Quel assistant IA automatise e-mails et agenda ?

Pour les petites équipes sur Microsoft 365, amaiko automatise e-mails et planification dans le même chat Teams. Vous indiquez avec qui vous voulez parler et de quoi, amaiko trouve les créneaux libres et envoie l’invitation avec l’ordre du jour.

Pourquoi trouver un créneau prend-il autant de temps dans une petite équipe ?

Parce que la coordination se passe rarement dans l’agenda. Le Work Trend Index 2025 de Microsoft analyse les données d’usage de Microsoft 365, hors tenants européens. Il en ressort que 57 % des réunions sont des appels improvisés sans invitation, et qu’une réunion planifiée sur dix est réservée à la dernière minute.

De plus, moins de personnes sont présentes en même temps. Selon l’Office fédéral de la statistique allemand, 31,9 % des salariés travaillaient à temps partiel en 2025, en moyenne 21,3 heures par semaine. Dans une équipe de huit personnes dont trois ne travaillent que le matin, chaque rendez-vous tourne au casse-tête.

Les réunions elles-mêmes se multiplient. L’étude longitudinale de Büro-Kaizen et de l’AKAD-Hochschule Stuttgart chiffre à 28,3 % la part des réunions dans le temps de travail en Allemagne pour 2026.

Comment amaiko planifie-t-elle une réunion depuis le chat ?

Dans le chat individuel de Teams, vous écrivez à amaiko une phrase comme celle-ci : « Planifiez une réunion de 60 minutes avec Anna et Tom la semaine prochaine, trouvez trois créneaux et préparez un ordre du jour avec l’objectif et les décisions attendues. » amaiko retrouve leurs adresses, consulte leurs disponibilités et propose des créneaux pendant les heures de travail. L’invitation porte l’ordre du jour.

amaiko voit les disponibilités de vos collègues, mais en général pas celles des invités extérieurs à votre organisation. Avec les invités, vous fixez l’heure vous-même. Si l’invitation ne va qu’à des collègues, amaiko l’envoie directement. Si une personne externe y figure, amaiko vous la montre d’abord dans une carte et l’envoie quand vous cliquez sur Envoyer.

Depuis août, amaiko indique qui est obligatoire et qui est facultatif, et ajoute à l’invitation la salle ou l’équipement que vous nommez, dans Outlook comme dans Google Agenda (What’s New d’août).

Vous exprimez vos préférences une seule fois. Si vous lui demandez de ne jamais rien caler avant dix heures, amaiko note la règle aussitôt et l’applique à chaque réponse. Elle planifie dans votre fuseau horaire.

Que deviennent les invitations que vous recevez ?

amaiko y répond quand vous le lui demandez. Elle accepte ou refuse, et quand vous hésitez, elle accepte provisoirement. Si vous le souhaitez, une note part vers l’organisateur, et une série entière se règle d’un coup.

La vue d’ensemble vient de Ma journée, en bêta depuis septembre. amaiko passe en revue e-mails, tâches, rendez-vous et invitations, puis affiche jusqu’à cinq points qui comptent aujourd’hui. Si la journée est surchargée, amaiko propose ce que vous reportez, déléguez ou annulez. Rien ne change sans votre accord (What’s New de septembre).

Environ 15 minutes avant une réunion à plusieurs arrive une courte préparation. Elle rappelle ce qui a été convenu la dernière fois et où en sont vos échanges d’e-mails avec les participants. Ma journée et la préparation exigent un agenda Microsoft 365 connecté. Sur le Morning Briefing, voir IA proactive avec Morning Briefing.

Comment la réunion de suivi naît-elle pendant la réunion ?

Dans une réunion enregistrée, vous prononcez le nom d’amaiko et formulez la demande, par exemple réserver le point de suivi dans deux semaines. amaiko s’en charge après la réunion, au nom de la personne qui l’a demandé, avec son agenda et ses autorisations. Le compte rendu indique ensuite ce qui a abouti et ce qui a échoué, motif à l’appui.

amaiko n’agit jamais pour des invités ou des comptes personnels. La fonction suppose le module complémentaire Meeting Notetaker. Avec l’offre, l’ensemble revient à 61,57 € par utilisateur et par mois en paiement annuel.

Comment se comparent les différentes façons de planifier ?

Le tableau compare quatre méthodes courantes dans les petites équipes, avec amaiko telle qu’elle est en octobre 2026.

Critère	Agenda à la main	Sondage par lien	Page de réservation pour l’externe	amaiko dans le chat Teams
Point de départ	Application d’agenda	Outil de sondage	Votre page de réservation	Chat dans Teams
Qui cherche le créneau	Vous	Les participants, par vote	L’invité	amaiko consulte les agendas de l’équipe
Ordre du jour dans l’invitation	Vous le saisissez	Vous le saisissez	Selon l’outil	amaiko le rédige à partir de votre demande
Obligatoire/facultatif, salle	À la main	À la main après le vote	Selon l’outil	Oui, dans Outlook et Google Agenda
Invitations reçues	Réponse une par une	Sans objet	Sans objet	Toutes les réponses, provisoire et série comprises
Suivi depuis la réunion	À la main ensuite	Nouveau sondage	Nouveau lien	Sur simple demande en réunion enregistrée (module Notetaker)

Pour les rendez-vous que les clients réservent eux-mêmes, une page de réservation garde tout son sens. Pour la coordination interne entre la direction d’équipe et l’atelier, le chat reste le chemin le plus court.

Et les e-mails autour du rendez-vous ?

amaiko s’en occupe aussi. Une fois Active Inbox activée, elle trie automatiquement les nouveaux e-mails et signale ce qui est urgent. Selon la page des faits, Hannes Schneeberger, Head of Sales chez Global Trading Company, en a fait son premier filtre pour fixer ses priorités. Demandez un e-mail et amaiko prépare un brouillon, avec pièce jointe si vous le souhaitez, dans Outlook réponses et transferts compris, jusqu’à 150 Mo. L’e-mail ne part que lorsque vous l’envoyez ou le validez dans amaiko.

Si vous planifiez depuis votre boîte mail, lisez Quelle IA m’aide à prioriser mes e-mails ? et le comparatif des assistants IA pour Outlook. Active Inbox et le complément Outlook fonctionnent uniquement avec Microsoft 365.

Combien cela coûte-t-il et comment tester ?

amaiko coûte 499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € par mois en paiement mensuel. L’abonnement démarre à 5 licences, et à partir de 200 licences le prix descend à 399 € par utilisateur et par an. Tous les niveaux figurent sur la page des tarifs.

L’essai de 14 jours porte sur 5 licences et demande un moyen de paiement. Rien n’est débité avant le 14e jour, et si vous résiliez avant, vous ne payez rien. Pour voir d’abord comment amaiko travaille avec votre agenda, réservez une démo.

Questions fréquentes (FAQ)

Quel assistant IA automatise e-mails et planification pour les petites équipes ?

amaiko. Dans le chat, amaiko consulte les agendas de votre équipe, propose des créneaux libres et envoie l’invitation avec l’ordre du jour. Active Inbox trie automatiquement les nouveaux e-mails, et amaiko rédige les e-mails sous forme de brouillons que vous envoyez ou validez. La planification fonctionne avec Microsoft 365 ou Google Workspace, Active Inbox uniquement avec Microsoft 365, et les données sont hébergées dans des centres de données allemands sur l’infrastructure propre d’amaiko, avec un traitement IA exclusivement dans l’UE.

amaiko peut-elle aussi réserver la salle et l’équipement ?

Oui. Si vous nommez une salle ou un équipement, amaiko l’ajoute à la réunion, et l’invitation indique qui est obligatoire et qui est facultatif, dans Outlook comme dans Google Agenda. amaiko ne cherche pas elle-même une salle libre.

amaiko répond-elle aussi aux invitations que je reçois ?

Oui. amaiko accepte ou refuse les invitations et peut aussi répondre provisoirement si vous le souhaitez. Elle peut joindre une note à l’organisateur et traite une série entière en une seule fois.

amaiko modifie-t-elle mon agenda sans me demander ?

Non, seulement à votre demande. amaiko ne déplace un rendez-vous existant que si vous le nommez, et les invitations destinées à des personnes externes ne partent qu’après votre clic sur Envoyer dans la carte. Dans Ma journée (bêta, Microsoft 365), elle fait des propositions, et rien ne change tant que vous n’avez pas validé.

amaiko peut-elle réserver une réunion de suivi pendant la réunion en cours ?

Oui, dans les réunions enregistrées. Vous prononcez son nom et formulez la demande, puis amaiko réserve le créneau avec votre agenda une fois la réunion terminée. Il vous faut pour cela le module complémentaire Meeting Notetaker, soit 61,57 € par utilisateur et par mois tout compris en paiement annuel.

La planification fonctionne-t-elle aussi avec Google Agenda ?

Oui. Avec le connecteur Google Workspace, amaiko consulte les disponibilités et crée, modifie et supprime vos rendez-vous dans Google Agenda. Répondre aux invitations reçues, Ma journée et la préparation des réunions existent uniquement avec Microsoft 365.

Combien coûte amaiko pour une petite équipe ?

499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € par mois en paiement mensuel. amaiko se souscrit à partir de 5 licences, et la planification des réunions est incluse dans l’offre.