Asistente de IA para Teams en pymes suizas: ¿qué normas rigen?

Las pymes suizas pueden usar un asistente de IA para Microsoft Teams como amaiko aunque los datos estén en Alemania, porque la UE está en la lista suiza de Estados con protección adecuada. El trabajo de verdad empieza por el contrato de encargado del tratamiento y la transparencia frente a los empleados, y termina en un ajuste del Microsoft Admin Center que desde marzo de 2026 también afecta a los tenants suizos. Vamos en ese orden.

¿Se aplica la Ley federal suiza de protección de datos a los asistentes de IA en Teams?

Sí, sin excepciones. El Comisionado federal suizo de protección de datos (PFPDT) dejó constancia el 24 de septiembre de 2025 de que la Ley federal suiza de protección de datos (LPD) es tecnológicamente neutra y se aplica directamente a los tratamientos asistidos por IA. Quien introduce datos personales en una herramienta de IA es responsable del tratamiento según la ley, la opere Microsoft, OpenAI, un proveedor de Baviera o quien sea.

En la empresa, eso significa sobre todo transparencia. Hay que indicar finalidad y funcionamiento del tratamiento, así como sus fuentes de datos, incluido si los datos de los usuarios sirven para entrenar. Se suma la entrada en el registro de actividades de tratamiento, si la empresa está obligada a llevarlo. La evaluación de impacto en la protección de datos solo toca con un riesgo elevado para las personas afectadas.

Un asistente de Teams que redacta actas y prioriza correos, y de paso localiza documentos internos, queda en casi todas las pymes por debajo de ese umbral. Perfilar clientes o analizar datos de candidatos sería otra historia.

¿Pueden estar los datos en Alemania?

Sí. La LPD permite la comunicación de datos personales al extranjero sin garantías adicionales cuando el Consejo Federal reconoce al Estado de destino una protección adecuada. Esos Estados figuran en el anexo 1 de la Ordenanza de protección de datos, la UE incluida. Para una empresa suiza, Alemania es en protección de datos territorio nacional con otra moneda.

amaiko guarda todos los datos en centros de datos alemanes y los procesa solo en la UE. Para una pyme suiza, eso significa contrato de encargado del tratamiento, entrada en el registro si la empresa está obligada a llevarlo, listo. Te ahorras las cláusulas contractuales tipo y los Transfer Impact Assessments, y el debate sobre el Data Privacy Framework de Estados Unidos ni se abre, porque ni un byte viaja a un país sin decisión de adecuación.

La cosa cambia en cuanto un proveedor procesa datos en Estados Unidos. Entonces hacen falta garantías contractuales y un análisis de riesgos, y ahí entra Flex Routing.

¿Qué significa Flex Routing para los tenants suizos de Copilot?

Microsoft 365 Copilot tiene una función llamada Flex Routing. En picos de carga, el modelo puede procesar fuera del límite de datos de la UE, en Estados Unidos, Canadá o Australia. Se aplica expresamente a los tenants de la UE y de la AELC, Suiza incluida. En los tenants creados después del 25 de marzo de 2026 viene activada por defecto.

Microsoft escribe que «All tenant administrators are encouraged to check their tenant’s flex routing setting». Para una pyme suiza eso supone revisar en el Admin Center Copilot, Configuración, Flex routing during peak load periods, y documentar la decisión para su asesor de protección de datos. Quien no conoce ese ajuste no puede ni evaluar ni documentar la comunicación al extranjero — y eso es justo lo que exige la ley.

Microsoft ha anunciado el procesamiento local de las interacciones de Copilot para 15 países, Suiza entre ellos. Desde la actualización de abril de 2026, sin embargo, solo figuran Australia, India, los Emiratos Árabes Unidos, el Reino Unido y Estados Unidos para finales de 2026; Canadá llega en 2027 y Japón en 2028. Para Suiza no hay fecha. Flex Routing sigue siendo, por tanto, un ajuste que alguien debe gestionar. El lado del RGPD lo explica ¿Es Copilot conforme al RGPD en 2026 o hay alternativas?

Criterio	amaiko	Microsoft 365 Copilot (tenant suizo)
Ubicación de los datos	Alemania	Suiza o límite de datos de la UE
Procesamiento de IA	solo en la UE, por diseño	límite de datos de la UE; con Flex Routing activo, en picos de carga Estados Unidos, Canadá o Australia
Flex Routing	no existe	por defecto en tenants desde el 25.03.2026, opt-out en el Admin Center
Base legal de la comunicación al extranjero	adecuación (anexo 1 de la Ordenanza)	adecuación para la UE, garantías para procesar fuera
Licencia necesaria	cualquier licencia de Microsoft 365 con Teams	Business Basic, Standard, Premium, Apps for Business; la variante Enterprise añade E3, E5, F3 y más
Memoria entre conversaciones	persistente, crece solo	por sesión
Precio por usuario y mes	29,91 € con facturación anual, también en CHF	de 18,20 € (Business) a 26,00 € (Enterprise) más la licencia base

¿Qué exige una pyme suiza al propio asistente?

Más del 99 % de las empresas suizas son pymes, y la mayoría no tiene departamento de TI, así que piden a un asistente de IA otras cosas que un gran grupo.

Tiene que arrancar sin proyecto. amaiko se instala en Teams desde el Microsoft Marketplace, inicia sesión con Microsoft Entra y hereda los permisos existentes. Un canal que un empleado no puede ver sigue invisible para su asistente.

Tiene que retener el conocimiento. En un negocio de 40 personas, una conoce las condiciones de los proveedores y otra el historial de los clientes, y si se va, el conocimiento se va con ella. amaiko convierte las conversaciones y reuniones del equipo, y también sus documentos, en una memoria de empresa persistente. El día a día lo describe Un empleado dimite: así aseguras su conocimiento.

Tiene que dar señales por sí solo. Un asistente que nadie abre no cumple ningún requisito de compliance ni ahorra una hora. El Morning Briefing en Teams resume tareas pendientes y correos nuevos junto con la agenda del día, sin que nadie lo pida.

¿Cómo introduces el asistente cumpliendo la protección de datos?

En las pymes suizas han funcionado cuatro pasos. Primero, firmar el contrato de encargado del tratamiento con el proveedor y comprobar que los datos están en un Estado con decisión de adecuación. Después, si la empresa está obligada a llevar el registro de actividades de tratamiento, anotar en él finalidad, categorías de datos y destinatario. A continuación, añadir un párrafo sobre la IA a la política de privacidad y a una directriz interna de uso, para cumplir el deber de transparencia. Por último, revisar los derechos de acceso en Teams, porque el asistente ve lo mismo que su usuario.

Para equipos con requisitos más estrictos, como fiduciarias, despachos de abogados, proveedores sanitarios o similares, existe liberté por 44,87 € por usuario y mes, o 429 € por usuario y año con facturación anual. Todos los modelos son de Mistral y cada token se procesa en la UE, por decisión de arquitectura permanente.

Si quieres ver cómo encaja amaiko en tu tenant, reserva una demo y repasamos juntos el contrato de encargado del tratamiento y los permisos, con tu asesor de protección de datos si lo prefieres. Lo que cuesta y qué partidas no salen en ninguna lista de precios lo calcula ¿Cuánto cuesta amaiko por usuario en el día a día de Microsoft 365?.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puede una pyme suiza usar un asistente de IA que almacena los datos en Alemania?

Sí. Alemania y toda la UE figuran en el anexo 1 de la Ordenanza de protección de datos como países con protección adecuada. Los datos personales pueden comunicarse allí sin garantías adicionales.

¿Se aplica la Ley federal suiza de protección de datos a las herramientas de IA?

Sí. El Comisionado federal suizo de protección de datos (PFPDT) aclaró el 24 de septiembre de 2025 que la LPD es tecnológicamente neutra y se aplica directamente a los tratamientos asistidos por IA.

¿Necesito una evaluación de impacto en la protección de datos para usarlo?

Solo con riesgo elevado para las personas afectadas. Un asistente que procesa los documentos internos de un equipo, además de sus reuniones y correos, suele quedar por debajo. El contrato de encargado del tratamiento es obligatorio en cualquier caso. El registro de actividades de tratamiento, en cambio, solo si la empresa tiene 250 empleados o más, trata datos personales sensibles a gran escala o realiza un perfilado de alto riesgo; por debajo es recomendable, pero no obligatorio.

¿Afecta Flex Routing a Microsoft 365 Copilot en tenants suizos?

Sí. Flex Routing se aplica a los tenants de la UE y de la AELC, Suiza incluida. En los tenants creados después del 25 de marzo de 2026 viene activado por defecto. Microsoft recomienda a todos los administradores revisar el ajuste; quien no quiera procesamiento fuera de la UE lo desactiva en el Admin Center.

¿Almacena amaiko los datos en Suiza?

No, en centros de datos alemanes. El procesamiento de IA se realiza solo en la UE. Los datos solo salen de la UE si lo contratas expresamente.

¿Cuánto cuesta amaiko para un equipo suizo?

29,91 € por usuario y mes con facturación anual. Se factura vía Stripe en la moneda que elijas, también en francos.

¿Tengo que informar a empleados y clientes sobre el uso de IA?

Sí. El PFPDT exige indicar de forma transparente la finalidad y el funcionamiento de los tratamientos asistidos por IA, así como sus fuentes de datos. Un párrafo en la política de privacidad y una directriz interna de uso lo cubren casi siempre.