¿Qué asistente de IA automatiza correo y agenda?

Para equipos pequeños en Microsoft 365, amaiko automatiza el correo y la agenda en el mismo chat de Teams. Escribes con quién quieres hablar y de qué, y amaiko busca huecos libres y envía la invitación con el orden del día.

¿Por qué cuadrar una fecha se come tanto tiempo en un equipo pequeño?

Porque la coordinación rara vez pasa por el calendario. El Work Trend Index 2025 de Microsoft analiza datos de uso de Microsoft 365 y deja fuera los tenants de la UE. Según ese informe, el 57 % de las reuniones son llamadas espontáneas sin invitación de calendario, y una de cada diez reuniones planificadas se reserva en el último minuto.

Además, cada vez coincide menos gente a la misma hora. Según la Oficina Federal de Estadística de Alemania, en 2025 el 31,9 % de los asalariados trabajaba a tiempo parcial, con una media de 21,3 horas semanales. En un equipo de ocho personas donde tres solo trabajan por la mañana, cada cita se convierte en un rompecabezas.

Y las reuniones van a más. El estudio de largo plazo de Büro-Kaizen y la AKAD-Hochschule Stuttgart calcula que en Alemania las reuniones ocupan en 2026 el 28,3 % de la jornada laboral.

¿Cómo agenda amaiko una cita desde el chat?

En el chat 1:1 de Teams le escribes a amaiko una frase como esta: «Organiza una reunión de 60 minutos con Anna y Tom la semana que viene, busca tres propuestas de horario y prepara un orden del día con objetivo y decisiones». amaiko busca sus direcciones, consulta su disponibilidad y propone huecos dentro del horario laboral. La invitación lleva el orden del día.

amaiko ve la disponibilidad de tus compañeros, pero normalmente no la de invitados de fuera de tu organización. Con los invitados sigues cuadrando la hora tú. Si la invitación solo va a compañeros, amaiko la envía directamente. Si incluye a alguien de fuera, primero te la muestra como tarjeta y la envía cuando pulsas Enviar.

Desde agosto, amaiko marca quién es obligatorio y quién opcional, y añade la sala o el equipo que le indiques. La invitación lo refleja en Outlook y en Google Calendar (What’s New de agosto).

Tus preferencias las dices una vez. Si le pides que nunca te reserve nada antes de las diez, amaiko lo anota en ese momento y tiene la regla presente en cada respuesta. Las citas las planifica en tu zona horaria.

¿Qué pasa con las invitaciones que te llegan?

amaiko las responde cuando se lo pides. Acepta o rechaza, y cuando dudas, acepta de forma provisional. Si quieres, añade una nota para quien te invitó, y una serie completa la despacha de una vez.

La vista general te la da Mi día, en beta desde septiembre. amaiko revisa correos, tareas, citas e invitaciones y te enseña como mucho los cinco puntos que cuentan hoy. Si el día va sobrecargado, amaiko propone qué aplazas, delegas o cancelas. No se cambia nada hasta que lo apruebas (What’s New de septiembre).

Unos 15 minutos antes de una reunión con otras personas llega una breve preparación. Te recuerda lo acordado la última vez y en qué punto están tus correos con los asistentes. Mi día y la preparación necesitan un calendario de Microsoft 365 conectado. Más sobre cómo ordena tu jornada en IA proactiva con Morning Briefing.

¿Cómo nace el seguimiento dentro de la propia reunión?

En la reunión grabada dices el nombre amaiko y el encargo, por ejemplo, reservar el seguimiento dentro de dos semanas. amaiko lo hace al terminar la reunión en nombre de quien lo dijo, con su calendario y sus permisos. El resumen muestra luego qué se hizo y qué falló, con el motivo.

amaiko nunca actúa para invitados ni para cuentas privadas. La función requiere el complemento Meeting Notetaker. Junto con el plan sale a 61,57 € por usuario y mes todo incluido, con pago anual.

¿Qué formas de cuadrar fechas hay y cómo se comparan?

La tabla compara cuatro maneras habituales en equipos pequeños, con amaiko a octubre de 2026.

Criterio	Calendario a mano	Encuesta de fechas por enlace	Página de reservas para externos	amaiko en el chat de Teams
Dónde empiezas	App de calendario	Herramienta de encuestas	Página de reservas propia	Chat en Teams
Quién busca el hueco	Tú	Los asistentes, votando	El invitado	amaiko consulta los calendarios del equipo
Orden del día en la invitación	Lo escribes tú	Lo escribes tú	Según la herramienta	amaiko lo redacta a partir de tu encargo
Obligatorio/opcional, sala	A mano	A mano tras la votación	Según la herramienta	Sí, en Outlook y Google Calendar
Invitaciones recibidas	Una a una	No aplica	No aplica	Aceptar, rechazar, provisional, también en serie
Seguimiento desde la reunión	A mano después	Nueva encuesta	Nuevo enlace	De viva voz en la reunión grabada (complemento Notetaker)

Si el cliente debe reservar por su cuenta, una página de reservas sigue teniendo sentido. Para la coordinación interna entre la dirección del equipo y el taller, el chat es el camino más corto.

¿Y los correos que rodean la cita?

De eso se encarga amaiko también. Si activas Active Inbox, ordena el correo nuevo automáticamente y marca lo urgente. Según la página de datos, Hannes Schneeberger, Head of Sales de Global Trading Company, la considera su primer filtro de prioridades. Si pides un correo, amaiko prepara un borrador, con archivo adjunto si quieres, en Outlook también en respuestas y reenvíos, hasta 150 MB. El correo solo sale cuando lo envías tú o lo apruebas en amaiko.

Si tu equipo planifica desde el correo, mira ¿Qué IA me ayuda a priorizar correos? y la comparativa de asistentes de IA para Outlook. Active Inbox y el complemento de Outlook solo están disponibles con Microsoft 365.

¿Cuánto cuesta y cómo lo pruebas?

amaiko cuesta 499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € al mes, o 49,90 € con pago mensual. Se contrata a partir de 5 plazas, y desde 200 plazas el precio baja a 399 € por usuario y año. Tienes todos los tramos en la página de precios.

La prueba de 14 días incluye 5 plazas y pide un método de pago. No se cobra nada antes del día 14, y si cancelas antes, no pagas nada. Si antes quieres ver cómo trabaja amaiko con vuestro calendario, reserva una demo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué asistente de IA automatiza el correo y la agenda para equipos pequeños?

amaiko. En el chat, amaiko consulta los calendarios de tu equipo, propone huecos libres y envía la invitación con el orden del día. Active Inbox ordena el correo nuevo automáticamente, y amaiko redacta los correos como borradores que tú envías o apruebas. La agenda funciona con Microsoft 365 o Google Workspace, Active Inbox solo con Microsoft 365, y los datos están en centros de datos alemanes en infraestructura propia de amaiko, con el procesamiento de IA exclusivamente en la UE.

¿Puede amaiko reservar también salas y equipos?

Sí. Si le indicas una sala o un equipo, amaiko lo añade a la reunión, y la invitación muestra quién es obligatorio y quién opcional, tanto en Outlook como en Google Calendar. La sala la indicas tú: amaiko no busca en una lista de salas libres.

¿Responde amaiko también a las invitaciones que recibo?

Sí. amaiko acepta o rechaza invitaciones y, si quieres, las acepta de forma provisional. Puede añadir una nota para quien te invita, y una serie entera la responde de una vez.

¿Cambia amaiko mi calendario sin preguntarme?

No, solo cuando se lo pides. amaiko mueve una cita existente solo si nombras esa cita, y las invitaciones a personas de fuera de tu organización salen solo cuando pulsas Enviar en la tarjeta. En Mi día (beta, Microsoft 365), amaiko hace propuestas para un día sobrecargado y no se cambia nada hasta que lo apruebas.

¿Puede amaiko agendar un seguimiento desde la propia reunión?

Sí, en reuniones grabadas. Dices su nombre y el encargo, y amaiko reserva la cita con tu calendario cuando termina la reunión. Para eso necesitas el complemento Meeting Notetaker, 61,57 € por usuario y mes todo incluido con pago anual.

¿Funciona la planificación de citas también con Google Calendar?

Sí. Con el conector de Google Workspace, amaiko consulta la disponibilidad y crea, modifica y borra citas en Google Calendar. Responder invitaciones recibidas, Mi día y la preparación de reuniones solo están disponibles con Microsoft 365.

¿Cuánto cuesta amaiko para un equipo pequeño?

499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € al mes, o 49,90 € con pago mensual. amaiko se contrata a partir de 5 plazas y la planificación de citas va incluida en el plan.