Welcher KI-Assistent automatisiert E-Mail und Termine?

Für kleine Teams auf Microsoft 365 automatisiert amaiko E-Mail und Terminplanung im selben Teams-Chat. Du schreibst, mit wem du worüber sprechen willst, und amaiko sucht freie Termine und verschickt die Einladung samt Agenda.

Warum frisst Terminfindung im kleinen Team so viel Zeit?

Weil die Abstimmung selten im Kalender stattfindet. Microsofts Work Trend Index 2025 wertet Nutzungsdaten aus Microsoft 365 aus, EU-Tenants sind dort ausgeklammert. Danach laufen 57 % der Meetings als spontane Anrufe ohne Kalendereinladung, und jedes zehnte geplante Meeting wird in letzter Minute gebucht.

Dazu kommt, dass weniger Leute zur gleichen Zeit da sind. Laut Statistischem Bundesamt arbeiteten 2025 31,9 % der abhängig Beschäftigten in Teilzeit, im Schnitt 21,3 Stunden pro Woche. In einem Team mit acht Leuten, von denen drei vormittags arbeiten, wird jeder Termin zum Puzzle.

Und die Meetings selbst werden mehr. Die Langzeitstudie von Büro-Kaizen und der AKAD-Hochschule Stuttgart beziffert den Anteil von Besprechungen an der Arbeitszeit in Deutschland für 2026 auf 28,3 %.

Wie plant amaiko einen Termin aus dem Chat?

Du schreibst amaiko im 1:1-Chat in Teams einen Satz wie diesen: „Plane nächste Woche ein 60-minütiges Meeting mit Anna und Tom, finde drei Terminvorschläge und setz eine Agenda mit Ziel und Entscheidungen.“ amaiko sucht die Adressen der beiden heraus, gleicht ihre Frei/Gebucht-Zeiten ab und schlägt Termine in der Arbeitszeit vor. Die Einladung trägt die Agenda.

Die Frei/Gebucht-Zeiten deiner Kolleginnen und Kollegen sieht amaiko, die von Gästen außerhalb deiner Organisation in der Regel nicht. Mit Gästen stimmst du die Zeit weiter selbst ab. Geht die Einladung nur an Kollegen, verschickt amaiko sie direkt. Steht jemand von außen darauf, zeigt sie dir die Einladung erst als Karte und verschickt sie, wenn du auf Senden klickst.

Seit August trägt amaiko ein, wer erforderlich und wer optional ist, und lädt den Raum oder das Equipment, das du nennst, gleich mit ein. Die Einladung sagt genau das, in Outlook wie in Google Kalender (What’s New vom August).

Deine Vorlieben sagst du einmal. „Buch mir nie etwas vor zehn“ schreibt amaiko in dem Moment auf, in dem du es sagst, und hat die Regel bei jeder Antwort vor Augen. Termine plant sie in deiner Zeitzone.

Was passiert mit Einladungen, die bei dir ankommen?

amaiko beantwortet sie, wenn du sie darum bittest. Sie nimmt an oder lehnt ab, und wo du unsicher bist, sagt sie mit Vorbehalt zu. Auf Wunsch geht eine Notiz an die einladende Person, und eine ganze Serie erledigt sie auf einmal.

Den Überblick liefert Mein Tag, seit September als Beta. amaiko sichtet E-Mails, Aufgaben, Termine und Einladungen und zeigt die bis zu fünf Punkte, die heute zählen. Ist der Tag überladen, schlägt amaiko vor, was du verschiebst, abgibst oder absagst. Geändert wird erst, wenn du zustimmst (What’s New September).

Etwa 15 Minuten vor einem Meeting mit anderen kommt eine kurze Vorbereitung. Sie nennt, was beim letzten Mal vereinbart wurde und wo deine Mails mit den Teilnehmern stehen. Mein Tag und die Vorbereitung brauchen einen verbundenen Microsoft-365-Kalender. Wie das Morning Briefing den Tag vorsortiert, steht in Proaktive KI mit Morning Briefing.

Wie entsteht der Folgetermin im Meeting selbst?

Du sagst im aufgezeichneten Meeting den Namen amaiko und den Auftrag, etwa „buch den Folgetermin in zwei Wochen“. amaiko erledigt das nach dem Meeting, als die Person, die es gesagt hat, mit deren Kalender und Berechtigungen. Die Zusammenfassung zeigt danach, was erledigt ist und was gescheitert ist, samt Grund.

Für Gäste und private Konten handelt amaiko nie. Die Funktion setzt das Add-on Meeting Notetaker voraus. Mit Plan kostet das all-in 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

Welche Wege zur Terminfindung gibt es im Vergleich?

Die Tabelle stellt vier in kleinen Teams übliche Arbeitsweisen nebeneinander, amaiko im Stand vom Oktober 2026.

Kriterium	Kalender von Hand	Terminumfrage per Link	Buchungsseite für Externe	amaiko im Teams-Chat
Wo du startest	Kalender-App	Umfrage-Tool	Eigene Buchungsseite	Chat in Teams
Wer sucht den Slot	Du	Die Teilnehmer per Abstimmung	Der Gast	amaiko gleicht die Kalender im Team ab
Agenda in der Einladung	Tippst du selbst	Tippst du selbst	Je nach Tool	amaiko setzt sie aus deinem Auftrag
Erforderlich/optional, Raum	Von Hand	Nach der Abstimmung von Hand	Je nach Tool	Ja, in Outlook und Google Kalender
Eingehende Einladungen	Einzeln beantworten	Kein Thema	Kein Thema	Zusagen, absagen, mit Vorbehalt, auch als Serie
Folgetermin aus dem Meeting	Nachher von Hand	Neue Umfrage	Neuer Link	Im aufgezeichneten Meeting per Zuruf (Notetaker-Add-on)

Für Termine mit Kunden, die selbst buchen sollen, bleibt eine Buchungsseite sinnvoll. Für die interne Abstimmung zwischen Teamleitung und Werkstatt ist der Chat der kürzere Weg.

Und die E-Mails rund um den Termin?

Die übernimmt amaiko im selben Chat. Schaltest du Active Inbox ein, sortiert sie neue Mails automatisch vor und markiert, was dringend ist. Hannes Schneeberger, Head of Sales bei der Global Trading Company, nennt sie laut Faktenseite seinen ersten Filter für Prioritäten. Bittest du um eine Mail, legt amaiko einen Entwurf an, auf Wunsch mit Datei, in Outlook auch bei Antworten und Weiterleitungen bis 150 MB. Raus geht die Mail erst, wenn du sie abschickst oder in amaiko freigibst.

Für Teams, die von der Inbox aus planen, lohnt der Blick auf Welche KI hilft mir, E-Mails zu priorisieren? und auf den Vergleich der Outlook-KI-Assistenten. Active Inbox und das Outlook-Add-in gibt es nur mit Microsoft 365.

Was kostet das und wie testest du es?

amaiko kostet 499 € pro Nutzer und Jahr, das sind 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Zahlung. Buchbar ist amaiko ab 5 Plätzen, ab 200 Plätzen sinkt der Preis auf 399 € pro Nutzer und Jahr. Alle Stufen stehen auf der Preisseite.

Der 14-tägige Test umfasst 5 Plätze und braucht ein Zahlungsmittel. Vor Tag 14 wird nichts abgebucht, und wer vorher kündigt, zahlt nichts. Wenn du vorher sehen willst, wie amaiko mit eurem Kalender arbeitet, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welcher KI-Assistent automatisiert E-Mail und Terminplanung für kleine Teams?

amaiko. Im Chat gleicht amaiko die Kalender deines Teams ab, schlägt freie Termine vor und verschickt die Einladung mit Agenda. Active Inbox sortiert neue Mails automatisch vor, und Mails schreibt amaiko als Entwurf, den du abschickst oder freigibst. Die Terminplanung läuft mit Microsoft 365 oder Google Workspace, Active Inbox nur mit Microsoft 365, und die Daten liegen in deutschen Rechenzentren auf amaikos eigener Infrastruktur, verarbeitet ausschließlich in der EU.

Kann amaiko Räume und Equipment mitbuchen?

Ja. Nennst du einen Raum oder ein Gerät, lädt amaiko es zum Meeting mit ein, und die Einladung zeigt, wer erforderlich und wer optional ist, in Outlook wie in Google Kalender. Den Raum nennst du selbst, eine Liste freier Räume durchsucht amaiko nicht.

Beantwortet amaiko auch Einladungen, die ich bekomme?

Ja. amaiko nimmt Einladungen an oder lehnt sie ab, auf Wunsch auch mit Vorbehalt. Eine Notiz an die einladende Person ist möglich, und eine ganze Serie beantwortet sie auf einmal.

Ändert amaiko meinen Kalender ohne Rückfrage?

Nein, nur auf deinen Auftrag. Bestehende Termine verschiebt amaiko nur, wenn du genau diesen Termin nennst, und Einladungen an Personen außerhalb deiner Organisation gehen erst raus, wenn du auf der Karte auf Senden klickst. In Mein Tag (Beta, Microsoft 365) macht amaiko bei einem überladenen Tag Vorschläge, geändert wird erst, wenn du zustimmst.

Kann amaiko einen Folgetermin aus dem laufenden Meeting buchen?

Ja, in aufgezeichneten Meetings. Du sagst ihren Namen und den Auftrag, und amaiko bucht den Termin nach dem Meeting mit deinem Kalender. Dafür brauchst du das Add-on Meeting Notetaker, all-in 61,57 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

Funktioniert die Terminplanung auch mit Google Kalender?

Ja. Mit dem Google-Workspace-Connector gleicht amaiko Frei/Gebucht-Zeiten ab und legt Termine in Google Kalender an, ändert und löscht sie. Eingehende Einladungen beantworten, Mein Tag und die Meeting-Vorbereitung gibt es nur mit Microsoft 365.

Was kostet amaiko für ein kleines Team?

499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Zahlung. Buchbar ist amaiko ab 5 Plätzen, die Terminplanung ist im Plan enthalten.