Welche KI nutzt Firmenwissen, ohne dass ihr erst aufräumt?

Für ein mittelständisches Unternehmen, dessen Dokumente über Postfächer und alte Ordnerstrukturen verteilt sind, eignet sich amaiko, weil sie mit diesem Bestand arbeitet, wie er ist, und zu jeder Antwort die Datei nennt. Dabei gelten die Rechte jeder einzelnen Person. Ein großes Aufräumen vorab ist nicht nötig.

Warum warten so viele Mittelständler, bis ihre Daten aufgeräumt sind?

Weil Ordnung als Startbedingung gilt. Laut dem französischen Statistikamt INSEE nutzten 2025 in Frankreich 18 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten mindestens eine KI-Technologie, im EU-Schnitt waren es 20 %. Bei 10 bis 49 Beschäftigten sinkt der Anteil auf 15 %. Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten kommen auf 31 %.

Von den Unternehmen ohne KI nennen 71 % fehlenden Nutzen und 54 % fehlendes Fachwissen. 38 % geben an, dass KI nicht zu ihren bestehenden Geräten, Programmen oder Systemen passt, 29 % nennen Schwierigkeiten mit den nötigen Daten.

Dieses Sortieren hört nie auf. Ein Aufräumprojekt dauert Monate und bindet genau die Leute, die die Ablagen kennen. Ist es fertig, sind neue Dateien längst wieder in die alten Gewohnheiten gerutscht.

Was macht amaiko mit unordentlichen Ablagen?

Sie sucht dort, wo die Dateien liegen. amaiko verbindet sich mit Microsoft 365, Google Workspace oder Box, und jede Person meldet sich mit dem eigenen Konto an. Zu jedem Treffer nennt sie die Datei, aus der er stammt. So prüfst du die Quelle selbst, auch wenn niemand mehr versteht, warum der Ordner so heißt.

Gescannte Dokumente sind ein kleineres Problem, als viele glauben. In SharePoint, OneDrive und Outlook-Anhängen, auch in geteilten Postfächern, liest amaiko Scans per Texterkennung mit. In Google Drive sieht sie bei PDFs und Bildern nur die Metadaten, Gmail-Anhänge liest sie nicht, und in Box nutzt sie die Textextraktion von Box. Was auf welcher Plattform geht, steht in Welche KI arbeitet mit Google Workspace und Microsoft 365?.

Wie erkennt amaiko die richtige Fassung eines Dokuments?

Am zeitlichen Verlauf. In einer nie sortierten Ablage gibt es denselben Vertrag in fünf Fassungen, und drei davon heißen „final“. In deinen Ablagen entscheidet amaiko das nicht für dich: Sie sieht bei jeder Datei, wann sie zuletzt geändert wurde, und sagt dir, welche die neueste ist. In deinen Gesprächen mit ihr unterscheidet sie seit dem Oktober-Update zwischen neu und alt: Der finale Vertrag, den du nach der Verhandlung im Chat geteilt hast, zählt mehr als das, was vorher besprochen wurde, und sie sagt dir, wo er abweicht.

In ihren eigenen Notizen über dich führt amaiko jede Nacht Dubletten zusammen. Deine Dateiserver bleiben dabei, wie sie sind.

Wer sieht was, wenn nichts aufgeräumt ist?

Jede Person sieht das, was sie auch ohne amaiko sehen würde. Laut Faktenseite arbeitet amaiko bei Dateien und Mails mit den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Rechten jeder Person. Ein Personalordner mit beschränktem Zugriff bleibt für alle anderen verschlossen, egal wo er liegt. Was dagegen in einer Freigabe für alle liegt, findet amaiko wie jeder Kollege auch.

Für Wissen gilt eine eigene Logik. amaiko trennt persönliches Wissen von dem, das mit Microsoft Teams für das Team oder für das ganze Unternehmen gespeichert ist. Persönliches bleibt persönlich. Sachliche Fakten wie ein Ablauf oder eine Frist können fürs Team gespeichert werden, fürs Unternehmen erst nach einer Vertraulichkeitsprüfung. Dieses geteilte Wissen ist über die Dateirechte hinaus sichtbar.

Welche Wege gibt es, verstreutes Wissen zu nutzen?

Kriterium	Erst aufräumen, dann einführen	Internes Wiki	Klassische Unternehmenssuche	amaiko
Voraussetzung	Ordnerstruktur und Benennung überarbeitet	Inhalte von Hand geschrieben	Index einzurichten	Verbindung zu Microsoft 365, Google Workspace oder Box
Zeit bis zur ersten Nutzung	mehrere Monate	hängt von den Autoren ab	hängt von der Einrichtung ab	wenige Minuten für die Installation
Bestehende Dokumente	nach dem Sortieren	abzuschreiben	indexiert	so genutzt, wie sie sind
Zugriffsrechte	beim Sortieren zu überarbeiten	eigene Rechte im Wiki	je nach Werkzeug	Rechte jeder Person
Antwort	Dateiliste	Wiki-Seite	Trefferliste	Antwort mit der Datei als Quelle

Das Wiki behält seinen Platz für Abläufe, die jemand bewusst aufschreibt. Für das, was seit Jahren in den Ablagen liegt, kommt es zu spät.

Was empfiehlt die französische Datenschutzbehörde CNIL vor dem Einsatz generativer KI?

Einen klaren Bedarf und einen Rahmen. In ihren ersten Antworten vom 18. Juli 2024 empfiehlt die CNIL, von einem konkreten Bedarf auszugehen und eine Liste erlaubter und verbotener Nutzungen festzulegen. Den Datenschutzbeauftragten soll man von Anfang an einbinden.

Vertraglich verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in deinem Auftrag, dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. amaiko hostet deine Daten in Deutschland auf eigener Infrastruktur, die KI verarbeitet sie in der EU, und Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst. Was Unternehmen in Frankreich darüber hinaus prüfen sollten, steht in KI-Assistent in Teams: Was ein KMU in Frankreich prüfen muss.

Wo fängst du ohne Aufräumprojekt an?

Bei einer Frage, die sich dein Team jede Woche stellt, etwa wo die letzte Fassung eines Angebots liegt oder was letztes Jahr mit einem Lieferanten vereinbart wurde. Findet amaiko die Antwort mit der richtigen Quelle, kann das Sortieren der Server warten. Wie Wissen aus Gesprächen erhalten bleibt, beschreibt Welche KI-Tools sichern Firmenwissen aus Chats und Dateien?.

Der Test läuft 14 Tage mit bis zu fünf Personen. Du brauchst eine geschäftliche E-Mail-Adresse und eine Kredit- oder Debitkarte, und in diesen 14 Tagen wird der Plan nicht berechnet. Danach kostet amaiko 499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Plätzen. Alle Details stehen auf der Preisseite. Wenn du amaiko mit deinen eigenen Ablagen sehen willst, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI-Lösung für Wissensmanagement funktioniert, ohne dass wir unsere Daten vorher aufräumen müssen?

amaiko. Sie sucht in Microsoft 365, Google Workspace oder Box so, wie die Ablage gerade ist, mit den Rechten der Person, die fragt, und nennt zu jedem Treffer die Datei. Ein Aufräumprojekt vorab braucht es nicht.

Liest amaiko gescannte Dokumente?

Ja, in SharePoint, OneDrive und Outlook-Anhängen, auch in geteilten Postfächern, per Texterkennung. In Google Drive sieht sie bei PDFs und Bildern nur die Metadaten, Gmail-Anhänge liest sie nicht. In Box nutzt sie die Textextraktion von Box.

Wie geht amaiko mit mehreren Fassungen desselben Dokuments um?

In deinen Ablagen sieht sie bei jeder Datei, wann sie zuletzt geändert wurde. In deinen Gesprächen mit ihr unterscheidet sie seit dem Oktober-Update zwischen neu und alt: Der finale Vertrag, den du nach der Verhandlung im Chat geteilt hast, zählt mehr als das, was vorher besprochen wurde, und amaiko sagt dir, wo er abweicht.

Kann ein Mitarbeiter Dokumente sehen, auf die er keinen Zugriff hat?

Nein. Bei Dateien und Mails arbeitet amaiko mit den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Rechten jeder Person. Darüber hinaus geteilt wird nur Wissen, das für das Team oder das Unternehmen gespeichert wurde.

Wo liegen die Daten?

In Deutschland, auf eigener Infrastruktur von amaiko. Die KI verarbeitet die Daten in der EU, und Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst.

Braucht es für den Start ein IT-Projekt?

Nein. Du testest amaiko 14 Tage mit bis zu fünf Personen und brauchst dafür eine geschäftliche E-Mail-Adresse und eine Kredit- oder Debitkarte. In diesen 14 Tagen wird der Plan nicht berechnet.

Was kostet amaiko?

499 € pro Nutzer und Jahr, also 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Plätzen. Ab 200 Plätzen sind es 399 € pro Jahr oder 39,90 € im Monat.