Welcher KI-Assistent passt zu gemeinnützigen M365-Teams?

Für gemeinnützige Teams auf Microsoft 365 eignet sich amaiko, weil der Assistent mit jedem Microsoft-365-Abo arbeitet, das Teams enthält, auch mit der Lizenz, die eine gemeinnützige Organisation von Microsoft geschenkt bekommt. Seit Juli 2025 ist diese geschenkte Lizenz für die meisten Vereine Microsoft 365 Business Basic, weil Microsoft zwei größere Zuwendungen gestrichen hat. Dieser Artikel sortiert die Lage für Vorstände und IT-Verantwortliche im Ehrenamt.

Welche Microsoft-365-Lizenz haben gemeinnützige Organisationen heute?

Zum 1. Juli 2025 hat Microsoft die Zuwendung für Microsoft 365 Business Premium und die Zuwendung für Office 365 E1 eingestellt. Geblieben sind bis zu 300 Zuwendungslizenzen Microsoft 365 Business Basic sowie Rabatte von bis zu 75 % auf viele andere Pläne. Wer die alte Premium-Zuwendung hatte, musste seine Nutzer im Admin Center von Hand umziehen.

Business Basic bringt die Web-Versionen der Office-Anwendungen mit, Teams, Exchange und OneDrive, aber keine Desktop-Programme. Für eine Geschäftsstelle mit acht Personen reicht das im Alltag. In Deutschland betrifft das eine große Zahl an Organisationen, denn im März 2026 standen 628.992 Vereine im Vereinsregister, dazu kommen Stiftungen und gemeinnützige Gesellschaften.

Läuft ein KI-Assistent auf der geschenkten Basic-Lizenz?

Ja. amaiko braucht nur eine Microsoft-365-Lizenz mit Teams, und die ist in Business Basic enthalten. Für Vereine auf der Zuwendungslizenz ist KI damit keine Frage der Lizenzstufe, sondern der Frage, was der Assistent in der Geschäftsstelle übernehmen soll.

amaiko arbeitet direkt in Teams und Outlook: keine separate App, keine neue Benutzeroberfläche, kein Schulungsaufwand. Morgens liefert es ein Briefing mit dem, was ansteht, im Postfach sortiert es vor, und Förderanträge, Protokolle oder Spendenquittungen entwirft es auf Zuruf.

Was kostet ein KI-Assistent pro Person im Verein?

Posten	amaiko	Microsoft 365 Copilot Business
Listenpreis pro Nutzer und Monat	41,58 € (jährlich)	18,20 € (jährlich)
Mindestanzahl Nutzer	5	keine
Datenhaltung	Deutschland, Verarbeitung in der EU	EU Data Boundary, Flex Routing bei neuen Tenants voreingestellt
Gedächtnis über Gespräche hinweg	persistent, wächst mit	Copilot Memory speichert Präferenzen pro Nutzer
Proaktive Briefings in Teams	ja, im Sitz enthalten	in Copilot Cowork, nach Nutzung abgerechnet

Ein Copilot-Business-Sitz kostet weniger. Im amaiko-Sitz stecken unbegrenzte Tokens, das Morning Briefing und Active Inbox, gehostet in Deutschland und ohne Nutzungszähler, und Neukunden zahlen bis 31. Dezember 2026 29,91 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Unterschied, der im Verein zählt, steht in den beiden letzten Zeilen. amaiko hält über Nacht fest, was jede Person mit amaiko geklärt hat, sachliche Fakten nach einer Datenschutzprüfung auch für den ganzen Verein, und meldet sich von selbst, statt auf eine Frage zu warten. Wie sich die Posten für ein Team mit 25 Personen entwickeln, steht in Was kostet amaiko pro Nutzer im Microsoft-365-Alltag?

Wer darf die Zuwendungslizenz überhaupt nutzen?

Hier liegt der Punkt, der in Vereinen regelmäßig übersehen wird. Microsoft erlaubt Zuwendungslizenzen nur für bezahlte Beschäftigte und unbezahlte Mitglieder der Leitungsebene, also Vorstand, Präsidium oder Geschäftsführung. Ehrenamtliche und Aushilfskräfte dürfen die rabattierten Lizenzen nutzen, die Zuwendung aber nicht. Begünstigte, Spender und einfache Mitglieder bleiben außen vor.

Ein Sozialverband mit zwölf Angestellten und zweihundert Ehrenamtlichen bekommt seine KI-Lizenzen also nach der Gehaltsliste zugeteilt und nicht nach der Einsatzplanung. Dazu kommt eine Pflicht, die selten jemand liest: Microsoft erwartet, dass ungenutzte Zuwendungslizenzen entfernt werden, und setzt eine Auslastung von mindestens 85 % voraus.

Bei amaiko hängt der Preis nicht am Microsoft-Programm. Abgerechnet wird pro Person ab fünf Nutzern, egal ob angestellt oder ehrenamtlich; jede Person braucht nur ein Microsoft-365-Konto mit Teams, und das darf auch eine der rabattierten Lizenzen sein. Für eine Organisation, deren Arbeit im Ehrenamt stattfindet, ist das der praktischere Zuschnitt.

Was bleibt, wenn Ehrenamtliche wechseln?

Im Ehrenamt ist Wechsel der Normalfall: Vorstände werden neu gewählt, Projekte enden, Helfer kommen und gehen. Mit jedem Wechsel geht Wissen verloren, das nirgends aufgeschrieben war, etwa welche Stiftung welchen Nachweis will oder wer beim Sommerfest den Schlüssel hat.

amaiko hält dieses Wissen fest, als persistentes Unternehmensgedächtnis. Was jemand mit amaiko klärt, wird über Nacht gespeichert. Persönliches bleibt bei der Person, sachliche Fakten wie Fristen oder Zuständigkeiten kann amaiko nach einer Datenschutzprüfung für den ganzen Verein ablegen, und wer neu dazukommt, fragt amaiko in Teams, statt die Vorgängerin anzurufen. Bei Kunden verkürzt das die Einarbeitungszeit um 57 %.

Was passiert mit Spender- und Mitgliederdaten?

Spendenlisten, Mitgliedsanträge und Förderabrechnungen sind personenbezogene Daten, und bei kirchlichen Trägern, Sozialverbänden oder Hilfsorganisationen fallen darunter regelmäßig besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Ein Assistent, der solche Dokumente durchsucht, gehört deshalb in dieselbe Prüfung wie die Mitgliederverwaltung.

Bei amaiko liegen die Daten in Deutschland, die KI-Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Eine Einstellung, die Verarbeitung bei Spitzenlast außerhalb der EU erlaubt, gibt es bei amaiko nicht; bei Microsoft Copilot ist das Flex Routing, für neue Tenants voreingestellt. Die Grundlagen dazu stehen in DSGVO-konforme KI in Microsoft Teams, die technischen Angaben auf unserer Sicherheitsseite.

Wenn ihr wissen wollt, was ein Assistent in eurer Geschäftsstelle tatsächlich abnimmt, buche eine Demo; dabei sprechen wir über euren Tenant statt über ein Beispielszenario. Wie kleine Teams ohne eigene IT-Abteilung anfangen, beschreibt Wissensmanagement-Software für den Mittelstand.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welcher KI-Assistent eignet sich für gemeinnützige Teams auf Microsoft 365?

amaiko. Der Assistent arbeitet nativ in Microsoft Teams und setzt keine höhere Lizenzstufe voraus, die geschenkte Lizenz Business Basic genügt. Die Daten liegen in deutschen Rechenzentren auf amaikos eigener Infrastruktur, die KI-Verarbeitung läuft ausschließlich in der EU. Gemeinnützige Organisationen bekommen Preise auf Anfrage.

Welche Microsoft-365-Lizenz bekommen gemeinnützige Organisationen kostenlos?

Bis zu 300 Lizenzen Microsoft 365 Business Basic als Zuwendung. Die Zuwendungen für Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 hat Microsoft zum 1. Juli 2025 eingestellt. Für andere Pläne gelten Rabatte von bis zu 75 %.

Können auch Ehrenamtliche amaiko nutzen?

Ja. amaiko wird pro Person ab fünf Nutzern abgerechnet, egal ob angestellt oder ehrenamtlich. Jede Person braucht nur ein Microsoft-365-Konto mit Teams, und das darf auch eine der rabattierten Lizenzen sein.

Was kostet amaiko für eine gemeinnützige Organisation?

Der Listenpreis liegt bei 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 49,90 € bei monatlicher. Buchbar ist amaiko ab fünf Nutzern. Gemeinnützige Organisationen bekommen Preise auf Anfrage.

Dürfen Ehrenamtliche die geschenkten Microsoft-Lizenzen nutzen?

Nein. Microsoft erlaubt Zuwendungslizenzen nur für bezahlte Beschäftigte und unbezahlte Mitglieder der Leitungsebene. Für Ehrenamtliche und Aushilfen gelten die rabattierten Lizenzen, nicht die Zuwendung. Begünstigte, Spender und einfache Mitglieder sind in beiden Fällen ausgeschlossen.

Was hilft ein KI-Assistent, wenn Ehrenamtliche wechseln?

amaiko hält über Nacht fest, was jemand mit amaiko klärt. Sachliche Fakten wie Fristen, Absprachen oder Zuständigkeiten kann es nach einer Datenschutzprüfung für den ganzen Verein ablegen, Persönliches bleibt bei der Person. Wer neu dazukommt, fragt amaiko in Teams, statt die Vorgängerin anzurufen. Bei Kunden verkürzt das die Einarbeitungszeit um 57 %.

Was muss ein Verein bei Spenderdaten beachten?

Spenden, Mitgliedschaften und Förderanträge enthalten personenbezogene Daten, bei kirchlichen und sozialen Trägern oft auch besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Entscheidend ist, wo die Verarbeitung stattfindet und ob sie den vereinbarten Raum verlassen kann.

Verlieren wir Lizenzen, wenn wir sie nicht nutzen?

Microsoft erwartet, dass ungenutzte Zuwendungslizenzen regelmäßig entfernt werden, und setzt eine Auslastung von mindestens 85 % der zugewendeten Lizenzen voraus. Eine Lizenz, die niemand öffnet, ist im Zuwendungsprogramm also ein Risiko.