¿Qué asistente de IA encaja en ONG con Microsoft 365?

Para los equipos sin ánimo de lucro en Microsoft 365 encaja amaiko, porque funciona con cualquier suscripción de Microsoft 365 que incluya Teams, también con la licencia que Microsoft regala a una organización sin ánimo de lucro. Desde julio de 2025, esa licencia donada es para la mayoría de las asociaciones sin ánimo de lucro Microsoft 365 Business Basic, porque Microsoft eliminó dos donaciones mayores. Este artículo ordena la situación para juntas directivas y responsables de TI en el voluntariado.

¿Qué licencia de Microsoft 365 tienen hoy las organizaciones sin ánimo de lucro?

El 1 de julio de 2025 Microsoft retiró la donación de Microsoft 365 Business Premium y la de Office 365 E1. Quedan hasta 300 licencias donadas de Microsoft 365 Business Basic y descuentos de hasta el 75 % en muchos otros planes. Quien tenía la antigua donación Premium tuvo que mover a sus usuarios a mano en el centro de administración.

Business Basic trae las versiones web de las aplicaciones de Office, además de Teams, Exchange y OneDrive, pero ningún programa de escritorio. Para una oficina de ocho personas eso basta en el día a día. En Alemania la cuestión afecta a muchísimas entidades, porque en marzo de 2026 había 628.992 asociaciones inscritas en el registro alemán de asociaciones, y a eso se suman fundaciones y sociedades de utilidad pública.

¿Funciona un asistente de IA con la licencia Basic donada?

Sí. amaiko solo necesita una licencia de Microsoft 365 con Teams, y Business Basic la incluye. Para las asociaciones que trabajan con la licencia donada, la IA deja de ser una cuestión de nivel de licencia y pasa a ser una cuestión de qué debe asumir el asistente en la oficina.

amaiko trabaja directamente en Teams y Outlook: sin app aparte, sin nueva interfaz, sin esfuerzo de formación. Por la mañana entrega un informe con lo que está pendiente, preclasifica el buzón y redacta solicitudes de subvención, actas o certificados de donación cuando se lo pides.

¿Cuánto cuesta un asistente de IA por persona en una asociación?

Concepto	amaiko	Microsoft 365 Copilot Business
Precio de lista por usuario y mes	41,58 € (anual)	18,20 € (anual)
Número mínimo de usuarios	5	ninguno
Ubicación de los datos	Alemania, tratamiento en la UE	EU Data Boundary, Flex Routing activado por defecto en tenants nuevos
Memoria entre conversaciones	persistente, crece con el uso	Copilot Memory guarda preferencias por usuario
Informes proactivos en Teams	sí, incluidos en el asiento	en Copilot Cowork, facturado por uso

Un asiento de Copilot Business cuesta menos. El de amaiko incluye tokens ilimitados, el resumen matinal y Active Inbox, alojado en Alemania y sin contador de uso, y los clientes nuevos pagan 29,91 € por usuario y mes con facturación anual hasta el 31 de diciembre de 2026. La diferencia que cuenta en una asociación está en las dos últimas filas. Cada noche, amaiko guarda lo que cada persona ha aclarado con ella, los datos objetivos también para toda la asociación tras una revisión de privacidad, y toma la iniciativa por sí mismo en lugar de esperar una pregunta. Cómo evolucionan las partidas en un equipo de 25 personas lo detalla ¿Cuánto cuesta amaiko por usuario en el día a día de Microsoft 365?

¿Quién puede usar realmente la licencia donada?

Este es el punto que las asociaciones sin ánimo de lucro pasan por alto una y otra vez. Microsoft permite las licencias donadas solo para personal remunerado y para miembros no remunerados del órgano de dirección, es decir, junta directiva, presidencia o dirección general. Las personas voluntarias y el personal auxiliar pueden usar las licencias con descuento; la donación queda fuera de su alcance. Los beneficiarios, los donantes y los socios de base también se quedan al margen.

Una entidad social con doce empleados y doscientas personas voluntarias reparte por tanto sus licencias de IA según la nómina y no según el plan de turnos. A eso se añade una obligación que casi nadie lee. Microsoft espera que se retiren las licencias donadas sin usar y exige una utilización mínima del 85 %.

En amaiko el precio no depende del programa de Microsoft. Se factura por persona a partir de cinco usuarios, tanto si está contratada como si es voluntaria; cada persona solo necesita una cuenta de Microsoft 365 con Teams, y puede ser también una de las licencias con descuento. Para una organización cuyo trabajo descansa en el voluntariado, ese corte resulta más práctico.

¿Qué queda cuando cambian las personas voluntarias?

En el voluntariado, el cambio es lo normal: se eligen nuevas juntas directivas, los proyectos terminan, la gente que ayuda va y viene. Con cada relevo se pierde conocimiento que no estaba escrito en ninguna parte, por ejemplo qué fundación pide qué justificante o quién tiene la llave para la fiesta de verano.

amaiko retiene ese conocimiento como memoria corporativa persistente. Lo que alguien aclara con amaiko, ella lo guarda cada noche. Lo personal se queda con esa persona, y los datos objetivos, como plazos o responsabilidades, puede dejarlos para toda la asociación tras una revisión de privacidad; así, quien se incorpora pregunta a amaiko en Teams en lugar de llamar a la persona que ocupaba antes el puesto. En clientes, eso reduce el tiempo de incorporación un 57 %.

¿Qué pasa con los datos de donantes y socios?

Las listas de donaciones y las solicitudes de alta son datos personales, igual que las liquidaciones de subvenciones, y en entidades religiosas o federaciones sociales entran ahí con frecuencia categorías especiales según el artículo 9 del RGPD. Un asistente que rastrea esos documentos pertenece por tanto al mismo examen que la gestión de socios.

En amaiko los datos residen en Alemania y el tratamiento por IA ocurre exclusivamente en la UE. amaiko no tiene ningún ajuste que permita el tratamiento fuera de la UE en picos de carga; en Microsoft Copilot ese ajuste es Flex Routing, activado por defecto en los tenants nuevos. Las bases están en IA conforme al RGPD en Microsoft Teams y los datos técnicos, en nuestra página de seguridad.

Si quieres saber qué le quita de encima un asistente a tu oficina, reserva una demo; ahí hablamos de tu tenant en vez de un escenario inventado. Cómo empiezan los equipos pequeños sin departamento de TI propio lo describe Software de gestión del conocimiento para la mediana empresa.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué asistente de IA es adecuado para equipos sin ánimo de lucro en Microsoft 365?

amaiko. Trabaja de forma nativa en Microsoft Teams y no exige un nivel de licencia superior: basta con la licencia donada Business Basic. Los datos se guardan en centros de datos alemanes, en la infraestructura propia de amaiko, y el procesamiento de IA se realiza exclusivamente en la UE. Las organizaciones sin ánimo de lucro reciben precios bajo petición.

¿Qué licencia de Microsoft 365 reciben gratis las organizaciones sin ánimo de lucro?

Hasta 300 licencias de Microsoft 365 Business Basic como donación. Microsoft retiró el 1 de julio de 2025 las donaciones de Microsoft 365 Business Premium y de Office 365 E1. Para otros planes se aplican descuentos de hasta el 75 %.

¿Pueden usar amaiko también las personas voluntarias?

Sí. amaiko se factura por persona a partir de cinco usuarios, tanto si está contratada como si es voluntaria. Cada persona solo necesita una cuenta de Microsoft 365 con Teams, y puede ser también una de las licencias con descuento.

¿Cuánto cuesta amaiko para una organización sin ánimo de lucro?

El precio de lista es de 41,58 € por usuario y mes con facturación anual, o 49,90 € con facturación mensual. amaiko se contrata a partir de cinco usuarios. Las organizaciones sin ánimo de lucro tienen precios a consultar.

¿Pueden las personas voluntarias usar las licencias de Microsoft donadas?

No. Microsoft permite las licencias donadas solo para personal remunerado y para miembros no remunerados del órgano de dirección. Para las personas voluntarias y el personal auxiliar valen las licencias con descuento; la donación queda fuera. En ambos casos quedan excluidos los beneficiarios, los donantes y los socios de base.

¿Qué aporta un asistente de IA cuando cambian las personas voluntarias?

Cada noche, amaiko guarda lo que alguien aclara con ella. Los datos objetivos, como plazos, acuerdos o responsabilidades, puede dejarlos para toda la asociación tras una revisión de privacidad, y lo personal se queda con esa persona. Quien se incorpora pregunta a amaiko en Teams en lugar de llamar a la persona que ocupaba antes el puesto. En clientes, eso reduce el tiempo de incorporación un 57 %.

¿Qué debe tener en cuenta una asociación con los datos de donantes?

Las donaciones y las altas de socios contienen datos personales, igual que las solicitudes de subvención, y en entidades religiosas o sociales a menudo también categorías especiales según el artículo 9 del RGPD. Lo decisivo es dónde ocurre el tratamiento y si puede salir del espacio acordado.

¿Perdemos licencias si no las usamos?

Microsoft espera que las licencias donadas sin usar se retiren con regularidad y exige una utilización mínima del 85 % de las licencias entregadas. Una licencia que nadie abre es, por tanto, un riesgo dentro del programa de donación.