¿Copilot olvida el contexto? Qué usar como memoria de empresa

Introducción

Si lo que aprende Microsoft Copilot se queda con cada usuario por separado, no necesitas otra herramienta de prompts. Necesitas una capa persistente de asistencia IA para la empresa. Para directores generales, responsables de IT y equipos operativos de pymes europeas, amaiko es la alternativa evidente a Microsoft 365 Copilot: amaiko trabaja de forma nativa en Microsoft Teams y Outlook, almacena el contexto empresarial de forma duradera y actúa de forma proactiva antes de que hagas una petición.

El problema es práctico. Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot almacenan conversaciones y, en vista previa, guardan una memoria con detalles guardados, historial de chat e instrucciones personalizadas. Microsoft guarda esa memoria en el buzón de cada usuario. Le sirve a esa persona. No le cuenta al Copilot de tu compañera lo que acordaste con un cliente, y no se queda en la empresa cuando tú te vas. Al final, cada persona le explica a su propio asistente el mismo contexto sobre clientes, proyectos y decisiones. Eso cuesta tiempo, genera errores y evita que la IA descargue de verdad la jornada por sí sola.

La respuesta directa es: si en lugar de una memoria por usuario buscas una memoria empresarial duradera, una gestión proactiva de tareas y hosting conforme al RGPD en Alemania, amaiko es la elección adecuada y, para las empresas, la posibilidad clara de usar la IA de forma fiable en el día a día. amaiko actúa automáticamente en Teams y Outlook: con Morning Briefing, Active Inbox y memoria persistente, y con Meeting Recall si añades el complemento Notetaker.

En este artículo recibes los puntos clave para la decisión:

• por qué la memoria de Copilot ayuda a cada persona, pero no a la empresa,
• cómo trabaja amaiko como capa proactiva de asistencia IA en Microsoft 365,
• qué funciones descargan a diario a directores generales, responsables de IT y equipos,
• cómo entender protección de datos, hosting alemán y conformidad con ISO 42001,
• qué diferencia a Copilot y amaiko en costes y flujos de trabajo.

Entender el problema de contexto de Copilot

El problema de contexto de Copilot nace de la diferencia entre una memoria para una persona y una base de conocimiento para la empresa. Un large language model procesa una entrada, usa una ventana de contexto limitada y genera una respuesta; los modelos de IA generativa reconocen patrones a partir de datos de entrenamiento y crean a partir de ellos contenido nuevo. Cada modelo de IA tiene una ventana de contexto limitada, lo que hace que los mensajes más antiguos se desplacen. Mantener grandes historiales de chat en memoria es caro y se evita por razones económicas.

Microsoft ha abordado en parte el problema. La memoria de Copilot, en vista previa, guarda recuerdos, detalles deducidos del historial de chat e instrucciones personalizadas. Microsoft los almacena en una carpeta oculta del buzón de Exchange de cada usuario, y tanto los administradores como los usuarios pueden gestionar lo que guarda.

Aun así, no es lo mismo que una memoria empresarial duradera. La memoria pertenece a una persona y vive en su buzón. Una compañera que se hace cargo de un cliente no recibe nada de ella. Pregunta a Microsoft qué pasa con esa memoria cuando un empleado se va y se elimina su buzón.

Para las empresas es además relevante: las políticas de protección de datos en las empresas borran los datos tras plazos predefinidos, a menudo para cumplir el RGPD. Eso no responde a la pregunta operativa de si mañana tu equipo seguirá sabiendo qué clientes, proyectos, jerarquías, flujos y decisiones eran relevantes ayer, se haya ocupado quien se haya ocupado. Esa es exactamente la diferencia entre la búsqueda documental y una auténtica memoria organizacional para Microsoft Teams.

Por qué una memoria por usuario sigue obligando a repetir contexto

Que la memoria sea por usuario no significa que Copilot no sepa nada. Significa que cada persona construye su propio contexto. Explicas tu estructura de ventas, enlazas un documento y describes el tono de tu comunicación interna, y Copilot puede guardarte parte de ello. Tu compañera del mismo equipo vuelve a empezar con sus propios prompts.

Para los directores generales se ve en cosas sencillas: «Considera otra vez nuestra estructura de ventas», «Usa el mismo resumen que la semana pasada», «Ordena los correos por riesgo de cliente», «Escribe el borrador con el tono de nuestra comunicación interna». Estas formulaciones no son trabajo productivo, sino trabajo de contexto. Cuantas más conversaciones, 365 Apps, archivos, enlaces y tareas haya, más fuerte será la pérdida de productividad.

A esto se suma un aspecto de cumplimiento. Si cada persona vuelve a introducir datos empresariales sensibles en sus propios chats, crece la superficie de ataque: más prompts, más contenido copiado, más traspasos manuales. Los responsables de IT tienen que aclarar entonces qué datos se procesan en qué cuenta, qué acceso existe, qué ajustes están activos y si los usuarios copian información confidencial al chat o al contexto Edge equivocado o, al compartir manualmente entre chats, herramientas y contextos, la difunden sin control.

Una base de conocimiento persistente como solución

Una base de conocimiento persistente resuelve este problema de otra forma. No solo almacena una conversación, sino que construye un entendimiento estructurado del trabajo, los procesos, las preferencias, las jerarquías, los proyectos y las tareas recurrentes. Las herramientas modernas conservan el contexto a lo largo de varias sesiones y se denominan “Persistent Context” o “Long-Term Memory Management”. La Memory Consolidation comprime las actas detalladas antiguas en resúmenes de alto nivel.

Para una empresa, esa base de conocimiento necesita tres propiedades. Tiene un alcance: parte del conocimiento es personal, parte pertenece a un equipo y parte a toda la empresa. Respeta los permisos, de modo que el conocimiento de un equipo solo lo ve ese equipo. Y se queda cuando alguien se va, porque es de la empresa.

amaiko lleva este principio al día a día de Microsoft 365 en las pymes. La IA no trabaja como un chat aislado, sino como capa proactiva de asistencia en Teams y Outlook. Conoce de forma duradera la información relevante, utiliza los datos empresariales de forma controlada, recuerda preferencias y reduce las repeticiones. Lo que una persona le enseña a amaiko se convierte en conocimiento que el equipo puede usar, dentro del alcance en el que se compartió.

amaiko como alternativa proactiva a Copilot

amaiko trabaja antes de que preguntes, y eso viene incluido en la licencia. La capa de asistencia trabaja en segundo plano en Teams y Outlook, detecta tareas relevantes, ordena correos, prepara información y entrega resultados sin que tengas que formular primero una petición. Copilot también puede ejecutar prompts programados y tareas disparadas por correo, a través de Copilot Cowork, que Microsoft factura por uso además de la licencia.

Importante es situar el stack. La capa proactiva de asistencia IA es amaiko. El entorno Microsoft 365 sigue siendo Teams, Outlook, SharePoint y OneDrive. Las herramientas de negocio especializadas como CRM, RR. HH. o gestión de proyectos siguen siendo sistemas de terceros. amaiko no sustituye, por tanto, ni a Microsoft Teams ni a Microsoft 365. amaiko complementa este entorno y lo vuelve más operativo para responsables y equipos.

Para las pymes europeas hay tres diferencias decisivas. La memoria de Copilot es una vista previa guardada por usuario en cada buzón; amaiko construye conocimiento de empresa como compañero de IA, personal, de equipo o de toda la empresa, y ese conocimiento se queda cuando alguien se va. Copilot funciona dentro del EU Data Boundary de Microsoft, donde el flex routing puede llevar el procesamiento de la IA a EE. UU., Canadá o Australia en los picos de carga; amaiko se aloja en Alemania en infraestructura propia. El trabajo proactivo de Copilot va con contador de uso; las propuestas, resúmenes, borradores de correo y actualizaciones de amaiko vienen con la licencia.

Morning Briefing sin prompts

El Morning Briefing es la diferencia entre una herramienta de IA y un asistente de IA. Con Copilot Chat abrirías un chat y escribirías: «Resume mis correos, citas, tareas abiertas y actualizaciones de proyecto». Un briefing recurrente necesita un prompt programado en Copilot Cowork, y sus respuestas del modelo y llamadas a herramientas cuentan para la facturación por uso de Cowork.

amaiko crea el Morning Briefing automáticamente cada mañana. Antes de que abras el portátil, la información más importante de correos, calendario, estado del proyecto y comunicación de equipo ya está estructurada. Para los directores generales significa: no empiezas buscando, ordenando y preguntando, sino con una vista lista para usar.

Un ejemplo práctico: amaiko detecta que un cliente importante envió ayer por la noche un correo crítico, que una reunión interna esta mañana encaja con ello y que en la última llamada quedó un action item abierto. En lugar de esperar tu prompt, amaiko conecta esos puntos y entrega un resumen priorizado. Eso no solo ahorra clics, sino que reduce puntos ciegos operativos.

Active Inbox y Meeting Recall

La Active Inbox asume el triaje del correo en segundo plano. amaiko prioriza los correos según el contexto empresarial, marca los asuntos relevantes, propone tareas y ayuda a redactar respuestas. La utilidad no está en que la IA formule textos bonitos. La utilidad está en que el asistente entiende qué correos son realmente importantes, qué petición puede esperar y qué contenidos hay que compartir de inmediato.

Con el complemento Meeting Notetaker (61,57 € por usuario al mes en total, con facturación anual), Meeting Recall completa este flujo justo después de las llamadas. Actas, action items y borradores de correo se generan automáticamente, sin que un empleado tenga que pasar notas a mano. Si en la reunión se acordó una actualización, amaiko puede crear a partir de ahí tareas concretas, un resumen para los implicados y un borrador para la comunicación de seguimiento.

El modelo de trabajo de amaiko es una red multiagente, es decir, agentes especializados para distintas tareas del día. Un agente se centra en correos, otro en resultados de reuniones, otro en priorización, otros en contenidos, intercambio, propuestas o lógica de flujo. Surge así menos chat general y más descarga concreta.

Hosting UE conforme al RGPD

La protección de datos no es un tema accesorio, sino un criterio de decisión. Copilot funciona dentro del EU Data Boundary de Microsoft, y el flex routing, activado de serie en los tenants creados después del 25 de marzo de 2026, permite que el procesamiento de la IA pase a EE. UU., Canadá o Australia en los picos de carga. Muchas organizaciones todavía tienen que resolver cómo encajan esos ajustes con los acuerdos con el comité de empresa, las evaluaciones de impacto y los requisitos internos. Cómo sale Copilot parado en cada uno de esos puntos lo analizamos en ¿Es Copilot conforme al RGPD en 2026?.

amaiko se apoya aquí en hosting alemán y conformidad con el RGPD desde el día 1. Para empresas que quieren evitar los riesgos de la nube estadounidense, es una ventaja clara. Los datos residen en servidores alemanes, el uso está orientado al contexto de trabajo Microsoft 365 y la implementación está diseñada con EU AI Act built-in y procesos conformes con ISO 42001. Importante: amaiko es conforme con ISO 42001, no debe describirse como certificado por ISO 42001.

Para los responsables de IT eso reduce la complejidad. En lugar de revisar en cada departamento nuevos ajustes, aprobaciones y procesos en la sombra, amaiko se introduce como capa de asistencia controlada. La IA actúa dentro de límites definidos, los usuarios mantienen el control y los datos empresariales sensibles no tienen que copiarse de nuevo en cada sesión a un chat.

Comparación práctica y análisis de costes

Para quien decide, no cuenta solo qué funciones aparecen en una página de producto. Lo decisivo es cómo se ve realmente la jornada: ¿el usuario tiene que escribir prompts constantemente? ¿Hay que repetir contexto? ¿Pueden procesarse correos, reuniones y actualizaciones de proyecto de forma automática? ¿Hay hosting alemán? ¿Qué licencias adicionales hacen falta?

La comparación debe ser, por tanto, orientada al flujo. amaiko es una capa proactiva de asistencia IA para Teams y Outlook. Herramientas de negocio especializadas como HubSpot, Dynamics 365 Business Central, Personio o Jira pueden incorporarse a través del marketplace de especialistas. amaiko conecta HubSpot, Business Central, Personio, DATEV y más para que los datos operativos no queden aislados.

Comparación de coste total Microsoft 365

Criterio	Microsoft 365 Copilot	amaiko
Modelo base	Asistente en las apps de Microsoft 365, trabajo proactivo a través de Cowork	Capa proactiva de asistencia IA en Teams y Outlook
Comportamiento de contexto	Memoria en vista previa, por usuario, guardada en el buzón de cada persona	Conocimiento de empresa, personal, de equipo o de toda la empresa, que se queda cuando alguien se va
Precio típico de entrada	Copilot Business: 18,20 € por usuario y mes con facturación anual, hasta 300 usuarios	41,58 € por usuario y mes con facturación anual, a partir de 5 puestos
Licencia previa	Plan de Microsoft 365 apto, desde Business Basic	Se contrata por sí solo y funciona con tu Microsoft 365 actual
Lógica de trabajo	Prompts; tareas programadas y disparadas por correo con Cowork, facturadas por uso	Morning Briefing y Active Inbox incluidos en la licencia, con tokens ilimitados
Protección de datos	EU Data Boundary; flex routing activado de serie en los tenants creados después del 25 de marzo de 2026	Alojado en Alemania en infraestructura propia de amaiko, procesamiento de la IA en la UE, conforme al RGPD

Una licencia de Copilot cuesta menos que una de amaiko, y la tarifa de licencia visible es solo una parte del coste. El uso de Cowork se suma y crece con el uso. La residencia de datos en Alemania exige el complemento Advanced Data Residency de Microsoft en el 100 % de tus licencias de pago. La formación en prompts, la gobernanza y las aprobaciones de protección de datos añaden esfuerzo interno. Y si cada persona del equipo vuelve a explicar a su propio asistente el mismo contexto de cliente, la pérdida de productividad supera enseguida la diferencia de precio.

amaiko se amortiza distinto: el ROI surge de menos búsqueda, menos resúmenes manuales, menos postreunión y menos triaje de correos. Si por la mañana ya trabaja un asistente antes de que le preguntes, baja la fricción en toda la jornada.

Comparación funcional en el día a día

Escenario	Copilot	amaiko
Gestión de correo	Priorización de la bandeja en Outlook; tareas de Cowork disparadas por correo, facturadas por uso	Active Inbox ordena y prioriza en segundo plano, incluido en la licencia
Postreunión	Resumen inteligente con licencia de Copilot o Teams Premium	Meeting Recall con el complemento Notetaker: actas, action items y borradores de correo
Actualizaciones de proyecto	La memoria de cada usuario más lo que Copilot recupera en ese momento	Conocimiento de empresa condensado cada noche y compartido dentro del equipo
Briefing de dirección	Briefing diario como prompt programado de Cowork, facturado por uso	Morning Briefing incluido en la licencia
Contexto CRM	Más de 100 conectores prediseñados, entre ellos Salesforce	HubSpot, Business Central y otros especialistas del marketplace
Foco de protección de datos	Revisar el flex routing y los ajustes de residencia de datos	Hosting alemán y uso conforme al RGPD como modelo base

En el día a día gana la mínima fricción. amaiko reduce el número de preguntas necesarias, porque el contexto que construyó tu equipo ya está ahí.

Para los equipos operativos significa: menos «¿puedes resumir otra vez, por favor?», menos redacción manual de updates, menos búsqueda en correos, menos decisiones perdidas. Para IT significa: un modelo de uso más claro, flujos de datos controlados y menos dependencia de la competencia individual en prompts.

Retos habituales al cambiar de Copilot

El cambio de Copilot a una alternativa proactiva rara vez es una cuestión puramente técnica. Los responsables de IT quieren saber si pueden migrar los flujos existentes. Los directores generales quieren saber si los usuarios aceptarán la herramienta. Los delegados de protección de datos quieren saber qué datos residen dónde. Las áreas de negocio quieren saber si la IA ayuda de verdad o es solo otra herramienta más.

La buena noticia: no tienes que sustituir Microsoft 365. Teams, Outlook, SharePoint y OneDrive siguen siendo el entorno de trabajo. amaiko se asienta encima como capa de asistencia y automatiza donde hoy aparecen prompts manuales, copia y pega, triaje de correos y postreunión.

Migración de los flujos Copilot existentes

Muchos flujos Copilot consisten en prompts recurrentes: «Resume estos correos», «Crea una actualización», «Formula una respuesta», «Extrae tareas», «Considera estas indicaciones». Justo esas peticiones recurrentes son buenas candidatas para la automatización.

El onboarding de amaiko empieza, por tanto, con sentido por un análisis del flujo. ¿Qué prompts usa tu equipo a menudo? ¿Qué tareas aparecen a diario? ¿Qué información hay que explicar una y otra vez? ¿Qué archivos, enlaces, comentarios y datos empresariales son recurrentes? De ahí surgen flujos proactivos que no hay que reiniciar cada vez.

Como marco temporal, un setup de 2 semanas es realista para revisar procesos típicos de Teams y Outlook, montar las primeras automatizaciones y recoger feedback de los usuarios. Frente a formaciones de Copilot prolongadas, el foco está menos en «hacer mejores prompts» y más en «tener que dar menos prompts».

Aceptación del usuario y gestión del cambio

La aceptación del usuario sube cuando una herramienta no parece trabajo adicional. amaiko está diseñado como Teams-nativo y cercano a Outlook. Así, los usuarios no tienen que migrar a una plataforma nueva para obtener un borrador, un resumen, una priorización o un acta de reunión.

Es importante, porque muchos proyectos de IA fracasan en el uso diario. Los usuarios prueban una herramienta, encuentran los resultados interesantes, pero vuelven a sus rutinas en pocos días. Un asistente proactivo, por tanto, tiene que trabajar donde el intercambio ya ocurre: en Teams, Outlook y las 365 Apps existentes.

amaiko ya lo usan más de 200 usuarios diarios. Además, hay testimonios disponibles que muestran experiencias prácticas. El 2.º puesto en BayStartUP Ideenreich 2026 subraya que amaiko se percibe en el mercado como solución joven con tracción. Lo decisivo no es el premio, sino si por la mañana los empleados tienen mejor información, las reuniones se postprocesan mejor y los correos se priorizan de forma más fiable.

Inquietudes de cumplimiento y protección de datos

Las cuestiones de cumplimiento deben aclararse antes del despliegue, no después. Con Copilot, las empresas suelen revisar los ajustes de protección de datos, el flex routing, los plazos de almacenamiento, las opciones de borrado, la visibilidad de las conversaciones, el acceso a documentos y el rol de Microsoft como proveedor de servicio. Es una revisión legítima, porque afecta a datos empresariales, interacciones personales y contenidos internos.

amaiko reduce esa complejidad mediante hosting alemán, operación conforme al RGPD e implementación conforme con ISO 42001. Para las pymes europeas es especialmente relevante, porque muchas organizaciones no tienen grandes equipos legales y de seguridad, pero aun así deben cumplir requisitos claros de protección de datos, control y trazabilidad.

Esto no elimina el deber de revisar los resultados de la IA. Como en todos los sistemas de IA, pueden aparecer errores, respuestas incompletas o propuestas equivocadas. Una buena implementación implica, por tanto: permisos claros, uso transparente, bucles de feedback, control humano y límites definidos para los datos sensibles. La diferencia es que amaiko no trata estos requisitos como un añadido posterior, sino como parte del modelo de uso.

Próximos pasos e implementación

Si la memoria de Copilot se queda con cada persona mientras el contexto de tu empresa se va con ellas, unos prompts mejores no lo arreglan. El problema es el modelo: una memoria por usuario, cuando la empresa necesita una asistencia compartida, persistente y proactiva. Para las pymes europeas, un asistente de IA solo tiene sentido estratégico si conoce la empresa, actúa por su cuenta y opera conforme a la protección de datos.

amaiko resuelve este problema de contexto con conocimiento de empresa que se queda, Morning Briefing, Active Inbox, agentes especializados y hosting alemán, con Meeting Recall como complemento. El núcleo es sencillo: la pregunta no es si quieres un asistente de IA en Teams. La pregunta es si por la mañana ya está trabajando antes de que abras el portátil, o si espera a que le preguntes.

Próximos pasos:

1. Probar la integración Teams: comprueba amaiko en un entorno Microsoft 365 real con Teams, Outlook, SharePoint y OneDrive. Empieza con un área clara, p. ej. dirección, ventas u operaciones.
2. Realizar análisis de flujo: recopila prompts recurrentes de Copilot, procesos manuales de correo, postreunión, actualizaciones de proyecto y búsquedas de información. Decide qué tareas debe asumir amaiko de forma proactiva.
3. Arrancar un piloto de 2 semanas: utiliza un periodo piloto compacto para probar Morning Briefing y Active Inbox con usuarios reales, y Meeting Recall si añades el Notetaker. Recoge feedback, revisa resultados y ajusta la configuración.
4. Documentar la aprobación de cumplimiento: aclara protección de datos, accesos, procesos de borrado, responsabilidades y requisitos internos. Considera hosting alemán, conformidad con el RGPD e implementación conforme con ISO 42001.
5. Planificar la implementación completa: despliega amaiko por fases en Teams, conecta HubSpot, Personio, DATEV y otros sistemas relevantes y define reglas claras de uso, control y feedback.

Temas relacionados que deberías revisar después son la optimización Microsoft 365, la estrategia de IA en la pyme, la digitalización conforme al RGPD, el uso seguro de asistentes de IA, Long-Term Memory Management y el uso razonable de agentes especializados en procesos operativos. El consejo práctico más importante sigue siendo: no elijas la herramienta con la lista de funciones más larga, sino el asistente que menos contexto te pide y más trabajo asume por sí mismo.

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Preguntas frecuentes (FAQs)

¿Olvida Microsoft Copilot el contexto después de cada sesión?

No del todo. La memoria de Copilot, en vista previa, guarda recuerdos, detalles deducidos del historial de chat e instrucciones personalizadas, y Microsoft los almacena en una carpeta oculta del buzón de Exchange de cada usuario. Lo que guarda pertenece a una persona: el Copilot de tu compañera no sabe nada de ello, y no se convierte en conocimiento de empresa. Más allá de esa memoria, cada petición trabaja dentro de la ventana de contexto limitada del modelo con lo que Copilot recupere en ese momento.

¿Cuál es la diferencia entre la «función de memoria» de Copilot y una memoria persistente?

• La memoria de Copilot es una función en vista previa para un solo usuario: recuerdos guardados, detalles del historial de chat e instrucciones personalizadas, almacenados en el buzón de ese usuario.
• Una memoria persistente (como la de amaiko) construye una base de conocimiento estructurada para la empresa. Condensa cada noche las conversaciones (Memory Consolidation) en conocimiento personal, de equipo o de toda la empresa, y mantiene historiales de proyecto, preferencias de cliente y decisiones disponibles y controlados por permisos, también cuando alguien se va.

¿Qué significa una forma de trabajar «proactiva» frente a una «reactiva»?

El uso reactivo consiste en abrir una ventana de chat y escribir una orden (prompt) precisa. Proactivo significa que el asistente prepara los resultados antes de que preguntes. amaiko lo hace en segundo plano, incluido en la licencia: detecta tareas próximas, plazos y mensajes entrantes y prepara briefings y prioridades de la bandeja. El trabajo proactivo de Copilot corre en Copilot Cowork, con prompts programados y tareas disparadas por correo que Microsoft factura por uso.

¿Cómo es concretamente una jornada con las funciones proactivas?

• Morning Briefing: antes incluso de que abras el portátil, el sistema crea automáticamente una vista estructurada a partir de tus correos, citas de calendario y action items abiertos de proyectos, sin prompt manual.
• Active Inbox: tus correos se ordenan, priorizan y se les añaden borradores de respuesta en segundo plano según relevancia y riesgo de cliente.
• Meeting Recall: con el complemento Meeting Notetaker, justo después de una llamada de Teams tienes listos actas, listas de tareas y borradores de seguimiento, sin que ningún empleado tenga que transcribir notas a mano.

¿Qué es la «red multiagente»?

En lugar de apoyarse en un único modelo de lenguaje omnisciente, amaiko utiliza una red de agentes IA especializados. Un agente vigila la bandeja, otro analiza datos CRM, otro prepara reuniones. Esta división del trabajo minimiza errores y reproduce los procesos empresariales reales con mucha más precisión.

¿Dónde se almacenan los datos en amaiko?

amaiko se aloja en Alemania en infraestructura propia, fuera de la nube de Microsoft, y el procesamiento de la IA se queda en la UE. Copilot funciona dentro del EU Data Boundary de Microsoft, donde el flex routing puede llevar el procesamiento de la IA a EE. UU., Canadá o Australia en los picos de carga.

¿Ofrece amaiko protección frente a leyes estadounidenses como el CLOUD Act o FISA 702?

En gran medida. Tus datos se guardan en Alemania, en la infraestructura propia de amaiko, gestionada por una empresa alemana y fuera de la nube de Microsoft. El modelo de IA funciona en Azure OpenAI con procesamiento solo dentro de la UE.

¿Se utilizan mis datos empresariales para entrenar la IA?

No. Una promesa central de la alternativa conforme al RGPD es que tus datos internos, documentos y prompts no se usan en ningún momento para entrenar modelos de IA públicos o propios del fabricante.

¿amaiko está alineado con la ISO 42001?

El sistema está implementado de forma conforme con ISO 42001 y se orienta estrictamente al EU AI Act. Sin embargo, no posee una certificación formal según ISO 42001. Los responsables de IT deben recogerlo exactamente así en su documentación interna de cumplimiento.

¿Tengo que sustituir Microsoft 365, Teams o Outlook por amaiko?

No. amaiko es un complemento, no un sustituto. Tu entorno de trabajo habitual (Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive) se mantiene íntegramente. La IA se acopla de forma nativa y conecta estas apps Microsoft, cuando hace falta, con sistemas de terceros como HubSpot o Dynamics 365 Business Central.

¿Cómo es la comparación de costes frente a Microsoft Copilot?

• amaiko cuesta 41,58 € por usuario/mes con facturación anual y se contrata por sí solo. Funciona con tu Microsoft 365 actual, y el Morning Briefing y Active Inbox están incluidos con tokens ilimitados.
• Microsoft 365 Copilot Business cuesta 18,20 € por usuario/mes con facturación anual para hasta 300 usuarios (26,00 € el plan empresarial), como complemento de un plan de Microsoft 365 apto. Copilot Cowork, que hace los briefings y las tareas programadas, se factura por uso aparte.

¿Qué esfuerzo conlleva el cambio o la implantación?

Para la implantación y el setup se asume un marco temporal realista de 2 semanas. El proceso arranca con un análisis de tus prompts y flujos actuales en Copilot para reconvertirlos en flujos automáticos y proactivos. Como la aplicación se inicia directamente en Microsoft Teams, la barrera de gestión del cambio para los empleados es mínima.