestructura alemana. Nunca se mezcla con la de otros clientes ni se usa para entrenar modelos.

Deja de perder lo que tu equipo ya sabe.

Mira lo que amaiko recuerda tras dos semanas en tu Teams.

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