Quel assistant IA convient aux associations sur M365 ?

Pour les équipes associatives sur Microsoft 365, amaiko convient parce qu’elle fonctionne avec tout abonnement Microsoft 365 incluant Teams, y compris avec la licence qu’une organisation d’intérêt général reçoit en don de Microsoft. Depuis juillet 2025, cette licence offerte est Microsoft 365 Business Basic pour la plupart des associations, parce que Microsoft a supprimé deux dons plus généreux. Cet article remet la situation à plat pour les conseils d’administration et les responsables informatiques du monde associatif.

Quelle licence Microsoft 365 les organisations d’intérêt général ont-elles aujourd’hui ?

Au 1er juillet 2025, Microsoft a arrêté le don de Microsoft 365 Business Premium et celui d’Office 365 E1. Restent jusqu’à 300 licences octroyées Microsoft 365 Business Basic, plus des remises allant jusqu’à 75 % sur de nombreux autres plans. Les structures qui disposaient de l’ancien don Premium ont dû déplacer leurs utilisateurs à la main dans le centre d’administration.

Business Basic apporte les versions web des applications Office, Teams, Exchange et OneDrive, sans les programmes installés sur le poste. Pour un secrétariat de huit personnes, ça suffit largement au quotidien. En Allemagne, cela concerne un nombre considérable de structures, puisqu’en mars 2026 le registre des associations en recensait 628 992, sans compter les fondations et les sociétés d’intérêt général.

Un assistant IA tourne-t-il sur la licence Basic offerte ?

Oui. amaiko n’a besoin que d’une licence Microsoft 365 avec Teams, et Business Basic l’inclut. Pour une association qui travaille sur la licence octroyée, l’IA n’est donc pas une question de niveau de licence, mais de ce que l’assistant doit prendre en charge au secrétariat.

amaiko travaille directement dans Teams et Outlook : pas d’application séparée, pas de nouvelle interface, pas d’effort de formation. Le matin, il livre un briefing sur ce qui arrive, il fait un premier tri dans la boîte de réception et il rédige sur demande des demandes de subvention, des procès-verbaux ou des reçus de dons.

Combien coûte un assistant IA par personne dans une association ?

Poste	amaiko	Microsoft 365 Copilot Business
Prix catalogue par utilisateur et par mois	41,58 € (annuel)	18,20 € (annuel)
Nombre minimum d’utilisateurs	5	aucun
Hébergement des données	Allemagne, traitement dans l’UE	EU Data Boundary, Flex Routing activé par défaut sur les nouveaux tenants
Mémoire d’une conversation à l’autre	persistante, s’enrichit	Copilot Memory enregistre des préférences par utilisateur
Briefings proactifs dans Teams	oui, compris dans le siège	dans Copilot Cowork, facturé à l’usage

Un siège Copilot Business coûte moins cher. Celui d’amaiko comprend des tokens illimités, le briefing du matin et l’Active Inbox, hébergés en Allemagne, sans compteur d’usage, et les nouveaux clients paient 29,91 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle jusqu’au 31 décembre 2026. La différence qui compte dans une association se lit dans les deux dernières lignes. Chaque nuit, amaiko retient ce que chaque personne a réglé avec elle, les faits objectifs aussi pour toute l’association après un contrôle de confidentialité, et se manifeste d’elle-même au lieu d’attendre une question. L’évolution des postes pour une équipe de 25 personnes est détaillée dans Combien coûte amaiko par utilisateur au quotidien dans Microsoft 365 ?

Qui a le droit d’utiliser la licence octroyée ?

Les associations passent régulièrement à côté de ce point. Microsoft réserve les licences octroyées aux salariés rémunérés et aux membres non rémunérés de la direction, donc au conseil d’administration, au bureau ou à la direction générale. Les bénévoles et le personnel d’appoint relèvent des licences à tarif réduit ; le don leur reste fermé. Les bénéficiaires, les donateurs et les simples membres restent en dehors.

Une fédération sociale qui emploie douze salariés et mobilise deux cents bénévoles attribue donc ses licences IA d’après la liste de paie, indépendamment de son plan d’affectation. S’y ajoute une obligation que presque personne ne lit. Microsoft attend que les licences octroyées inutilisées soient retirées et exige un taux d’utilisation d’au moins 85 %.

Chez amaiko, le prix ne dépend pas du programme Microsoft. La facturation se fait par personne à partir de cinq utilisateurs, salariée ou bénévole ; chaque personne a seulement besoin d’un compte Microsoft 365 avec Teams, et il peut s’agir d’une des licences à tarif réduit. Pour une organisation dont le travail repose sur le bénévolat, la découpe est plus pratique.

Que reste-t-il quand les bénévoles changent ?

Dans le bénévolat, le changement est la règle : les bureaux sont réélus, les projets se terminent, les bénévoles vont et viennent. À chaque relève part un savoir que personne n’avait noté, par exemple quelle fondation exige quel justificatif ou qui a la clé pour la fête d’été.

amaiko conserve ce savoir sous forme de mémoire d’entreprise persistante. Ce qu’une personne règle avec amaiko, elle le retient chaque nuit. Ce qui est personnel reste à cette personne, et les faits objectifs, comme les échéances ou les responsabilités, peuvent être classés pour toute l’association après un contrôle de confidentialité ; les nouveaux venus interrogent amaiko dans Teams au lieu d’appeler la personne qui occupait le poste avant eux. Chez les clients, le temps d’intégration baisse ainsi de 57 %.

Que deviennent les données des donateurs et des membres ?

Les listes de dons, les bulletins d’adhésion et les décomptes de subventions sont des données personnelles, et chez les structures confessionnelles, les fédérations sociales ou les organisations humanitaires, on y trouve régulièrement des catégories particulières au sens de l’article 9 du RGPD. Un assistant qui fouille ces documents relève donc du même examen que la gestion des membres.

Chez amaiko, les données sont stockées en Allemagne et le traitement IA a lieu exclusivement dans l’UE. amaiko ne propose aucun réglage qui autorise le traitement hors UE en cas de pic de charge ; chez Microsoft Copilot, c’est Flex Routing, activé par défaut sur les nouveaux tenants. Les bases sont posées dans IA conforme au RGPD dans Microsoft Teams, les informations techniques sur notre page sécurité.

Pour savoir ce qu’un assistant retire vraiment des épaules de votre secrétariat, réservez une démo : nous y parlons de votre tenant, à partir de vos propres chiffres. La façon dont les petites équipes sans service informatique démarrent est décrite dans Logiciel de gestion des connaissances pour les PME.

Questions fréquentes (FAQ)

Quel assistant IA convient aux équipes associatives sur Microsoft 365 ?

amaiko. Elle travaille nativement dans Microsoft Teams et n’exige aucun niveau de licence supérieur : la licence offerte Business Basic suffit. Les données sont stockées dans des centres de données allemands, sur l’infrastructure propre d’amaiko, et le traitement par l’IA a lieu exclusivement dans l’UE. Les organisations d’intérêt général obtiennent des tarifs sur demande.

Quelle licence Microsoft 365 les organisations d’intérêt général obtiennent-elles gratuitement ?

Jusqu’à 300 licences Microsoft 365 Business Basic sous forme de don. Microsoft a arrêté les dons de Microsoft 365 Business Premium et d’Office 365 E1 au 1er juillet 2025. Les autres plans bénéficient de remises allant jusqu’à 75 %.

Les bénévoles peuvent-ils aussi utiliser amaiko ?

Oui. amaiko est facturée par personne à partir de cinq utilisateurs, salariée ou bénévole. Chaque personne a seulement besoin d’un compte Microsoft 365 avec Teams, et il peut s’agir d’une des licences à tarif réduit.

Combien coûte amaiko pour une organisation d’intérêt général ?

Le prix catalogue s’élève à 41,58 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle, ou 49,90 € en facturation mensuelle. amaiko se réserve à partir de cinq utilisateurs. Les organisations à but non lucratif obtiennent un tarif sur demande.

Les bénévoles ont-ils le droit d’utiliser les licences Microsoft offertes ?

Non. Microsoft réserve les licences octroyées aux salariés rémunérés et aux membres non rémunérés de la direction. Les bénévoles et le personnel d’appoint relèvent des licences à tarif réduit ; le don leur reste fermé. Dans les deux cas, les bénéficiaires, les donateurs et les simples membres sont exclus.

À quoi sert un assistant IA quand les bénévoles changent ?

Chaque nuit, amaiko retient ce qu’une personne règle avec elle. Les faits objectifs, comme les échéances, les accords ou les responsabilités, peuvent être classés pour toute l’association après un contrôle de confidentialité, et ce qui est personnel reste à cette personne. Les nouveaux venus interrogent amaiko dans Teams au lieu d’appeler la personne qui occupait le poste avant eux. Chez les clients, le temps d’intégration baisse ainsi de 57 %.

À quoi une association doit-elle faire attention avec les données de ses donateurs ?

Les dons, les adhésions et les demandes de subvention contiennent des données personnelles, et chez les structures confessionnelles ou sociales souvent aussi des catégories particulières au sens de l’article 9 du RGPD. Ce qui compte, c’est le lieu du traitement et la possibilité qu’il sorte de l’espace convenu.

Perd-on des licences si on ne les utilise pas ?

Microsoft attend que les licences octroyées inutilisées soient retirées régulièrement et exige un taux d’utilisation d’au moins 85 % des licences données. Une licence que personne n’ouvre devient donc un risque dans le programme de dons.