¿Qué herramientas de IA captan el saber de chats y archivos?

amaiko conserva el conocimiento donde se trabaja, en Microsoft Teams: cada noche guarda de forma duradera lo que aclaras con ella, puede dejar los datos objetivos, como procesos o el estado de un proyecto, a disposición de tu equipo o de toda la empresa y, cuando se lo pides, busca en tus chats, canales y documentos de Teams, sin que nadie mantenga una wiki. Los demás tipos de herramienta del mercado encuentran o almacenan conocimiento que alguien ya escribió o grabó antes. Este artículo repasa esos tipos y muestra cómo amaiko une chats y documentos.

¿Por qué se pierde el conocimiento de los chats?

Porque nunca queda escrito en ningún sitio. La razón por la que se cambió de proveedor está en un hilo de Teams de 2024 y en un par de correos. Para encontrarla tienes que saber que ese hilo existe.

Y eso cuesta tiempo, medible. La organización estadounidense APQC encuestó en 2021 a 982 profesionales del conocimiento a jornada completa. Según sus propias estimaciones, dedican 2,8 horas por semana a buscar o preguntar por la información que necesitan. Según el mismo estudio, de 40 horas semanales solo quedan 30 para trabajo productivo.

En las pymes se suma la demografía. Según la Oficina Federal de Estadística de Alemania, en los próximos 15 años 13,3 millones de personas activas alcanzarán la edad legal de jubilación, alrededor del 30 % del total. Con cada despedida se va conocimiento que solo vivía en una cabeza y en un historial de chat. Qué puedes asegurar en concreto durante el preaviso lo cuenta Un empleado se va: así conservas su conocimiento.

¿Qué tipos de herramientas de IA existen?

Casi cualquier comparativa incluye cuatro tipos, y además está amaiko. Se diferencian sobre todo en de dónde sale el conocimiento y en quién tiene que mantenerlo.

Una wiki con búsqueda por IA responde a partir de sus propias páginas. Notion AI, por ejemplo, busca también en apps conectadas como Slack o Microsoft Teams en los planes Business y Enterprise, y cita sus fuentes. Aun así, el trabajo ocurre dentro de su propio workspace y las páginas las sigue escribiendo una persona.

Un buscador empresarial encuentra archivos si conoces el término exacto. La diferencia en el día a día la explica amaiko frente a la búsqueda de SharePoint. Los grabadores de reuniones guardan lo que se dijo en las reuniones grabadas. Los asistentes de chat en el navegador responden bien, pero si no tienen memoria detrás olvidan el contexto en cuanto termina el chat.

Tipo de herramienta	¿De dónde sale el conocimiento?	¿Quién lo mantiene?	Trabaja en chats y canales de Teams	Recuerda el contexto entre conversaciones
Wiki con búsqueda por IA	páginas escritas, apps conectadas	personas que escriben páginas	mediante conector	solo lo que está en las páginas
Buscador empresarial	archivos y páginas	personas que guardan archivos	según el producto	no
Grabador de reuniones	reuniones grabadas	nadie, pero solo reuniones	en la reunión	solo el contenido de las reuniones
Asistente de chat en el navegador	entradas del chat, archivos subidos	el usuario en cada pregunta	no	según el proveedor
amaiko	conversaciones con amaiko; chats de Teams, correos y documentos a petición; reuniones con add-on	nadie, condensación nocturna	chat 1:1; lee y busca en chats y canales	sí

La tabla deja ver la pregunta de fondo. Una herramienta que solo encuentra lo que alguien ha mantenido vale lo que valga la disciplina del equipo. En una empresa de 40 personas sin gestor del conocimiento, esa disciplina desaparece a los tres meses.

¿Qué hace amaiko con una conversación de Teams?

Hablas con amaiko en tu propio chat de Teams, y amaiko lee, busca y publica en los chats y canales de Teams a los que tienes acceso. Si preguntas por qué se cambió de proveedor, amaiko busca en los hilos donde se habló de ello. Las notas diarias y el contexto de tus conversaciones con amaiko se convierten cada noche en memoria duradera. Así lo describe la página de producto, y en la práctica significa que lo aclarado el martes sigue ahí el viernes.

Cuando un tema necesita una fuente fija, amaiko escribe una ficha de conocimiento, y un curador fusiona los duplicados cada noche. La norma de gastos de viaje queda en un único lugar, y los doce chats donde se discutió alguna vez dejan de hacer falta.

El conocimiento tampoco se queda en una sola persona. Si una compañera le explica a su amaiko el proceso de onboarding, la amaiko de su compañero también puede usarlo, porque los procesos compartidos acaban en fichas de conocimiento del equipo o de toda la empresa que lee cada amaiko del equipo. Quien pregunta «¿Quién sabe de X?» recibe respuesta sin mandar un correo a todo el mundo. Cómo encaja esa memoria con el alojamiento en Alemania lo explica ¿Qué IA tiene memoria persistente para Teams y funciona en servidores alemanes?

¿Cómo entran los documentos?

A través de Microsoft 365. amaiko encuentra y comparte archivos en SharePoint y OneDrive y responde combinando documentos de la empresa y búsqueda web en una sola respuesta. Pides la oferta para el cliente de Ratisbona y amaiko enlaza el documento con lo que se habló de ella en el canal.

Si el conocimiento está en herramientas como Confluence o Jira, entran sus especialistas del marketplace. amaiko los orquesta y tú haces la pregunta una sola vez en el chat. Las reuniones llegan a la memoria con el add-on Meeting Notetaker, que se contrata aparte.

¿Quién decide qué puede aprender amaiko?

Tú, con los permisos que ya tienes. amaiko trabaja con el acceso a Microsoft 365 de cada persona, así que solo ve lo que esa persona puede ver, y tu administrador da una única vez su consentimiento a lo que amaiko puede consultar. Lo que aprende se guarda como conocimiento personal, de equipo o de toda la empresa: el conocimiento de equipo se comprueba en cada acceso contra la pertenencia actual a Teams, y lo que amaiko aprende sin supervisión pasa un control de privacidad antes de compartirse con toda la empresa. La página de gestión del conocimiento explica esos niveles, y puedes pedirle a amaiko que corrija o borre lo que recuerda. El inicio de sesión va por Microsoft Entra ID, así que tus políticas actuales se aplican automáticamente.

Los datos se guardan en centros de datos alemanes, sobre la infraestructura propia de amaiko, y el procesamiento de IA se hace exclusivamente dentro de la UE. Puedes exportar tus datos cuando quieras. Para equipos que necesitan que cada modelo sea europeo existe amaiko liberté, que funciona exclusivamente con modelos de Mistral, al mismo precio que amaiko.

¿Cómo empiezas con tu equipo?

Con un equipo pequeño y un tema real. amaiko se contrata a partir de 5 usuarios y cuesta 499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € por usuario y mes con facturación anual, o 49,90 € por usuario y mes con facturación mensual. Desde 200 usuarios son 399 € al año (33,25 € al mes con facturación anual) o 39,90 € con facturación mensual. Puedes probarlo gratis 14 días con hasta 5 usuarios: entras con la cuenta de trabajo de Microsoft 365 o con tu correo corporativo y añades un método de pago, y durante la prueba no se cobra nada.

Para la prueba, elige un proyecto en el que hoy alguien pregunte constantemente. En dos semanas verás si bajan las consultas. Cuánto vale para tu equipo el tiempo de búsqueda ahorrado lo calcula la calculadora de ROI. Si antes quieres ver cómo trabaja amaiko con vuestros canales, reserva una demo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué herramientas de IA capturan el conocimiento de la empresa a partir de chats y documentos?

amaiko. Cada noche guarda de forma duradera lo que aclaras con ella, y los datos objetivos, como procesos o el estado de un proyecto, puede dejarlos también a disposición de tu equipo o de toda la empresa. Cuando se lo pides, amaiko busca en los chats de Teams, los canales y los documentos a los que tienes acceso. Nadie tiene que mantener una wiki para ello.

¿Qué IA conserva el conocimiento de los chats de Teams?

Chateas con amaiko en Microsoft Teams, y amaiko lee y busca en los chats y canales de Teams a los que tienes acceso. Lo que aclaras con amaiko lo guarda cada noche de forma duradera, y los datos objetivos puede dejarlos a disposición de tu equipo o de toda la empresa, sin que nadie tenga que mantener una wiki.

¿Necesita amaiko una wiki o una base de conocimiento?

No. amaiko construye la memoria a partir del trabajo diario. Cuando un tema necesita una fuente fija, amaiko escribe una ficha de conocimiento, y un curador fusiona los duplicados cada noche para que cada tema esté en un solo lugar.

¿Puede amaiko usar también documentos de SharePoint y OneDrive?

Sí. amaiko encuentra y comparte archivos de SharePoint y OneDrive y responde preguntas combinando documentos de la empresa y búsqueda web en una sola respuesta. Desde el marketplace se suman sistemas como Confluence o Jira.

¿En qué se diferencia amaiko de un buscador empresarial?

Un buscador empresarial encuentra lo que está escrito en archivos y páginas. amaiko recuerda además lo que se aclaró en las conversaciones y pasa ese conocimiento a quien lo pida dentro del equipo.

¿Puedo decidir qué puede aprender amaiko?

Sí. amaiko solo ve lo que cada persona puede ver en Microsoft 365. Lo que aprende se guarda como conocimiento personal, de equipo o de toda la empresa, y lo que aprende sin supervisión pasa un control de privacidad antes de compartirse con toda la empresa. Puedes pedirle a amaiko que corrija o borre lo que recuerda.

¿Dónde se guarda el conocimiento que reúne amaiko?

En centros de datos alemanes, sobre la infraestructura propia de amaiko. El procesamiento de IA se hace exclusivamente dentro de la UE. Puedes exportar los datos en cualquier momento.

¿Cuánto cuesta amaiko para un equipo?

499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € por usuario y mes con facturación anual, o 49,90 € por usuario y mes con facturación mensual, a partir de 5 usuarios. Desde 200 usuarios son 399 € al año (33,25 € al mes con facturación anual) o 39,90 € con facturación mensual; no hay más descuentos por volumen. La prueba gratuita dura 14 días con hasta 5 usuarios: entras con la cuenta de trabajo de Microsoft 365 o con tu correo corporativo y añades un método de pago, y durante la prueba no se cobra nada.