Outlook-KI-Assistenten im Vergleich 2026

amaiko sortiert den Outlook-Posteingang über dein Microsoft-Konto, mit den Rechten, die dein Konto ohnehin besitzt, und du arbeitest dabei weiter in Outlook und Teams. Die meisten Werkzeuge, die für die Outlook-Triage empfohlen werden, arbeiten anders. Sie sind eigene Mailprogramme, Dienste am Postfach oder Filter am Mailserver, und eines der bekanntesten unterstützt Microsoft 365 nach eigener Dokumentation überhaupt nicht. Dieser Artikel sortiert sieben Werkzeuge nach der Frage, wo sie laufen und wer dabei deine E-Mails sieht.

Was heißt „direkt in Outlook” bei einem KI-Assistenten?

Hinter der Formulierung stecken vier verschiedene Bauformen, und sie entscheiden mehr als jede Funktionsliste.

Ein Assistent in Outlook und Teams arbeitet dort, wo du ohnehin bist, und bezieht seine Rechte über Entra ID aus deinem Konto. amaiko und Microsoft 365 Copilot gehören dazu; Copilot rechnet in Microsofts Cloud, amaiko auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Ein Dienst am Postfach verbindet sich von außen, meist über OAuth, liest mit und legt Entwürfe ab; Fyxer arbeitet so, und seine Teams-App antwortet, wenn jemand sie per @-Erwähnung anspricht. Ein eigener Client ersetzt Outlook auf dem Bildschirm, wie Superhuman und Missive. Ein Filterdienst hängt sich an den Mailserver und verschiebt Nachrichten in Ordner, die du weiterhin in Outlook siehst, so wie SaneBox.

Für die IT-Prüfung zählt, wer den Zugriff erteilt. Jeder Dienst, der sich über die Microsoft-Anmeldung verbindet, amaiko eingeschlossen, erscheint in Entra ID als Unternehmensanwendung, samt seinen Berechtigungen. amaiko wird per Administratorzustimmung für den ganzen Tenant freigegeben; ob Nutzer andere Dienste selbst verbinden dürfen, regelt deine Einstellung zur Benutzereinwilligung.

Welche sieben Werkzeuge kommen für die Outlook-Triage in Frage?

Werkzeug	Bauform	Microsoft 365	Listenpreis pro Nutzer und Monat
amaiko	Assistent in Teams und Outlook	ja, ohne Copilot-Lizenz	41,58 € (jährlich)
Microsoft 365 Copilot Business	Add-on im Tenant	ja, Basislizenz nötig	18,20 € (jährlich)
Fyxer	Dienst am Postfach über OAuth, Teams-App per @-Erwähnung	ja	37 bis 64 US-Dollar (jährlich, nach Credits bemessen)
Superhuman	eigener Mailclient	ja	ab 25 US-Dollar (jährlich)
Missive	eigener Client für Team-Postfächer	ja	14 bis 36 US-Dollar (jährlich)
SaneBox	Filterdienst am Mailserver	ja	ab 5,42 US-Dollar (jährlich, ein Konto)
Shortwave	eigener Mailclient	nein	entfällt

Die letzte Zeile verdient einen eigenen Satz, weil Shortwave in Empfehlungslisten für Outlook regelmäßig auftaucht. Die Dokumentation des Anbieters führt Microsoft 365 und Exchange als nicht unterstützt und lässt Outlook.com nur per Weiterleitung zu. Wer einen Microsoft-365-Tenant betreibt, kann den Dienst also nicht einsetzen.

Wo werden deine E-Mails dabei verarbeitet?

Bei amaiko liegen die Daten in Deutschland, die KI-Verarbeitung findet ausschließlich in der EU statt. Das ist eine Architekturentscheidung und keine Einstellung, die jemand versehentlich umlegt.

Bei Microsoft 365 Copilot gilt die EU Data Boundary, dazu kommt Flex Routing. Für neue Tenants in der EU und der EFTA steht die Funktion seit dem 25. März 2026 standardmäßig auf aktiv, womit die Modellverarbeitung bei Spitzenlast in die USA, nach Kanada oder nach Australien wandern darf. Was das für die Bewertung nach DSGVO bedeutet, steht in Ist Copilot 2026 DSGVO-konform?

SaneBox beschreibt in seinen Sicherheitsangaben, dass die Nachrichten deinen Mailserver nicht verlassen und nur Kopfzeilen ausgewertet werden. Für optionale Funktionen wird der Nachrichtentext geholt, aber nicht gespeichert. Fyxer gibt in seinen Sicherheitsangaben an, E-Mails ausschließlich zu entwerfen und nicht selbst zu versenden.

Bei Superhuman und Missive verschiebst du die Frage auf eine andere Ebene, weil dein Team dann im Programm des Anbieters arbeitet statt in Outlook. Für einen Betriebsrat ist das ein eigener Vorgang, und er dauert länger als die Softwareauswahl.

Was kostet die Triage pro Nutzer und Monat?

Die Preise stehen in der Tabelle. amaiko kostet 41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, also 499 € im Jahr, mit unbegrenzten Tokens. Die E-Mail-Priorisierung über Active Inbox ist darin enthalten, ebenso die Arbeit in Teams, SharePoint, OneDrive und Word. Ab 200 Plätzen kostet amaiko 33,25 € bei jährlicher Abrechnung.

Copilot Business kostet 18,20 € bei Jahresabrechnung für bis zu 300 Nutzer, zusätzlich zu einem berechtigenden Microsoft-365-Plan ab Business Basic. Die vollständige Gegenüberstellung steht in Was kostet amaiko pro Nutzer im Microsoft-365-Alltag?

Die vier externen Werkzeuge rechnen in US-Dollar ab und sind um das Postfach gebaut, nicht um Teams-Chats und Dokumente. Wer auch dafür einen Assistenten braucht, zahlt womöglich zweimal.

Welche Fragen klärst du vor der Auswahl?

Vier Punkte entscheiden, und keiner davon steht auf einer Funktionsliste. Gibt der Admin den Zugriff für den ganzen Tenant frei oder verbindet jeder Nutzer sein Postfach selbst. Arbeitet dein Team weiter in Outlook oder wechselt es das Programm. Deckt das Werkzeug nur E-Mail ab oder auch Teams und Dokumente. Und wo wird gerechnet, wenn die Last steigt.

Wenn du die Antworten für deinen Tenant durchgehen möchtest, buche eine Demo; dabei schauen wir uns deine Lizenzlage an statt ein Beispielszenario. Wie sich die Priorisierung im Alltag anfühlt, beschreibt Welche KI hilft mir, E-Mails zu priorisieren?, und was amaiko mit deinen Daten macht, steht auf der Sicherheitsseite.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche KI-Assistenten arbeiten direkt in Outlook und Teams?

amaiko und Microsoft 365 Copilot. Beide nutzt du in Outlook und Teams, mit Rechten aus Entra ID; Copilot rechnet in Microsofts Cloud, amaiko auf eigener Infrastruktur in Deutschland. Fyxer sortiert und entwirft von außen im Postfach und antwortet in Teams, wenn jemand es per @-Erwähnung anspricht. SaneBox filtert im Hintergrund, Superhuman und Missive ersetzen Outlook durch ein eigenes Programm. Shortwave unterstützt Microsoft 365 nach eigener Dokumentation nicht.

Braucht ein Outlook-KI-Assistent Zugriff auf das ganze Postfach?

Für die Triage ja. Jeder externe Dienst, amaiko eingeschlossen, braucht eine Berechtigung für das Postfach; bei Anmeldung über Microsoft zeigt Entra ID ihren Umfang. amaiko triagiert mit delegierten Rechten, also mit dem, was dein Konto ohnehin darf, und wird per Administratorzustimmung für den ganzen Tenant freigegeben.

Was kostet amaiko für die E-Mail-Triage?

41,58 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, 49,90 € bei monatlicher. Active Inbox für die E-Mail-Priorisierung ist darin enthalten, ebenso die Arbeit in Teams, SharePoint und Word. Ab 200 Plätzen sind es 33,25 € bei jährlicher Abrechnung.

Reicht Microsoft 365 Copilot für die Posteingangs-Triage?

Copilot fasst Mails zusammen und formuliert Antworten in Outlook. Für neue Microsoft-365-Tenants in der EU und der EFTA ist Flex Routing seit dem 25. März 2026 standardmäßig eingeschaltet, die Modellverarbeitung kann bei Spitzenlast also außerhalb der EU stattfinden. Diese Einstellung solltest du vor dem Rollout prüfen.

Funktioniert Shortwave mit Outlook?

Nein. Die Dokumentation von Shortwave führt Microsoft 365 und Exchange als nicht unterstützt und nennt Outlook.com nur über Weiterleitung nutzbar. Der Dienst arbeitet mit Gmail und Google Workspace.

Was unterscheidet einen Filterdienst wie SaneBox von einem KI-Assistenten?

Ein Filterdienst sortiert eingehende Nachrichten in Ordner und lernt dabei aus deinem Verhalten. SaneBox gibt an, dafür nur Kopfzeilen auszuwerten. Ein Assistent beantwortet Fragen zum Inhalt, schreibt Entwürfe und greift auf Dokumente und Gespräche außerhalb des Postfachs zu.

Kann ein Werkzeug E-Mails in meinem Namen versenden?

Fyxer versendet nach eigener Aussage nie eine E-Mail in deinem Namen und legt Entwürfe zur Prüfung an. Bei jedem Werkzeug, amaiko eingeschlossen, prüfe zweierlei: die Berechtigung, die du bei der Anmeldung erteilst, und ob das Produkt selbst versendet. Diese Frage gehört vor die Auswahl, nicht in den Pilotbetrieb.