Die 5 besten Sally.io-Alternativen (2026)

Sally.io gehört zu den Produkten im Meeting-KI-Markt, die man leicht respektieren kann. In Mannheim entwickelt, in der EU gehostet und von Grund auf DSGVO-konform, tritt es automatisch deinen Teams-, Zoom-, Meet- und Webex-Calls bei, transkribiert in über 35 Sprachen und liefert strukturierte Zusammenfassungen. Es vermarktet sich sogar — mit einiger Berechtigung — als Copilot-Alternative mit stärkerem Datenschutz. Wenn du Sally evaluierst, hast du schon eine gute Entscheidung getroffen: Du nimmst europäischen Datenschutz ernst.

Warum dann überhaupt eine Sally Alternative suchen?

Weil die Frage, die dich zu Sally geführt hat — wo landen unsere Daten? — nicht beim Meeting endet. Drei Muster tauchen in fast jeder Evaluierung einer KI-Meeting-Assistent-Alternative auf:

• Meeting-Notizen sind ein Ausschnitt, nicht der Arbeitstag. Die Zusammenfassung landet im Postfach — und alles andere bleibt Handarbeit: die E-Mail-Triage, die Follow-ups, das Briefing für den nächsten Call, der Projektkontext, der über deine Systeme verstreut liegt. Ein Meeting-Assistent endet, wo das Meeting endet.
• Transkripte sind kein Gedächtnis. Eine gut strukturierte Zusammenfassung pro Meeting ist nützlich. Aber ein Archiv aus Zusammenfassungen ist kein Unternehmensgedächtnis — nichts verbindet die Entscheidung aus dem März mit der Frage, die im Juni gestellt wird. Das ist eine strukturelle Grenze der Kategorie Meeting-Assistent, kein Sally-Fehler.
• Der DSGVO-Instinkt sollte alles abdecken. Wenn EU-Hosting für deine Meeting-Audios zählt, zählt es mindestens genauso für deine E-Mails, deine Dokumente und dein Unternehmenswissen. Datenschutz für ein Tool zu lösen und für den Rest des KI-Stacks zu ignorieren, ist eine halbe Policy.

Die Alternativen unten zerfallen in zwei Lager: Tools, die bei Meeting-Intelligenz tiefer gehen als Sally (und dabei still die europäische Haltung eintauschen, die dich hierher gebracht hat) — und Plattformen, die denselben Datenschutz-Instinkt auf den ganzen Arbeitstag ausweiten. Den direkten Vergleich findest du unter amaiko vs Sally.

1. amaiko — der ganze Arbeitstag, nicht nur das Meeting

amaiko startet mit einer anderen Prämisse als ein Meeting-Assistent: Das Meeting ist ein Input unter vielen, nicht das Produkt. Es ist Teams-nativ — ein einziger Teams-Chat, keine separate App, kein Rollout-Projekt, keine Schulungen. Hinzufügen, lostippen, fertig.

Was es aus dieser Position macht, ist der eigentliche Unterschied. amaiko deckt die Meeting-Intelligenz ab, die ein Sally-Käufer erwartet — und arbeitet weiter, wenn der Call vorbei ist:

• Proaktive Briefings. amaiko bereitet deinen Tag vor, bevor du fragst: was deine Aufmerksamkeit braucht, was ansteht, was sonst durchrutschen würde. Ein Meeting-Assistent fasst zusammen, was passiert ist; amaiko bereitet auch vor, was als Nächstes passiert.
• E-Mail-Triage. Die Follow-ups, die Threads, die Antworten brauchen, die Nachrichten, die warten können — erledigt im selben Teams-Chat, vom selben Assistenten, der deinen Meeting-Kontext kennt.
• Persistentes Unternehmensgedächtnis. Das ist die strukturelle Lücke der gesamten Notetaker-Kategorie — und amaikos Kern. Es lernt, wie dein Unternehmen arbeitet — Projekte, Kunden, Entscheidungen, Vorlieben — und behält dieses Wissen über jede Konversation hinweg. Die Entscheidung aus dem März ist im Juni noch da, verbunden mit der Frage, die gerade gestellt wird. Jede Interaktion macht die nächste besser.
• Orchestrierung aller Systeme. Ein selbstlernendes Netzwerk spezialisierter Agenten arbeitet über E-Mail, Meetings, Recherche und deine Unternehmenssysteme hinweg — SAP, dein CRM, interne Tools, Branchensoftware. Läuft dein Geschäft darauf, kann amaiko damit arbeiten.

Und der Grund, warum ein Sally-Evaluator das alles überhaupt in Betracht ziehen kann: Die Datenschutz-Haltung ist kein Kompromiss. 100 % deutsches Hosting und ISO-42001-konformes KI-Management — derselbe Instinkt, der dich zu einem in Mannheim gebauten Notetaker geführt hat, angewandt auf den ganzen Arbeitstag. Details auf der Security-Seite. Die Preise starten bei 19,92 € pro Nutzer und Monat (jährlich abgerechnet) — siehe Preise.

Ein ehrlicher Hinweis: amaiko lebt in Microsoft Teams. Wenn deine Meeting-Kultur wirklich gleichmäßig über Zoom, Meet und Webex verteilt ist und ein plattformübergreifender Notetaker alles ist, was du brauchst, ist Sally genau dafür gebaut und bleibt eine gute Wahl. Das Argument für amaiko ist nicht, dass Sally schlecht mitschreibt — sondern dass Meeting-Notizen allein eine kleine Ambition für KI am Arbeitsplatz sind.

Am besten für: Teams-zentrierte Unternehmen, die Tools wie Sally wegen des europäischen Datenschutzes gewählt haben und dieselbe Haltung jetzt für Briefings, E-Mail, Gedächtnis und jedes interne System wollen. Buche eine Demo und sieh es im eigenen Tenant.

2. Read AI — die tiefste Meeting-Analytik, mit Consent-Altlasten

Wer mehr Meeting-Intelligenz will als Sally bietet, landet bei Read AI, der Maximalvariante. Rund 5 Millionen monatlich aktive Nutzer, eine Bewertung von 450 Mio. $ und die tiefste Analytik der Kategorie: Redezeit-, Sentiment- und Aufmerksamkeits-Scores, ein Search Copilot, der einen Wissensgraphen über Meetings, E-Mail und Slack aufbaut, und ein CRM Copilot, der nach Calls Salesforce oder HubSpot aktualisiert. Die Preise sind zugänglich — kostenlos für 5 Meetings im Monat, Pro für 19,75 $ pro Nutzer und Monat (15 $ jährlich).

Für einen Käufer, der von Sally kommt, liegen die Probleme genau dort, wo du zuerst hinschaust. Read AI sitzt in den USA, EU-Datenresidenz gibt es nur in Enterprise-Stufen. Schlimmer: Der Bot hat Meeting-Zusammenfassungen ohne Einwilligung an alle Eingeladenen verschickt — externe Teilnehmer inklusive —, was zu aktiven DSGVO-Beschwerden und dokumentierten Unternehmens-Sperren auf Zoom und Teams geführt hat. Starke Analytik, aber die Datenschutz-Haltung ist das Gegenteil dessen, was dich zu einem deutschen Notetaker gebracht hat.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Read AI.

3. Fireflies.ai — der Preis-Leistungs-Notetaker

Fireflies ist das Value-Angebot im Meeting-KI-Markt: ein wirklich brauchbares Free-Tier mit unbegrenzter Transkription, Pro für 10 $ pro Sitz und Monat, Transkription in über 100 Sprachen — relevant für international arbeitende Mittelständler — dazu AskFred für Fragen an vergangene Transkripte und über 40 native Integrationen. Fairerweise: Es verpflichtet sich zu Zero-Day-Retention bei KI-Subprozessoren und trainiert keine Modelle mit deinen Daten.

Die Vorbehalte spiegeln Read AI. Die Daten liegen standardmäßig auf US-Servern; EU-Residenz braucht das Private-Storage-Add-on der Enterprise-Stufe. Der sichtbare Aufnahme-Bot wird von Unternehmens-IT breit blockiert, und nach deutschem Recht (§ 201 StGB) ist ein Bot, der ohne dokumentierte Einwilligung jedes Teilnehmers Calls beitritt, ein rechtliches Risiko, kein Komfort. Und AskFred ist Transkript-Suche, kein Organisationsverständnis — Fireflies weiß nur, was in Meetings gesagt wurde, an denen es teilnahm.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Fireflies.

4. Microsoft 365 Copilot — Meeting-Recap im M365-Stack

Läuft dein Unternehmen schon auf Microsoft 365, ist die Antwort des Platzhirschs gestaffelt: Teams Premium (10 $ pro Nutzer und Monat) bringt Intelligent Meeting Recap und Live-Übersetzung in über 40 Sprachen, und Microsoft 365 Copilot (30 $ pro Nutzer und Monat zusätzlich zur E3/E5-Lizenz) erweitert auf E-Mail-Entwürfe in Outlook, Dokumentenerstellung in Word und PowerPoint und Graph-verankerte Suche über deinen Tenant. Die Compliance ist juristisch belastbar: EU Data Boundary, deutsche Datenresidenz möglich, ISO 27001, BSI C5.

Die Grenzen sind die Rechnung und das Modell. Die Gesamtkosten pro Arbeitsplatz liegen oft über 50 € pro Nutzer und Monat. Copilot ist reaktiv — er antwortet auf Anfrage, baut kein persistentes Unternehmensgedächtnis auf und erreicht Nicht-Microsoft-Systeme wie SAP oder dein CRM nur über individuelle Copilot-Studio-Entwicklung. Du bekommst das Meeting-Recap — aber dieselbe Sitzungs-Amnesie, die Sally-Käufer zu erkennen gelernt haben.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Microsoft 365 Copilot.

5. meinGPT — die deutsche KI-Plattform mit Transkription inklusive

Das Münchner meinGPT ist auf dieser Liste die kulturell engste Verwandtschaft zu Sally: Hosting in Deutschland, ISO-27001-Zertifizierung, deutschsprachiger Support und eine echte Kundenbasis — über 100.000 Nutzer in mehr als 250 mittelständischen Unternehmen. Meeting-Transkription ist als eines der KI-Tools enthalten, neben Multi-Modell-Chat (GPT-5, Claude, Gemini und mehr), rollenbasierten Assistenten, Workflow-Automatisierung und — selten in dieser Klasse — SAP- und ERP-Konnektoren.

Der Trade-off ist der umgekehrte Fokus: Wo Sally ein dedizierter Meeting-Assistent ist, ist meinGPT eine generelle Chat-Plattform, bei der Transkription ein Feature ist, nicht das Produkt. Es ist chat-first und reaktiv — Nutzer holen sich Informationen, nichts wird gepusht, und ein persistentes Unternehmensgedächtnis entsteht nicht von allein. Eine Teams-native Erfahrung gibt es nicht, und die Preise sind angebotsbasiert: Budgetplanung beginnt mit einem Vertriebsgespräch.

Ganzer Vergleich: amaiko vs meinGPT.

So wählst du richtig

Richte die Wahl daran aus, was tatsächlich abgedeckt sein muss:

• Dein Unternehmen lebt in Microsoft Teams und du willst den Sally-Instinkt — europäischen Datenschutz — ausgeweitet auf Briefings, E-Mail, Gedächtnis und jedes interne System: Nimm amaiko. 100 % deutsches Hosting, ISO 42001, proaktiv per Design, ab 19,92 € pro Nutzer und Monat.
• Du willst maximale Meeting-Analytik und kannst einen US-Anbieter mit Enterprise-only-EU-Residenz vor deinem Datenschutzbeauftragten vertreten: Read AI — mit offenen Augen für die Consent-Historie.
• Du willst den besten Preis-Leistungs-Notetaker und deine Meetings haben keine deutschen Einwilligungs-Hürden: Fireflies — stärkstes Free-Tier, über 100 Sprachen.
• Du steckst tief in M365 und willst den Stack des Platzhirschs: Microsoft 365 Copilot plus Teams Premium — wenn die Pro-Kopf-Rechnung über 50 € deinen Business Case überlebt.
• Du willst eine deutsche Allzweck-KI-Plattform, bei der Transkription ein Tool unter vielen ist: meinGPT.

Und fairerweise zu Sally: Wenn ein DSGVO-sauberer, plattformübergreifender Meeting-Notetaker wirklich die ganze Anforderung ist, macht Sally diesen Job gut — deutsche Entwicklung, EU-Hosting, über 35 Sprachen. Die eigentliche Frage ist nicht, ob Sally gut mitschreibt. Sondern ob Meeting-Notizen das Ende der KI-Ambitionen deines Unternehmens sind.