Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Stand: Januar 2026

Rechtsverbindlich / Legally binding: Dieses Dokument ist in deutscher Sprache verfasst und rechtlich bindend. Die englische Übersetzung dient als unverbindliche Orientierungshilfe.

This document is written in German and is legally binding. The English translation is provided as a non-binding courtesy only.

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese AGB regeln die Geschäftsbeziehung zwischen der amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Deutschland (nachfolgend „Anbieter“), und ihren Kunden (nachfolgend „Kunde“) hinsichtlich der Nutzung des KI-basierten Wissensmanagement- Tools „amaiko.ai“. Amaiko.ai ist ein digitales Software-as-a-Service-Produkt, das als persönlicher KI-Assistent direkt in Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Teams) integriert wird, um Unternehmenswissen zu speichern, zu vernetzen und Mitarbeitern proaktiv zur Verfügung zu stellen. Diese AGB gelten ausschließlich. Entgegenstehende oder abweichende Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Diese AGB gelten nur gegenüber Unternehmen im Sinne des § 14 BGB (d.h. natürlichen oder juristischen Personen, die bei Abschluss des Vertrags in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln). Die Nutzung von amaiko.ai durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsbeschreibung

2.1 Leistungsumfang

Der Anbieter stellt dem Kunden die cloudbasierte Softwareplattform amaiko.ai zur Verfügung. Amaiko.ai dient als KI-gestützter Wissensmanagement-Assistent innerhalb des Unternehmens des Kunden. Jeder berechtigte Mitarbeiter erhält einen eigenen „KI-Buddy“ – einen persönlichen digitalen Assistenten in Microsoft Teams – der Informationen des Unternehmens sammelt, verarbeitet und den Nutzern auf Anfrage oder proaktiv zur Verfügung stellt. Die wesentlichen Funktionen von amaiko.ai umfassen u.a.:

Wissensspeicher und -sicherung: Automatisches und dauerhaftes Speichern von unternehmensinternem Wissen (explizites und implizites Wissen) in einer persistenten KI-Memory. Unternehmensdokumente, Chats und andere Wissensquellen werden erfasst, sodass das Wissen auch beim Ausscheiden von Mitarbeitern im Unternehmen erhalten bleibt. Wissen kann hierbei durch geplante, gezielte Abfragen (z.B: „Buddy-Interviews“, Lessons-Learned-Abfragen) erfasst werden.
Personalisierte Assistenz: Jeder KI-Buddy passt sich an die Arbeitsweise des jeweiligen Nutzers an, lernt dessen Präferenzen und unterstützt gezielt im Arbeitsalltag. Der KI-Buddy beantwortet Fragen der Mitarbeiter, kennt Prozesse sowie häufig gestellte Fragen und erinnert oder fragt proaktiv nach, wenn Wissenslücken erkannt werden.
Teamübergreifende Vernetzung: Die KI-Buddys tauschen untereinander Informationen aus (Buddy-to-Buddy-Austausch), um unternehmensweites Wissen team- und abteilungsübergreifend verfügbar zu machen. Silobildung wird reduziert, da Wissen zwischen Teams synchronisiert wird – allerdings immer unter Beachtung der bestehenden Microsoft 365-Berechtigungen (siehe Ziffer 5).
Integration externer KI-Services: Amaiko.ai kann abhängig von gebuchten Paketen und Konfigurationen externe KI-Dienste (z.B. Azure OpenAI, ggf. Modelle wie ChatGPT oder Claude) einbinden, um bestimmte Anfragen zu bearbeiten (etwa für generative KI-Funktionen oder Web-Recherchen). Alle externen KI-Integrationen sind DSGVO-konform und in der EU gehostet. Anfragen an externe KI-Dienste werden vom Anbieter technisch so verarbeitet (z.B. anonymisiert), dass keine Rückschlüsse auf das Unternehmen, einzelne Nutzer oder vertrauliche Inhalte möglich sind.
Nahtlose Microsoft 365 Integration: Amaiko.ai wird direkt in die bestehende Arbeitsumgebung integriert (derzeit insbesondere Microsoft Teams und optional Outlook). Es ist keine zusätzliche Plattform erforderlich; die Nutzung erfolgt innerhalb der vom Kunden bereitgestellten Microsoft 365-Umgebung des Unternehmens. Amaiko.ai verwendet das Microsoft 365-Berechtigungskonzept, d.h. der KI-Buddy jedes Nutzers hat nur Zugriff auf diejenigen Daten, auf die der jeweilige Nutzer selbst Zugriff hat. Eine Erweiterung von Zugriffsrechten durch die KI findet nicht statt. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur den dazu berechtigten Personen zugänglich gemacht werden.

2.2 Verfügbarkeit und Support

Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der amaiko.ai-Plattform (grundsätzlich 24/7). Temporäre Einschränkungen können durch planmäßige Wartungsarbeiten, Updates oder Ursachen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z.B. Störungen bei Microsoft oder Internet-Ausfälle) entstehen. Der Anbieter wird planmäßige Wartungsarbeiten nach Möglichkeit frühzeitig ankündigen und in nutzungsarmen Zeiten durchführen. Je nach gewähltem Nutzungsmodell/Tarif (siehe Ziffer 3) stellt der Anbieter verschiedene Support-Leistungen bereit (z.B. Unterstützung per Ticketsystem, Bereitstellung eines Customer Success Managers, regelmäßige Beratungsgespräche etc.).

2.3 Weiterentwicklung

Amaiko.ai wird laufend weiterentwickelt und verbessert. Der Anbieter ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit Updates, neue Funktionen oder Änderungen an der Software vorzunehmen, soweit diese für den Kunden zumutbar sind und den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang im Wesentlichen erfüllen. Sollte eine wesentliche Funktion eingestellt oder geändert werden, die zu einer nicht nur unerheblichen Beeinträchtigung für den Kunden führt, wird der Anbieter den Kunden hierüber rechtzeitig informieren. Gegebenenfalls räumt der Anbieter dem Kunden in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung ein.

3. Vertragsabschluss, Testphase

3.1 Angebot und Bestellung

Die Präsentation von amaiko.ai, insbesondere auf der Website des Anbieters (https://amaiko.ai), stellt noch kein verbindliches Vertragsangebot dar, sondern eine Einladung zur Abgabe einer Bestellung. Der Vertragsschluss erfolgt, indem der Kunde ein Angebot des Anbieters zum Bezug der Leistung annimmt. Dies kann z.B. durch Unterzeichnung eines individuellen Vertragsangebots, durch Ausfüllen und Absenden eines Online-Bestellformulars auf der Website oder durch schriftliche Bestellung (inkl. E-Mail) geschehen. Der Vertrag kommt – vorbehaltlich individueller Vereinbarungen – mit Zugang der Auftragsbestätigung durch den Anbieter oder der Freischaltung des Zugangs zur Software durch den Anbieter zustande.

3.2 Kostenpflichtige Nutzungsmodelle

Amaiko.ai wird in unterschiedlichen Tarifmodellen angeboten, die sich im Funktionsumfang und Servicelevel unterscheiden (z.B. “Core”, “Plus” und “Ultra”). Die aktuellen Inhalte der Pakete und Preise sind auf der Website des Anbieters oder im individuellen Vertragsangebot beschrieben. So umfasst etwa das Core-Paket die grundlegenden Funktionen (Persistente KI-Memory, Microsoft Teams-Integration, Standard-Support via Ticket) und wird pro Benutzer und Jahr abgerechnet, während das Plus-Paket zusätzliche Funktionen (wie Websuche, Admin-Dashboard, persönlichen Customer Success Manager, erweiterte Integration z.B. in Outlook) beinhaltet. Das Ultra-Paket bietet eine individuelle Enterprise-Lösung mit maximaler Flexibilität (z.B. Integration in weitere Systeme wie SAP, Salesforce, HubSpot etc., erweiterte Sicherheitsoptionen, individuell trainierte KI-Modelle und Prioritätssupport) und wird nach gesonderter Absprache angeboten. Der genaue Leistungsumfang sowie etwaige Einrichtungsleistungen (z.B. initiale Analyse von Wissensquellen, kundenspezifische Konfiguration und Integration in bestehende Systeme) werden im jeweiligen Vertragsdokument oder Angebot festgelegt.

3.3 Kostenloser Test

Der Anbieter kann dem Kunden ermöglichen, amaiko.ai zeitlich befristet kostenlos zu testen (z.B. im Rahmen eines Pilotprojekts oder einer Teststellung). Die Dauer und der Umfang einer solchen Testphase werden individuell vereinbart oder vom Anbieter festgelegt (z.B. 30 Tage mit eingeschränkter Nutzeranzahl). Während der Testphase gelten ebenfalls diese AGB. Bestimmte Funktionen oder Leistungen (z.B. Supportumfang) können in der Testphase eingeschränkt sein. Beide Parteien können den Testzeitraum jederzeit vorzeitig beenden. Mit Ablauf der Testphase endet der Zugriff des Kunden auf die Software automatisch, sofern der Kunde nicht in ein kostenpflichtiges Nutzungsmodell wechselt. Der Anbieter übernimmt in der kostenlosen Testphase nur eine eingeschränkte Haftung (siehe Ziffer 11.4).

4. Nutzungsrechte an der Software

4.1 Einräumung von Nutzungsrechten

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht-ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software amaiko.ai in der vereinbarten Weise zum Zweck des eigenen Geschäftsbetriebs zu nutzen. Die Nutzung ist auf die in der Bestellung bzw. im Vertrag angegebenen Anzahl an autorisierten Nutzerkonten (Benutzerlizenzen) und den vorgesehenen Zweck beschränkt. Ein Nutzerkonto ist personalisiert und darf jeweils nur von dem vorgesehenen Mitarbeiter des Kunden genutzt werden. Die Verwendung eines Nutzerkontos durch mehrere Personen ist nicht zulässig, außer es wurde ausdrücklich etwas Abweichendes vereinbart.

4.2 Beschränkungen

Weder der Kunde noch die einzelnen Nutzer dürfen die Software oder Teile davon außerhalb des vertraglich vorgesehenen Zweckes verwenden. Insbesondere ist es dem Kunden untersagt, amaiko.ai Dritten außerhalb der eigenen Unternehmensorganisation zur Nutzung zu überlassen, die Software zu vervielfältigen, zu vermieten, zu verkaufen oder sonst wie zugänglich zu machen. Reverse Engineering, Dekompilierung oder sonstige Versuche, dem Quellcode, den zugrundeliegenden KI-Modellen oder Geschäftsgeheimnissen des Anbieters auf unerlaubte Weise habhaft zu werden, sind untersagt, soweit nicht gesetzlich zwingend nach § 69e UrhG erlaubt. Ebenso ist es untersagt, Sicherheitsmechanismen oder Zugriffsbeschränkungen der Software zu umgehen.

4.3 Rechte an der Software

Alle Rechte an der Software, der Technologie und den Inhalten von amaiko.ai, insbesondere Urheberrechte, Datenbankrechte, Marken und Geschäftsgeheimnisse, liegen ausschließlich beim Anbieter bzw. dessen Lizenzgebern. Dem Kunden werden keine Eigentumsrechte an der Software übertragen. Der Kunde erhält lediglich die in diesem Vertrag ausdrücklich genannten Nutzungsbefugnisse. Soweit der Anbieter dem Kunden im Rahmen des Supports oder der Integration Codeschnipsel, Skripte oder ähnliche Tools zur Verfügung stellt, verbleiben auch hieran sämtliche Rechte beim Anbieter; der Kunde erhält daran ein Nutzungsrecht ausschließlich zur Einbindung bzw. Nutzung im Zusammenhang mit amaiko.ai.

4.4 Open-Source- und Drittsoftware

Soweit der Anbieter Open-Source-Software oder Drittsoftware innerhalb von amaiko.ai einsetzt, wird er die einschlägigen Lizenzbedingungen einhalten. Für den Kunden ergeben sich hieraus keine zusätzlichen Pflichten, außer diese sind in den Lizenzbedingungen der Open-Source- Komponenten vorgesehen. Der Anbieter stellt auf Anfrage eine Liste der verwendeten Open-Source-Komponenten und deren Lizenzbedingungen zur Verfügung, soweit dies für die vertragsgemäße Nutzung relevant ist.

5. Pflichten und Mitwirkung des Kunden

Der Kunde ist verpflichtet, die Nutzung von amaiko.ai im eigenen Verantwortungsbereich so zu gestalten, dass eine vertragsgemäße und sichere Durchführung des Dienstes möglich ist. Insbesondere verpflichtet sich der Kunde zu Folgendem:

Voraussetzungen schaffen: Der Kunde muss über eine geeignete IT-Infrastruktur verfügen. Insbesondere ist ein aktiver Microsoft 365-Tenant mit Microsoft Teams erforderlich, damit amaiko.ai integriert werden kann. Der Kunde wird dem Anbieter oder der Software die erforderlichen Schnittstellen und Zugriffsrechte innerhalb der Microsoft 365-Umgebung bereitstellen (z.B. Installation der Teams-App und Gewährung der notwendigen Berechtigungen im Rahmen des Microsoft 365-Berechtigungskonzepts). Der Kunde stellt sicher, dass für die Integration keine Rechte Dritter verletzt werden und er über die notwendigen Lizenzen bei Microsoft verfügt. Änderungen der Microsoft- Umgebung (etwa durch Updates von Microsoft) können Einfluss auf die Funktionsfähigkeit von amaiko.ai haben; der Kunde wird in zumutbarem Rahmen an Anpassungen mitwirken (z.B. erneute Erteilung von Berechtigungen, falls durch Microsoft-Änderungen erforderlich).
Benutzerverwaltung: Der Kunde benennt im Rahmen der Einrichtung von amaiko.ai einen oder mehrere Administratoren, die im Namen des Kunden Berechtigungen verwalten und als Ansprechpartner fungieren. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Nutzerkonten aktuell zu halten (z.B. Ausscheiden von Mitarbeitern dem Anbieter mitzuteilen bzw. Accounts zu deaktivieren). Nutzerzugänge und Zugangsdaten sind vom Kunden und den Nutzern geheim zu halten und gegen unbefugten Zugriff zu sichern. Stellt der Kunde fest oder besteht der Verdacht, dass Unbefugte von Zugangsdaten Kenntnis erlangt haben oder den Dienst unbefugt nutzen, ist der Anbieter unverzüglich zu informieren. Der Kunde haftet für Missbrauch, den er zu vertreten hat (z.B. fahrlässige Weitergabe von Zugangsdaten).
Rechtskonforme Nutzung & Inhalte: Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass sämtliche Inhalte, die durch seine Nutzer in amaiko.ai eingegeben, hochgeladen oder verarbeitet werden, rechtmäßig genutzt werden dürfen. Insbesondere darf der Kunde keine Inhalte bereitstellen oder durch die KI verarbeiten lassen, die gegen geltendes Recht verstoßen, Rechte Dritter verletzen (z.B. Urheberrechte, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse anderer, Persönlichkeitsrechte) oder strafrechtlich relevante, diskriminierende, beleidigende, sittenwidrige oder vertraulichkeitsverletzende Inhalte enthalten. Der Kunde bestätigt, über notwendige Einwilligungen oder Berechtigungen zu verfügen, falls z.B. personenbezogene Daten Dritter eingebracht werden. Sollte der Kunde Kenntnis von einer rechtswidrigen Nutzung von amaiko.ai (gleich ob durch eigene Nutzer oder Dritte) erlangen, wird er den Anbieter unverzüglich informieren.
Mitwirkung bei Implementierung: Der Kunde wirkt bei erforderlichen Einrichtungs- und Integrationshandlungen in zumutbarem Umfang mit. Dies umfasst beispielsweise die Bereitstellung relevanter Informationen über bestehende Wissensquellen, Prozesse und Systeme, soweit diese für die Einrichtung von amaiko.ai notwendig sind. Bei erweiterten Integrationen (z.B. Anbindung von CRM-/ERP-Systemen im Ultra-Paket) stellt der Kunde Schnittstellen, Testzugänge oder Entwicklerressourcen gemäß individueller Absprache bereit. Erkennt der Kunde, dass eine vom Anbieter angeforderte Mitwirkungshandlung für den Erfolg des Projekts notwendig ist, wird er dieser nachkommen, sofern ihm dies zumutbar möglich ist.
Updates und Systemanforderungen: Der Kunde wird etwaige Hinweise des Anbieters zu notwendigen Systemvoraussetzungen und Updates beachten. Insbesondere kann es erforderlich sein, dass der Kunde bestimmte Versionen von Microsoft Teams oder anderen Microsoft 365-Komponenten verwendet, damit die Kompatibilität mit amaiko.ai gewährleistet ist.
Störungsmeldungen: Der Kunde wird eventuelle Störungen oder Fehler der Software dem Anbieter unverzüglich mit aussagekräftigen Informationen melden, um eine schnellstmögliche Fehleranalyse und -behebung zu ermöglichen. Soweit zumutbar, unterstützt der Kunde den Anbieter bei der Fehlerbehebung (z.B. durch Bereitstellen von Logfiles oder Fehlermeldungen).
Nutzungsentgelt zahlen: Der Kunde verpflichtet sich, die vereinbarten Entgelte für die Nutzung von amaiko.ai rechtzeitig zu zahlen (siehe Ziffer 6). Kommt der Kunde in Zahlungsverzug, gelten die gesetzlichen Regelungen; zudem ist der Anbieter berechtigt, nach vorheriger Mahnung und angemessener Fristsetzung den Zugang des Kunden zur Software vorübergehend zu sperren, bis der Rückstand ausgeglichen ist. Verstößt der Kunde gegen die vorstehenden Pflichten und entsteht dem Anbieter dadurch ein Schaden oder Aufwand, so hat der Kunde dem Anbieter diesen zu ersetzen (z.B. Kosten durch erforderliche Rechtsverteidigung wegen vom Kunden zu vertretender Rechtsverletzungen). Der Anbieter ist im Falle schwerwiegender oder andauernder Verstöße nach vorheriger Abmahnung berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen (siehe Ziffer 8.3). Weitergehende Ansprüche des Anbieters bleiben unberührt.

6. Preise und Zahlungsbedingungen

6.1 Preise

Die Nutzung von amaiko.ai ist kostenpflichtig, sofern nicht ausdrücklich eine kostenlose Testphase oder Sondervereinbarung getroffen wurde. Die aktuellen Preismodelle (insbesondere Jahrespreise pro Benutzerlizenz im Core- und Plus-Paket sowie projektindividuelle Preise für das Ultra-Paket) sind auf der Website des Anbieters veröffentlicht oder ergeben sich aus dem individuellen Vertragsangebot. Alle Preisangaben verstehen sich, sofern nicht anders angegeben, zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Anbieter ist berechtigt, die Preise anzupassen, wenn sich der Umfang der vom Kunden gebuchten Leistungen ändert (z.B. Hinzubuchung weiterer Nutzerlizenzen) oder wenn verlängerte Vertragszeiträume zu geänderten Konditionen angeboten werden. Preisänderungen für Verlängerungszeiträume wird der Anbieter dem Kunden rechtzeitig vor dem Verlängerungszeitpunkt mitteilen (siehe Ziffer 12 zur Änderung der AGB).

6.2 Abrechnungszeitraum

Sofern nichts Abweichendes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung jährlich im Voraus pro gebuchter Benutzerlizenz und weiterer vereinbarter Leistungen. Die erste Abrechnungsperiode beginnt mit Bereitstellung/Freischaltung des Zugangs für den Kunden. Werden während einer laufenden Vertragsperiode zusätzliche Benutzerlizenzen hinzugebucht, so werden diese anteilig bis zum Ende der laufenden Periode berechnet. Soweit das Ultra-Paket oder andere Zusatzleistungen individuelle Preise oder Einmalkosten (etwa für eine Implementierungs- oder Einrichtungsleistung) vorsehen, werden diese gemäß Vereinbarung (etwa nach Aufwand oder Pauschale) berechnet.

6.3 Zahlungsbedingungen

Rechnungen sind, sofern nicht anders angegeben, innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Zahlungen erfolgen per Überweisung auf das in der Rechnung angegebene Konto des Anbieters, sofern keine anderen Zahlungswege vereinbart wurden. Gerät der Kunde in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) zu verlangen. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten. Bei Zahlungsverzug des Kunden kann der Anbieter nach Mahnung und angemessener Fristleistung den Zugriff des Kunden auf die Software sperren, bis der fällige Betrag beglichen ist.

6.4 Aufrechnung und Zurückbehaltung

Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen gegen Forderungen des Anbieters aufrechnen.

Dem Kunden steht die Geltendmachung eines Zurückbehaltungsrechts nur wegen Gegenansprüchen aus dem gleichen Vertragsverhältnis zu.

6.5 Sonderkonditionen

Gewährt der Anbieter dem Kunden Rabatte oder Sonderkonditionen (z.B. für Non-Profit-Organisationen, Bildungseinrichtungen oder im Rahmen von Aktionen), gelten diese nur für den ausdrücklich benannten Zeitraum bzw. Vertragsumfang. Nach dessen Ablauf oder Änderung gelten automatisch wieder die regulären Preise, sofern nicht ausdrücklich eine Verlängerung der Sonderkonditionen vereinbart wird.

7. Vertragslaufzeit und Kündigung

7.1 Vertragsdauer

Soweit nicht anders im Vertrag vereinbart, beträgt die Mindestvertragslaufzeit für kostenpflichtige Nutzungsmodelle zwölf (12) Monate ab Vertragsschluss. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von drei (3) Monaten zum jeweiligen Laufzeitende von einer der Parteien schriftlich (mindestens in Textform, z.B. E-Mail) gekündigt wird. Individuelle abweichende Laufzeitvereinbarungen (etwa bei Projekten im Ultra-Paket) gehen dieser Regelung vor.

7.2 Testphase

Ein unentgeltlicher Testzugang (siehe Ziffer 3.3) endet automatisch nach Ablauf der vereinbarten Testdauer, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Der Anbieter ist zudem berechtigt, einen unentgeltlichen Testzugang jederzeit aus wichtigem Grund zu widerrufen oder zu sperren. Ein Wechsel vom Testzugang in ein kostenpflichtiges Abonnement kann einvernehmlich vereinbart werden; in diesem Falle beginnt die Vertragslaufzeit des kostenpflichtigen Modells mit der Bereitstellung des vollen Leistungsumfangs nach Ende der Testphase.

7.3 Kündigung aus wichtigem Grund

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde trotz Mahnung und Fristsetzung fällige Zahlungen nicht leistet, erheblich oder wiederholt gegen wesentliche Bestimmungen dieser AGB verstößt (insbesondere gegen Nutzungs- und Mitwirkungspflichten nach Ziffer 4 und 5) oder wenn ein Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Kunden gestellt wurde. Für den Kunden liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor, wenn der Anbieter trotz schriftlicher Abmahnung und angemessener Fristsetzung dauerhaft gegen wesentliche vertragliche Pflichten verstößt und dadurch der erwartete Gebrauch der Leistung erheblich beeinträchtigt wird. In Fällen einer außerordentlichen Kündigung durch den Kunden kann ein Anspruch auf anteilige Erstattung vorausbezahlter Entgelte bestehen, sofern der Grund der Kündigung vom Anbieter zu vertreten ist.

7.4 Form der Kündigung

Jede Kündigung hat, soweit in diesen AGB oder gesetzlich nichts Abweichendes bestimmt ist, schriftlich zu erfolgen. Die Textform (§ 126b BGB, z.B. Kündigung per E-Mail) ist ausreichend, sofern im Einzelfall keine strengere Form vereinbart wurde. Der Anbieter kann zur Authentifizierung bei Kündigung per E-Mail einen geeigneten Nachweis verlangen (z.B. Übermittlung durch einen bekannten Administrator oder Vertretungsberechtigten des Kunden).

7.5 Folgen der Vertragsbeendigung

Nach Beendigung des Vertrags wird der Anbieter den Zugang des Kunden zu amaiko.ai sperren. Kundendaten (einschließlich im KI-Wissensspeicher gespeicherter Inhalte) werden vom Anbieter innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende gelöscht oder unzugänglich gemacht, sofern der Kunde nicht vorher schriftlich die Herausgabe bestimmter Daten in einem gängigen Format verlangt und dies technisch zumutbar ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder -rechte des Anbieters (etwa für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt; in diesem Fall tritt an Stelle der Löschung eine vorläufige Sperrung der betreffenden Daten. Der Kunde sollte bereits vor Vertragsende sicherstellen, dass er die in amaiko.ai verarbeiteten Informationen, die er weiterhin benötigt, anderweitig gespeichert hat (insbesondere bleiben die Originaldokumente im Regelfall in den Quellsystemen, z.B. SharePoint/Teams, erhalten – der Anbieter schuldet keine Datensicherung für Originaldaten außerhalb des eigenen KI-Speichers).

8. Rechte an Kundendaten und Geheimhaltung

8.1 Rechte an Kundendaten

Sämtliche Daten, Inhalte und Dokumente, die der Kunde oder seine Nutzer in amaiko.ai eingeben, hochladen oder generieren (nachfolgend „Kundendaten“), verbleiben im alleinigen Eigentum und in der Verfügungsgewalt des Kunden. Der Anbieter erwirbt keinerlei Eigentums- oder Verwertungsrechte an den Kundendaten, abgesehen von dem nachfolgend eingeräumten Nutzungsrecht zur Durchführung des Vertrags. Der Kunde räumt dem Anbieter und seinen Unterauftragsverarbeitern das Recht ein, die Kundendaten ausschließlich zum Zwecke der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen zu verarbeiten, einschließlich der Speicherung, Anzeige, Analyse (durch die KI), Sicherung und – wo vom Funktionsumfang vorgesehen – Weiterleitung innerhalb der Unternehmens-KI-Memory oder an angebundene KI-Modelle. Eine Verarbeitung der Kundendaten zu anderen Zwecken (insbesondere zu eigenen Zwecken des Anbieters, zur Profilbildung, zu Werbezwecken oder zur Verbesserung von KI-Modellen außerhalb der Sphäre des Kunden) erfolgt nicht, es sei denn, der Kunde hat hierzu ausdrücklich eingewilligt. Insbesondere werden Kundendaten nicht an Dritte weitergegeben, außer dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich (siehe dazu Ziffer 9 zur Datenverarbeitung) oder gesetzlich angeordnet.

8.2 Vertraulichkeit durch den Anbieter

Der Anbieter verpflichtet sich, alle Betriebsund Geschäftsgeheimnisse des Kunden sowie alle sonstigen vertraulichen Informationen, die ihm im Zusammenhang mit der Bereitstellung von amaiko.ai bekannt werden, geheim zu halten. Kundendaten gelten stets als vertraulich. Der Anbieter wird vertrauliche Informationen des Kunden ausschließlich zur Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten verwenden und sie nicht an unberechtigte Dritte weitergeben. Diese Geheimhaltungspflicht gilt auch über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus. Der Anbieter stellt sicher, dass auch seine Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und ggf. eingebundene Unterauftragnehmer den Vertraulichkeitsverpflichtungen in gleichem Umfang unterliegen. Keine Verletzung der Vertraulichkeit stellt es dar, wenn der Anbieter Daten oder Informationen des Kunden an externe KI-Dienstleister oder Hosting-Partner übermittelt, soweit dies zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und in anonymisierter oder aggregierter Form geschieht, die keinen Rückschluss auf den Kunden oder einzelne Personen zulässt (vgl. Ziffer 2.1 zur anonymisierten Schnittstellennutzung).

8.3 Vertraulichkeit durch den Kunden

Auch der Kunde wird alle ihm im Rahmen des Vertrags über den Anbieter und dessen Produkte bekannt werdenden vertraulichen Informationen geheim halten. Dazu zählen insbesondere nicht öffentlich bekannte technische, kommerzielle und finanzielle Informationen über amaiko.ai oder den Anbieter. Der Kunde verpflichtet auch seine Mitarbeiter und eingesetzten Dritten entsprechend.

8.4 Ausnahmen

Die Verpflichtungen zur Geheimhaltung gelten nicht für solche Informationen, die ohne Verletzung dieser AGB öffentlich bekannt sind oder werden, die dem empfangenden Vertragspartner bereits vor Offenlegung durch die andere Partei nachweislich bekannt waren, die unabhängig und ohne Rückgriff auf vertrauliche Informationen des anderen entwickelt wurden oder die aufgrund gesetzlicher Pflichten oder behördlicher Anordnung offen gelegt werden müssen. Im letztgenannten Fall wird der zur Offenlegung verpflichtete Vertragspartner die andere Partei – soweit zulässig – unverzüglich über die Anforderung informieren und die Offenlegung auf das notwendige Minimum beschränken.

9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

9.1 Rollen der Parteien

Bei der Nutzung von amaiko.ai können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa Daten von Mitarbeitern des Kunden (Nutzerprofile, Kommunikationsinhalte) oder ggf. Daten Dritter, die in den Unternehmensdokumenten enthalten sind. Im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt der Kunde für alle personenbezogenen Kundendaten der Verantwortliche (im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Der Anbieter verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden zum Zwecke der Leistungserbringung.

9.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Der Anbieter wird sämtliche Pflichten eines Auftragsverarbeiters gemäß Art. 28 DSGVO erfüllen. Insbesondere stellt der Anbieter sicher, dass personenbezogene Daten nur gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden (diese AGB und der zugrundeliegende Vertrag stellen insoweit die Weisung dar) verarbeitet werden, und dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten umgesetzt sind. Der Anbieter bietet dem Kunden den Abschluss eines schriftlichen Auftragsverarbeitungsvertrags an, der die Einzelheiten der datenschutzkonformen Verarbeitung regelt. Dieser AVV umfasst u.a. die Gegenstände und Dauer der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen, die Pflichten und Rechte des Kunden sowie die vom Anbieter getroffenen Sicherheitsmaßnahmen. Sofern der AVV nicht zur Vertragsunterzeichnung beigefügt wurde, stellt der Anbieter dem Kunden auf Anforderung ein Exemplar zur Verfügung (oder bietet einen Muster-AVV über die Website an). Der Abschluss eines solchen AVV ist Voraussetzung für die Aufnahme der produktiven Nutzung, soweit der Kunde personenbezogene Daten durch amaiko.ai verarbeiten lässt.

9.3 Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde ermächtigt den Anbieter, Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmer) einzusetzen, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist. Der Anbieter wird dabei sicherstellen, dass mit jedem Unterauftragsverarbeiter ein den Vorgaben des Art. 28 DSGVO entsprechender Vertrag geschlossen wird. Als wesentliche Unterauftragsverarbeiter kommen insbesondere in Betracht: der Hosting-Dienstleister für die Plattform (z.B. Microsoft Azure oder gleichwertige Rechenzentrumsbetreiber innerhalb der EU) sowie Anbieter der integrierten KI-Modelle (z.B. Azure OpenAI-Service). Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter wird der Anbieter dem Kunden auf Anfrage zur Verfügung stellen. Der Anbieter wird den Kunden in angemessener Weise vorab informieren, falls neue Unterauftragsverarbeiter eingebunden werden sollen oder ein Wechsel erfolgt. Der Kunde hat das Recht, aus berechtigten datenschutzbezogenen Gründen gegen die Hinzuziehung oder den Wechsel eines Unterauftragsverarbeiters Einspruch zu erheben. In einem solchen Fall wird der Anbieter versuchen, eine zumutbare Alternative anzubieten. Ist dies nicht möglich, und wäre dem Kunden deshalb die Fortsetzung des Vertrags nicht zumutbar, kann der Kunde den Vertrag mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsende kündigen.

9.4 Ort der Datenverarbeitung

Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Kundendaten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums), es sei denn, es wurde mit dem Kunden ausdrücklich etwas anderes vereinbart. Insbesondere werden sämtliche Server, auf denen Kundendaten gespeichert werden, in EU-Rechenzentren betrieben. Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer ohne angemessene Garantie im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO statt. Soweit externe KI-Dienste einbezogen werden (vgl. Ziffer 2.1), achtet der Anbieter darauf, dass diese Dienste entweder innerhalb der EU betrieben werden oder anderweitig DSGVO-konform genutzt werden (z.B. durch Anonymisierung von Anfragen oder Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln – SCC – sofern ausnahmsweise ein außerhalb der EU ansässiger Dienst eingebunden wird).

9.5 Rechte der Betroffenen und Unterstützung

Der Kunde bleibt verantwortlich, Betroffenenrechte (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung) gegenüber den eigenen Mitarbeitern oder Dritten, deren Daten im Rahmen von amaiko.ai verarbeitet werden, zu erfüllen. Der Anbieter wird den Kunden im Rahmen seiner Möglichkeiten dabei unterstützen, indem er z.B. erforderliche Auskünfte über die Verarbeitung gibt oder bestimmte Daten auf Weisung des Kunden berichtigt, sperrt oder löscht. Entsprechende Pflichten werden detailliert im AVV geregelt sein. Anfragen von betroffenen Personen, die beim Anbieter eingehen und eindeutig den Kundendaten zuzuordnen sind, wird der Anbieter unverzüglich an den Kunden weiterleiten.

9.6 Datensicherheit

Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Kundendaten zu gewährleisten. Hierzu gehören unter anderem Maßnahmen zur Zugangskontrolle, Zutrittskontrolle, Zugriffskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle und Trennungsgebot. Alle Kundendaten werden verschlüsselt übertragen; gespeicherte Daten werden nach Möglichkeit verschlüsselt oder pseudonymisiert abgelegt. Der Anbieter orientiert sich an gängigen Sicherheitsstandards und Best Practices (z.B. an Normen wie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit und – sofern einschlägig – ISO/IEC 42001 für KI-Managementprozesse). Der Anbieter wird Sicherheitsvorfälle (Datenschutzverletzungen) dem Kunden unverzüglich anzeigen, sobald sie ihm bekannt werden, und notwendige Maßnahmen zur Schadensbegrenzung ergreifen.

9.7 Datenschutzinformation

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz kann der Kunde der Datenschutzerklärung des Anbieters auf dessen Website entnehmen (betreffend z.B. die Verarbeitung von Kontaktdaten des Kunden für Vertragsverwaltung, Support etc.). Diese Datenschutzerklärung ist jedoch nicht Bestandteil dieses Vertrags und regelt überwiegend Fälle, in denen der Anbieter Verantwortlicher ist (z.B. Websitenutzung, Marketing). Für die Auftragsverarbeitung der Kundendaten gelten primär die vorliegenden AGB und der abgeschlossene AVV.

10. Gewährleistung und Sachmängelhaftung

10.1 Beschaffenheit der Leistung

Amaiko.ai wird dem Kunden im Rahmen des Software-as-a-Service als cloudbasierter Dienst zur Nutzung über das Internet bereitgestellt. Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in dem Zustand, der in der Leistungsbeschreibung (Ziffer 2) und ggf. im Vertrag angegeben ist. Dem Kunden ist bewusst, dass es sich bei amaiko.ai um ein komplexes KI-System handelt. Eine jederzeit vollkommen fehlerfreie und unterbrechungsfreie Verfügbarkeit der Software kann der Anbieter nicht garantieren. Ein Mangel liegt insbesondere nicht vor, wenn eine Beeinträchtigung der Nutzung auf Umständen beruht, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen (z.B. Probleme der Hardware oder Software beim Kunden, Ausfall der Internetverbindung, Störungen im Microsoft 365-Dienst). Geringfügige Unterbrechungen oder Einschränkungen, die der Art des Dienstes nach üblich sind (z.B. kurze Reboots, Wartungsfenster), stellen ebenfalls keinen Mangel dar, solange sie im angemessenen Rahmen bleiben.

10.2 Mängelansprüche

Der Kunde hat dem Anbieter etwaige Mängel der Software unverzüglich nach Entdeckung mitzuteilen und dabei eine nachvollziehbare Beschreibung der Symptome zu liefern. Der Anbieter wird berechtigten Mängelrügen nachgehen. Bei tatsächlich vorliegenden Mängeln der Software, die ihre Tauglichkeit zum vertragsgemäßen Gebrauch nicht nur unerheblich beeinträchtigen, hat der Kunde zunächst Anspruch auf Nacherfüllung. Der Anbieter kann nach seiner Wahl den Mangel beseitigen (Fehlerbehebung) oder – falls sinnvoll – einen Ersatz in Form eines Updates oder einer Ersatzleistung bereitstellen. Der Kunde unterstützt den Anbieter bei der Fehleranalyse im zumutbaren Rahmen (siehe auch Ziffer 5: Störungsmeldungen). Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl oder ist sie dem Anbieter unzumutbar, kann der Kunde die Vergütung angemessen mindern. Nur wenn der Mangel erheblich ist und auch innerhalb einer vom Kunden gesetzten angemessenen Nachfrist nicht behoben wird, steht dem Kunden – als letztes Mittel – das Recht zu, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen.

10.3 Gewährleistungsausschluss bei bestimmten Leistungen

Für kostenlose Leistungen, die der Anbieter dem Kunden freiwillig zusätzlich anbietet (z.B. Testzugang, Beta-Funktionen, Demo-Features), übernimmt der Anbieter keine Gewährleistung. Diese Leistungen werden „wie besehen“ bereitgestellt, ohne dass der Kunde einen Anspruch auf fehlerfreie Funktion oder Verfügbarkeit hat. Der Anbieter wird jedoch auftretende Probleme nach Möglichkeit berücksichtigen, insbesondere wenn sie Rückwirkungen auf zahlungspflichtige Leistungen haben könnten.

10.4 Ausschluss sonstiger Gewährleistungen

Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gewährleistungsvorschriften mit folgender Maßgabe: Eine verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel gemäß § 536a Abs. 1 BGB wird ausgeschlossen, soweit es sich nicht um einen Mangel handelt, den der Anbieter arglistig verschwiegen hat oder eine Garantie für die Beschaffenheit der Sache übernommen wurde. Garantien im Rechtssinne werden vom Anbieter nur abgegeben, wenn sie ausdrücklich und schriftlich als „Garantie“ bezeichnet sind. Produkt- oder Leistungsbeschreibungen in Werbematerialien oder auf der Website des Anbieters sind grundsätzlich keine Garantiezusagen, sondern Beschreibungen des möglichen Einsatzbereichs.

11. Haftung

11.1 Unbeschränkte Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt – gleich aus welchem Rechtsgrund – für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen. Ebenso haftet der Anbieter unbeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig durch den Anbieter oder seine gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen verursacht wurden. Im Falle der Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos haftet der Anbieter unbeschränkt im Rahmen dieser Garantie/Übernahme. Unberührt bleibt auch die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, soweit einschlägig.

11.2 Beschränkte Haftung für einfache Fahrlässigkeit

Bei leicht fahrlässig verursachten Sach- oder Vermögensschäden haftet der Anbieter – vorbehaltlich Ziffer 11.1 – nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung des Anbieters der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden. Ein mittelbarer Schaden oder Folgeschaden, der nicht vorhersehbar war, wird nicht ersetzt. Vertragsbedingt vorhersehbar ist in der Regel ein Schaden bis zur Höhe des jährlich vom Kunden gezahlten Entgelts pro Schadensfall; diese Angabe dient als Orientierung, schließt jedoch eine abweichende Beurteilung im Einzelfall nicht aus.

11.3 Haftungsausschluss

Soweit weder Ziffer 11.1 noch 11.2 greifen, ist die Haftung des Anbieters bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Insbesondere übernimmt der Anbieter (vorbehaltlich Ziffer 11.1) keine Haftung für Datenverluste des Kunden, soweit der Schaden darauf beruht, dass der Kunde es unterlassen hat, übliche Datensicherungen zu erstellen und dadurch sicherzustellen, dass verlorene Daten mit vertretbarem Aufwand rekonstruiert werden können. Ebenso wenig haftet der Anbieter für entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen, indirekte Schäden oder Folgeschäden, sofern diese nicht als vertragstypisch vorhersehbar anzusehen waren.

11.4 Besondere Haftungsregelung für unentgeltliche Leistungen

Nutzt der Kunde amaiko.ai unentgeltlich (z.B. im Rahmen einer Testphase gemäß Ziffer 3.3 oder bei Nutzung kostenfreier Beta-Funktionen), so haftet der Anbieter für hierdurch entstandene Schäden nur nach Maßgabe der Ziffer 11.1 (unbeschränkte Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Personenschäden etc.). Eine weitergehende Haftung des Anbieters ist in diesem unentgeltlichen Rahmen – außer im Fall von Arglist – ausgeschlossen.

11.5 Haftung für Inhalte und Ergebnisse der KI

Der Anbieter weist ausdrücklich darauf hin, dass amaiko.ai als KI-Assistenzsystem keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der gelieferten Antworten oder Ergebnisse bieten kann. Die vom KI-Buddy bereitgestellten Informationen, Vorschläge oder Analysen basieren auf den vorhandenen Daten und den Algorithmen der KI, können aber im Einzelfall fehlerhaft oder missverständlich sein. Der Kunde bleibt verantwortlich dafür, die Ausgaben der KI auf Plausibilität zu prüfen und vor wichtigen Entscheidungen oder der Weiterverwendung eigenverantwortlich zu bewerten. Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die dadurch entstehen, dass der Kunde oder dessen Nutzer ungeprüft auf KI-Auskünfte vertrauen oder Handlungen ausschließlich aufgrund von KI-Ergebnissen vornehmen. Das KI-System dient der Unterstützung und Entlastung, ersetzt jedoch keine menschliche Urteilsfähigkeit – insbesondere in kritischen Geschäftsprozessen sollte stets eine qualifizierte Person die finalen Entscheidungen treffen. Sofern der Anbieter dem Kunden Inhalte Dritter oder externe Informationen über die KI bereitstellt (z.B. Web-Recherche-Ergebnisse), übernimmt der Anbieter keine Haftung für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit oder Qualität solcher Drittinhalte.

11.6 Höhere Gewalt

Der Anbieter haftet nicht für Unmöglichkeit der Leistungserbringung oder für Verzögerungen, soweit diese durch höhere Gewalt oder sonstige bei Vertragsschluss nicht vorhersehbare Ereignisse (z.B. Naturkatastrophen, Pandemien, Arbeitskämpfe, behördliche Maßnahmen, Ausfall der Stromversorgung, externe Hackerangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, Ausfälle von Telekommunikationsnetzen, Serverausfälle bei Unterauftragnehmern) verursacht worden sind, die der Anbieter nicht zu vertreten hat. In solchen Fällen wird der Anbieter den Kunden unverzüglich informieren. Ist das Ereignis von vorübergehender Dauer, verlängern sich die Leistungsfristen entsprechend. Sollte eine solche Störung länger als acht (8) Wochen andauern, sind beide Parteien berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund zu kündigen. Bereits vom Kunden gezahlte Entgelte für den Zeitraum nach Eintritt der Störung wird der Anbieter im Kündigungsfall zeitanteilig erstatten.

12. Änderung der Vertragsbedingungen

12.1 Änderungsvorbehalt

Der Anbieter behält sich vor, diese AGB sowie den Leistungsumfang von amaiko.ai mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen, sofern hierfür ein berechtigtes Interesse besteht. Ein solches berechtigtes Interesse liegt insbesondere vor bei Anpassungen an gesetzliche oder regulatorische Änderungen, zur Erweiterung um zusätzliche Dienstleistungen oder Funktionen, die einer Anpassung der Vertragsbedingungen bedürfen, zur Schließung von Regelungslücken oder zur Anpassung an geänderte Umstände (z.B. Weiterentwicklung der Software, Veränderung der Marktgegebenheiten) und sofern die Änderungen für den Kunden zumutbar sind. Unzumutbar sind Änderungen insbesondere dann, wenn das vertragliche Gleichgewicht zwischen den Parteien erheblich verschoben würde.

12.2 Änderungsverfahren

Änderungen der AGB oder des Leistungsumfangs wird der Anbieter dem Kunden spätestens 6 Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform (z.B. per E-Mail) ankündigen. Dem Kunden steht das Recht zu, den angekündigten Änderungen bis spätestens 2 Wochen vor dem geplanten Wirksamkeitsdatum zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht fristgerecht schriftlich (Textform genügt) den Änderungen, gelten die Änderungen als akzeptiert. Auf diese Folge wird der Anbieter den Kunden in der Änderungsmitteilung besonders hinweisen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, behalten sich beide Parteien das Recht vor, das Vertragsverhältnis zum Inkrafttreten der Änderung zu kündigen. In der Änderungsmitteilung wird der Anbieter ggf. darüber informieren, ob im Falle eines Widerspruchs ein Sonderkündigungsrecht ausgeübt wird oder alternativ der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt wird.

12.3 Formfreie Änderungen

Änderungen der Kontaktinformationen des Anbieters (z.B. neue Anschrift, neue Telefonnummer) oder offensichtliche Schreib- und Druckfehler in den AGB darf der Anbieter jederzeit ohne spezielles Änderungsverfahren korrigieren, ohne dass Rechte des Kunden hierdurch beeinträchtigt werden. Solche unwesentlichen Änderungen bedürfen keiner Zustimmung des Kunden und werden wirksam, sobald sie auf geeignete Weise publiziert sind (z.B. Aktualisierung der Informationen im Impressum oder auf der Website des Anbieters).

13. Schlussbestimmungen

13.1 Abtretungsverbot

Der Kunde darf Rechte oder Pflichten aus diesem Vertrag nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen oder abtreten. § 354a HGB bleibt für Geldforderungen unberührt. Der Anbieter ist seinerseits berechtigt, mit einer Ankündigungsfrist von 4 Wochen den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger oder verbundenes Unternehmen zu übertragen, sofern hierdurch berechtigte Interessen des Kunden nicht beeinträchtigt werden und der Rechtsnachfolger die bestehenden vertraglichen Pflichten übernimmt. Im Fall einer solchen Vertragsübernahme hat der Kunde das Recht, den Vertrag zum Übertragungszeitpunkt zu kündigen, sofern ihm die Fortsetzung mit dem neuen Vertragspartner nicht zumutbar ist.

13.2 Keine Nebenabreden

Dieser Vertrag einschließlich seiner Anlagen (z.B. Auftragsverarbeitungsvertrag, Leistungsbeschreibung) stellt die vollständige Vereinbarung der Parteien dar. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags (einschließlich dieser Schriftformklausel) bedürfen der Schriftform, soweit nicht gesetzlich eine strengere Form vorgeschrieben ist. Für die Wahrung der Schriftform genügt die Übermittlung per Telefax; für die Textform genügt die Übermittlung per E-Mail. Individuelle Vertragsabreden (einschließlich nachträglicher Ergänzungen oder Änderungen) gehen diesen AGB im Zweifel vor; über deren Inhalt ist im Streitfall ein schriftlicher Vertrag oder zumindest eine schriftliche Bestätigung maßgeblich.

13.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags einschließlich dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Anstelle der unwirksamen/undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige rechtlich wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen möglichst nahekommt. Gleiches gilt im Falle einer Vertragslücke.

13.4 Rechtswahl

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) und des internationalen Privatrechts. Bei Verbrauchern (die hier jedoch nicht Vertragspartei sein sollen, siehe Ziffer 1) blieben zwingende verbraucherschützende Vorschriften des Wohnsitzstaates unberührt.

13.5 Gerichtsstand

Ist der Kunde Kaufmann im Sinne des HGB, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, so ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters (zuständiges Gericht: Amtsgericht Viechtach bzw. das für Viechtach örtlich und sachlich zuständige Gericht). Der Anbieter bleibt jedoch berechtigt, Ansprüche auch am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden geltend zu machen.

13.6 Verbraucherstreitbeilegung

Der Anbieter nimmt nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucher-Schlichtungsstelle teil. Die EU-Kommission stellt unter https://ec.europa.eu/consumers/odr eine Plattform zur Online-Streitbeilegung bereit.

Stand: Januar 2026

1. Scope and Contracting Parties

These General Terms and Conditions (GTC) govern the business relationship between amaiko GmbH, Postackerweg 9, 94234 Viechtach, Germany (hereinafter “Provider”), and its customers (hereinafter “Customer”) with regard to the use of the AI-based knowledge management tool “amaiko.ai”. amaiko.ai is a digital Software-as-a-Service product that is integrated as a personal AI assistant directly into Microsoft 365 (in particular Microsoft Teams) to store and interconnect company knowledge and proactively make it available to employees. These GTC apply exclusively. Conflicting or deviating terms and conditions of the Customer shall not apply unless the Provider has expressly agreed to them in writing. These GTC apply only to businesses within the meaning of Section 14 of the German Civil Code (BGB) (i.e., natural or legal persons acting in the exercise of their commercial or independent professional activity when entering into the contract). Use of amaiko.ai by consumers is excluded.

2. Subject Matter and Service Description

2.1 Scope of Services

The Provider makes the cloud-based software platform amaiko.ai available to the Customer. amaiko.ai serves as an AI-powered knowledge management assistant within the Customer’s organization. Each authorized employee receives their own “AI Buddy” — a personal digital assistant in Microsoft Teams — that collects and processes the company’s information and makes it available to users on request or proactively. The key features of amaiko.ai include, among others:

Knowledge Storage and Preservation: Automatic and persistent storage of internal company knowledge (explicit and tacit knowledge) in a persistent AI memory. Company documents, chats, and other knowledge sources are captured so that knowledge is retained within the organization even when employees leave. Knowledge can be captured through planned, targeted queries (e.g., “Buddy Interviews,” lessons-learned queries).
Personalized Assistance: Each AI Buddy adapts to the working style of the respective user, learns their preferences, and provides targeted support in daily work. The AI Buddy answers employee questions, knows processes and frequently asked questions, and proactively reminds or asks when knowledge gaps are detected.
Cross-Team Networking: The AI Buddies exchange information with each other (Buddy-to-Buddy exchange) to make company-wide knowledge available across teams and departments. Siloing is reduced as knowledge is synchronized between teams — always in compliance with existing Microsoft 365 permissions (see Section 5).
Integration of External AI Services: Depending on booked packages and configurations, amaiko.ai can integrate external AI services (e.g., Azure OpenAI, or models such as ChatGPT or Claude) to process certain requests (such as generative AI functions or web research). All external AI integrations are GDPR-compliant and hosted in the EU. Requests to external AI services are technically processed by the Provider (e.g., anonymized) so that no conclusions can be drawn about the company, individual users, or confidential content.
Seamless Microsoft 365 Integration: amaiko.ai is integrated directly into the existing work environment (currently Microsoft Teams in particular and optionally Outlook). No additional platform is required; usage takes place within the Customer’s Microsoft 365 environment. amaiko.ai uses the Microsoft 365 permissions model, meaning each user’s AI Buddy only has access to the data that the respective user can access themselves. The AI does not extend access rights. This ensures that confidential information is only made accessible to authorized persons.

2.2 Availability and Support

The Provider endeavors to maintain high availability of the amaiko.ai platform (generally 24/7). Temporary restrictions may arise from scheduled maintenance, updates, or causes beyond the Provider’s control (e.g., disruptions at Microsoft or internet outages). The Provider will announce scheduled maintenance in advance where possible and carry it out during low-usage periods. Depending on the selected usage model/tier (see Section 3), the Provider offers various support services (e.g., support via a ticketing system, provision of a Customer Success Manager, regular consultations, etc.).

2.3 Further Development

amaiko.ai is continuously developed and improved. The Provider is entitled to make updates, add new features, or change the software during the contract term, provided such changes are reasonable for the Customer and essentially fulfill the contractually agreed scope of services. If a material feature is discontinued or changed in a way that causes more than an insignificant impairment for the Customer, the Provider will inform the Customer in good time. Where appropriate, the Provider will grant the Customer a special right of termination effective as of the date the change takes effect.

3. Conclusion of Contract, Trial Phase

3.1 Offer and Order

The presentation of amaiko.ai, in particular on the Provider’s website (https://amaiko.ai), does not constitute a binding contractual offer but an invitation to place an order. The contract is concluded when the Customer accepts an offer from the Provider for the provision of services. This may occur, for example, by signing an individual contract offer, by completing and submitting an online order form on the website, or by written order (including email). The contract comes into effect — subject to individual agreements — upon receipt of the order confirmation by the Provider or upon activation of access to the software by the Provider.

3.2 Paid Usage Models

amaiko.ai is offered in different pricing models that differ in scope of features and service level (e.g., “Core,” “Plus,” and “Ultra”). The current package contents and prices are described on the Provider’s website or in the individual contract offer. For example, the Core package includes basic features (Persistent AI Memory, Microsoft Teams integration, standard ticket-based support) and is billed per user per year, while the Plus package includes additional features (such as web search, admin dashboard, a personal Customer Success Manager, extended integration e.g., into Outlook). The Ultra package offers an individual enterprise solution with maximum flexibility (e.g., integration into additional systems such as SAP, Salesforce, HubSpot, etc., extended security options, individually trained AI models, and priority support) and is offered upon separate agreement. The exact scope of services as well as any setup services (e.g., initial analysis of knowledge sources, customer-specific configuration, and integration into existing systems) are defined in the respective contract document or offer.

3.3 Free Trial

The Provider may allow the Customer to test amaiko.ai free of charge for a limited period (e.g., as part of a pilot project or trial deployment). The duration and scope of such a trial phase are individually agreed upon or determined by the Provider (e.g., 30 days with a limited number of users). These GTC also apply during the trial phase. Certain features or services (e.g., scope of support) may be limited during the trial phase. Either party may terminate the trial period early at any time. At the end of the trial phase, the Customer’s access to the software automatically expires unless the Customer transitions to a paid usage model. The Provider assumes only limited liability during the free trial phase (see Section 11.4).

4. Rights of Use to the Software

4.1 Grant of Usage Rights

The Provider grants the Customer, for the duration of the contract, the non-exclusive, non-transferable, and non-sublicensable right to use the software amaiko.ai in the agreed manner for the purpose of their own business operations. Use is limited to the number of authorized user accounts (user licenses) specified in the order or contract and the intended purpose. A user account is personalized and may only be used by the designated employee of the Customer. The use of a user account by multiple persons is not permitted unless expressly agreed otherwise.

4.2 Restrictions

Neither the Customer nor individual users may use the software or parts thereof outside the contractually intended purpose. In particular, the Customer is prohibited from making amaiko.ai available to third parties outside their own organization, copying, renting, selling, or otherwise making the software accessible. Reverse engineering, decompilation, or other attempts to unlawfully obtain the source code, underlying AI models, or trade secrets of the Provider are prohibited, except to the extent mandatorily permitted by law under Section 69e of the German Copyright Act (UrhG). Circumventing security mechanisms or access restrictions of the software is also prohibited.

4.3 Rights to the Software

All rights to the software, technology, and content of amaiko.ai, in particular copyrights, database rights, trademarks, and trade secrets, belong exclusively to the Provider or its licensors. No ownership rights to the software are transferred to the Customer. The Customer receives only the usage rights expressly stated in this contract. To the extent the Provider makes code snippets, scripts, or similar tools available to the Customer in the course of support or integration, all rights therein remain with the Provider; the Customer receives a right of use solely for incorporation or use in connection with amaiko.ai.

4.4 Open Source and Third-Party Software

To the extent the Provider uses open-source software or third-party software within amaiko.ai, the Provider will comply with the applicable license terms. This does not create any additional obligations for the Customer unless such obligations are provided for in the license terms of the open-source components. The Provider will, upon request, make available a list of open-source components used and their license terms, to the extent relevant for contractual use.

5. Customer Obligations and Cooperation

The Customer is obligated to organize the use of amaiko.ai within its own area of responsibility so that contractual and secure operation of the service is possible. In particular, the Customer agrees to the following:

Creating Prerequisites: The Customer must have suitable IT infrastructure. In particular, an active Microsoft 365 tenant with Microsoft Teams is required for amaiko.ai to be integrated. The Customer will provide the Provider or the software with the necessary interfaces and access rights within the Microsoft 365 environment (e.g., installation of the Teams app and granting the necessary permissions within the Microsoft 365 permissions model). The Customer ensures that the integration does not infringe any third-party rights and that the Customer holds the necessary licenses from Microsoft. Changes to the Microsoft environment (e.g., updates by Microsoft) may affect the functionality of amaiko.ai; the Customer will cooperate to a reasonable extent in making adjustments (e.g., re-granting permissions if required by Microsoft changes).
User Management: The Customer designates one or more administrators during the setup of amaiko.ai who manage permissions on behalf of the Customer and serve as points of contact. The Customer is responsible for keeping user accounts up to date (e.g., notifying the Provider of departing employees or deactivating accounts). User credentials must be kept confidential by the Customer and users and protected against unauthorized access. If the Customer discovers or suspects that unauthorized persons have obtained knowledge of credentials or are using the service without authorization, the Provider must be notified immediately. The Customer is liable for misuse for which it is responsible (e.g., negligent sharing of credentials).
Lawful Use & Content: The Customer is responsible for ensuring that all content entered, uploaded, or processed by its users in amaiko.ai may be lawfully used. In particular, the Customer may not provide or have the AI process content that violates applicable law, infringes third-party rights (e.g., copyrights, trade secrets, personal rights), or contains criminal, discriminatory, defamatory, immoral, or confidentiality-breaching content. The Customer confirms that it has the necessary consents or permissions if, for example, personal data of third parties is introduced. If the Customer becomes aware of any unlawful use of amaiko.ai (whether by its own users or third parties), it will immediately inform the Provider.
Cooperation in Implementation: The Customer cooperates to a reasonable extent in required setup and integration activities. This includes, for example, providing relevant information about existing knowledge sources, processes, and systems to the extent necessary for setting up amaiko.ai. For extended integrations (e.g., connection of CRM/ERP systems in the Ultra package), the Customer provides interfaces, test access, or developer resources as individually agreed. If the Customer recognizes that a cooperation action requested by the Provider is necessary for the success of the project, the Customer will comply to the extent reasonably possible.
Updates and System Requirements: The Customer will follow any guidance from the Provider regarding necessary system requirements and updates. In particular, the Customer may need to use specific versions of Microsoft Teams or other Microsoft 365 components to ensure compatibility with amaiko.ai.
Incident Reporting: The Customer will promptly report any disruptions or errors in the software to the Provider with meaningful information to enable the fastest possible error analysis and resolution. To a reasonable extent, the Customer will support the Provider in troubleshooting (e.g., by providing log files or error messages).
Payment of Fees: The Customer agrees to pay the agreed fees for the use of amaiko.ai in a timely manner (see Section 6). If the Customer defaults on payment, statutory provisions apply; additionally, the Provider is entitled, after prior notice and a reasonable grace period, to temporarily suspend the Customer’s access to the software until the arrears are settled. If the Customer breaches the foregoing obligations and the Provider incurs damage or expense as a result, the Customer shall compensate the Provider (e.g., costs of necessary legal defense due to legal violations attributable to the Customer). In the event of serious or persistent breaches, the Provider is entitled, after prior warning, to terminate the contract for cause without notice (see Section 7.3). Further claims of the Provider remain unaffected.

6. Prices and Payment Terms

6.1 Prices

The use of amaiko.ai is subject to a fee unless a free trial phase or special agreement has been expressly agreed upon. The current pricing models (in particular annual prices per user license for the Core and Plus packages and project-specific prices for the Ultra package) are published on the Provider’s website or set out in the individual contract offer. All prices are exclusive of statutory value-added tax unless otherwise stated. The Provider is entitled to adjust prices if the scope of services booked by the Customer changes (e.g., addition of further user licenses) or if extended contract periods are offered at different terms. The Provider will notify the Customer of price changes for renewal periods in good time before the renewal date (see Section 12 on amendments to the GTC).

6.2 Billing Period

Unless otherwise agreed, billing is annual in advance per booked user license and other agreed services. The first billing period begins upon provision/activation of access for the Customer. If additional user licenses are added during a current contract period, they will be charged on a pro-rata basis until the end of the current period. To the extent the Ultra package or other additional services provide for individual prices or one-time costs (e.g., for implementation or setup services), these will be charged as agreed (e.g., on a time-and-materials or flat-fee basis).

6.3 Payment Terms

Invoices are due for payment within 14 days of the invoice date without deduction, unless otherwise stated. Payments are made by bank transfer to the Provider’s account stated on the invoice, unless other payment methods have been agreed. If the Customer is in default, the Provider is entitled to charge default interest at the statutory rate (Section 288 BGB). Further claims for damages remain reserved. In the event of payment default, the Provider may, after a reminder and a reasonable grace period, suspend the Customer’s access to the software until the outstanding amount is paid.

6.4 Set-Off and Retention

The Customer may only set off against claims of the Provider with undisputed or legally established counterclaims.

The Customer may only exercise a right of retention based on counterclaims arising from the same contractual relationship.

6.5 Special Terms

If the Provider grants the Customer discounts or special terms (e.g., for non-profit organizations, educational institutions, or as part of promotions), these apply only for the expressly stated period or scope of the contract. After expiry or change, regular prices automatically apply again unless an extension of the special terms has been expressly agreed.

7. Contract Duration and Termination

7.1 Contract Duration

Unless otherwise agreed in the contract, the minimum contract term for paid usage models is twelve (12) months from conclusion of the contract. The contract automatically renews for an additional 12 months unless terminated by either party in writing (at least in text form, e.g., email) with three (3) months’ notice before the end of the respective term. Individual deviating term agreements (e.g., for projects in the Ultra package) take precedence over this provision.

7.2 Trial Phase

A free trial access (see Section 3.3) automatically ends at the expiry of the agreed trial period without the need for termination. The Provider is also entitled to revoke or suspend a free trial access at any time for cause. A transition from trial access to a paid subscription may be agreed upon by mutual consent; in this case, the contract term of the paid model begins with the provision of the full scope of services after the end of the trial phase.

7.3 Termination for Cause

The right to extraordinary termination for cause remains unaffected for both parties. Cause for the Provider exists in particular if the Customer fails to make due payments despite a reminder and a grace period, significantly or repeatedly breaches material provisions of these GTC (in particular the usage and cooperation obligations under Sections 4 and 5), or if insolvency proceedings have been filed against the Customer’s assets. Cause for the Customer exists in particular if the Provider, despite written warning and a reasonable grace period, persistently breaches material contractual obligations and the expected use of the service is thereby materially impaired. In cases of extraordinary termination by the Customer, a claim for pro-rata refund of prepaid fees may exist if the grounds for termination are attributable to the Provider.

7.4 Form of Termination

Any termination must, unless otherwise provided in these GTC or by law, be in writing. Text form (Section 126b BGB, e.g., termination by email) is sufficient unless a stricter form has been agreed in individual cases. The Provider may request suitable verification for termination by email (e.g., submission by a known administrator or authorized representative of the Customer).

7.5 Consequences of Contract Termination

Upon termination of the contract, the Provider will suspend the Customer’s access to amaiko.ai. Customer data (including content stored in the AI knowledge store) will be deleted or rendered inaccessible by the Provider within 30 days after the end of the contract, unless the Customer has previously requested in writing the return of specific data in a common format and this is technically feasible. Statutory retention obligations or rights of the Provider (e.g., for billing data) remain unaffected; in such cases, the relevant data will be blocked rather than deleted. The Customer should ensure before the end of the contract that information processed in amaiko.ai that is still needed is stored elsewhere (in particular, original documents typically remain in the source systems, e.g., SharePoint/Teams — the Provider is not responsible for backing up original data outside its own AI memory).

8. Rights to Customer Data and Confidentiality

8.1 Rights to Customer Data

All data, content, and documents that the Customer or its users enter, upload, or generate in amaiko.ai (hereinafter “Customer Data”) remain the sole property and under the sole control of the Customer. The Provider does not acquire any ownership or exploitation rights to Customer Data, apart from the usage right granted below for the performance of the contract. The Customer grants the Provider and its subprocessors the right to process Customer Data solely for the purpose of providing the contractually owed services, including storage, display, analysis (by the AI), backup, and — where provided for by the functionality — forwarding within the company’s AI memory or to connected AI models. Processing of Customer Data for other purposes (in particular for the Provider’s own purposes, profiling, advertising, or improvement of AI models outside the Customer’s sphere) does not take place unless the Customer has expressly consented thereto. In particular, Customer Data is not disclosed to third parties unless this is necessary for contract performance (see Section 9 on data processing) or required by law.

8.2 Confidentiality by the Provider

The Provider undertakes to keep confidential all trade and business secrets of the Customer as well as all other confidential information that becomes known to it in connection with the provision of amaiko.ai. Customer Data is always treated as confidential. The Provider will use the Customer’s confidential information exclusively for the performance of its contractual obligations and will not disclose it to unauthorized third parties. This confidentiality obligation also applies beyond the end of the contractual relationship. The Provider ensures that its employees, agents, and any subcontractors involved are subject to equivalent confidentiality obligations. It does not constitute a breach of confidentiality if the Provider transmits data or information of the Customer to external AI service providers or hosting partners to the extent necessary for contract performance and in anonymized or aggregated form that does not allow any conclusions to be drawn about the Customer or individual persons (cf. Section 2.1 on anonymized interface usage).

8.3 Confidentiality by the Customer

The Customer shall also keep confidential all confidential information about the Provider and its products that becomes known to it in the course of the contract. This includes in particular non-publicly known technical, commercial, and financial information about amaiko.ai or the Provider. The Customer shall also bind its employees and engaged third parties accordingly.

8.4 Exceptions

The confidentiality obligations do not apply to information that is or becomes publicly known without breach of these GTC, that was demonstrably already known to the receiving party before disclosure by the other party, that was independently developed without recourse to the other party’s confidential information, or that must be disclosed due to statutory obligations or governmental orders. In the latter case, the party obligated to disclose will — to the extent permitted — immediately inform the other party of the requirement and limit the disclosure to the necessary minimum.

9. Data Protection and Data Processing

9.1 Roles of the Parties

When using amaiko.ai, personal data may also be processed, such as data of the Customer’s employees (user profiles, communication content) or, where applicable, data of third parties contained in company documents. In terms of data protection law, the Customer remains the controller (within the meaning of Art. 4(7) GDPR) for all personal Customer Data. The Provider processes this data as a processor (Art. 4(8) GDPR) exclusively on behalf of and according to the instructions of the Customer for the purpose of service provision.

9.2 Data Processing Agreement (DPA)

The Provider will fulfill all obligations of a processor under Art. 28 GDPR. In particular, the Provider ensures that personal data is processed only in accordance with the Customer’s documented instructions (these GTC and the underlying contract constitute the instructions in this regard) and that appropriate technical and organizational measures for the protection of data have been implemented. The Provider offers the Customer the conclusion of a written data processing agreement that governs the details of GDPR-compliant processing. This DPA includes, among other things, the subject matter and duration of processing, the types of personal data, the categories of data subjects, the obligations and rights of the Customer, and the security measures taken by the Provider. If the DPA was not attached at the time of contract signing, the Provider will make a copy available to the Customer upon request (or offer a template DPA on the website). The conclusion of such a DPA is a prerequisite for commencing productive use to the extent that the Customer has personal data processed by amaiko.ai.

9.3 Subprocessors

The Customer authorizes the Provider to engage subprocessors (subcontractors) to the extent necessary for the performance of the contractual services. The Provider will ensure that a contract compliant with Art. 28 GDPR is concluded with each subprocessor. Key subprocessors include in particular: the hosting service provider for the platform (e.g., Microsoft Azure or equivalent data center operators within the EU) and providers of the integrated AI models (e.g., Azure OpenAI Service). The Provider will make a current list of subprocessors available to the Customer upon request. The Provider will inform the Customer in an appropriate manner in advance if new subprocessors are to be engaged or a change is to be made. The Customer has the right to object to the engagement or replacement of a subprocessor for legitimate data protection reasons. In such a case, the Provider will attempt to offer a reasonable alternative. If this is not possible and the continuation of the contract is therefore unreasonable for the Customer, the Customer may terminate the contract with 2 weeks’ notice at the end of the month.

9.4 Location of Data Processing

The Provider processes personal Customer Data exclusively within the European Union (or the European Economic Area) unless expressly agreed otherwise with the Customer. In particular, all servers on which Customer Data is stored are operated in EU data centers. No transfer of personal data to third countries takes place without adequate safeguards within the meaning of Art. 44 et seq. GDPR. To the extent external AI services are involved (cf. Section 2.1), the Provider ensures that these services are either operated within the EU or otherwise used in a GDPR-compliant manner (e.g., by anonymizing requests or concluding EU Standard Contractual Clauses — SCC — if, exceptionally, a service based outside the EU is used).

9.5 Rights of Data Subjects and Assistance

The Customer remains responsible for fulfilling data subject rights (e.g., access, rectification, deletion) toward its own employees or third parties whose data is processed in the context of amaiko.ai. The Provider will support the Customer within its capabilities, for example by providing necessary information about processing or rectifying, blocking, or deleting specific data at the Customer’s instruction. Corresponding obligations will be set out in detail in the DPA. Requests from data subjects that are received by the Provider and clearly attributable to Customer Data will be forwarded to the Customer without delay.

9.6 Data Security

The Provider implements appropriate technical and organizational measures (TOMs) under Art. 32 GDPR to ensure the security and confidentiality of Customer Data. These include, among others, measures for access control, entry control, data access control, transfer control, input control, order control, availability control, and data segregation. All Customer Data is transmitted in encrypted form; stored data is encrypted or pseudonymized where possible. The Provider is guided by established security standards and best practices (e.g., standards such as ISO/IEC 27001 for information security and — where applicable — ISO/IEC 42001 for AI management processes). The Provider will report security incidents (data breaches) to the Customer without delay as soon as they become known and take necessary measures to limit damage.

9.7 Data Protection Information

Further information on data processing and data protection can be found in the Provider’s privacy policy on its website (concerning, e.g., the processing of the Customer’s contact data for contract administration, support, etc.). However, this privacy policy is not part of this contract and primarily covers cases in which the Provider is the controller (e.g., website usage, marketing). For the processing of Customer Data, these GTC and the concluded DPA primarily apply.

10. Warranty and Defects Liability

10.1 Quality of Services

amaiko.ai is made available to the Customer as a cloud-based service via the internet under the Software-as-a-Service model. The Provider owes the provision of the software in the condition described in the service description (Section 2) and, where applicable, in the contract. The Customer acknowledges that amaiko.ai is a complex AI system. The Provider cannot guarantee completely error-free and uninterrupted availability of the software at all times. A defect does not exist in particular if an impairment of use is based on circumstances outside the Provider’s area of responsibility (e.g., problems with the Customer’s hardware or software, internet connection failure, disruptions in the Microsoft 365 service). Minor interruptions or restrictions customary for this type of service (e.g., short reboots, maintenance windows) also do not constitute a defect as long as they remain within reasonable limits.

10.2 Defect Claims

The Customer must notify the Provider of any defects in the software immediately upon discovery, providing a comprehensible description of the symptoms. The Provider will investigate justified defect reports. In the case of actual defects in the software that impair its suitability for contractual use more than insignificantly, the Customer is first entitled to supplementary performance. The Provider may, at its choice, remedy the defect (bug fix) or — if appropriate — provide a replacement in the form of an update or substitute service. The Customer supports the Provider in error analysis to a reasonable extent (see also Section 5: Incident Reporting). If supplementary performance fails twice or is unreasonable for the Provider, the Customer may reduce the remuneration accordingly. Only if the defect is material and is not remedied within a reasonable additional period set by the Customer may the Customer — as a last resort — terminate the contract for cause.

10.3 Exclusion of Warranty for Certain Services

For free services that the Provider voluntarily offers to the Customer in addition (e.g., trial access, beta features, demo features), the Provider assumes no warranty. These services are provided “as is” without the Customer having a right to error-free function or availability. The Provider will, however, take into account any problems that arise where possible, particularly if they could have repercussions on paid services.

10.4 Exclusion of Other Warranties

Otherwise, the statutory warranty provisions apply with the following proviso: strict liability of the Provider for damages for defects existing at the time of contract conclusion under Section 536a(1) BGB is excluded, unless the defect was fraudulently concealed by the Provider or a guarantee for the condition was assumed. Guarantees in the legal sense are only given by the Provider if they are expressly and in writing designated as a “guarantee.” Product or service descriptions in advertising materials or on the Provider’s website are generally not guarantee commitments but descriptions of the possible scope of use.

11. Liability

11.1 Unlimited Liability

The Provider is liable without limitation — regardless of the legal basis — for damages arising from injury to life, body, or health caused by a breach of duty by the Provider or its legal representatives or agents. The Provider is also liable without limitation for damages caused intentionally or through gross negligence by the Provider or its legal representatives or agents. In the event of assumption of a guarantee or procurement risk, the Provider is liable without limitation within the scope of such guarantee/assumption. Liability under the German Product Liability Act also remains unaffected where applicable.

11.2 Limited Liability for Simple Negligence

For property damage or financial losses caused by simple negligence, the Provider is liable — subject to Section 11.1 — only in the event of breach of a material contractual obligation (cardinal obligation). Material contractual obligations are those obligations whose fulfillment makes the proper execution of the contract possible in the first place and on whose compliance the Customer may regularly rely. In these cases, the Provider’s liability is limited in amount to the typically foreseeable damage. Indirect damage or consequential damage that was not foreseeable is not compensated. Typically foreseeable damage is generally damage up to the amount of the annual fee paid by the Customer per damage event; this serves as a guideline but does not preclude a different assessment in individual cases.

11.3 Exclusion of Liability

To the extent neither Section 11.1 nor 11.2 applies, the Provider’s liability for simple negligence is excluded. In particular, the Provider assumes (subject to Section 11.1) no liability for data losses of the Customer to the extent the damage is attributable to the Customer’s failure to create customary data backups to ensure that lost data can be reconstructed with reasonable effort. The Provider is likewise not liable for lost profits, unrealized savings, indirect damages, or consequential damages, unless these were to be regarded as typically foreseeable.

11.4 Special Liability Provision for Free Services

If the Customer uses amaiko.ai free of charge (e.g., as part of a trial phase under Section 3.3 or when using free beta features), the Provider is liable for resulting damages only in accordance with Section 11.1 (unlimited liability for intent, gross negligence, personal injury, etc.). Further liability of the Provider is excluded in this free-of-charge context — except in the case of fraud.

11.5 Liability for Content and AI Results

The Provider expressly notes that amaiko.ai, as an AI assistance system, cannot guarantee the accuracy, completeness, or timeliness of the answers or results provided. The information, suggestions, or analyses provided by the AI Buddy are based on available data and the AI’s algorithms but may in individual cases be incorrect or misleading. The Customer remains responsible for checking the plausibility of AI outputs and independently evaluating them before important decisions or further use. The Provider is not liable for damages arising from the Customer or its users relying uncritically on AI outputs or taking actions solely based on AI results. The AI system serves to support and assist but does not replace human judgment — particularly in critical business processes, a qualified person should always make the final decisions. To the extent the Provider makes third-party content or external information available to the Customer via the AI (e.g., web research results), the Provider assumes no liability for the lawfulness, accuracy, or quality of such third-party content.

11.6 Force Majeure

The Provider is not liable for impossibility of service provision or for delays caused by force majeure or other events unforeseeable at the time of contract conclusion (e.g., natural disasters, pandemics, labor disputes, governmental measures, power supply failures, external hacker attacks despite adequate protective measures, telecommunications network failures, server failures at subcontractors) that are not attributable to the Provider. In such cases, the Provider will inform the Customer without delay. If the event is temporary, service deadlines are extended accordingly. If such a disruption lasts longer than eight (8) weeks, both parties are entitled to terminate the contract for cause. The Provider will refund to the Customer on a pro-rata basis any fees already paid for the period after the occurrence of the disruption in the event of termination.

12. Amendment of Contract Terms

12.1 Right to Amend

The Provider reserves the right to amend or supplement these GTC and the scope of services of amaiko.ai with effect for the future, provided there is a legitimate interest in doing so. Such a legitimate interest exists in particular in the case of adaptations to legal or regulatory changes, to add additional services or features that require an adjustment of the contract terms, to close regulatory gaps, or to adapt to changed circumstances (e.g., further development of the software, changes in market conditions) and provided the changes are reasonable for the Customer. Changes are unreasonable in particular if the contractual balance between the parties would be significantly shifted.

12.2 Amendment Procedure

The Provider will announce changes to the GTC or the scope of services to the Customer at least 6 weeks before the planned effective date in text form (e.g., by email). The Customer has the right to object to the announced changes no later than 2 weeks before the planned effective date. If the Customer does not object in writing (text form is sufficient) within the deadline, the changes are deemed accepted. The Provider will specifically draw the Customer’s attention to this consequence in the amendment notice. If the Customer objects in a timely manner, both parties reserve the right to terminate the contractual relationship effective as of the date the changes take effect. In the amendment notice, the Provider will, where applicable, inform whether a special right of termination will be exercised in the event of an objection or whether the contract will alternatively continue under the existing terms.

12.3 Informal Amendments

The Provider may correct changes to its contact information (e.g., new address, new telephone number) or obvious typographical and printing errors in the GTC at any time without a special amendment procedure, provided the Customer’s rights are not affected thereby. Such immaterial changes do not require the Customer’s consent and become effective as soon as they are published in an appropriate manner (e.g., update of information in the legal notice or on the Provider’s website).

13. Final Provisions

13.1 Assignment Prohibition

The Customer may only transfer or assign rights or obligations under this contract to third parties with the prior written consent of the Provider. Section 354a of the German Commercial Code (HGB) remains unaffected for monetary claims. The Provider is entitled, with 4 weeks’ notice, to transfer the contract to a legal successor or affiliated company, provided that the Customer’s legitimate interests are not impaired thereby and the legal successor assumes the existing contractual obligations. In the event of such a contract transfer, the Customer has the right to terminate the contract effective as of the transfer date if continuation with the new contracting party is unreasonable.

13.2 No Side Agreements

This contract, including its annexes (e.g., Data Processing Agreement, service description), constitutes the entire agreement of the parties. No oral side agreements exist. Amendments and supplements to this contract (including this written form clause) require written form unless a stricter form is required by law. For written form, transmission by fax is sufficient; for text form, transmission by email is sufficient. Individual contractual agreements (including subsequent supplements or amendments) take precedence over these GTC in case of doubt; in the event of a dispute, a written contract or at least a written confirmation is decisive regarding their content.

13.3 Severability Clause

Should individual provisions of this contract, including these GTC, be or become wholly or partially invalid or unenforceable, this shall not affect the validity of the remaining provisions. In place of the invalid/unenforceable provision, such legally valid provision shall be deemed agreed as most closely approximates the economic purpose of the invalid provision. The same applies in the event of a contractual gap.

13.4 Choice of Law

German law applies, excluding the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG) and international private law. For consumers (who, however, are not intended to be contracting parties here, see Section 1), mandatory consumer protection provisions of the country of residence would remain unaffected.

13.5 Jurisdiction

If the Customer is a merchant within the meaning of the German Commercial Code (HGB), a legal entity under public law, or a special fund under public law, the exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contract is the registered office of the Provider (competent court: Amtsgericht Viechtach or the court with local and subject-matter jurisdiction for Viechtach). The Provider remains entitled, however, to assert claims at the Customer’s general place of jurisdiction.

13.6 Consumer Dispute Resolution

The Provider does not participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board. The European Commission provides an online dispute resolution platform at https://ec.europa.eu/consumers/odr.

As of: January 2026