¿Qué IA permite buscar en las reuniones presenciales?

amaiko registra las reuniones presenciales con un grabador Hey Pocket que pones sobre la mesa y vinculas desde el chat. La transcripción llega a amaiko igual que cualquier otra reunión, y después encuentras la conversación preguntando en el chat. Antes de encender el grabador por primera vez, tu equipo tiene que decidir cómo pide el consentimiento de todos los presentes y qué dice el comité de empresa (Betriebsrat), si lo hay. Este artículo repasa ambas cosas y explica cuánto cuesta la función.

¿Cómo llega a amaiko una conversación en la mesa?

La función se llama amaiko en la sala y se lanzó en junio de 2026. Pones un grabador Hey Pocket sobre la mesa y lo vinculas con un par de clics directamente desde el chat de amaiko. El dispositivo lo aportas tú; amaiko y Hey Pocket colaboran como partners oficiales.

Por dentro, la función cuelga del add-on Meeting Notetaker. Ese mismo add-on entra como participante visible en las reuniones online y recoge las transcripciones que ya genera la plataforma de reuniones. El grabador es la tercera vía de entrada, y la única que alcanza una conversación sin enlace de reunión.

En ventas y en el taller, esa es la mayor parte de la jornada: la visita a un cliente en Passau, la recepción de una máquina. amaiko cubre la sala igual que la videollamada, y todo acaba en la misma memoria dentro de tu Teams. Cómo se compara amaiko con los grabadores de reuniones puros lo cuenta el artículo sobre la alternativa a Fireflies para Microsoft Teams.

¿Qué pasa con la conversación después de la reunión?

La transcripción llega a amaiko igual que cualquier otra reunión. Recibes un resumen limpio con las tareas ya en Microsoft To Do, y la conversación queda disponible para buscarla.

Lo que la separa de una grabadora de voz es el contexto. amaiko lee la conversación contrastándola con lo que ya sabe de tu CRM, tus correos, tus proyectos y tus decisiones anteriores. Si tres semanas después de la visita preguntas en el chat de Teams qué plazo de entrega le prometisteis al cliente, te responde a partir del acta y te señala el correo en el que el cliente insistió.

El artículo sobre actas de reunión y tareas automáticas en Teams detalla cómo las actas se convierten en tareas repartidas.

¿Quién tiene que dar su consentimiento a la grabación?

Cada persona que hable en la sala. El § 201 del Código Penal alemán (StGB) castiga con hasta tres años de prisión o con multa a quien grabe sin autorización la palabra hablada no pública de otra persona. Una reunión en una sala de la empresa o en casa del cliente es, por regla general, no pública. En el día a día, esa autorización la consigues con el consentimiento de todos los que hablan, invitados y clientes incluidos.

A eso se suma la protección de datos. Una grabación con nombres y declaraciones es un tratamiento de datos personales. Necesitas por tanto una base jurídica según el art. 6 RGPD, y el art. 13 RGPD te obliga a informar a los presentes en el momento de recoger los datos.

amaiko no anuncia la grabación en la sala. La responsabilidad de que la grabación sea lícita recae en la empresa que usa el grabador. En la práctica basta con una rutina fija. El aviso va ya en la convocatoria y al empezar lo preguntas en voz alta a los presentes. Si alguien se niega, el grabador se queda apagado y alguien toma notas a mano.

¿Qué dice el comité de empresa?

Si hay comité de empresa, tiene voz. El § 87, apdo. 1, n.º 6 de la Ley de Organización de Empresas (BetrVG) le otorga un derecho de codecisión en la introducción y el uso de dispositivos técnicos destinados a controlar el comportamiento o el rendimiento de la plantilla.

El Tribunal Federal de Trabajo (BAG) interpreta la palabra destinados de forma amplia. En su resolución del 16 de julio de 2024 (1 ABR 16/23) le basta con que el dispositivo sea objetivamente apto para recoger información sobre comportamiento o rendimiento, sin que haga falta intención de vigilar. Según esa línea, un grabador que deja constancia de quién dijo qué entra en el ámbito de la codecisión.

Por eso conviene que un acuerdo de empresa (Betriebsvereinbarung) fije cuatro puntos. Qué reuniones se graban, quién puede leer las actas, cuándo se borran y el compromiso de que nunca sirvan para evaluar el rendimiento. Las empresas de Austria tienen sus propias reglas, que repasa el artículo sobre asistentes de IA conformes al RGPD para pymes en Austria.

¿Qué reuniones merece la pena grabar?

Las conversaciones cuyo resultado va a necesitar más tarde alguien que no estuvo presente. Las entrevistas de personal y las conversaciones sobre conflictos quedan fuera en nuestra opinión, aunque todos dieran su consentimiento. La tabla muestra adónde va a parar una reunión presencial según la herramienta.

Criterio	Nota a mano	Nota de voz en el móvil	Notetaker de reuniones	amaiko en la sala
Registra conversaciones sin enlace de reunión	sí	sí	con su app móvil, según el proveedor	sí
Las tareas acaban en Microsoft To Do	no	no	según el proveedor	sí
Se encuentra después preguntando en el chat de Teams	no	no	en la app del proveedor	sí
Contrasta la conversación con correos y decisiones anteriores	no	no	sobre todo con reuniones grabadas	sí
Requiere consentimiento según el § 201 StGB	no	sí	sí	sí

La última fila vale para cualquier dispositivo. Toda grabación de audio necesita el consentimiento de los presentes, da igual qué aparato haya sobre la mesa. El grabador te ahorra transcribir a mano, pero aclarar antes la conversación sigue siendo cosa tuya.

¿Cuánto cuesta el registro presencial?

El plan de amaiko cuesta 41,58 € por usuario y mes con facturación anual (499 € al año), o 49,90 € con facturación mensual, y no incluye notas de reunión. Las notas de reunión y Meeting Recall llegan con el add-on Meeting Notetaker, que cuesta 19,99 € por usuario y mes además del plan. En total son 61,57 € por usuario y mes con facturación anual (de 5 a 199 usuarios). El add-on cubre todas las vías por las que una reunión llega a amaiko, grabador incluido. El dispositivo lo compras aparte.

amaiko se contrata a partir de cinco usuarios, y la facturación anual te regala dos meses. Desde 200 usuarios el plan cuesta 33,25 € por usuario y mes con facturación anual. Tienes todos los precios en la página de precios. Si quieres ver cómo llega una visita a cliente a vuestro Teams, reserva una demo y trae una conversación real.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué herramientas de IA registran también las reuniones presenciales y permiten buscarlas?

amaiko con el add-on Meeting Notetaker. Un grabador Hey Pocket vinculado graba la conversación en la mesa, la transcripción llega a amaiko igual que cualquier otra reunión y después la encuentras preguntando en el chat. Además recibes un resumen, y las tareas van a Microsoft To Do. Junto con el plan, son 61,57 € por usuario y mes en total con facturación anual (de 5 a 199 usuarios).

¿Puede amaiko registrar reuniones que no se celebran en Teams?

Sí. Con amaiko en la sala pones un grabador Hey Pocket sobre la mesa y lo vinculas desde el chat con un par de clics. Después la conversación llega a amaiko como cualquier reunión de Teams, con su resumen y las tareas en Microsoft To Do.

¿El Meeting Notetaker está incluido en el plan de amaiko?

No. Las notas de reunión y Meeting Recall llegan con el add-on Meeting Notetaker, que cuesta 19,99 € por usuario y mes además del plan. En total son 61,57 € por usuario y mes con facturación anual (de 5 a 199 usuarios). El add-on cubre tanto las reuniones online como las conversaciones presenciales.

¿Tengo que informar a los asistentes de la grabación?

Sí. amaiko no anuncia la grabación en la sala, eso te toca a ti. El § 201 StGB castiga grabar sin autorización la palabra hablada no pública, y el art. 13 RGPD exige informar a los afectados en el momento de recoger los datos. Pide el consentimiento de todas las personas que vayan a hablar antes de encender el grabador.

¿Hace falta un acuerdo de empresa para usarlo?

Si hay comité de empresa, cuenta con ello. El § 87, apdo. 1, n.º 6 BetrVG le da derecho de codecisión sobre los dispositivos técnicos que sirven para controlar el comportamiento o el rendimiento, y al BAG le basta con que el dispositivo sea objetivamente apto para ello. Un acuerdo de empresa regula entonces qué reuniones se graban y quién ve las actas.

¿Necesito un dispositivo propio para amaiko en la sala?

Sí. El grabador Hey Pocket lo pones tú, y amaiko y Hey Pocket son partners oficiales. El dispositivo se vincula directamente desde el chat de amaiko.

¿Dónde se guardan y procesan las actas?

Lo que llega a amaiko se almacena en centros de datos en Alemania, y el procesamiento con IA ocurre exclusivamente dentro de la UE. La grabación y la transcripción se hacen en Hey Pocket antes de que la transcripción llegue a amaiko, así que rigen además las condiciones de Hey Pocket. Revísalas con tu delegado de protección de datos antes de empezar.

¿Puedo encontrar más tarde una reunión presencial?

Sí. El acta pasa a formar parte de la memoria de amaiko. Preguntas en el chat de Teams qué se decidió en la cita, y amaiko responde a partir de la conversación y del contexto que ya conoce de tu CRM, tus correos, tus proyectos y tus decisiones anteriores.