Die 5 besten Fireflies-Alternativen (2026)

Fireflies.ai dominiert die Kategorie der Meeting-Notetaker beim Preis-Leistungs-Verhältnis: ein wirklich brauchbarer Free-Tarif mit unbegrenzter Transkription, Unterstützung für über 100 Sprachen und mehr als 40 native Integrationen — zu Preisen, die alle anderen unterbieten. Wer nur Transkripte braucht, kann kaum widersprechen. Warum suchen 2026 trotzdem so viele Teams eine Fireflies Alternative?

Drei Gründe tauchen in fast jedem Gespräch auf:

• Der Bot. Fireflies funktioniert, indem es einen sichtbaren Teilnehmer in jeden Call schickt. Unternehmens-IT blockiert ihn aus Prinzip — und in Deutschland kollidiert er mit dem Strafrecht: § 201 StGB stellt die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes unter Strafe. Ein sichtbarer Aufnahme-Bot ohne dokumentierte Einwilligung jedes Teilnehmers ist keine Compliance-Grauzone. Er ist ein rechtliches Risiko — das sich zu Beginn jedes externen Calls erneuert.
• Die Daten. Fireflies läuft standardmäßig auf US-Servern. EU-Datenresidenz gibt es — aber nur über das Private-Storage-Add-on im Enterprise-Tarif für 39 $ pro Sitz. Die DSGVO-konforme Konfiguration frisst genau den Preisvorteil auf, der Fireflies attraktiv gemacht hat. Wer ein KI-Meetingprotokoll DSGVO-konform erstellen will, zahlt bei Fireflies Enterprise-Preise.
• Transkripte sind kein Gedächtnis. AskFred beantwortet Fragen zu alten Aufnahmen — das ist Transkript-Suche, kein organisationales Verständnis. Wissen bleibt in einzelnen Meetings eingeschlossen. Nichts akkumuliert, nichts verbindet sich mit deinen Projekten oder Kunden, nichts handelt auf Basis dessen, was entschieden wurde. Das Unternehmen lernt nichts aus seinen eigenen Meetings.

Wenn einer dieser Gründe deiner ist, sind hier die fünf Alternativen, die 2026 auf eine Shortlist gehören — jede mit echten Stärken und ehrlichen Grenzen. Den direkten Vergleich findest du unter amaiko vs Fireflies.

1. amaiko — Meeting-Wissen ohne Bot, direkt in Teams

Jeder Notetaker auf dieser Liste beantwortet die Frage „Wie zeichnen wir Meetings auf?” amaiko beantwortet eine andere: „Wie erinnert sich unser Unternehmen?” — und es beginnt damit, das umstrittenste Stück des Fireflies-Modells komplett zu streichen. Es gibt keinen sichtbaren Bot. amaiko ist Teams-nativ: Es lebt in dem Teams, auf dem dein Unternehmen ohnehin läuft, und Meeting-Wissen entsteht, ohne dass sich ein dritter Teilnehmer in deine Calls einwählt. Kein Bot, den die IT blockieren muss, kein verlegenes „Sind alle mit dem Notetaker einverstanden?” vor jedem externen Gespräch.

Der größere Unterschied liegt darin, was nach dem Meeting passiert. Fireflies speichert Transkripte; amaiko baut ein persistentes Unternehmensgedächtnis. Was entschieden wurde, wer es verantwortet, welchen Kunden oder welches Projekt es betrifft — Meeting-Wissen landet im selben Gedächtnis wie deine E-Mails, deine Projekte und deine Unternehmenssysteme, und es bleibt dort, über jede Konversation hinweg. Wo AskFred durchsuchen kann, was gesagt wurde, versteht amaiko, was es für dein Geschäft bedeutet — und weiß es nächste Woche, nächstes Quartal, nächstes Jahr noch.

Dieses Gedächtnis speist ein selbstlernendes Agenten-Netzwerk: spezialisierte KI-Agenten für E-Mail, Meetings, Recherche und Unternehmenssysteme, die aus der tatsächlichen Arbeitsweise deiner Organisation lernen. Und amaiko handelt proaktiv. Ein Notetaker reicht dir eine Zusammenfassung und wartet. amaiko zeigt dir das Follow-up, das gerade durchzurutschen droht, bereitet deinen Tag vor und hakt bei den Action Items nach, die niemand zugewiesen hat — genau der Teil von Meeting-Intelligenz, den Transkriptionstools strukturell gar nicht erst versuchen.

Und es lässt sich nicht auf Meetings beschränken. amaiko orchestriert alle unternehmensinternen Systeme — dein CRM, dein ERP, interne Tools, Branchensoftware. Meetings sind ein Input für eine arbeitende KI-Schicht, nicht das Produkt.

Bei der Compliance ist der Kontrast zu Fireflies am schärfsten: 100 % deutsches Hosting und ISO-42001-konformes KI-Management sind der Standard, kein Enterprise-Add-on — Details auf der Security-Seite. Die Preise starten bei 19,92 € pro Nutzer und Monat (jährlich abgerechnet) — siehe Preise.

Ein ehrlicher Hinweis: amaiko ist kein reines Transkriptionstool. Wenn du eigentlich nur günstige Transkripte über alle Plattformen hinweg brauchst — heute Zoom, morgen Webex, 100+ Sprachen —, bleibt der Free-Tarif von Fireflies wirklich schwer zu schlagen, und amaiko tritt dort bewusst nicht an. amaiko ist für Unternehmen, die auf Microsoft Teams laufen und wollen, dass Meetings ein arbeitendes Unternehmensgedächtnis speisen — statt ein durchsuchbares Archiv.

Am besten für: Teams-zentrierte Unternehmen — gerade in Deutschland und der EU —, die Meeting-Wissen ohne Einwilligungsrisiko wollen, plus eine KI-Schicht, die sich erinnert und handelt. Buche eine Demo und sieh es im eigenen Tenant.

2. Read AI — die tiefste Meeting-Analytik, mit demselben Bot-Problem

Wenn dir Fireflies eher zu flach als zu riskant erscheint, ist Read AI der natürliche Aufstiegspfad. Sein Search Copilot baut einen Knowledge Graph über Meetings, E-Mail und Slack hinweg — der umfassendste Cross-Channel-Ansatz dieser Kategorie —, dazu Engagement- und Sentiment-Analytik, ein CRM Copilot, der nach Calls Salesforce oder HubSpot aktualisiert, und echte Traktion: rund 5 Millionen monatlich aktive Nutzer und eine Bewertung von 450 Mio. $ (Reuters, Oktober 2024).

Aber wenn du Fireflies wegen des Bots verlässt, verdoppelt Read AI genau dieses Problem. Sein Bot hat die dokumentierte Angewohnheit, Zusammenfassungen an alle Eingeladenen zu mailen — externe Teilnehmer eingeschlossen — ohne Einwilligung; es gibt laufende DSGVO-Beschwerden und dokumentierte Unternehmens-Blocks auf Zoom und Teams. EU-Datenresidenz existiert, aber nur im Enterprise-Tarif. Und der Knowledge Graph ist pro Nutzer und sitzungsgebunden — ein geteiltes Unternehmensgedächtnis entsteht nicht. Preise: kostenlos für 5 Meetings im Monat, Pro für 19,75 $ pro Nutzer und Monat (15 $ jährlich), Enterprise 29,75 $, Enterprise+ 39,75 $ mit einem Minimum von 10 Nutzern.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Read AI.

3. Sally — der DSGVO-native Meeting-Assistent

Sally beantwortet die Datenfrage, die Fireflies in den Standardtarifen nicht beantworten kann. In Mannheim gebaut, EU-gehostet und von Grund auf DSGVO-konform, wählt sich Sally in Teams-, Zoom-, Google-Meet- und Webex-Calls ein, transkribiert in über 35 Sprachen und liefert strukturierte Zusammenfassungen. Es vermarktet sich ausdrücklich als Copilot-Alternative mit stärkerem Datenschutz — und für europäische Käufer, deren einziges Problem mit Fireflies der Speicherort der Daten ist, sitzt dieser Pitch.

Die ehrliche Grenze: Sally löst, wo deine Meeting-Daten liegen — nicht, was danach mit ihnen passiert. Es ist weiterhin ein Assistent, der sich in deine Calls einwählt, und es bleibt auf Meetings beschränkt: Du bekommst gute, konforme Protokolle, keine persistente KI-Schicht über die gesamte Unternehmensarbeit. Nichts akkumuliert zu einem Unternehmensgedächtnis, und nichts handelt auf Basis dessen, was entschieden wurde.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Sally.

4. Fyxer — E-Mail zuerst, Meeting-Protokolle als Beilage

Fyxer geht das Problem vom Posteingang aus an. Es sortiert E-Mails in smarte Labels, entwirft Antworten im eigenen Schreibstil, und sein Notetaker liefert Meeting-Protokolle direkt ins Postfach; der Professional-Tarif ergänzt Kalenderplanung und Fyxer Chat — Q&A über Posteingang und Meeting-Protokolle. Das Onboarding dauert unter einer Minute, und die App ist sowohl im Google- als auch im Microsoft-Marketplace verifiziert.

Die Haken: Fyxer hostet im Vereinigten Königreich (Google Cloud) mit US-Subprozessoren und ohne EU-Datenresidenz, arbeitet rein reaktiv und hat überhaupt keine Microsoft-Teams-Präsenz — für ein Teams-zentriertes Unternehmen enden Meetings als Transkripte-per-Mail. Und gemessen am Umfang ist es die teuerste Option hier: 30 $ pro Nutzer und Monat im Starter-Tarif (22,50 $ jährlich) für ein Postfach plus Meeting-Protokolle, Professional kostet 50 $ (37,50 $ jährlich) — das Dreifache von Fireflies Business.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Fyxer.

5. Microsoft 365 Copilot — natives Meeting-Recap, ganz ohne Bot

Wenn deine Meetings ohnehin in Teams stattfinden, verdient Microsofts eigener Stack einen Blick, bevor du irgendeinen Drittanbieter-Notetaker einlädst. Copilot fasst Teams-Meetings nativ zusammen — kein externer Bot wählt sich ein —, und Teams Premium (10 $ pro Nutzer und Monat) ergänzt Intelligent Meeting Recap und Live-Übersetzung in über 40 Sprachen. Die Compliance ist die juristisch belastbare Enterprise-Sorte: EU Data Boundary, BSI C5, deutsche Datenresidenz möglich.

Der Preis für diesen Komfort ist happig. Copilot kostet 30 $ pro Nutzer und Monat als Add-on, das eine E3- oder E5-Lizenz voraussetzt — die Gesamtkosten pro Arbeitsplatz liegen oft über 50 € pro Nutzer und Monat, für Meeting-Recap plus allgemeine M365-Assistenz. Es arbeitet rein reaktiv, baut kein persistentes Gedächtnis auf — Recaps akkumulieren nicht zu Unternehmenswissen — und Nicht-Microsoft-Systeme bleiben ohne individuelle Copilot-Studio-Entwicklung außer Reichweite.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Microsoft 365 Copilot.

So wählst du richtig

Geh vom Grund deines Wechsels aus, nicht von einer Feature-Liste:

• Dein Unternehmen läuft auf Microsoft Teams und Meetings sollen zu Unternehmenswissen werden — ohne Bot, ohne Einwilligungsrisiko, mit deutschem Hosting: Nimm amaiko. Meeting-Wissen plus persistentes Gedächtnis, proaktive Intelligenz und Orchestrierung deiner internen Systeme, ab 19,92 € pro Nutzer und Monat, jährlich abgerechnet.
• Du willst tiefere Meeting-Analytik als bei Fireflies und kannst mit sichtbarem Bot und US-Anbieter leben: Read AI — und plane den Enterprise-Tarif ein, wenn du EU-Residenz brauchst.
• Dein einziges Problem mit Fireflies ist die DSGVO und du brauchst wirklich nur Meeting-Protokolle: Sally ist die DSGVO-native Antwort.
• Du lebst im Posteingang und willst E-Mail-Triage mit Meeting-Protokollen als Bonus: Fyxer — wenn Nicht-EU-Hosting für deinen Datenschutzbeauftragten akzeptabel ist.
• Du zahlst bereits für E3/E5 und willst natives Recap ohne neuen Anbieter: Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium.

Und fairerweise zum Tool, das du verlässt: Als reine Transkriptionsmaschine bleibt der Free-Tarif von Fireflies — unbegrenzte Transkription, über 100 Sprachen — das beste Angebot am Markt. Die Frage ist nicht, ob Fireflies gute Transkripte liefert. Sondern ob Transkripte das sind, was dein Unternehmen aus seinen Meetings tatsächlich braucht — oder ob Wissen, das sich verzinst, erinnert und handelt, mehr wert ist als noch ein durchsuchbares Archiv.