Puis-je consulter mes congés Personio dans Teams ?

Oui : avec amaiko et le spécialiste Personio, vous consultez vos congés restants directement dans le chat Teams et vous y déposez aussi votre demande, sans ouvrir Personio ni écrire aux RH. Le spécialiste ne lit que vos propres données. Vous et les RH n’avez plus à passer d’un outil à l’autre. Cet article montre quelles questions cela absorbe et quelle tâche reste malgré tout aux RH.

Pourquoi tant de questions de congés arrivent-elles aux RH ?

Parce que la réponse change d’une personne à l’autre. Prenons l’Allemagne : la loi fédérale allemande sur les congés (BUrlG) fixe le congé minimum à 24 jours ouvrables par an, calculés sur une semaine de six jours. S’y ajoutent la convention collective, le contrat de travail, le temps partiel et les jours reportés de l’année précédente. Personne ne connaît donc son solde personnel par cœur.

Le report complique encore les choses. Selon le § 7 al. 3 BUrlG, les congés reportés doivent être accordés et pris au cours des trois premiers mois de l’année civile suivante. En février, les e-mails s’accumulent donc avec la même question sur ce qui reste à prendre avant fin mars.

Chacune de ces questions oblige deux personnes à changer d’outil. La salariée quitte Teams, cherche ses identifiants ou écrit un e-mail, puis sa collègue des RH ouvre Personio et répond. Ce que ces allers-retours entre outils pèsent sur une journée de travail, l’article Pourquoi passer du CRM à l’e-mail et aux outils de projet coûte-t-il autant de temps de travail ? le détaille.

Que doivent faire les RH elles-mêmes au sujet des congés restants ?

En Allemagne, informer les salariés. Depuis l’arrêt du 19 février 2019 (9 AZR 541/15), la Cour fédérale du travail allemande (Bundesarbeitsgericht, BAG) considère que les congés ne s’éteignent en règle générale que si l’employeur a auparavant informé le salarié de son droit concret à congé et des délais d’extinction. Concrètement, il doit l’inviter à prendre ses congés et l’avertir clairement et à temps qu’à défaut ils seront perdus. Le BAG a ainsi appliqué l’arrêt rendu par la CJUE dans l’affaire C-684/16 du 6 novembre 2018, qui interprète le droit européen du temps de travail et vaut donc au-delà de l’Allemagne.

Le cas lui-même montre les sommes en jeu. À la fin de son contrat, un chercheur réclamait l’indemnisation de 51 jours de congé accumulés sur deux ans, soit 11 979,26 € bruts. Il n’avait jamais demandé ces congés.

Une réponse dans le chat ne remplace pas cette information. Le salarié qui consulte lui-même son solde est mieux informé, mais l’inviter à prendre ses congés et l’avertir de leur extinction reste l’affaire de l’employeur, faute de quoi, en Allemagne, les congés ne s’éteignent en règle générale pas. Le temps gagné sur l’envoi des soldes individuels, les RH ont intérêt à l’investir précisément dans ces rappels.

Que répond amaiko avec le spécialiste Personio ?

Le spécialiste Personio lit votre solde de congés, vos absences et votre profil de salarié avec poste, service et responsable. Vous demandez dans le chat Teams « Combien de jours de congé me reste-t-il ? » et vous obtenez vos congés restants ainsi que les jours déjà pris cette année.

amaiko affiche vos absences sur la période de votre choix, approuvées ou en attente d’approbation, congés comme arrêts maladie. « Affiche mes absences de ce trimestre » suffit comme question. Pour déposer une demande, vous indiquez les dates, par exemple « Pose un congé du 1er au 5 août ». amaiko la crée dans Personio, et elle suit le circuit d’approbation habituel de votre entreprise.

Qui approuve dans Personio approuve comme avant. Pour le technicien de l’atelier de montage de Deggendorf, qui a Teams sur son téléphone et se sert rarement de ses identifiants Personio, le chemin devient bien plus court. La façon dont Personio se connecte à Microsoft 365 est décrite dans Connecter Personio, HubSpot et Microsoft 365 sans développement maison.

Qui voit quelles données RH ?

Chacun ne voit que les siennes. amaiko rattache chaque demande à votre propre fiche Personio grâce à votre adresse e-mail, et aucun outil du spécialiste n’accepte une autre personne ni n’accède à l’annuaire ou au calendrier d’équipe. Il ne répond donc pas à une question comme « Qui, au service commercial, est en congé la semaine prochaine ? », et c’est la bonne limite pour des données RH.

Cette limite, c’est amaiko qui la pose : un administrateur enregistre une seule fois l’accès à Personio pour toute l’entreprise, et amaiko restreint chaque requête à la fiche de l’utilisateur. D’après la page sécurité, les données se trouvent sur la propre infrastructure d’amaiko en Allemagne, et le traitement par l’IA a lieu exclusivement dans l’UE. Ce que l’hébergement en Allemagne signifie concrètement, l’article Quels assistants IA hébergent vraiment en Allemagne ? le précise.

Si votre entreprise a en Allemagne un conseil d’établissement (Betriebsrat), clarifiez le déploiement avec lui au préalable. Le § 87 al. 1 n° 6 de la loi allemande sur l’organisation des entreprises (BetrVG) lui accorde un droit de codécision sur l’introduction et l’utilisation de dispositifs techniques destinés à surveiller le comportement ou la performance des salariés. Les principes régissant les congés relèvent de toute façon, selon le n° 5, de l’employeur et du Betriebsrat.

Quelles voies existent pour les questions RH courantes ?

Le tableau compare quatre voies par lesquelles les PME répondent aujourd’hui aux questions de congés. Les informations sur l’app Personio proviennent de l’aide Personio, celles sur amaiko de la page de la marketplace.

Critère	Boîte e-mail RH	Personio dans le navigateur ou l’app	Page FAQ sur l’intranet	amaiko avec le spécialiste Personio
Où vous posez la question	Outlook	Personio	Intranet	Chat Teams
Congés restants personnels	Après réponse des RH	Oui	Non, seulement les règles générales	Oui
Déposer une demande de congé	Par e-mail, saisie par les RH	Oui	Non	Oui, dans le chat
Qui intervient	Collègue RH	Personne	Personne	Personne
Voit les données des autres	Les RH voient tout	Selon le rôle	Aucune donnée	Non, seulement les siennes
Changement d’outil hors de Teams	Oui	Oui	Oui	Non

L’app Personio couvre déjà l’essentiel. La différence tient à l’endroit. Qui passe de toute façon sa journée dans Teams pose la question là où il travaille.

Combien cela coûte-t-il et comment démarrer ?

amaiko coûte 499 € par utilisateur et par an, soit 41,58 € par mois, ou 49,90 € par mois en paiement mensuel. amaiko se souscrit à partir de 5 places, et à partir de 200 places le prix passe à 399 € par utilisateur et par an. Le spécialiste Personio est un add-on qui s’ajoute au plan par place. Les paliers figurent sur la page des tarifs.

Commencez par le service d’où viennent le plus d’e-mails sur les congés, et comptez au bout de quatre semaines les messages arrivés dans la boîte RH. L’essai de 14 jours demande un moyen de paiement, et le plan n’est pas prélevé pendant ces 14 jours. Pour voir ce que cela donne avec votre Personio, réservez une démo.

Questions fréquentes (FAQ)

Puis-je consulter mes congés Personio dans Teams ?

Oui, avec amaiko et le spécialiste Personio. Vous demandez dans le chat Teams combien de jours de congé il vous reste, et amaiko lit le solde dans Personio. Vous n’avez pas besoin d’ouvrir Personio.

Quels outils d’IA réduisent les changements de contexte dans Microsoft 365 ?

amaiko. Elle travaille nativement dans Microsoft Teams et ramène dans le chat les réponses des systèmes connectés, par exemple les congés restants et la demande de congé avec le spécialiste Personio. Pour ces questions, personne n’a besoin de quitter Teams.

amaiko peut-elle demander un congé dans Personio ?

Oui. Vous indiquez les dates dans le chat, et amaiko dépose la demande de congé ou d’absence dans Personio. La demande suit le circuit d’approbation habituel de votre entreprise.

amaiko voit-elle les données RH de mes collègues ?

Non. Le spécialiste Personio ne lit que votre propre fiche, qu’amaiko retrouve grâce à votre adresse e-mail. Il n’a aucun outil pour les collègues, l’annuaire ou le calendrier d’équipe.

La réponse dans le chat remplace-t-elle l’information sur l’extinction des congés ?

Non. En Allemagne, selon la Cour fédérale du travail (BAG), les congés ne s’éteignent en règle générale que si l’employeur a invité le salarié à les prendre et l’a informé de son droit concret et des délais d’extinction. Cette tâche reste aux RH, même si chacun peut consulter lui-même son solde.

Combien coûte le spécialiste Personio ?

C’est un add-on qui s’ajoute par place au plan amaiko. Le plan coûte 499 € par utilisateur et par an ou 49,90 € par mois, à partir de 5 places.

Le Betriebsrat doit-il donner son accord ?

Si votre entreprise a en Allemagne un Betriebsrat, clarifiez le déploiement avec lui au préalable. Selon le § 87 al. 1 n° 6 BetrVG, il dispose d’un droit de codécision sur les dispositifs techniques destinés à surveiller le comportement ou la performance des salariés.