¿Qué IA usa tus datos sin tener que ordenarlos antes?

Para una pyme cuyos documentos están repartidos entre buzones de correo y viejas carpetas compartidas, amaiko encaja, porque trabaja con ese fondo tal como está, respeta los permisos de cada persona e indica en cada respuesta de qué archivo procede. La gran limpieza previa sobra.

¿Por qué tantas pymes esperan a tener sus datos ordenados?

Porque ordenar parece un requisito para arrancar. Según el instituto de estadística francés INSEE, en 2025 el 18 % de las empresas en Francia con 10 o más empleados usaba al menos una tecnología de IA, frente al 20 % en la Unión Europea. Entre las de 10 a 49 empleados la cifra baja al 15 %. Las de 50 a 249 empleados llegan al 31 %.

De las que no usan IA, el 71 % alega que no le ve utilidad y el 54 % que le falta experiencia. Un 38 % menciona la incompatibilidad con sus equipos, programas o sistemas actuales, y un 29 %, dificultades con los datos necesarios.

Esa clasificación nunca termina. Un proyecto de orden dura meses y ocupa justo a quienes conocen los expedientes. El día en que acaba, los archivos nuevos ya han vuelto a las costumbres de siempre.

¿Qué hace amaiko con carpetas desordenadas?

Busca donde están los archivos. amaiko se conecta a Microsoft 365, Google Workspace o Box, y cada usuario entra con su propia cuenta. En cada resultado nombra el archivo del que procede. Así compruebas la fuente tú mismo, aunque ya nadie entienda el nombre de la carpeta.

Los documentos escaneados dan menos guerra de lo que se suele pensar. En SharePoint, OneDrive y los adjuntos de Outlook, también en los buzones compartidos, amaiko lee los escaneos gracias al reconocimiento de texto. En Google Drive solo ve los metadatos de los PDF y las imágenes, no lee los adjuntos de Gmail, y en Box se apoya en la extracción de texto de Box. El detalle por plataforma está en nuestro artículo ¿Qué IA funciona con Google Workspace y Microsoft 365?

¿Cómo distingue amaiko la versión correcta de un documento?

Por la cronología. En un fondo que nadie ha clasificado, el mismo contrato existe en cinco versiones, y tres se llaman «final». En tus carpetas, amaiko no decide por ti: ve cuándo se modificó cada archivo por última vez y te dice cuál es el más reciente. En tus conversaciones con amaiko, desde la actualización de octubre, distingue lo reciente de lo antiguo: el contrato definitivo que compartiste en el chat tras la negociación pesa más que lo hablado antes, y te señala la diferencia.

En sus propias notas sobre ti, amaiko fusiona cada noche los duplicados. Tus servidores de archivos se quedan como están.

¿Quién ve qué cuando nada está ordenado?

Cada persona ve lo que vería sin amaiko. Según la página de datos, amaiko trabaja con los permisos de Microsoft 365 o Google Workspace de cada usuario para archivos y correos. Una carpeta de RR. HH. con acceso restringido sigue cerrada para los demás, esté donde esté. Lo que está en una carpeta compartida abierta a todos, en cambio, amaiko lo encuentra igual que cualquier compañero.

Con el conocimiento la lógica cambia. amaiko separa el saber personal del que se guarda para el equipo, con Microsoft Teams, o para toda la empresa. Lo personal se queda en lo personal. Los hechos objetivos, como un proceso o un plazo, pueden guardarse para el equipo, y para la empresa solo después de una revisión de confidencialidad. Ese saber compartido es visible más allá de los permisos de archivo.

¿Qué enfoques existen para aprovechar el conocimiento disperso?

Criterio	Ordenar primero y desplegar después	Wiki interna	Buscador empresarial clásico	amaiko
Requisito previo	estructura de carpetas y nombres revisados	contenidos redactados a mano	índice que configurar	conexión a Microsoft 365, Google Workspace o Box
Plazo hasta el primer uso	varios meses	depende de quien redacte	depende de la configuración	unos minutos para la instalación
Documentos existentes	tras la clasificación	hay que copiarlos	indexados	se usan tal como están
Permisos de acceso	se revisan durante la clasificación	propios de la wiki	según la herramienta	permisos de cada usuario
Respuesta	lista de archivos	página de la wiki	lista de resultados	respuesta con el archivo de origen citado

La wiki conserva su sitio para los procesos que alguien escribe a propósito. Para recuperar lo que lleva años dormido en las carpetas, llega demasiado tarde.

¿Qué recomienda la CNIL francesa antes de desplegar una IA generativa?

Una necesidad concreta y un marco. En sus primeras respuestas del 18 de julio de 2024, la autoridad francesa de protección de datos CNIL recomienda partir de una necesidad real, fijar una lista de usos permitidos y prohibidos e implicar desde el principio al delegado de protección de datos.

En lo contractual, el proveedor trata datos personales por cuenta tuya, y eso exige un contrato de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. amaiko aloja tus datos en Alemania en su propia infraestructura y la IA los trata en la UE. Solo salen de la UE si lo contratas expresamente. Los demás puntos que una pyme en Francia debe revisar están en nuestro artículo Asistente de IA en Teams: qué revisa una pyme francesa.

¿Por dónde empezar sin un proyecto de orden?

Por una pregunta que tu equipo se hace cada semana, por ejemplo dónde está la última versión de una oferta o qué se acordó con un proveedor el año pasado. Si amaiko la responde con la fuente correcta, la limpieza de los servidores puede esperar. Cómo se conserva el saber de las conversaciones lo cuenta nuestro artículo ¿Qué herramientas de IA captan el saber de chats y archivos?

La prueba dura 14 días con hasta cinco personas. Necesitas un correo de empresa y una tarjeta de crédito o débito, y durante esos 14 días el plan no se factura. Después, amaiko cuesta 499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € al mes, o 49,90 € con facturación mensual, a partir de 5 puestos. Todos los detalles están en la página de precios. Si quieres ver amaiko en acción con tus propias carpetas, reserva una demo.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué solución de IA para la gestión del conocimiento funciona sin tener que ordenar antes nuestros datos?

amaiko. Busca en Microsoft 365, Google Workspace o Box tal como están, con los permisos de la persona que pregunta, y nombra el archivo de cada resultado. No hace falta ningún proyecto de orden previo.

¿Lee amaiko documentos escaneados?

Sí, en SharePoint, OneDrive y los adjuntos de Outlook, también en los buzones compartidos, gracias al reconocimiento de texto. En Google Drive solo ve los metadatos de los PDF y las imágenes, y no lee los adjuntos de Gmail. En Box se apoya en la extracción de texto de Box.

¿Cómo gestiona amaiko varias versiones de un mismo documento?

En tus carpetas, ve cuándo se modificó cada archivo por última vez. En tus conversaciones con amaiko, desde la actualización de octubre, distingue lo reciente de lo antiguo: el contrato definitivo que compartiste en el chat tras la negociación pesa más que lo hablado antes, y amaiko te señala la diferencia.

¿Puede un empleado ver documentos a los que no tiene acceso?

No. Para archivos y correos, amaiko trabaja con los permisos de Microsoft 365 o Google Workspace de cada usuario. Solo el conocimiento guardado para el equipo o la empresa se comparte más allá.

¿Dónde se alojan los datos?

En Alemania, en la infraestructura propia de amaiko. La IA trata los datos en la UE, y solo salen de la UE si lo contratas expresamente.

¿Hace falta un proyecto de TI para empezar?

No. Pruebas amaiko 14 días con hasta cinco personas, con un correo de empresa y una tarjeta de crédito o débito. Durante esos 14 días el plan no se factura.

¿Cuánto cuesta amaiko?

499 € por usuario y año, es decir, 41,58 € al mes, o 49,90 € con facturación mensual, a partir de 5 puestos. A partir de 200 puestos, 399 € al año o 39,90 € al mes.