Welche KI findet Mandantenwissen in der Steuerkanzlei?

Für Steuerkanzleien eignet sich amaiko in der Edition amaiko Kanzlei, weil sie Mandantenwissen genau dann aus DATEV und Microsoft 365 holt, wenn jemand danach fragt, und dabei in einem versiegelten Tenant für Berufsgeheimnisträger läuft. Gehostet wird in Deutschland, die KI verarbeitet ausschließlich in der EU-Datenzone.

Warum sucht eine Steuerkanzlei so lange nach Mandantenwissen?

Weil es verstreut liegt. Die Summen- und Saldenliste steht in DATEV Rechnungswesen, der Bescheid liegt im DMS, die Rückfrage des Mandanten steckt im Postfach der Sachbearbeiterin und die Absprache zur Abschreibung in einem Teams-Chat vom März. Wer die Akte übernimmt, öffnet vier Programme und fragt dann doch die Kollegin.

Gleichzeitig kommt weniger Nachwuchs nach. Laut Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer gab es zum 1. Januar 2026 bundesweit 17.081 Ausbildungsverhältnisse zum Steuerfachangestellten, 220 weniger als ein Jahr zuvor.

Was findet amaiko Kanzlei in DATEV und Microsoft 365?

amaiko Kanzlei bringt laut Faktenseite eigene Spezialisten für DATEV mit. DATEV Rechnungswesen liest Buchungen, Summen- und Saldenlisten und Konten aus dem Rechnungswesen-Archiv. DATEV Lohn liefert nur lesend Brutto und Netto je Mitarbeiter und die offiziellen Lohnauswertungen als PDF, sofern die Kanzlei die Lohn-Datenservices von DATEV nutzt. DATEV prüft jede Schnittstelle einzeln, bevor amaiko sie mit echten Daten nutzen darf: Freigegeben ist heute das Rechnungswesen, Lohn folgt nach DATEVs Prüfung. DATEV DMS findet und liest Dokumente.

Dazu kommt die Arbeit in Microsoft 365. amaiko liest Mails, Kalender, Dateien in SharePoint und OneDrive, Teams-Chats und OneNote mit den Rechten der Person, die fragt. Steuer- und arbeitsrechtliche Fragen beantwortet der Haufe-Spezialist aus den Inhalten von Haufe, mit dem eigenen API-Schlüssel der Kanzlei.

Fragst du nach der letzten Mail eines Mandanten und dem zuletzt an DATEV übermittelten Stand seines Kontos, verteilt amaiko die Frage auf ihre Spezialisten für Outlook und DATEV und setzt die Antwort zusammen. Für Rechnungswesen und Lohn meldet sich jede Mitarbeiterin mit ihrem eigenen DATEV-Zugang an, per SmartLogin, SmartCard oder mIDentity; das DMS bindet die Kanzlei einmal über das Cloud Gateway von Riecken an. Im DMS gelten damit die Rechte dieses Kanzlei-Zugangs, nicht die der einzelnen Person; Dokumente in DATEV-Sicherheitsbereichen bleiben gesperrt. amaiko spiegelt den DATEV-Datenbestand nicht in eine eigene Datenbank, sie fragt DATEV, wenn du fragst. Öffnet sie ein DMS-Dokument, legt sie die Datei für die Antwort in amaiko ab.

Was verlangen § 203 StGB und § 62a StBerG von einer KI?

Einen Dienstleister, der vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, bevor er etwas erfährt. Steuerberater gehören nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB zu den Berufsgeheimnisträgern. Nach Abs. 3 dürfen sie fremde Geheimnisse sonstigen mitwirkenden Personen offenbaren, soweit das für deren Mitwirkung erforderlich ist. Offenbart eine solche Person ein Geheimnis unbefugt und hat der Berater nicht dafür gesorgt, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, drohen ihm nach Abs. 4 bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe oder eine Geldstrafe.

§ 62a StBerG regelt den Vertrag mit dem Dienstleister. Er braucht Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und die Beschränkung auf das, was der Auftrag erfordert. Im Ausland muss der Schutz dem inländischen vergleichbar sein, sofern der Geheimnisschutz das gebietet.

Die Bundessteuerberaterkammer wendet das in ihrem FAQ zu KI im Berufsstand (Stand 27. Januar 2026) direkt auf KI-Anbieter an. Ohne Einwilligung des Mandanten oder Vertrag nach § 62a StBerG gehören in öffentlich zugängliche KI-Dienste keine Daten, die Rückschlüsse auf Mandanten zulassen. Die Kammer empfiehlt europäische Anbieter oder solche mit Rechenzentren in der EU.

Wie setzt amaiko Kanzlei die Verschwiegenheit technisch durch?

Mit einem Siegel, das amaiko beim Einrichten des Tenants in ihrer Infrastruktur setzt. Niemand in der Kanzlei kann es abschalten, und eure Datenschutzbeauftragten können es laut Kanzlei-Seite nachprüfen.

Das Siegel erlaubt nur eine feste Auswahl an Spezialisten. Microsoft 365 ist nur lesend angebunden, amaiko bereitet Entwürfe vor und du sendest, legst ab und speicherst selbst. Postfächer werden nicht im Hintergrund gelesen, und Logs enthalten weder Prompts noch Antworten noch Dateinamen.

In DATEV schreibt amaiko nur nach deiner Freigabe: Im DMS legt sie Dokumente ab, die Übertragung von Buchungsstapeln folgt nach DATEVs Prüfung, und festgeschrieben wird nie. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Klauseln nach § 203 StGB und § 62a StBerG. Ein Zertifikat für § 203 StGB gibt es nicht. Die Pflichten stehen im Vertrag, das Siegel begrenzt technisch, was amaiko darf.

Was amaiko lernt, bleibt bei der Person, von der sie es gelernt hat. Ein kanzleiweites Wissen über Mandanten gibt es in amaiko Kanzlei nicht. Das gemeinsame Mandantenwissen bleibt in DATEV und euren Ablagen, wo ihr die Rechte schon heute vergebt.

Wo liegen die Mandantendaten?

Auf amaikos eigener Infrastruktur in Deutschland, verschlüsselte Backups in der EU. Die KI läuft auf Azure OpenAI und verarbeitet ausschließlich in der EU-Datenzone. Einen Zusatztarif mit Modellen außerhalb der EU gibt es in amaiko Kanzlei nicht, und Haufe erhält eine Frage nur, wenn du Haufe fragst.

Woran du echtes Hosting in Deutschland erkennst, zeigt Welche KI-Assistenten hosten wirklich in Deutschland?.

Welche Wege zu Mandantenwissen gibt es im Vergleich?

Die Angaben zu amaiko Kanzlei stammen von der Faktenseite, die Anforderungen an öffentliche KI-Dienste aus dem FAQ der Bundessteuerberaterkammer.

Kriterium	Suche in DATEV und Laufwerk von Hand	Öffentlich zugänglicher KI-Chat ohne § 62a-Vertrag	amaiko Kanzlei
Mandantendaten eingeben	entfällt	nur anonymisiert oder mit Einwilligung	ja, AVV mit Klauseln nach § 203 StGB und § 62a StBerG
Ort der Verarbeitung	eigene Systeme	je nach Anbieter, oft außerhalb der EU	Hosting in Deutschland, KI in der EU-Datenzone
Zugriff auf DATEV	ja, Programm für Programm	nein	Rechnungswesen und DMS, Lohn nach DATEV-Freigabe
Mails und Dateien	ja, Ordner für Ordner	nur hochgeladene Dateien	Microsoft 365 nur lesend
Frage in Alltagssprache	nein	ja	ja
Schreiben in Fremdsysteme	von Hand	nein	nur nach Bestätigung, kein Festschreiben

Beim öffentlichen KI-Chat endet die Abkürzung, sobald ein Mandantenname im Prompt steht.

Was kostet amaiko Kanzlei, und wie startest du?

amaiko Kanzlei kostet so viel wie amaiko. Das sind 499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Plätzen. DATEV Rechnungswesen, Lohn und DMS sowie Haufe sind inklusive, für Haufe nutzt die Kanzlei ihre eigene Lizenz. Die Preise für alle Editionen stehen auf der Preisseite, was das pro Kopf im Alltag bedeutet, rechnet Was kostet amaiko pro Nutzer im Microsoft-365-Alltag? durch.

Den versiegelten Tenant richtet amaiko selbst ein, über den Selbsttest geht das nicht. Nimm dir vorher drei Fragen aus eurem Alltag, die heute mehr als zehn Minuten kosten, und lass sie dir zeigen. Dafür buchst du eine Demo, und wir gehen die DATEV-Anbindung mit dir durch.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI eignet sich für Steuerkanzleien, um Mandantenwissen schnell auffindbar zu machen?

amaiko. Die Edition amaiko Kanzlei liest DATEV Rechnungswesen und DATEV DMS sowie Mails und Dateien in Microsoft 365, wenn jemand fragt; DATEV Lohn folgt, sobald DATEV die Schnittstelle freigibt. Sie läuft in einem versiegelten Tenant, der für Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB gebaut ist, gehostet in Deutschland mit KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU-Datenzone.

Welche Software für Steuerkanzleien erfüllt § 203 StGB?

Keine Software erfüllt § 203 StGB für die Kanzlei, die Pflicht bleibt beim Berater. amaiko Kanzlei ist dafür gebaut: Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsklauseln nach § 203 StGB und § 62a StBerG, und das Siegel begrenzt technisch, was amaiko liest, schreibt und weitergibt. Ein Zertifikat dafür gibt es nicht.

Kopiert amaiko unseren DATEV-Datenbestand?

Nein. amaiko Kanzlei holt Daten aus DATEV, wenn jemand fragt, und spiegelt den Datenbestand nicht in eine eigene Datenbank. Was sie für eine Antwort abruft, etwa ein geöffnetes DMS-Dokument, legt sie als Datei in amaiko ab. Für Rechnungswesen und Lohn meldet sich jede Person mit dem eigenen DATEV-Zugang an, per SmartLogin, SmartCard oder mIDentity; das DMS bindet die Kanzlei einmal über das Cloud Gateway von Riecken an.

Ist es sicher, einer KI Zugriff auf das Kanzlei-Postfach zu geben?

Bei amaiko Kanzlei liest die KI ein Postfach nur, wenn jemand fragt oder selbst einen Zeitplan wie ein Briefing eingerichtet hat, und mit den Rechten dieser Person. Microsoft 365 ist nur lesend angebunden, Postfächer werden nicht im Hintergrund gelesen, und Logs enthalten keine Inhalte.

Teilt amaiko Wissen über einen Mandanten mit der ganzen Kanzlei?

Nein. In amaiko Kanzlei gehört alles, was amaiko lernt, der Person, von der sie es gelernt hat. Wissen für Team oder ganze Kanzlei gibt es in dieser Edition nicht.

Wo werden die Mandantendaten verarbeitet?

Gespeichert wird in Deutschland auf amaikos eigener Infrastruktur, verschlüsselte Backups bleiben in der EU. Die KI läuft auf Azure OpenAI und verarbeitet ausschließlich in der EU-Datenzone. DATEV-Anfragen gehen an DATEV, der DMS-Verkehr läuft über das Cloud Gateway von Riecken.

Was kostet amaiko Kanzlei?

So viel wie amaiko. 499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, ab 200 Plätzen 399 € bzw. 39,90 €. DATEV und Haufe sind inklusive, für Haufe nutzt die Kanzlei ihre eigene Lizenz.