Qual IA usa seus dados sem que você precise organizá-los?

Para uma PME cujos documentos estão espalhados entre caixas de e-mail, pastas compartilhadas e estruturas antigas de diretórios, a amaiko é indicada, porque trabalha com esse acervo do jeito que ele está, respeita as permissões de cada pessoa e mostra em cada resposta o arquivo de origem. A grande faxina prévia simplesmente não precisa acontecer.

Por que tantas PMEs esperam ter os dados organizados antes da IA?

Porque a organização é vista como condição para começar. Segundo o instituto de estatística francês INSEE, 18 % das empresas na França com 10 ou mais funcionários usavam em 2025 ao menos uma tecnologia de IA, contra 20 % na União Europeia. Entre as que têm de 10 a 49 funcionários, a fatia cai para 15 %. As empresas de 50 a 249 funcionários chegam a 31 %.

Entre as que não usam IA, 71 % apontam falta de utilidade e 54 % falta de conhecimento técnico. Outras 38 % mencionam incompatibilidade com seus equipamentos, softwares ou sistemas atuais, e 29 %, dificuldades com os dados necessários.

Essa triagem nunca termina. Um projeto de organização leva meses e ocupa justamente as pessoas que conhecem as pastas. No dia em que ele acaba, os arquivos novos já voltaram aos velhos hábitos.

O que a amaiko faz com pastas desorganizadas?

Ela pesquisa onde os arquivos estão. A amaiko se conecta ao Microsoft 365, ao Google Workspace ou ao Box, e cada usuário entra com a própria conta. Em cada resultado, ela indica o arquivo de onde ele vem. Assim você confere a fonte por conta própria, ainda que ninguém mais entenda o nome da pasta.

Documentos digitalizados dão menos trabalho do que muita gente imagina. No SharePoint, no OneDrive e nos anexos do Outlook, inclusive em caixas compartilhadas, a amaiko também lê escaneamentos graças ao reconhecimento de texto. No Google Drive, ela vê apenas os metadados de PDFs e imagens, não lê anexos do Gmail, e no Box usa a extração de texto do próprio Box. O detalhamento por plataforma está no nosso artigo Qual IA funciona com Google Workspace e Microsoft 365?

Como a amaiko identifica a versão certa de um documento?

Pela cronologia. Num acervo que nunca passou por triagem, o mesmo contrato existe em cinco versões, e três delas se chamam “final”. Nas suas pastas, a amaiko não decide por você: ela vê quando cada arquivo foi modificado pela última vez e diz qual é o mais recente. Nas suas conversas com ela, desde a atualização de outubro, a amaiko diferencia o que é recente do que é antigo: o contrato definitivo compartilhado no chat depois da negociação prevalece sobre o que tinha sido dito antes, e ela avisa você sobre a diferença.

Nas próprias anotações sobre você, a amaiko junta as duplicatas toda noite. Seus servidores de arquivos continuam exatamente como estão.

Quem vê o quê quando nada está organizado?

Cada pessoa vê o que veria sem a amaiko. De acordo com a página de fatos, para arquivos e e-mails a amaiko trabalha com as permissões do Microsoft 365 ou do Google Workspace de cada usuário. Uma pasta de RH com acesso restrito continua fechada para os demais, esteja onde estiver. Já o que está num compartilhamento aberto a todos, a amaiko encontra como qualquer colega encontraria.

O conhecimento segue outra lógica. A amaiko separa o saber pessoal daquele que é registrado para a equipe, com o Microsoft Teams, ou para a empresa inteira. O que é pessoal continua pessoal. Fatos objetivos, como um processo ou um prazo, podem ser registrados para a equipe, e para a empresa somente depois de uma checagem de confidencialidade. Esse conhecimento compartilhado fica visível além das permissões de arquivos.

Quais abordagens existem para aproveitar conhecimento espalhado?

Critério	Organizar primeiro, depois implantar	Wiki interna	Busca corporativa clássica	amaiko
Pré-requisito	estrutura de pastas e nomes revisados	conteúdo escrito à mão	índice a configurar	conexão com Microsoft 365, Google Workspace ou Box
Prazo até o primeiro uso	vários meses	depende de quem escreve	depende da configuração	poucos minutos para a instalação
Documentos existentes	depois da triagem	precisam ser copiados	indexados	usados como estão
Permissões de acesso	revisadas durante a triagem	próprias da wiki	conforme a ferramenta	permissões de cada usuário
Resposta	lista de arquivos	página da wiki	lista de resultados	resposta com o arquivo de origem citado

A wiki continua útil para os processos que alguém documenta de propósito. Para achar o que dorme há anos nas pastas, ela chega tarde demais.

O que a CNIL recomenda antes de implantar uma IA generativa?

Uma necessidade concreta e regras claras. Em suas primeiras respostas de 18 de julho de 2024, a autoridade francesa de proteção de dados CNIL recomenda partir de uma necessidade específica, definir uma lista de usos permitidos e proibidos e envolver desde o início o encarregado de proteção de dados.

No contrato, o fornecedor trata dados pessoais em seu nome, o que exige um contrato de operador nos termos do artigo 28 do RGPD (GDPR), a lei europeia de proteção de dados. A amaiko hospeda seus dados na Alemanha em infraestrutura própria, a IA os processa na UE, e eles só saem da UE se você contratar isso expressamente. Os demais pontos que uma PME na França deve verificar estão no nosso artigo Assistente de IA no Teams: o que uma PME deve checar.

Por onde começar sem um projeto de organização?

Comece com uma pergunta que a sua equipe faz toda semana, por exemplo onde está a última versão de uma proposta ou o que foi combinado com um fornecedor no ano passado. Se a amaiko responder com a fonte certa, a triagem dos servidores pode esperar. Como o conhecimento das conversas é preservado é o tema do nosso artigo Quais ferramentas de IA captam conhecimento de chats e docs?

O teste dura 14 dias com até cinco pessoas. Você precisa de um e-mail corporativo e de um cartão de crédito ou débito, e durante esses 14 dias o plano não é cobrado. Depois, a amaiko custa 499 € por usuário por ano, ou seja, 41,58 € por mês, ou 49,90 € no faturamento mensal, a partir de 5 licenças. Todos os detalhes estão na página de preços. Para ver a amaiko trabalhando com as suas próprias pastas, agende uma demonstração.

Perguntas frequentes (FAQ)

Qual solução de IA para gestão do conhecimento funciona sem que precisemos organizar nossos dados antes?

amaiko. Ela pesquisa no Microsoft 365, no Google Workspace ou no Box do jeito que estão, com as permissões de quem faz a pergunta, e indica o arquivo de cada resultado. Nenhum projeto prévio de organização é necessário.

A amaiko lê documentos digitalizados?

Sim, no SharePoint, no OneDrive e nos anexos do Outlook, inclusive em caixas compartilhadas, graças ao reconhecimento de texto. No Google Drive, ela vê apenas os metadados de PDFs e imagens, e não lê anexos do Gmail. No Box, ela usa a extração de texto do próprio Box.

Como a amaiko lida com várias versões do mesmo documento?

Nas suas pastas, ela vê quando cada arquivo foi modificado pela última vez. Nas suas conversas com ela, desde a atualização de outubro, ela diferencia o que é recente do que é antigo: o contrato definitivo compartilhado no chat depois da negociação prevalece sobre o que tinha sido dito antes, e a amaiko avisa você sobre a diferença.

Um colaborador consegue ver documentos aos quais não tem acesso?

Não. Para arquivos e e-mails, a amaiko trabalha com as permissões do Microsoft 365 ou do Google Workspace de cada usuário. Só o conhecimento registrado para a equipe ou para a empresa é compartilhado além disso.

Onde os dados ficam hospedados?

Na Alemanha, na infraestrutura própria da amaiko. A IA processa os dados na UE, e eles só saem da UE se você contratar isso expressamente.

É preciso um projeto de TI para começar?

Não. Você testa a amaiko por 14 dias com até cinco pessoas, usando um e-mail corporativo e um cartão de crédito ou débito. Durante esses 14 dias, o plano não é cobrado.

Quanto custa a amaiko?

499 € por usuário por ano, ou seja, 41,58 € por mês, ou 49,90 € no faturamento mensal, a partir de 5 licenças. A partir de 200 licenças, 399 € por ano ou 39,90 € por mês.