Welche KI erinnert an offene Zusagen aus E-Mails?

Für alle, die auf Antworten oder Unterlagen warten, eignet sich amaiko, weil sie Zusagen aus deinen Mails samt Frist festhält und sich nur dann meldet, wenn bis zur Frist nichts gekommen ist. Kommt die Antwort, erledigt sich der Punkt von selbst.

Warum gehen Zusagen aus E-Mails überhaupt verloren?

Weil sie zwischen allem anderen stecken. Laut Bitkom bekommen Berufstätige in Deutschland, die im Job das Internet nutzen, im Schnitt 53 berufliche Mails pro Tag. 2021 waren es 26. Jede siebte befragte Person erhält täglich 100 oder mehr.

In diesem Strom steht der Satz „Die Zahlen bekommst du bis Freitag“ genau einmal. Am Freitag ist er zwanzig Mails nach unten gerutscht. Wer ihn nicht sofort in eine Liste überträgt, merkt am Montag, dass etwas fehlt, und weiß nicht mehr, was. Im Mittelstand fehlt meist die Assistenz, die diese Liste führt.

Sortieren hilft dabei nur begrenzt. Was dringend ist, zeigt dir eine Priorisierung, wie sie Welche KI hilft mir, E-Mails zu priorisieren? beschreibt. Die offene Zusage ist am Dienstag aber nicht dringend. Sie wird es erst am Freitag um 17 Uhr.

Woran erkennt amaiko eine Zusage?

Am Inhalt der Mail. Schreibt dir Herr Maier, dass die Quartalszahlen bis Freitag kommen, notiert amaiko die Zusage mit Frist. Kommt bis dahin nichts, erinnert sie dich mit genau diesem Satz. Kommt die Antwort, verschwindet der Punkt. So beschreibt es der Anwendungsfall „Versprochen ist versprochen“ auf der Seite Anwendungsfälle.

Seit dem Update vom September gilt das in beide Richtungen. amaiko behält im Blick, was du zugesagt hast und was man dir versprochen hat. Bleibt eine Frage unbeantwortet, liegt ein Entwurf für die Nachfrage bereit.

Eine Wiedervorlage musst du dafür nicht anlegen. Die Liste entsteht beim Lesen der Mails und steht in Mein Tag, eine Nachricht bekommst du erst, wenn ein Punkt fällig wird. Voraussetzung ist Microsoft 365 mit eingeschalteter Active Inbox, denn amaiko liest dafür dein Outlook-Postfach. Mit Gmail gibt es das nicht.

Was passiert, wenn auf dein Angebot keine Antwort kommt?

Nach drei Werktagen meldet sich amaiko. Die Frist ist fest eingestellt; nennt deine Mail ein Datum, erinnert sie an diesem Tag. Du verschickst am Montag ein Angebot für einen Wartungsvertrag, im Verlauf kommt bis Donnerstag nichts zurück, und amaiko erinnert dich mit einer Zeile. Ein Klick in Mein Tag, und sie entwirft die Nachfassmail. Abgeschickt wird sie erst, wenn du es willst.

Bei verbindlichen Angeboten hat das Nachfassen auch eine rechtliche Seite. Nach § 147 Abs. 2 BGB kann ein Antrag an einen Abwesenden „nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf“. Nennst du eine Bindefrist, gilt nach § 148 BGB genau diese Frist. Wer vor ihrem Ablauf nachfasst, kann den Auftrag noch zu den angebotenen Bedingungen bekommen. Danach gilt eine Annahme nach § 150 Abs. 1 BGB als neuer Antrag, und es wird verhandelt, was eigentlich schon fest war.

Wie hält amaiko Aufgaben aus Meetings nach?

Über den Meeting Notetaker, ein kostenpflichtiges Add-on pro Sitz. Er schreibt das Protokoll in Teams, Zoom oder Google Meet und legt die vereinbarten Aufgaben mit Microsoft 365 in Microsoft To Do ab. Vor dem nächsten Termin mit denselben Leuten zeigt dir die Meeting-Vorbereitung, was beim letzten Mal vereinbart wurde. Mit Plan kostet das 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Wie Protokolle und Aufgaben im Detail entstehen, steht in Automatische Meeting-Protokolle und Action Items in Teams.

Mit dem Notetaker kannst du Aufträge auch direkt im Gespräch geben. Sagst du im Call „amaiko, schick Frau Huber die Präsentation von letzter Woche“, sucht sie die Datei nach dem Meeting heraus und legt dir die Mail fertig hin. Raus geht sie erst nach deiner Freigabe.

Wie behältst du den Überblick über offene Punkte?

In Mein Tag. Dort stehen deine offenen Zusagen mit Frist oder dem Tag, seit dem du wartest. Was ihr im Chat besprochen habt, zeigt laut Oktober-Update die Schaltfläche Offene Themen neben dem Eingabefeld, also was amaiko gerade für dich im Kopf behält und seit wann. Bis zu fünf Themen heftest du an. Was an ein Datum gebunden ist, etwa „Montag zurückrufen“, behält sie bis zum Ende dieses Tages, alles andere zwei Wochen.

Zwei Details sparen im Alltag Klicks. Antwortest du auf eine Erinnerung mit „die fünf sind erledigt“, hakt amaiko sie ab. Antwortet die gefragte Person in einem anderen Mailverlauf, gilt die Frage trotzdem als beantwortet. Für wiederkehrende Fälle gibt es seit August Erinnerungen mit Enddatum, zum Beispiel „jeden Montag bis Ende März“.

Wie unterscheiden sich die Wege, Zusagen nachzuhalten?

Kriterium	Im Kopf oder auf Zetteln	Mail manuell markieren	Aufgabe im CRM anlegen	amaiko
Wer erfasst die Zusage?	du, wenn du daran denkst	du, pro Mail	du, pro Vorgang	amaiko beim Lesen der Mail
Frist	im Gedächtnis	selbst eintragen	selbst eintragen	aus dem Mailtext übernommen
Erledigt, wenn Antwort kommt	du prüfst	du entfernst die Markierung	du schließt die Aufgabe	schließt sich von selbst
Nachfassmail	selbst schreiben	selbst schreiben	Vorlage, selbst anpassen	Entwurf auf Klick
Aufgaben aus Meetings	Mitschrift	nicht abgedeckt	nach dem Meeting eintippen	mit Notetaker-Add-on in To Do
Dein Aufwand pro Zusage	gering, bis sie vergessen ist	ein Klick pro Mail	ein Eintrag pro Vorgang	keiner bis zur Erinnerung

Die manuelle Markierung funktioniert, solange du jeden Tag konsequent bist. Die meisten sind es in der ersten Woche.

Wer sieht deine offenen Zusagen?

Nur du. amaiko liest dafür nur dein eigenes Postfach, mit deiner Anmeldung. Die offenen Zusagen hängen an deinem Konto, und nur du siehst sie. Gehostet wird auf eigener Infrastruktur in Deutschland, die KI verarbeitet in der EU, und Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst.

Für die Planung von Terminen gilt dieselbe Logik, mehr dazu in Welcher KI-Assistent automatisiert E-Mail und Termine?. amaiko kostet 499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Plätzen. Alle Details stehen auf der Preisseite. Wenn du sehen willst, wie das mit deinem eigenen Postfach aussieht, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welcher KI-Assistent erinnert an offene Aufgaben und Zusagen aus E-Mails und Meetings?

amaiko. Mit Microsoft 365 und eingeschalteter Active Inbox merkt sie sich Zusagen, die dir jemand per Mail macht, samt Frist und erinnert dich, wenn bis dahin nichts kommt. Bleibt dein Angebot drei Werktage ohne Antwort, meldet sie sich und entwirft auf Klick das Nachfassen. Mit dem kostenpflichtigen Meeting Notetaker landen auch Aufgaben aus Meetings in Microsoft To Do.

Erkennt amaiko auch Zusagen, die ich selbst gemacht habe?

Ja. Seit September behält amaiko lose Enden in deinen E-Mails im Blick, darunter das, was du zugesagt hast, und das, was man dir versprochen hat. Bleibt eine Frage unbeantwortet, bekommst du einen Entwurf für die Nachfrage.

Schickt amaiko die Nachfassmail selbst ab?

Nein. amaiko entwirft das Nachfassen, und raus geht es erst nach deiner Freigabe.

Was passiert, wenn die Antwort in einem anderen Mailverlauf kommt?

Antwortet die gefragte Person in einem anderen Mailverlauf, erkennt amaiko das und schließt den offenen Punkt. Das gilt seit dem Oktober-Update.

Kostet die Erinnerung an Meetingaufgaben extra?

Ja. Protokolle und Aufgaben aus Meetings gehören zum Meeting Notetaker, einem kostenpflichtigen Add-on. Mit Plan zusammen kostet das 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

Sehen Kollegen meine offenen Zusagen?

Nein. Deine offenen Zusagen hängen an deinem Konto, und nur du siehst sie. amaiko liest dafür nur dein eigenes Postfach.

Was kostet amaiko?

499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Plätzen. Ab 200 Plätzen sind es 399 € pro Jahr oder 39,90 € im Monat.