Die 5 besten Fireflies-Alternativen (2026)

Fireflies.ai dominiert die Kategorie der Meeting-Notetaker beim Preis-Leistungs-Verhältnis: ein wirklich brauchbarer Free-Tarif mit unbegrenzter Transkription, Unterstützung für über 100 Sprachen und mehr als 40 native Integrationen — zu Preisen, die alle anderen unterbieten. Wer nur Transkripte braucht, kann kaum widersprechen. Warum suchen 2026 trotzdem so viele Teams eine Fireflies Alternative?

Drei Gründe tauchen in fast jedem Gespräch auf:

• Der Bot. Fireflies funktioniert, indem es einen sichtbaren Teilnehmer in jeden Call schickt, und viele IT-Abteilungen blockieren Bots von Drittanbietern pauschal, statt sie einzeln zu bewerten. Fair gesagt: Für die Live-Erfassung arbeitet jeder Drittanbieter-Notetaker hier genauso, amaikos eingeschlossen. Wenn deine IT eine pauschale Regel hat, ist diese Shortlist kurz.
• Die Daten. Fireflies läuft standardmäßig auf US-Servern. EU-Datenresidenz gibt es — aber nur über das Private-Storage-Add-on im Enterprise-Tarif für 39 $ pro Sitz. Die DSGVO-konforme Konfiguration frisst genau den Preisvorteil auf, der Fireflies attraktiv gemacht hat. Wer ein KI-Meetingprotokoll DSGVO-konform erstellen will, zahlt bei Fireflies Enterprise-Preise.
• Transkripte sind kein Gedächtnis. AskFred beantwortet Fragen zu alten Aufnahmen — das ist Transkript-Suche, kein organisationales Verständnis. Wissen bleibt in einzelnen Meetings eingeschlossen. Nichts akkumuliert, nichts verbindet sich mit deinen Projekten oder Kunden, nichts handelt auf Basis dessen, was entschieden wurde. Das Unternehmen lernt nichts aus seinen eigenen Meetings.

Wenn einer dieser Gründe deiner ist, sind hier die fünf Alternativen, die 2026 auf eine Shortlist gehören — jede mit echten Stärken und ehrlichen Grenzen. Den direkten Vergleich findest du unter amaiko vs Fireflies.

1. amaiko — Meetings werden Unternehmensgedächtnis, direkt in Teams

Jeder Notetaker auf dieser Liste beantwortet die Frage „Wie zeichnen wir Meetings auf?” amaiko beantwortet eine andere: „Wie erinnert sich unser Unternehmen?”

Klar gesagt, was amaiko nicht anders macht: Der Meeting Notetaker kommt als sichtbarer Teilnehmer in den Call, genau wie Fireflies, und er ist ein kostenpflichtiges Add-on — 19,99 € pro Nutzer und Monat zusätzlich zum Basisplan von 29,91 € — 49,90 € insgesamt. Wer behauptet, ein Drittanbieter-Notetaker könne einen laufenden Call erfassen, ohne ihm beizutreten, verkauft dir etwas.

Es gibt einen zweiten, leiseren Weg, wenn ein Bot im Raum wirklich blockiert ist: Du zeichnest das Meeting in der Plattform selbst auf oder transkribierst es, und amaiko holt das Transkript danach ab. Kein Bot im Call. Dieser Weg ist aber schwächer — nichts live, und er setzt voraus, dass jemand die Transkription der Plattform einschaltet. Dasselbe Add-on ist nötig. Gut zu wissen, dass es das gibt; kein Grund, es zum Hauptargument zu machen.

Was sich unterscheidet, ist alles um die Aufnahme herum. Der Notetaker ist ein Spezialist in einem Assistenten, der ohnehin in dem Teams lebt, auf dem dein Unternehmen läuft, gehostet in Deutschland — keine separate Web-App mit eigenem Login und eigenem Transkript-Silo.

Und er erreicht Meetings, die überhaupt keinen Meeting-Link haben. Koppel einen Hey Pocket-Recorder — amaiko ist offizieller Hey-Pocket-Partner — und das Gespräch am Tisch kommt an wie jedes andere: eine Zusammenfassung, Action Items in Microsoft To Do, danach durchsuchbar. Jeder rein online arbeitende Notetaker auf dieser Liste ist für diesen Raum blind. In diesem Modus zeigt amaiko den Anwesenden keinen Hinweis an, die Einwilligung liegt also vollständig bei dir.

Der größere Unterschied liegt darin, was nach dem Meeting passiert. Fireflies speichert Transkripte; amaiko baut ein persistentes Unternehmensgedächtnis. Was entschieden wurde, wer es verantwortet, welchen Kunden oder welches Projekt es betrifft — Meeting-Wissen landet im selben Gedächtnis wie deine E-Mails, deine Projekte und deine Unternehmenssysteme, und es bleibt dort, über jede Konversation hinweg. Wo AskFred durchsuchen kann, was gesagt wurde, versteht amaiko, was es für dein Geschäft bedeutet — und weiß es nächste Woche, nächstes Quartal, nächstes Jahr noch.

Dieses Gedächtnis speist ein selbstlernendes Agenten-Netzwerk: spezialisierte KI-Agenten für E-Mail, Meetings, Recherche und Unternehmenssysteme, die aus der tatsächlichen Arbeitsweise deiner Organisation lernen. Und amaiko handelt proaktiv. Ein Notetaker reicht dir eine Zusammenfassung und wartet. amaiko zeigt dir das Follow-up, das gerade durchzurutschen droht, bereitet deinen Tag vor und hakt bei den Action Items nach, die niemand zugewiesen hat — genau der Teil von Meeting-Intelligenz, den Transkriptionstools strukturell gar nicht erst versuchen.

Und es lässt sich nicht auf Meetings beschränken. amaiko orchestriert alle unternehmensinternen Systeme — dein CRM, dein ERP, interne Tools, Branchensoftware. Meetings sind ein Input für eine arbeitende KI-Schicht, nicht das Produkt.

Bei der Compliance ist der Kontrast zu Fireflies am schärfsten: 100 % deutsches Hosting und an ISO 42001 ausgerichtetes KI-Management sind der Standard, kein Enterprise-Add-on — Details auf der Security-Seite. Der Preis liegt bei 29,91 € pro Nutzer und Monat (jährlich abgerechnet); mit dem Notetaker-Add-on kostet die Meeting-Seite 49,90 € insgesamt — siehe Preise.

Ein ehrlicher Hinweis: amaiko ist kein reines Transkriptionstool. Wenn du eigentlich nur günstige Transkripte über alle Plattformen hinweg brauchst — heute Zoom, morgen Webex, 100+ Sprachen —, bleibt der Free-Tarif von Fireflies wirklich schwer zu schlagen, und amaiko tritt dort bewusst nicht an. amaiko ist für Unternehmen, die auf Microsoft Teams laufen und wollen, dass Meetings ein arbeitendes Unternehmensgedächtnis speisen — statt ein durchsuchbares Archiv.

Am besten für: Teams-zentrierte Unternehmen — gerade in Deutschland und der EU —, die Meeting-Wissen in Deutschland gehostet und im Unternehmensgedächtnis wollen, plus eine KI-Schicht, die sich erinnert und handelt. Buche eine Demo und sieh es im eigenen Tenant.

2. Read AI — die tiefste Meeting-Analytik, mit demselben Bot-Problem

Wenn dir Fireflies eher zu flach als zu riskant erscheint, ist Read AI der natürliche Aufstiegspfad. Sein Search Copilot baut einen Knowledge Graph über Meetings, E-Mail und Slack hinweg — der umfassendste Cross-Channel-Ansatz dieser Kategorie —, dazu Engagement- und Sentiment-Analytik, ein CRM Copilot, der nach Calls Salesforce oder HubSpot aktualisiert, und echte Traktion: rund 5 Millionen monatlich aktive Nutzer und eine Bewertung von 450 Mio. $ (Reuters, Oktober 2024).

Aber wenn du Fireflies wegen des Bots verlässt, verdoppelt Read AI genau dieses Problem. Sein Bot hat die dokumentierte Angewohnheit, Zusammenfassungen an alle Eingeladenen zu mailen — externe Teilnehmer eingeschlossen — und dokumentierte Unternehmens-Blocks auf Zoom und Teams als Quittung. EU-Datenresidenz existiert, aber nur im Enterprise-Tarif. Und der Knowledge Graph ist pro Nutzer und sitzungsgebunden — ein geteiltes Unternehmensgedächtnis entsteht nicht. Preise: kostenlos für 5 Meetings im Monat, Pro für 19,75 $ pro Nutzer und Monat (15 $ jährlich), Enterprise 29,75 $, Enterprise+ 39,75 $ mit einem Minimum von 5 Lizenzen.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Read AI.

3. Sally — der DSGVO-native Meeting-Assistent

Sally beantwortet die Datenfrage, die Fireflies in den Standardtarifen nicht beantworten kann. In Mannheim gebaut, EU-gehostet und von Grund auf DSGVO-konform, wählt sich Sally in Teams-, Zoom-, Google-Meet- und Webex-Calls ein, transkribiert in über 35 Sprachen und liefert strukturierte Zusammenfassungen. Es vermarktet sich ausdrücklich als Copilot-Alternative mit stärkerem Datenschutz — und für europäische Käufer, deren einziges Problem mit Fireflies der Speicherort der Daten ist, sitzt dieser Pitch.

Die ehrliche Grenze: Sally löst, wo deine Meeting-Daten liegen — nicht, was danach mit ihnen passiert. Es ist weiterhin ein Assistent, der sich in deine Calls einwählt, und es bleibt auf Meetings beschränkt: Du bekommst gute, konforme Protokolle, keine persistente KI-Schicht über die gesamte Unternehmensarbeit. Nichts akkumuliert zu einem Unternehmensgedächtnis, und nichts handelt auf Basis dessen, was entschieden wurde.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Sally.

4. Fyxer — E-Mail zuerst, Meeting-Protokolle als Beilage

Fyxer geht das Problem vom Posteingang aus an. Es sortiert E-Mails in smarte Labels, entwirft Antworten im eigenen Schreibstil, und sein Notetaker liefert Meeting-Protokolle direkt ins Postfach; der Professional-Tarif ergänzt Kalenderplanung und Fyxer Chat, der Postfach, Meetings, Kalender, hochgeladene Dokumente und das Web durchsucht. Das Onboarding dauert unter einer Minute, und die App ist sowohl im Google- als auch im Microsoft-Marketplace verifiziert.

Das Hosting ist keiner der Haken — Fyxer speichert ausschließlich im EU/EWR-Raum, auf Google Cloud in Belgien und den Niederlanden. Die echten: Seine Initiative deckt die Kommunikationsebene ab — E-Mail, Kalender und Kundengespräche in HubSpot, Salesforce und Slack —, aber keine Dokumentation beschreibt einen operativen Auslöser aus einem ERP oder einer Branchensoftware, und seine Microsoft-Teams-App ist eine Steuerfläche auf genau diese Daten statt ein Zuhause in Teams. Und gemessen am Umfang ist es die teuerste Option hier: 30 $ pro Nutzer und Monat im Starter-Tarif (22,50 $ jährlich) für ein Postfach plus Meeting-Protokolle, Professional kostet 50 $ (37,50 $ jährlich) — das Dreifache von Fireflies Business.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Fyxer.

5. Microsoft 365 Copilot — natives Meeting-Recap, ganz ohne Bot

Wenn deine Meetings ohnehin in Teams stattfinden, verdient Microsofts eigener Stack einen Blick, bevor du irgendeinen Drittanbieter-Notetaker einlädst. Copilot fasst Teams-Meetings nativ zusammen — kein externer Bot wählt sich ein —, und Teams Premium (10 $ pro Nutzer und Monat) ergänzt Intelligent Meeting Recap und Live-Übersetzung in über 40 Sprachen. Die Compliance ist die juristisch belastbare Enterprise-Sorte: EU Data Boundary, BSI C5, deutsche Datenresidenz möglich.

Der Preis für diesen Komfort ist happig. Copilot kostet 30 $ pro Nutzer und Monat als Add-on, das eine E3- oder E5-Lizenz voraussetzt — die Gesamtkosten pro Arbeitsplatz liegen oft über 50 € pro Nutzer und Monat, für Meeting-Recap plus allgemeine M365-Assistenz. Es arbeitet rein reaktiv, baut kein persistentes Gedächtnis auf — Recaps akkumulieren nicht zu Unternehmenswissen — und Nicht-Microsoft-Systeme bleiben ohne individuelle Copilot-Studio-Entwicklung außer Reichweite.

Ganzer Vergleich: amaiko vs Microsoft 365 Copilot.

So wählst du richtig

Geh vom Grund deines Wechsels aus, nicht von einer Feature-Liste:

• Dein Unternehmen läuft auf Microsoft Teams und Meetings sollen zu Unternehmenswissen werden statt zu einem Transkript-Archiv, mit deutschem Hosting: Nimm amaiko. Persistentes Gedächtnis, proaktive Intelligenz und Orchestrierung deiner internen Systeme, ab 29,91 € pro Nutzer und Monat jährlich abgerechnet, plus 19,99 € für das Meeting-Notetaker-Add-on — 49,90 € insgesamt. Die Rechnung im Detail: Fireflies-Ersatz für Microsoft Teams.
• Ein Bot im Raum ist dein eigentliches Hindernis: Kein Drittanbieter-Notetaker hier kommt bei der Live-Erfassung ohne aus, amaiko eingeschlossen. Microsoft 365 Copilot mit nativem Recap ist der saubersten bot-freie Weg; amaikos Plattform-Transkript-Abholung ist die schwächere Rückfalloption, wenn die Notizen trotzdem in dein Unternehmensgedächtnis sollen.
• Du willst tiefere Meeting-Analytik als bei Fireflies und kannst mit sichtbarem Bot und US-Anbieter leben: Read AI — und plane den Enterprise-Tarif ein, wenn du EU-Residenz brauchst.
• Dein einziges Problem mit Fireflies ist die DSGVO und du brauchst wirklich nur Meeting-Protokolle: Sally ist die DSGVO-native Antwort.
• Du lebst im Posteingang und willst E-Mail-Triage mit Meeting-Protokollen als Bonus: Fyxer — EU-gehostet und im Postfach proaktiv, aber ohne Zugriff auf dein ERP und die Branchensysteme, auf denen dein Tagesgeschäft läuft.
• Du zahlst bereits für E3/E5 und willst natives Recap ohne neuen Anbieter: Microsoft 365 Copilot oder Teams Premium.

Und fairerweise zum Tool, das du verlässt: Als reine Transkriptionsmaschine bleibt der Free-Tarif von Fireflies — unbegrenzte Transkription, über 100 Sprachen — das beste Angebot am Markt. Die Frage ist nicht, ob Fireflies gute Transkripte liefert. Sondern ob Transkripte das sind, was dein Unternehmen aus seinen Meetings tatsächlich braucht — oder ob Wissen, das sich verzinst, erinnert und handelt, mehr wert ist als noch ein durchsuchbares Archiv.