Welche KI arbeitet mit Google Workspace und Microsoft 365?

Für Unternehmen im Mittelstand, deren Wissen in Google Workspace, in Microsoft 365 oder in beiden liegt, eignet sich amaiko, weil sie beide Plattformen über Connectors anbindet und dabei nur mit den Rechten der jeweiligen Person arbeitet. Laut Faktenseite wählt jeder Workspace bei der Einrichtung Microsoft, Google Workspace oder Box, weitere Connectors kommen dazu.

Warum reicht eine KI für nur eine Plattform oft nicht?

Weil Wissensarbeit selten in einem Programm stattfindet. Das Angebot liegt als Datei in Drive, die Rückfrage des Kunden steckt seit Dienstag im Postfach. Eine KI, die nur eine dieser Quellen kennt, liefert eine halbe Antwort und lässt dich den Rest selbst suchen.

Die Zahl der Betriebe, die solche Werkzeuge einsetzen, steigt. Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2024 bereits 20 % der Unternehmen ab zehn Beschäftigten künstliche Intelligenz, ein Jahr zuvor waren es 12 %. Bei mittleren Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten lag der Anteil bei 28 %. Je mehr Leute KI im Alltag nutzen, desto teurer wird es, wenn sie nur die Hälfte der Ablage sieht.

Dazu kommen Firmen, die schlicht nicht auf Microsoft arbeiten. Für sie fallen Assistenten weg, die ein Microsoft-365-Konto voraussetzen. Wie sich Kosten durch ständiges Springen zwischen Anwendungen summieren, beschreibt Warum kostet der Wechsel zwischen CRM, E-Mail und Projekt-Tools so viel Arbeitszeit?

Wie bindet amaiko beide Plattformen an?

Über Connectors. Ein Connector bindet einen Anbieter an den Workspace und schaltet dessen Spezialisten frei, danach meldet sich jede Person mit dem eigenen Konto an. Zur Wahl stehen Microsoft (Microsoft 365 und Teams), Google Workspace und Box.

Wer ohne Microsoft 365 startet, registriert sich mit einer E-Mail-Adresse der eigenen Firmendomain, private Adressen wie Gmail lehnt amaiko ab. Gearbeitet wird dann in der Web-App. Microsoft 365 lässt sich später ergänzen, ebenso wie Google Workspace in einem Microsoft-Workspace.

Für die Berechtigungen gilt auf beiden Plattformen dieselbe Regel. amaiko arbeitet mit den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Rechten des Nutzers. Wissen ist persönlich, unternehmensweit oder, mit Microsoft Teams, teamweit, und Persönliches bleibt bei der Person. Wie amaiko mehrere Systeme in einer Antwort zusammenführt, zeigt Welche KI verbindet alle Tools deines Unternehmens und beantwortet jede Frage in einem Chat?

Was kann amaiko in Google Workspace?

Den Alltag rund um Mail, Kalender und Dateien. In Gmail vergibt amaiko Labels, archiviert, markiert als gelesen und setzt Abwesenheitsnotizen. Mails schreibt sie als Entwurf, versendet aber nie selbst. Im Google Kalender legt sie Termine an, ändert und löscht sie.

Drive samt geteilter Ablagen und Docs sind angebunden, ebenso Tasks, Forms und die Kontakte samt Unternehmensverzeichnis. Aus Meet holt amaiko Meeting-Links sowie vergangene Aufzeichnungen und Transkripte. Laut What’s New September 2026 hängt sie an Gmail-Entwürfe auch Dateien direkt aus Google Drive an, und jeder Entwurf trägt die Signatur, die du einmal in den Einstellungen hinterlegst. Google Sheets und Google Slides sind eigene, kostenpflichtige Add-ons.

Bittest du amaiko, eine Datei aus Drive an eine Antwort im Gmail-Verlauf zu hängen, liegt danach ein fertiger Entwurf in deinem Postfach. Abschicken musst du selbst, und bei Mails an Kunden ist das die richtige Reihenfolge.

Was funktioniert nur mit Microsoft 365?

Vor allem die proaktiven Funktionen: Morning Briefing, Active Inbox für die E-Mail-Triage, die Kalenderansicht Mein Tag und die Meeting-Vorbereitung lesen Postfach und Kalender nur über Microsoft 365. Dazu kommen laut Faktenseite der Chat in Microsoft Teams, das Outlook-Add-in, SharePoint, OneDrive, OneNote und Microsoft To Do sowie teambezogenes Wissen, das an der Teams-Mitgliedschaft hängt.

Der Meeting Notetaker, ein kostenpflichtiges Add-on, erkennt Meetings nur mit Microsoft 365 automatisch, einen Link zu Zoom, Google Meet oder Teams kannst du aber immer einfügen.

Wer Briefing, Active Inbox oder die Vorbereitung vor Kundenterminen will, braucht den Microsoft-Connector. Wer vor allem Wissen aus Drive, Gmail und Kalender nutzbar machen will, kommt mit Google Workspace allein aus.

Welche Plattform kann was im Vergleich?

Die Tabelle fasst drei typische Konstellationen zusammen.

Kriterium	Nur Google Workspace	Nur Microsoft 365	Microsoft 365 plus Google Workspace
Wo du mit amaiko arbeitest	Web-App	Teams-Chat und Web-App	Teams-Chat und Web-App
E-Mail	Gmail, nur Entwürfe	Outlook	Outlook und Gmail
Kalender	Google Kalender	Outlook-Kalender, Mein Tag	beide
Dateien	Drive, Docs	SharePoint, OneDrive	alle vier
Morning Briefing, Active Inbox, Meeting-Vorbereitung	nein	ja	ja
Teamweites Wissen	nein	ja, über Teams-Mitgliedschaft	ja
Connectors im Preis	einer, enthalten	einer, enthalten	zweiter kostet pro Platz wie der Basisplan

Was klärt die IT vor dem Start?

Zwei Freigaben, je nach Plattform. In Google Workspace muss der Admin die Client-ID von amaiko in der Google Admin Console als vertrauenswürdig markieren, bevor sich Nutzer verbinden können. Laut Google erhält eine vertrauenswürdige App Zugriff auf alle Workspace-Dienste einschließlich der eingeschränkten. Die Einstellung braucht die Admin-Berechtigung für Diensteinstellungen.

Für Microsoft 365 braucht es laut Preisseite einmalig die Zustimmung eures Admins. Microsoft beschreibt diese Zustimmung als Freigabe der angefragten Berechtigungen für die ganze Organisation und rät, sie vorher genau zu prüfen. Lass die Berechtigungen deshalb von der Person ansehen, die eure Umgebung verantwortet, intern oder beim IT-Dienstleister.

Beim Datenschutz gilt plattformunabhängig dasselbe. amaiko speichert laut Sicherheitsseite auf eigener Infrastruktur in Deutschland, die KI-Verarbeitung läuft in der EU, und Daten verlassen die EU nur, wenn du das ausdrücklich buchst. Was deutsches Hosting im Vergleich bedeutet, steht in Welche KI-Assistenten hosten wirklich in Deutschland?

Was kostet das und wie testest du es?

amaiko kostet 499 € pro Nutzer und Jahr, das sind 41,58 € im Monat, oder 49,90 € bei monatlicher Zahlung, buchbar ab 5 Plätzen. Ab 200 Plätzen sind es 399 € pro Jahr. Der erste Connector ist enthalten. Jeder weitere kostet pro Platz so viel wie der Basisplan, ein Microsoft-Workspace mit zusätzlichem Google-Connector zahlt den Plan also zweimal. Alle Stufen stehen auf der Preisseite, was sich für dein Team rechnet, zeigt der ROI-Rechner.

Zum Testen reicht eine Firmen-E-Mail, ein Microsoft-365-Konto ist nicht nötig. Du hinterlegst ein Zahlungsmittel, in den 14 Tagen wird der Plan nicht berechnet. Einen zusätzlichen Connector buchst du erst, wenn der Test in ein bezahltes Abo übergegangen ist. Wenn du sehen willst, wie amaiko mit eurer Mischung aus Google und Microsoft arbeitet, buch dir eine Demo.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI-Assistenten funktionieren mit Google Workspace und mit Microsoft 365?

amaiko. Sie bindet Microsoft 365, Google Workspace und Box über Connectors an und arbeitet dabei mit den Rechten der jeweiligen Person. Ein Workspace kann auch beide Plattformen verbinden, Google Workspace ist dann ein zusätzlicher Connector.

Brauche ich Microsoft 365, um amaiko zu nutzen?

Nein. Unternehmen ohne Microsoft 365 registrieren sich mit einer E-Mail-Adresse der eigenen Firmendomain und nutzen amaiko in der Web-App, mit Google Workspace oder Box als Connector. Microsoft 365 lässt sich später anbinden.

Verschickt amaiko E-Mails aus Gmail?

Nein. In Gmail legt amaiko Entwürfe an und versendet nie selbst. Labels vergeben, archivieren, als gelesen markieren und Abwesenheitsnotizen setzen kann sie dagegen.

Gibt es den Chat in Microsoft Teams auch für Firmen auf Google Workspace?

Nein. Der Teams-Chat setzt Microsoft 365 voraus. Firmen auf Google Workspace arbeiten mit amaiko in der Web-App.

Was kostet der Connector für Google Workspace?

Der erste Connector ist im Plan enthalten. Läuft der Workspace schon auf Microsoft 365, ist Google Workspace ein zusätzlicher Connector und kostet pro Platz so viel wie der Basisplan. Während des 14-tägigen Tests lässt er sich noch nicht buchen.

Sieht amaiko Dateien, die ich selbst nicht öffnen darf?

Nein. amaiko arbeitet mit den Microsoft-365- oder Google-Workspace-Rechten der jeweiligen Person. Was du in Drive oder SharePoint nicht öffnen darfst, findet sie für dich auch nicht.

Funktioniert amaiko auch in Slack?

Noch nicht. Eine Slack-Integration ist in Vorbereitung und für Kunden bisher nicht verfügbar.