Quelle IA rappelle les engagements pris par e-mail ?

Pour toutes celles et ceux qui attendent une réponse ou un document promis, amaiko convient, car elle note les engagements pris dans vos e-mails avec leur échéance et ne se manifeste que si rien n’est arrivé à temps. Si la réponse tombe, le point disparaît de lui-même.

Pourquoi les engagements pris par e-mail se perdent-ils ?

Parce qu’ils sont noyés dans le reste. D’après la fédération numérique allemande Bitkom, les actifs qui utilisent Internet dans leur travail en Allemagne reçoivent en moyenne 53 e-mails professionnels par jour. En 2021, ils en recevaient 26. Une personne interrogée sur sept en reçoit 100 ou plus chaque jour.

Dans ce flot, la phrase « Vous aurez les chiffres d’ici vendredi » n’apparaît qu’une fois. Le vendredi venu, elle a glissé vingt messages plus bas. Si vous ne l’avez pas reportée tout de suite sur une liste, vous constatez lundi qu’il manque quelque chose sans plus savoir quoi. Dans les PME, il n’y a souvent personne pour tenir cette liste à votre place.

Le tri des messages n’y change pas grand-chose. Une hiérarchisation comme celle décrite dans Quelle IA peut m’aider à prioriser mes e-mails ? vous montre l’urgent. Or l’engagement en suspens n’a rien d’urgent le mardi. Il le devient le vendredi à 17 heures.

Comment amaiko reconnaît-elle un engagement ?

Au contenu du message. Quand M. Maier vous écrit que les chiffres du trimestre arriveront d’ici vendredi, amaiko note l’engagement et son échéance. Si rien ne vient, elle vous le rappelle avec cette phrase précise. Si la réponse arrive, le point s’efface. C’est le cas « Chose promise, chose due » présenté sur la page Cas d’usage.

Depuis la mise à jour de septembre, cela fonctionne dans les deux sens. amaiko suit aussi ce que vous avez promis vous-même et ce qu’on vous a promis. Quand une question reste sans réponse, un brouillon de relance vous attend.

Vous n’avez rien à programmer pour cela. La liste se constitue à la lecture des e-mails et figure dans Ma journée ; vous ne recevez un message qu’au moment où un point arrive à échéance. Il faut Microsoft 365 avec Active Inbox activée, car amaiko lit pour cela votre boîte Outlook. Avec Gmail, cela ne fonctionne pas.

Que se passe-t-il si votre offre reste sans réponse ?

amaiko se manifeste au bout de trois jours ouvrés. Ce délai est fixe ; si votre e-mail mentionne une date, elle vous prévient ce jour-là. Vous envoyez lundi une offre de contrat de maintenance, rien ne revient dans le fil jusqu’à jeudi, et amaiko vous le signale en une ligne. Un clic dans Ma journée suffit pour qu’elle rédige la relance. Celle-ci ne part que si vous le décidez.

Pour une offre ferme, la relance a aussi une dimension juridique. Selon l’article 147, alinéa 2, du Code civil allemand (BGB), une offre adressée à une personne absente ne peut être acceptée que jusqu’au moment où son auteur peut normalement s’attendre à recevoir la réponse. Si vous fixez un délai, c’est ce délai qui s’applique d’après l’article 148 du BGB. En relançant avant son expiration, vous pouvez encore conclure aux conditions proposées. Passé ce délai, une acceptation tardive vaut nouvelle offre selon l’article 150, alinéa 1, du BGB, et l’on renégocie ce qui semblait acquis.

Comment amaiko assure-t-elle le suivi des tâches de réunion ?

Grâce au Meeting Notetaker, un module complémentaire payant par poste. Il rédige le compte rendu dans Teams, Zoom ou Google Meet et, avec Microsoft 365, dépose les tâches convenues dans Microsoft To Do. Avant votre prochaine réunion avec les mêmes personnes, la préparation de réunion vous rappelle ce qui a été convenu la dernière fois. Avec le plan, l’ensemble revient à 61,57 € tout compris par utilisateur et par mois en paiement annuel. Pour le détail de la création des comptes rendus et des tâches, lisez Comptes rendus automatiques et action items dans Teams.

Avec le Notetaker, vous pouvez aussi lui confier une mission pendant l’échange. Dites en pleine visio « amaiko, envoie à Mme Huber la présentation de la semaine dernière », et après la réunion elle retrouve le fichier et vous prépare l’e-mail. Il ne part qu’avec votre accord.

Comment garder une vue d’ensemble sur les points en suspens ?

Dans Ma journée. Vos engagements en suspens y figurent avec leur échéance ou le jour depuis lequel vous attendez. Ce dont vous avez parlé dans le chat apparaît, selon la mise à jour d’octobre, sous le bouton Sujets ouverts, à côté de la zone de saisie : ce qu’amaiko garde en tête pour vous et depuis combien de temps. Vous pouvez épingler jusqu’à cinq sujets. Ce qui dépend d’une date, comme « rappeler lundi », reste jusqu’à la fin de ce jour-là, le reste pendant deux semaines.

Deux détails vous évitent des clics au quotidien. Répondez « ces cinq-là sont faits » à un rappel, et amaiko les coche. Si la personne interrogée répond dans un autre fil d’e-mails, la question est elle aussi close. Pour les cas récurrents, les rappels avec date de fin existent depuis la mise à jour d’août, par exemple « chaque lundi jusqu’à fin mars ».

En quoi les méthodes de suivi des engagements diffèrent-elles ?

Critère	De tête ou sur des post-it	Marquer l’e-mail à la main	Créer une tâche dans le CRM	amaiko
Qui consigne l’engagement ?	vous, si vous y pensez	vous, e-mail par e-mail	vous, dossier par dossier	amaiko à la lecture de l’e-mail
Échéance	en mémoire	à saisir vous-même	à saisir vous-même	reprise du texte de l’e-mail
Clôture quand la réponse arrive	vous vérifiez	vous retirez le marquage	vous fermez la tâche	automatique
E-mail de relance	à écrire vous-même	à écrire vous-même	modèle à adapter	brouillon en un clic
Tâches de réunion	prise de notes	non couvert	saisie après la réunion	dans To Do avec le module Notetaker
Votre effort par engagement	faible, jusqu’à l’oubli	un clic par e-mail	une saisie par dossier	aucun jusqu’au rappel

Le marquage manuel fonctionne tant que vous êtes rigoureux chaque jour. La plupart le sont pendant la première semaine.

Qui voit vos engagements en suspens ?

Vous seul. Pour cela, amaiko ne lit que votre propre boîte mail, avec votre connexion. Vos engagements en suspens sont liés à votre compte, et personne d’autre que vous ne les voit. L’hébergement se fait sur une infrastructure propre en Allemagne, l’IA traite les données dans l’UE, et elles ne quittent l’UE que si vous le réservez expressément.

La planification des rendez-vous suit la même logique, comme l’explique Quel assistant IA automatise e-mails et agenda ?. amaiko coûte 499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € en facturation mensuelle, à partir de 5 postes. Tous les détails figurent sur la page des tarifs. Pour voir ce que cela donne avec votre propre boîte mail, réservez une démo.

Questions fréquentes (FAQ)

Quel assistant IA rappelle les tâches et les engagements en suspens issus des e-mails et des réunions ?

amaiko. Avec Microsoft 365 et Active Inbox activée, elle retient les engagements qu’on prend envers vous par e-mail, avec leur échéance, et vous prévient si rien n’est arrivé d’ici là. Si votre offre reste trois jours ouvrés sans réponse, elle se manifeste et rédige la relance en un clic. Avec le Meeting Notetaker, module complémentaire payant, les tâches issues des réunions arrivent aussi dans Microsoft To Do.

amaiko repère-t-elle aussi les engagements que j’ai pris moi-même ?

Oui. Depuis septembre, amaiko garde l’œil sur les fils en suspens de votre messagerie, y compris ce que vous avez promis vous-même et ce qu’on vous a promis. Quand une question reste sans réponse, vous recevez un brouillon de relance.

amaiko envoie-t-elle la relance elle-même ?

Non. amaiko rédige la relance, et celle-ci ne part qu’avec votre accord.

Que se passe-t-il si la réponse arrive dans un autre fil d’e-mails ?

Si la personne interrogée répond dans un autre fil d’e-mails, amaiko le reconnaît et referme le point en suspens. C’est le cas depuis la mise à jour d’octobre.

Le rappel des tâches de réunion est-il facturé en plus ?

Oui. Les comptes rendus et les tâches de réunion relèvent du Meeting Notetaker, un module complémentaire payant. Avec le plan, l’ensemble coûte 61,57 € tout compris par utilisateur et par mois en paiement annuel.

Mes collègues voient-ils mes engagements en suspens ?

Non. Vos engagements en suspens sont liés à votre compte, et personne d’autre que vous ne les voit. Pour cela, amaiko ne lit que votre propre boîte mail.

Combien coûte amaiko ?

499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € en facturation mensuelle, à partir de 5 postes. À partir de 200 postes, 399 € par an ou 39,90 € par mois.