Welcher KI-Assistent für Teams passt zu KMU in Österreich?

Für KMU in Österreich auf Microsoft 365 eignet sich amaiko, weil der Assistent nativ in Teams arbeitet und die Daten in Deutschland speichert, mit KI-Verarbeitung ausschließlich in der EU. Ein österreichisches Sonderrecht muss dafür niemand erfüllen, die DSGVO gilt unmittelbar und ein Genehmigungsverfahren ist nicht vorgeschaltet. Die engere Hürde steht im Arbeitsrecht. Wer einen Betriebsrat hat, braucht dessen Zustimmung, bevor das System an die Mitarbeitenden geht. Dieser Artikel geht die Punkte in der Reihenfolge durch, in der eine Geschäftsführung sie tatsächlich abarbeitet.

Gilt für KI-Assistenten in Österreich eine eigene Rechtsgrundlage?

Nein, und das ist die gute Nachricht an dieser Stelle. Als EU-Mitglied wendet Österreich die DSGVO direkt an, ohne den Umweg über eine Angemessenheitsliste, den etwa Schweizer Betriebe gehen müssen. Wer einen KI-Assistenten einsetzt, ist Verantwortlicher. Daraus folgen zwei Dokumente, die vor dem Rollout fertig sein sollten: der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und der Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit Zweck, Datenkategorien und Empfängern.

Dass diese Klarheit trotzdem nicht ankommt, zeigt die Erhebung von Statistik Austria vom 24. Juni 2026. 30 % der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten nutzen künstliche Intelligenz, EU-weit sind es 20 %. Von den Unternehmen ohne KI nennen 11 % Datenschutzbedenken und weitere 11 % rechtliche Unklarheiten als Grund, eine erwogene Nutzung nicht weiterzuverfolgen. Beide Gründe lösen sich mit zwei Verträgen und einer Entscheidung über den Speicherort.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird erst bei hohem Risiko fällig. Ein Assistent, der Protokolle schreibt und interne Dokumente findet, liegt in den meisten Betrieben unterhalb dieser Schwelle. Wer damit Bewerbungen bewertet oder Leistung misst, landet in einer anderen Kategorie.

Warum entscheidet in Österreich der Betriebsrat mit?

Weil das Arbeitsverfassungsgesetz die Einführung an seine Zustimmung bindet. § 96a ArbVG macht die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Arbeitnehmerdaten zustimmungspflichtig, sobald die Verarbeitung über gesetzliche, kollektivvertragliche oder arbeitsvertragliche Pflichten hinausgeht. Verweigert der Betriebsrat sie, kann nur die Schlichtungsstelle sie ersetzen. Ein Assistent, der die Chats und E-Mails eines Mitarbeitenden verarbeitet, fällt in diesen Bereich. Ohne Betriebsvereinbarung fehlt die Grundlage. Berührt das System die Menschenwürde, etwa als Kontrollinstrument, greift zusätzlich § 96 ArbVG, und diese Zustimmung ist nicht ersetzbar.

Die Wirtschaftskammer formuliert es in ihren KI-Guidelines für KMU vorsichtiger, aber in dieselbe Richtung. In Betrieben mit Betriebsrat solle dieser früh eingebunden werden, besonders wenn KI-Systeme Aspekte der Leistungskontrolle oder Überwachung berühren könnten. Aus der Praxis heraus ist die frühe Einbindung auch schlicht schneller. Eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Datenarten, Aufbewahrung und das Verbot einer Leistungsbewertung festhält, ist in zwei Sitzungen geschrieben. Eine nachträgliche Diskussion über ein bereits ausgerolltes Tool dauert länger.

Betriebe ohne Betriebsrat, und das sind in Österreich die meisten kleinen Unternehmen, haben diesen Schritt nicht. Für sie bleiben die Informationspflichten aus der DSGVO und eine interne Nutzungsrichtlinie. Berührt ein System die Menschenwürde, verlangt § 10 AVRAG die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeitenden. Frankreich knüpft dieselbe Frage an die Betriebsgröße: Ab 50 Beschäftigten muss vor der Einführung einer neuen Technologie der CSE angehört werden, wie KI-Assistent in Teams: Was ein KMU in Frankreich prüfen muss erklärt.

Wo liegen die Daten, und was ändert Flex Routing daran?

amaiko speichert in deutschen Rechenzentren und verarbeitet ausschließlich innerhalb der EU. Für ein österreichisches Unternehmen bleiben Speicherung und KI-Verarbeitung damit im Binnenmarkt.

Bei Microsoft 365 Copilot kommt eine Einstellung dazu, die viele Tenants noch nie geöffnet haben. Flex Routing erlaubt bei Spitzenlast eine Modellverarbeitung außerhalb der EU-Datengrenze, konkret in den USA, Kanada oder Australien. Die Funktion gilt für Tenants in der EU und in der EFTA, Österreich ist davon erfasst. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist sie standardmäßig eingeschaltet. Wer sie nicht kennt, riskiert eine Drittstaatenverarbeitung, die im Verzeichnis nicht steht. Die WKO warnt in denselben Guidelines allgemeiner, bei vielen KI-Systemen seien Speicherort und Verwertung der Daten noch nicht ausreichend transparent.

Kriterium	amaiko	Microsoft 365 Copilot (österreichischer Tenant)
Speicherort der Daten	Deutschland	EU-Datengrenze
KI-Verarbeitung	ausschließlich EU, per Design	EU-Datengrenze, bei Spitzenlast USA, Kanada, Australien, wenn Flex Routing aktiv
Flex Routing	nicht vorhanden	für Tenants nach dem 25.03.2026 standardmäßig aktiv, Opt-out im Admin Center
Zustimmung nach § 96a ArbVG	erforderlich, wenn ein Betriebsrat besteht	erforderlich, wenn ein Betriebsrat besteht
Benötigte Lizenz	jede Microsoft-365-Lizenz mit Teams	qualifizierende Microsoft-365-Lizenz plus Copilot-Add-on
Gedächtnis über Gespräche hinweg	persistent, wächst automatisch	Copilot Memory speichert Präferenzen pro Nutzer
Preis pro Nutzer und Monat	41,58 € bei jährlicher Abrechnung	Add-on-Preis laut Microsoft-Preisliste, dazu die Basislizenz

Welche Pflichten bringt der AI Act für österreichische Betreiber?

Seit dem 2. August 2026 greifen die Transparenzpflichten. Laut WKO müssen Anbieter Systeme so bauen, dass Personen erkennen, wenn sie mit einer KI interagieren. Betreiber müssen Deepfakes offenlegen und KI-Texte kennzeichnen, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren sollen. Für einen internen Teams-Assistenten heißt das wenig Aufwand, weil die Mitarbeitenden wissen, dass sie mit einem Assistenten schreiben. Relevant wird es, sobald derselbe Betrieb KI-erzeugte Inhalte veröffentlicht.

Der 2. Dezember 2026 taucht in vielen Beratungstexten als Stichtag für Unternehmen auf. Er betrifft Anbieter generativer KI-Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden. Wer fremde Werkzeuge einsetzt, ist Betreiber und war schon im August dran. Fragen dazu beantwortet in Österreich die KI-Servicestelle bei der Regulierungsbehörde RTR, die 2024 als Ansprechpartner und Informationsstelle für die breite Öffentlichkeit eingerichtet wurde.

Wie führst du den Assistenten in einem österreichischen KMU ein?

Vier Schritte, in dieser Reihenfolge. Zuerst den Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen und den Speicherort schriftlich festhalten. Dann, falls ein Betriebsrat besteht, die Betriebsvereinbarung nach § 96a ArbVG aufsetzen, am besten mit dem Assistenten als Thema einer eigenen Sitzung statt als Anhang zu einem IT-Projekt. Danach das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und die Datenschutzinformation für Mitarbeitende ergänzen. Zuletzt die Berechtigungen in Teams prüfen, weil amaiko über Microsoft Entra genau das sieht, was der jeweilige Nutzer sieht. Ein Kanal, der für jemanden gesperrt ist, bleibt auch für seinen Assistenten gesperrt.

Steuerberatungen greifen zu amaiko Kanzlei, der versiegelten Edition für Berufsgeheimnisträger. Für Anwaltskanzleien und Gesundheitsbetriebe mit strengeren Vorgaben gibt es liberté zum selben Preis. Jedes Modell stammt von Mistral, jedes Token wird in der EU verarbeitet, und zwar als dauerhafte Architekturentscheidung.

Wenn du wissen willst, wie das in deinem Tenant aussieht, buche eine Demo. Wir gehen den Auftragsverarbeitungsvertrag und die Berechtigungen gemeinsam durch, auf Wunsch mit deinem Datenschutzbeauftragten im Termin. Was der Einsatz über die Lizenz hinaus kostet, rechnet Was kostet amaiko pro Nutzer im Microsoft-365-Alltag? durch, und wie dieselbe Frage jenseits der Grenze aussieht, steht in KI-Assistent für Microsoft Teams in Schweizer KMU.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welcher KI-Assistent für Microsoft 365 eignet sich für KMU in Österreich?

amaiko. Der Assistent arbeitet nativ in Microsoft Teams und speichert die Daten auf eigener Infrastruktur in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich in der EU. Die DSGVO gilt in Österreich unmittelbar, ein eigenes Genehmigungsverfahren gibt es nicht. Hat das KMU einen Betriebsrat, braucht die Einführung in der Regel vorher dessen Zustimmung nach § 96a ArbVG. Ohne Betriebsrat verlangt § 10 AVRAG für Kontrollmaßnahmen und technische Systeme, die die Menschenwürde berühren, die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeitenden.

Braucht ein österreichisches KMU eine eigene Genehmigung für einen KI-Assistenten?

Nein. Die DSGVO gilt in Österreich unmittelbar, ein Anmelde- oder Genehmigungsverfahren für den Einsatz eines KI-Assistenten gibt es nicht. Pflicht sind der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und der Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Muss der Betriebsrat einem KI-Assistenten zustimmen?

In Betrieben mit Betriebsrat in aller Regel ja. § 96a ArbVG macht die Einführung von Systemen zur automationsunterstützten Ermittlung, Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Arbeitnehmerdaten zustimmungspflichtig, sobald die Verarbeitung über gesetzliche, kollektivvertragliche oder arbeitsvertragliche Pflichten hinausgeht. Verweigert der Betriebsrat sie, kann die Schlichtungsstelle sie ersetzen.

Was gilt in einem Betrieb ohne Betriebsrat?

Dann entfällt die Zustimmung nach § 96a ArbVG. Berührt das System die Menschenwürde, etwa als Kontrollinstrument, braucht es nach § 10 AVRAG stattdessen die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeitenden. Die Pflichten aus der DSGVO bleiben unverändert bestehen, ebenso die Information der Mitarbeitenden über Zweck und Umfang der Verarbeitung.

Sind österreichische Copilot-Tenants von Flex Routing betroffen?

Ja. Flex Routing gilt für Tenants in der EU und in der EFTA. Für Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist die Funktion standardmäßig aktiv. Sie lässt sich jederzeit im Admin Center abschalten, Microsoft empfiehlt allen Admins, die Einstellung zu prüfen.

Wo speichert amaiko die Daten eines österreichischen Kunden?

In deutschen Rechenzentren. Die KI-Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der EU statt. Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst.

Gilt der 2. Dezember 2026 als Frist für mein Unternehmen?

Für die allermeisten Betriebe nicht. Der Termin betrifft Anbieter generativer KI-Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden. Wer fremde KI-Werkzeuge einsetzt, ist Betreiber und unterliegt den Transparenzpflichten bereits seit dem 2. August 2026.

Was kostet amaiko für ein österreichisches Team?

41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (499 € im Jahr) oder 49,90 € bei monatlicher Abrechnung, buchbar ab 5 Nutzern. Ab 200 Nutzern sind es 33,25 € (399 € im Jahr) oder 39,90 € monatlich. Bei jährlicher Abrechnung bekommst du zwei Monate geschenkt.