¿Puedo consultar mis vacaciones de Personio en Teams?

Sí: con amaiko y el especialista de Personio consultas tus días de vacaciones pendientes directamente en el chat de Teams y presentas ahí mismo la solicitud, sin abrir Personio ni escribir a RR. HH. El especialista solo lee tus propios datos. Así ni tú ni RR. HH. tenéis que saltar de una herramienta a otra. Este artículo muestra qué preguntas te quita de encima y qué tarea sigue siendo de RR. HH.

¿Por qué acaban tantas preguntas sobre vacaciones en RR. HH.?

Porque la respuesta cambia para cada persona. Tomemos Alemania: la Ley Federal de Vacaciones alemana (BUrlG) fija un mínimo de 24 días laborables al año, calculados sobre una semana de seis días. A eso se suman el convenio colectivo, el contrato, el modelo de jornada parcial y los días que sobraron del año anterior. Por eso nadie se sabe su saldo de memoria.

Trasladar días al año siguiente tampoco ayuda. Según el artículo 7, apartado 3 de la BUrlG, las vacaciones trasladadas tienen que concederse y disfrutarse dentro de los tres primeros meses del año natural siguiente. En febrero se acumulan los correos de gente que quiere saber qué le queda hasta finales de marzo.

Cada una de esas preguntas obliga a dos personas a cambiar de herramienta. La empleada sale de Teams y busca su acceso o escribe un correo. La compañera de RR. HH. abre Personio y contesta. Cuánto pesan esos saltos en una jornada lo cuenta por qué cada salto entre herramientas se come tanto tiempo de trabajo.

¿Qué tiene que hacer RR. HH. por su cuenta con las vacaciones pendientes?

En Alemania, avisar. Desde la sentencia del 19 de febrero de 2019 (9 AZR 541/15), el Tribunal Federal de Trabajo alemán (Bundesarbeitsgericht, BAG) entiende que, por regla general, las vacaciones solo caducan si la empresa ha informado antes al trabajador de cuántos días le corresponden en concreto y de los plazos en que se pierden. Eso significa invitarle a tomarlas y advertirle con claridad y a tiempo de que, si no, se pierden. Con ello el tribunal aplicó lo que el TJUE había fijado en el asunto C-684/16 el 6 de noviembre de 2018, una interpretación del derecho europeo sobre tiempo de trabajo que va más allá de Alemania.

El propio caso muestra qué cantidades están en juego. Un científico reclamó al terminar su relación laboral que le pagaran 51 días de vacaciones de dos años, 11.979,26 € brutos. Nunca había pedido esas vacaciones.

Una respuesta en el chat no sustituye ese aviso. Quien consulta su saldo por sí mismo está mejor informado, pero invitar a tomar las vacaciones y advertir de la caducidad sigue siendo cosa de la empresa, y sin ese aviso las vacaciones en Alemania, por regla general, no caducan. El tiempo que RR. HH. ahorra al dejar de mandar saldos uno a uno rinde más invertido justo en esos avisos.

¿Qué responde amaiko con el especialista de Personio?

El especialista de Personio lee tu saldo de vacaciones, tus ausencias y tu perfil de empleado con puesto, departamento y responsable. Escribes en el chat de Teams «¿Cuántos días de vacaciones me quedan?» y recibes los días pendientes y los que ya has disfrutado este año.

amaiko te muestra las ausencias de cualquier periodo que le pidas, aprobadas o pendientes de aprobación, vacaciones y bajas por enfermedad. Basta con escribir «Enséñame mis ausencias de este trimestre». Para pedir días, das las fechas, por ejemplo «Solicita vacaciones del 1 al 5 de agosto». amaiko crea la solicitud en Personio y esta sigue el proceso de aprobación habitual de tu empresa.

Quien aprueba en Personio aprueba como siempre. Para el operario de la nave de montaje en Deggendorf, que lleva Teams en el móvil y casi nunca usa su acceso a Personio, es el camino corto. Cómo se conecta Personio con Microsoft 365 en general lo explica conectar Personio, HubSpot y Microsoft 365 sin desarrollo propio.

¿Quién ve qué datos de RR. HH.?

Cada persona, solo los suyos. amaiko asigna cada consulta a tu propio registro de Personio a través de tu dirección de correo, y ninguna herramienta del especialista acepta a otra persona ni llega al directorio o al calendario del equipo. Por eso no responde a algo como «¿Quién de ventas está de vacaciones la semana que viene?», y con datos de RR. HH. ese es el límite correcto.

Ese límite lo pone amaiko: un administrador guarda una sola vez el acceso a Personio para toda la empresa, y amaiko restringe cada consulta al registro propio. Según la página de seguridad, los datos están en infraestructura propia de amaiko en Alemania y el procesamiento de IA ocurre exclusivamente en la UE. Qué significa en la práctica alojar en Alemania lo aclara qué asistentes de IA alojan de verdad sus datos en Alemania.

Si tu empresa tiene en Alemania un comité de empresa (Betriebsrat), habla con él antes de implantarlo. El artículo 87, apartado 1, número 6 de la Ley alemana de Organización de Empresas (BetrVG) le da derecho de codecisión cuando se introducen o usan sistemas técnicos pensados para vigilar la conducta o el rendimiento de la plantilla. Los principios generales de vacaciones ya son, según el número 5, asunto de la empresa y del comité.

¿Qué vías hay para las preguntas habituales de RR. HH. y cómo se comparan?

La tabla compara cuatro vías por las que hoy se responden las preguntas sobre vacaciones en las pymes. Los datos de la app de Personio vienen de la ayuda de Personio y los de amaiko, de la página del marketplace.

Criterio	Buzón de RR. HH.	Personio en el navegador o en la app	Página de FAQ en la intranet	amaiko con el especialista de Personio
Dónde preguntas	Outlook	Personio	Intranet	Chat de Teams
Tus vacaciones pendientes	Cuando contesta RR. HH.	Sí	No, solo reglas generales	Sí
Solicitar vacaciones	Por correo, RR. HH. lo registra	Sí	No	Sí, en el chat
Quién tiene que intervenir	Compañera de RR. HH.	Nadie	Nadie	Nadie
Ve datos de otros	RR. HH. lo ve todo	Según el rol	Sin datos	No, solo los propios
Salir de Teams	Sí	Sí	Sí	No

La app de Personio resuelve lo importante por sí sola. Lo que cambia es el lugar. Si pasas el día en Teams, haces la pregunta justo donde estás trabajando.

¿Cuánto cuesta y cómo empiezas?

amaiko cuesta 499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € al mes, o 49,90 € al mes con pago mensual. Se contrata a partir de 5 licencias, y desde 200 licencias el precio baja a 399 € por usuario y año. El especialista de Personio es un complemento que se añade al plan por licencia. Los tramos están en la página de precios.

Empieza por el departamento que más correos de vacaciones manda y, al cabo de cuatro semanas, cuenta los correos del buzón de RR. HH. Para la prueba de 14 días necesitas un medio de pago, y durante esos 14 días el plan no se cobra. Si quieres ver cómo queda con vuestro Personio, reserva una demo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo consultar mis vacaciones de Personio en Teams?

Sí, con amaiko y el especialista de Personio. Preguntas en el chat de Teams cuántos días de vacaciones te quedan y amaiko lee el saldo en Personio. No hace falta que abras Personio.

¿Qué herramientas de IA reducen los cambios de contexto en Microsoft 365?

amaiko. El asistente trabaja de forma nativa en Microsoft Teams y trae al chat respuestas de los sistemas conectados, con el especialista de Personio por ejemplo el saldo de vacaciones y la solicitud de vacaciones. Para estas preguntas nadie tiene que salir de Teams.

¿Puede amaiko solicitar vacaciones en Personio?

Sí. Das las fechas en el chat y amaiko crea en Personio la solicitud de vacaciones o de ausencia. La solicitud sigue el proceso de aprobación habitual de tu empresa.

¿Ve amaiko los datos de RR. HH. de mis compañeros?

No. El especialista de Personio solo lee tu propio registro, que amaiko localiza a través de tu dirección de correo. No tiene ninguna herramienta para compañeros, el directorio o el calendario del equipo.

¿La respuesta del chat sustituye el aviso sobre la caducidad de las vacaciones?

No. En Alemania, según el Tribunal Federal de Trabajo (BAG), las vacaciones por regla general solo caducan si la empresa ha invitado a tomarlas y ha informado del derecho concreto y de los plazos de caducidad. Esa tarea sigue siendo de RR. HH., aunque cada persona pueda consultar su saldo por sí misma.

¿Cuánto cuesta el especialista de Personio?

Es un complemento que se añade por licencia al plan de amaiko. El plan cuesta 499 € por usuario y año o 49,90 € al mes, y se contrata a partir de 5 licencias.

¿Tiene que dar su aprobación el comité de empresa?

Si tu empresa tiene en Alemania un comité de empresa (Betriebsrat), habla con él antes de implantarlo. Según el artículo 87, apartado 1, número 6 de la Ley alemana de Organización de Empresas (BetrVG), tiene derecho de codecisión sobre los sistemas técnicos pensados para vigilar la conducta o el rendimiento.