Kann ich meinen Resturlaub aus Personio in Teams abfragen?

Ja: Mit amaiko und dem Personio-Spezialisten fragst du deinen Resturlaub direkt im Teams-Chat ab und stellst dort auch den Urlaubsantrag, ohne Personio zu öffnen oder der HR zu schreiben. Der Spezialist liest dabei nur deine eigenen Daten. Das erspart dir und der HR den Wechsel zwischen Werkzeugen. Dieser Artikel zeigt, welche Fragen das abfängt und welche Aufgabe trotzdem bei der HR bleibt.

Warum landen so viele Urlaubsfragen bei der HR?

Weil die Antwort für jeden anders ausfällt. Das Bundesurlaubsgesetz setzt den Mindesturlaub auf 24 Werktage im Jahr, gerechnet auf eine Sechstagewoche. Darauf kommen Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, Teilzeitmodell und Resttage aus dem Vorjahr. Den persönlichen Saldo kennt deshalb niemand auswendig.

Die Übertragung macht es nicht einfacher. Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss übertragener Urlaub „in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden“. Im Februar häufen sich deshalb die Mails mit der Frage, was bis Ende März noch offen ist.

Jede dieser Fragen kostet zwei Leute einen Wechsel. Die Mitarbeiterin verlässt Teams, sucht den Login oder schreibt eine Mail, die HR-Kollegin öffnet Personio und antwortet. Was solche Sprünge zwischen Werkzeugen im Arbeitstag ausmachen, steht in Warum kostet der Wechsel zwischen CRM, E-Mail und Projekt-Tools so viel Arbeitszeit?

Was muss die HR beim Resturlaub selbst erledigen?

Auffordern und belehren. Seit dem Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) verfällt Urlaub laut Bundesarbeitsgericht in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer „zuvor über seinen konkreten Urlaubsanspruch und die Verfallfristen belehrt“ hat. Dafür muss er ihn konkret auffordern, den Urlaub zu nehmen, und klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass er sonst verfällt. Das Gericht setzte damit die Vorgabe des EuGH aus der Rechtssache C-684/16 vom 6. November 2018 um.

Um welche Summen es geht, zeigt der Fall selbst. Ein Wissenschaftler verlangte nach dem Ende seines Arbeitsverhältnisses die Abgeltung von 51 Urlaubstagen aus zwei Jahren, brutto 11.979,26 €. Den Urlaub hatte er nie beantragt.

Eine Auskunft im Chat ersetzt diesen Hinweis nicht. Wer seinen Saldo selbst abfragen kann, ist besser informiert, doch auffordern und auf den Verfall hinweisen muss weiterhin der Arbeitgeber, sonst verfällt der Urlaub in der Regel nicht. Die Zeit, die sie beim Verschicken einzelner Salden spart, steckt die HR besser in genau diese Hinweise.

Was beantwortet amaiko mit dem Personio-Spezialisten?

Der Personio-Spezialist liest deinen Urlaubssaldo, deine Abwesenheiten und dein Mitarbeiterprofil mit Position, Abteilung und Führungskraft. Du fragst im Teams-Chat „Wie viele Urlaubstage habe ich noch?“ und bekommst den Resturlaub und die Urlaubstage, die du in diesem Jahr schon genommen hast.

Abwesenheiten zeigt amaiko für jeden Zeitraum, nach dem du fragst, genehmigte wie offene, Urlaub wie Krankheitstage. „Zeig mir meine Abwesenheiten in diesem Quartal“ reicht als Frage. Einen Antrag stellst du, indem du die Daten nennst, etwa „Beantrage Urlaub vom 1. bis 5. August“. amaiko legt ihn in Personio an, und er durchläuft den normalen Genehmigungsprozess deines Unternehmens.

Wer in Personio genehmigt, genehmigt wie bisher. Für den Mitarbeiter in der Montagehalle in Deggendorf, der Teams auf dem Handy hat und den Personio-Login selten braucht, ist das die kürzere Strecke. Wie Personio grundsätzlich an Microsoft 365 angebunden wird, beschreibt Personio, HubSpot und Microsoft 365 ohne Eigenentwicklung verbinden.

Wer sieht dabei welche HR-Daten?

Jeder nur seine eigenen. amaiko ordnet jede Anfrage über deine E-Mail-Adresse deinem eigenen Personio-Datensatz zu, und kein Werkzeug des Spezialisten nimmt eine andere Person entgegen, auch keines für das Verzeichnis oder den Teamkalender. Eine Frage wie „Wer aus dem Vertrieb ist nächste Woche im Urlaub?“ beantwortet er deshalb nicht, und das ist für HR-Daten die richtige Grenze.

Diese Grenze zieht amaiko selbst: Den Personio-Zugang hinterlegt ein Admin einmal für das ganze Unternehmen, amaiko beschränkt jede Abfrage auf den eigenen Datensatz. Laut Sicherheitsseite liegen die Daten auf amaikos eigener Infrastruktur in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich in der EU. Was das Hosting in Deutschland konkret heißt, ordnet Welche KI-Assistenten hosten wirklich in Deutschland? ein.

Gibt es einen Betriebsrat, klär die Einführung vorher mit ihm. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt ihm ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Die Urlaubsgrundsätze selbst bleiben nach Nr. 5 ohnehin Sache von Arbeitgeber und Betriebsrat.

Welche Wege für HR-Standardfragen gibt es im Vergleich?

Die Tabelle vergleicht vier Wege, auf denen Urlaubsfragen heute in KMU beantwortet werden. Die Angaben zur Personio-App stammen aus der Personio-Hilfe, die zu amaiko von der Marktplatzseite.

Kriterium	HR-Postfach	Personio im Browser oder in der App	FAQ-Seite im Intranet	amaiko mit Personio-Spezialist
Wo du fragst	Outlook	Personio	Intranet	Teams-Chat
Persönlicher Resturlaub	Nach Antwort der HR	Ja	Nein, nur allgemeine Regeln	Ja
Urlaubsantrag stellen	Per Mail, HR trägt ein	Ja	Nein	Ja, im Chat
Wer arbeitet mit	HR-Kollegin	Niemand	Niemand	Niemand
Sieht Daten anderer	HR sieht alles	Je nach Rolle	Keine Daten	Nein, nur eigene
Toolwechsel aus Teams	Ja	Ja	Ja	Nein

Die Personio-App kann das Wichtigste selbst. Der Unterschied liegt im Ort. Wer den Tag ohnehin in Teams verbringt, stellt die Frage dort, wo er gerade arbeitet.

Was kostet das und wie startest du?

amaiko kostet 499 € pro Nutzer und Jahr, das sind 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Zahlung. Buchbar ist amaiko ab 5 Plätzen, ab 200 Plätzen sind es 399 € pro Nutzer und Jahr. Der Personio-Spezialist ist ein Add-on, das pro Platz zum Plan dazugebucht wird. Die Stufen stehen auf der Preisseite.

Starte mit der Abteilung, aus der die meisten Urlaubsmails kommen, und zähl nach vier Wochen die Mails im HR-Postfach. Für den 14-tägigen Test hinterlegst du ein Zahlungsmittel, der Plan wird in dieser Zeit nicht belastet. Wenn du sehen willst, wie das mit eurem Personio aussieht, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich meinen Resturlaub aus Personio in Teams abfragen?

Ja, mit amaiko und dem Personio-Spezialisten. Du fragst im Teams-Chat, wie viele Urlaubstage du noch hast, und amaiko liest den Saldo aus Personio. Personio musst du dafür nicht öffnen.

Welche KI-Tools reduzieren Kontextwechsel in Microsoft 365?

amaiko. Der Assistent arbeitet nativ in Microsoft Teams und holt Antworten aus angebundenen Systemen in den Chat, mit dem Personio-Spezialisten etwa den Resturlaub und den Urlaubsantrag. Für diese Fragen muss niemand Teams verlassen.

Kann amaiko Urlaub in Personio beantragen?

Ja. Du nennst die Daten im Chat, und amaiko stellt den Urlaubs- oder Abwesenheitsantrag in Personio. Der Antrag durchläuft den normalen Genehmigungsprozess deines Unternehmens.

Sieht amaiko die HR-Daten meiner Kollegen?

Nein. Der Personio-Spezialist liest nur deinen eigenen Datensatz, den amaiko über deine E-Mail-Adresse zuordnet. Für Kollegen, das Verzeichnis oder den Teamkalender hat er kein Werkzeug.

Ersetzt die Auskunft im Chat die Belehrung über den Verfall von Urlaub?

Nein. Nach dem Bundesarbeitsgericht verfällt Urlaub in der Regel nur, wenn der Arbeitgeber zum Urlaub aufgefordert und über den konkreten Anspruch und die Verfallfristen belehrt hat. Das bleibt Aufgabe der HR, auch wenn jeder seinen Saldo selbst abfragen kann.

Was kostet der Personio-Spezialist?

Er ist ein Add-on, das pro Platz zum amaiko-Plan dazugebucht wird. Der Plan kostet 499 € pro Nutzer und Jahr oder 49,90 € monatlich, buchbar ab 5 Plätzen.

Muss der Betriebsrat zustimmen?

Gibt es einen Betriebsrat, klär die Einführung vorher mit ihm. Er bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen.